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摘 要：境外工程档案，是指国内企业在境外工程项目建设过程中形成的具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、实物等文件材料。它真实记录了境外工程项目的整个建设过程，具有重要的凭证和参考作用，是企业档案管理工作的重要组成部分，也是企业开拓国际市场、立足国际市场的体现。
关键词：境外工程；项目档案管理；问题；对策
1境外項目档案管理的突出问题
1.1档案意识薄弱
境外企业（项目）管理层通常只重视经济效益，却忽视档案作业。有领导以为档案作业仅仅境内企业的需求，在境外能够按境外标准自在管理档案。有的以所在国的法律为借口拒绝主管单位档案部分的合理要求。有的尽管认识到档案信息资源对企业各项作业能表现主要作用，但却以为主要档案自己保存放心。境外企业档案基本处于分散管理状况。
1.2规章制度不健全
中国有关境外企业档案管理的法规准则建设在不断发展但并不健全，尽管部分境外企业出资主体制定了境外企业（项目）档案作业准则，但因短少有关境外企业档案作业法律、法规文件的宏观辅导而流于方式。
1.3监督指导不到位
根据中国档案法律法规的要求，企业档案部分对工程项目文件材料归档负有监督辅导的责任。对国内的工程项目，企业对有关归档部分会定时深化施工一线进行辅导、检查、催促，可是境外工程项目因地理位置的影响，辅导监督通常力所不及，容易形成工程项目文件材料的失控，致使档案部分发现问题时生米现已煮成熟饭，归档文件材料不完整或许不标准的实际现已形成，给工程项目档案的质量形成很大影响。
1.4缺少程序化、规范化管理
因为客观环境的限制，档案的搜集多有赖于工程项目的技术人员兼职完结，而道路遥远、信息沟通手段的限制，又无法完成档案人员的现场辅导，即使驻外作业人员有必定归档认识，因为缺少专业人员辅导，材料搜集不完整，归档不标准，其归档文件的质量很难确保。国外工程项目文件材料的归档通常是经过信函、电传、电话等方式，向驻外组织及工程项目经理部索要，使得工程项目文件的归档质量、时刻无法确保。
2境外工程项目档案管理的对策
2.1加强境外工程项目档案规章制度建设
因为境外工程项目与国内主管单位相隔较远，信息沟通不方便，咱们在国内一些常用的辅导、监督办法不适合用到境外工程项目上。因此，对于日趋增多的境外工程项目，需要在学习国内档案管理的基础上，统筹项目所在国具体情况，制定一套具体、规范、操作性强的境外项目档案管理办法，使公司所属境外机构在其项目归档作业中有章可循，使档案作业规范化、准则化。公司每年在对境外工程项目部下达生产方案的同时，也下达对档案作业的查核方针，使境外工程项目档案作业归入到公司管理方案中来。
2.2加強进程操控，确保档案搜集与工程建造同步进行
工程项目建造时限较长，搜集的资料繁复而复杂，每一阶段都有不一样的作业方针、方案、内容和安排。为确保工程档案作业与工程同步，在工程建造进程中，档案人员要从头到尾参加工程建造全进程管理，努力做到提早介入，全程操控。在前期文件的搜集上，坚持“早介入”、“早检查”、“早着手”，紧紧盯梢前期作业的发展，辅导有关部分及时归档，同时做到谁归档谁收拾，具有成卷条件的立刻归档组卷，并随时根据后续资料弥补调整，确保工程前期文件的完全、完好。
2.3建立信息渠道同步检查准则
在工程项目建造进程中，文件资料与工程建造的每个环节同步构成和堆集，档案人员只要进行同步核对，才能及时发现问题并采纳办法加以解决，确保文件资料在转化为档案时符合有关质量要求。境外工程项目因为不方便实地辅导检查，能够建立统一的档案信息渠道，由事务部分和档案部分共同对涣散的境外工程项目有关信息汇集并收拾，构成完好的在建工程项目档案信息数据库。由事务部分在荫蔽工程检验、中心检验、交工检验等重要环节使用广域网上传有关文件信息至数据库，档案人员实时查阅此类文件信息，发现问题及时反馈至境外工程项目部，及时采纳整改办法。
2.4加强境外项目的辅导监督
在境外项目中实施集中统一管理、分级担任的准则，由国内主管单位统一管理，境外各项目管理体系保持一致。首要，对境外工程项目的档案管理机构、人员、体系及项目综合管理等方面，要提出档案管理方面的要求，清晰各职能部分的职责；其次，档案管理部分要及时辅导，对归档的文件资料严格把关，尽到监督的职责。要长于运用世界施工规范。作为世界承包工程，两边来往资料、谈判记载、传真等都是凭证和根据，这部分资源对境外项目日后作业起着非常大的效果，这部分项目工程的档案资料要做到完全完好，有必要与世界质量管理体系保持一致；再次，档案管理部分要做好项目归档文件资料的检查检验作业。
2.5进步人员素质水平
跟着公司境外工程施工事务的不断拓宽，境外工程项目档案管理的要求越来越高，管理人员、技能人员档案认识有待进步，这是做好档案作业的基础。要广泛开展宣扬教育作业，安排有关的训练，增强各级担任人和一线事务人员的档案认识，清晰各个岗位触及档案作业的职责和责任，促使他们积极参加档案作业。同时，档案人员事务水平也亟待进步。为适应境外施工事务拓宽的新形势，一要对于境外工程项目档案管理的多样性和复杂性，有立异发展的理念，在了解境外工程各项事务的基础上，不断探究档案管理新办法和新模式；二要加强外语读写能力的培育，进步外文文件资料的阅读和翻译水平，适应多语种归档文件资料的收拾、归档作业。
2.6充分发挥档案的利用价值，为企业经营生产服务
要做好境外工程项目文件材料的归档工作，就必须使广大员工切身感受到档案工作的价值所在，充分认识档案在企业生产、经营、管理中所起的作用，不断增强档案利用意识，从而自觉地广泛地利用各类档案。档案编研工作既是宣传档案工作的重要途径，也是提高档案工作知名度的有效措施。
3结论
总之，尽管境外建筑施工企业工程项目档案收集归档难，但境外档案工作是建筑施工企业管理工作不可缺少的一个重要组成部分，只要提高认识，加强领导，只要我们的档案工作管理到位，制度健全，管理手段及措施有效，境外建筑施工企业工程项目档案管理工作一定能够提高到一个新的水平。
参考文献：
[1]周秀阁.浅谈境外建筑施工企业工程项目档案收集归档的难点与对策[J].机电兵船档案，2007（1）.
[2]任秋芬.重大建设项目文件与档案材料的管理难点[J].中国档案，2005（7）：45.
关键词：境外工程；项目档案管理；问题；对策
1境外項目档案管理的突出问题
1.1档案意识薄弱
境外企业（项目）管理层通常只重视经济效益，却忽视档案作业。有领导以为档案作业仅仅境内企业的需求，在境外能够按境外标准自在管理档案。有的以所在国的法律为借口拒绝主管单位档案部分的合理要求。有的尽管认识到档案信息资源对企业各项作业能表现主要作用，但却以为主要档案自己保存放心。境外企业档案基本处于分散管理状况。
1.2规章制度不健全
中国有关境外企业档案管理的法规准则建设在不断发展但并不健全，尽管部分境外企业出资主体制定了境外企业（项目）档案作业准则，但因短少有关境外企业档案作业法律、法规文件的宏观辅导而流于方式。
1.3监督指导不到位
根据中国档案法律法规的要求，企业档案部分对工程项目文件材料归档负有监督辅导的责任。对国内的工程项目，企业对有关归档部分会定时深化施工一线进行辅导、检查、催促，可是境外工程项目因地理位置的影响，辅导监督通常力所不及，容易形成工程项目文件材料的失控，致使档案部分发现问题时生米现已煮成熟饭，归档文件材料不完整或许不标准的实际现已形成，给工程项目档案的质量形成很大影响。
1.4缺少程序化、规范化管理
因为客观环境的限制，档案的搜集多有赖于工程项目的技术人员兼职完结，而道路遥远、信息沟通手段的限制，又无法完成档案人员的现场辅导，即使驻外作业人员有必定归档认识，因为缺少专业人员辅导，材料搜集不完整，归档不标准，其归档文件的质量很难确保。国外工程项目文件材料的归档通常是经过信函、电传、电话等方式，向驻外组织及工程项目经理部索要，使得工程项目文件的归档质量、时刻无法确保。
2境外工程项目档案管理的对策
2.1加强境外工程项目档案规章制度建设
因为境外工程项目与国内主管单位相隔较远，信息沟通不方便，咱们在国内一些常用的辅导、监督办法不适合用到境外工程项目上。因此，对于日趋增多的境外工程项目，需要在学习国内档案管理的基础上，统筹项目所在国具体情况，制定一套具体、规范、操作性强的境外项目档案管理办法，使公司所属境外机构在其项目归档作业中有章可循，使档案作业规范化、准则化。公司每年在对境外工程项目部下达生产方案的同时，也下达对档案作业的查核方针，使境外工程项目档案作业归入到公司管理方案中来。
2.2加強进程操控，确保档案搜集与工程建造同步进行
工程项目建造时限较长，搜集的资料繁复而复杂，每一阶段都有不一样的作业方针、方案、内容和安排。为确保工程档案作业与工程同步，在工程建造进程中，档案人员要从头到尾参加工程建造全进程管理，努力做到提早介入，全程操控。在前期文件的搜集上，坚持“早介入”、“早检查”、“早着手”，紧紧盯梢前期作业的发展，辅导有关部分及时归档，同时做到谁归档谁收拾，具有成卷条件的立刻归档组卷，并随时根据后续资料弥补调整，确保工程前期文件的完全、完好。
2.3建立信息渠道同步检查准则
在工程项目建造进程中，文件资料与工程建造的每个环节同步构成和堆集，档案人员只要进行同步核对，才能及时发现问题并采纳办法加以解决，确保文件资料在转化为档案时符合有关质量要求。境外工程项目因为不方便实地辅导检查，能够建立统一的档案信息渠道，由事务部分和档案部分共同对涣散的境外工程项目有关信息汇集并收拾，构成完好的在建工程项目档案信息数据库。由事务部分在荫蔽工程检验、中心检验、交工检验等重要环节使用广域网上传有关文件信息至数据库，档案人员实时查阅此类文件信息，发现问题及时反馈至境外工程项目部，及时采纳整改办法。
2.4加强境外项目的辅导监督
在境外项目中实施集中统一管理、分级担任的准则，由国内主管单位统一管理，境外各项目管理体系保持一致。首要，对境外工程项目的档案管理机构、人员、体系及项目综合管理等方面，要提出档案管理方面的要求，清晰各职能部分的职责；其次，档案管理部分要及时辅导，对归档的文件资料严格把关，尽到监督的职责。要长于运用世界施工规范。作为世界承包工程，两边来往资料、谈判记载、传真等都是凭证和根据，这部分资源对境外项目日后作业起着非常大的效果，这部分项目工程的档案资料要做到完全完好，有必要与世界质量管理体系保持一致；再次，档案管理部分要做好项目归档文件资料的检查检验作业。
2.5进步人员素质水平
跟着公司境外工程施工事务的不断拓宽，境外工程项目档案管理的要求越来越高，管理人员、技能人员档案认识有待进步，这是做好档案作业的基础。要广泛开展宣扬教育作业，安排有关的训练，增强各级担任人和一线事务人员的档案认识，清晰各个岗位触及档案作业的职责和责任，促使他们积极参加档案作业。同时，档案人员事务水平也亟待进步。为适应境外施工事务拓宽的新形势，一要对于境外工程项目档案管理的多样性和复杂性，有立异发展的理念，在了解境外工程各项事务的基础上，不断探究档案管理新办法和新模式；二要加强外语读写能力的培育，进步外文文件资料的阅读和翻译水平，适应多语种归档文件资料的收拾、归档作业。
2.6充分发挥档案的利用价值，为企业经营生产服务
要做好境外工程项目文件材料的归档工作，就必须使广大员工切身感受到档案工作的价值所在，充分认识档案在企业生产、经营、管理中所起的作用，不断增强档案利用意识，从而自觉地广泛地利用各类档案。档案编研工作既是宣传档案工作的重要途径，也是提高档案工作知名度的有效措施。
3结论
总之，尽管境外建筑施工企业工程项目档案收集归档难，但境外档案工作是建筑施工企业管理工作不可缺少的一个重要组成部分，只要提高认识，加强领导，只要我们的档案工作管理到位，制度健全，管理手段及措施有效，境外建筑施工企业工程项目档案管理工作一定能够提高到一个新的水平。
参考文献：
[1]周秀阁.浅谈境外建筑施工企业工程项目档案收集归档的难点与对策[J].机电兵船档案，2007（1）.
[2]任秋芬.重大建设项目文件与档案材料的管理难点[J].中国档案，2005（7）：45.