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高校馆藏档案信息是高校真实、可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源，具有较强的本源性、不可替代性和不可再生性的特点。凭借高校档案信息的先进性、科学性和凭证性、权威性，高校馆藏档案查询利用量逐年加大，档案利用率急剧上升。通过对近年来郑州大学档案馆档案信息查询利用情况统计分析，不仅能够从一个侧面观察出档案利用需求的变化，而且，也能够反映出目前高校档案信息利用服务工作中出现的问题。我们利用现实数据，以科学发展观为指导，分析判断，以表象来洞察实质性的问题，提出切实可行的措施方案。以促进高校档案事业全面、协调、快速、可持续和科学发展，使高校档案工作更好地服务于学校中心工作，不断满足师生员工和社会发展的要求，为社会发展提供更加科学高效的服务，具有十分重要的现实意义。
1 郑州大学档案馆近年档案利用情况统计
随着社会主义现代化建设事业的蓬勃发展，高校档案信息资源、信息技术也有了很大的提高，社会各界档案意识不断增强。目前，高校档案信息资源利用范围不断扩大，各行各业诸如考研、考博、就业、职称评定、考核任用、提职升迁、出国留学等学籍认证、撰写校史材料、教学评估、教学科研等工作都需要查阅档案信息。郑州大学档案馆以2001年至2011年档案利用情况进行统计，档案利用数量趋势及利用对象服务情况如下：
2 数据分析及结论
根据郑州大学档案馆档案利用数量2001年统计数据与2011年统计数据对比，2011年，共计利用6612卷（件）次，比2001年利用1982卷（件）次增长4630卷次，是2001年的3.3倍，增长率为233%；2011年，个人利用6406人次，比2001年个人利用674人次增长5732人次，是2001年的9.5倍，增长率为850%；2011年，本校利用789人次，比2001年1257人次下降468人次，下降率为37%。
以上数字表明，高校档案利用服务趋势发生了深刻的变化：一是档案利用数量急速增长，档案工作由管理向利用服务与管理并重转变；二是档案利用对象由单位查询为主向个人查询为主转变；三是档案利用目的由单位工作参考为主向以个人学籍认证为主转变；四是由本校服务为主向社会化服务为主转变。
以上数字充分说明，高校馆藏档案信息资源不仅在本校各项工作中发挥了极其重要的作用，而且，在社会发展中也显示出了举足轻重的、不可替代的作用。其凭证价值、教育价值和社会价值日趋凸显，在社会主义经济建设和维护法制秩序中发挥着极其重要的作用，其社会职能和社会作用不断加大。
3 数据背后反映出高校档案工作存在的一些普遍性问题
从以上统计数据中反映出，目前，高校档案信息资源管理和利用服务工作还存在以下几点问题：
3.1 归档范围和保管期限结构不尽科学。从高校档案查询个人利用档案信息人数趋势分析中发现，由于高校档案信息资源的特殊性，长期以来，服务对象一般都局限为本单位或企事业单位以及集体部门，因此，档案部门把文件作为重点，十分注重具有“工作参考价值”的档案信息。随着信息社会的不断发展和进步，无论从服务对象还是服务内容上都有了较大的变化。就高校而言，每年，查阅利用档案的个人占年利用率的60%～80%，甚至更高。其中，民生档案已成为档案利用服务新的增长点，因此，按照新时期新阶段对档案工作提出的新要求，一是要积极建立和完善覆盖人民群众的档案资源体系和建立方便人民群众的档案利用体系建设；二是要科学调整馆藏保管期限，把民生体系档案，如学籍档案、个人奖惩信息、工资信息、调令、调函等档案信息适当延长保管期限。
3.2 淡化了本校服务职能。由于档案部门苦于应对社会化服务，对本校服务职能往往有些淡化，出现本校师生查阅档案卷次降低。究其原因：一是自动化办公的普及，使校内师生更加灵活、方便地利用档案信息，使本校档案信息利用卷次降低。二是档案馆专职人员紧缺。以郑州大学档案馆为例，从2001年档案馆成立后，人员编制为8人，十年来，档案数量增加3倍，档案利用量急剧增加，而档案人员未能增加。因此，被动式服务压力加大，档案人员在服务工作中显得格外力不从心，致使档案馆许多职能未能体现。如，档案开发力度不足，造成本校档案信息利用量降低。三是对馆藏档案信息宣传力度不够，造成本校师生对馆藏档案信息不了解，使本学校档案利用量下降。
3.3 社会化服务准备不足。目前，高校档案信息社会化服务已经成为高校档案信息服务的趋势。做好社会化服务，一是要在档案管理硬件设施包括服务场所、管理和服务设备等方面为社会利用者提供方便、快捷、安静的服务环境；二是要充实优化、合理配置馆藏档案信息，加快馆藏信息资源的数字化、信息化和利用网络化建设；三是要制定高校档案信息社会化服务的制度、保密原则、服务项目和服务内容等一系列服务措施，为社会化服务工作创造有利条件。然而，多数高校在硬件装备、软件设施以及人员配备等方面，还有待进一步完善和改进。在档案信息利用过程中，暴露出诸多问题，一是国家缺少配套性制度。比如，档案信息对个人开放范围和查阅程序，尤其是对已故人员档案信息的查询，如果有法可依，就能够减少不必要的解释或漏洞。二是馆藏信息资源的数字化程度不能够满足利用需求。三是高校档案工作人员信息化技术有待提高。
4 对策与思路
随着国家经济和高等教育事业迅速发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化，高校档案工作面临着新的机遇，同时，也迎来了新的挑战和要求。如何满足日益增长的档案信息利用需求、如何才能做好社会化服务，成为高校档案工作的当务之急。
4.1 馆藏资源“三优化”。所谓“三优化”，就是优化资源总量，打破范围、时限限制；优化资源结构，在“多元”和“综合”上下功夫；优化空间布局，充分发挥各级各类档案馆（室）的作用。一是牢固树立“大档案”意识，拓展和丰富馆藏，建立以档案信息保管与历史资料保存并重、纸质档案与电子档案并存的管理机制，形成多层次、多渠道、多类型、多载体的档案存储模式；二是优化馆藏信息，对馆藏档案进行全面鉴定，剔除重复、过期、无保存价值的档案另行保管，同时，对“孤本”档案和重要档案进行及时抢救；三是深入做好档案征集，通过各种渠道，把有价值的档案征集进馆，努力丰富馆藏；四是建立人物全宗、“三重”（重点项目、重大活动、重要会议）等特色档案专题库房，形成模块管理方阵；五是建立档案信息数据库，提高档案信息化水平。 4.2 档案信息资源服务“三转变”。所谓“三转变”，就是服务内容从档案数量要求向质量要求转变；服务方式由被动服务向主动服务转变；服务手段由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。一是深入开展特色档案利用前置服务，将利用服务形式前移到信息开发之前，意在提高档案信息的归档质量，解决档案信息的真实性与完整性问题。在档案利用中，许多学生学籍档案先后采集信息不一致，出现名字与身份证“同音异字”等现象，造成诸多麻烦。因此，在学生入学前进行档案意识教育，在《入学报到须知》中，把《个人信息采集要求与注意事项》发到新生手中，并通过校园网、档案信息网、教学网等广泛宣传，起到事半功倍的收效。二是加强档案信息在校园文化建设中的地位。档案部门可以通过授课、培训、报告等形式宣传档案知识，传播档案信息，把档案信息作为学校文化建设的重要组成部分，充分发挥高校档案信息教育功能，使档案走进人们的生活、学习和工作中。三是坚持利用与保密并重，确保档案信息安全。
4.3 突出学校特色，建立爱国主义教育基地。适时举办各种档案宣传和专题展览，条件成熟时，建立校史、博物展览室，使之成为爱国、爱校教育基地，充分发挥其文化、教育功能。
4.4 开发档案信息，凸显社会化服务功能。积极开展档案信息开发，创造条件尝试开展科研成果推广应用服务。依据学校档案利用的实际情况，在做好为学校中心工作和各职能部门服务的基础上，着重做好学籍、学历、学位的鉴定服务，出具档案证明服务和档案利用辅助服务，并为外地利用者开展代办代寄档案证明等业务，充分发挥学校档案的凭证作用，不断扩大学校档案信息的社会功能。
4.5 加强馆藏档案数字化转换，完善数字信息资源建设。不断完善档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库建设。对馆藏纸质档案资料根据其重要程度、受损情况和利用率，有重点地、分期分批建立全文数据库和专门数据库。在此基础上，加强电子档案数据库和现行文件查阅中心建设，有计划地实现重要档案计算机全文检索和浏览。总之，高校档案信息利用是高校档案价值的具体体现。高校档案信息社会化服务，是档案信息资源从半封闭管理到开放性管理的过程，根据利用情况做到有的放矢，先易后难，不断取得服务经验。在推动档案信息社会化服务的同时，也要主动地开展为学校建设服务，“两手都要抓，两手都要硬”，才能实现高校档案工作的科学发展。
（作者单位： 郑州大学档案馆 来稿日期：2012-10-18）
1 郑州大学档案馆近年档案利用情况统计
随着社会主义现代化建设事业的蓬勃发展，高校档案信息资源、信息技术也有了很大的提高，社会各界档案意识不断增强。目前，高校档案信息资源利用范围不断扩大，各行各业诸如考研、考博、就业、职称评定、考核任用、提职升迁、出国留学等学籍认证、撰写校史材料、教学评估、教学科研等工作都需要查阅档案信息。郑州大学档案馆以2001年至2011年档案利用情况进行统计，档案利用数量趋势及利用对象服务情况如下：
2 数据分析及结论
根据郑州大学档案馆档案利用数量2001年统计数据与2011年统计数据对比，2011年，共计利用6612卷（件）次，比2001年利用1982卷（件）次增长4630卷次，是2001年的3.3倍，增长率为233%；2011年，个人利用6406人次，比2001年个人利用674人次增长5732人次，是2001年的9.5倍，增长率为850%；2011年，本校利用789人次，比2001年1257人次下降468人次，下降率为37%。
以上数字表明，高校档案利用服务趋势发生了深刻的变化：一是档案利用数量急速增长，档案工作由管理向利用服务与管理并重转变；二是档案利用对象由单位查询为主向个人查询为主转变；三是档案利用目的由单位工作参考为主向以个人学籍认证为主转变；四是由本校服务为主向社会化服务为主转变。
以上数字充分说明，高校馆藏档案信息资源不仅在本校各项工作中发挥了极其重要的作用，而且，在社会发展中也显示出了举足轻重的、不可替代的作用。其凭证价值、教育价值和社会价值日趋凸显，在社会主义经济建设和维护法制秩序中发挥着极其重要的作用，其社会职能和社会作用不断加大。
3 数据背后反映出高校档案工作存在的一些普遍性问题
从以上统计数据中反映出，目前，高校档案信息资源管理和利用服务工作还存在以下几点问题：
3.1 归档范围和保管期限结构不尽科学。从高校档案查询个人利用档案信息人数趋势分析中发现，由于高校档案信息资源的特殊性，长期以来，服务对象一般都局限为本单位或企事业单位以及集体部门，因此，档案部门把文件作为重点，十分注重具有“工作参考价值”的档案信息。随着信息社会的不断发展和进步，无论从服务对象还是服务内容上都有了较大的变化。就高校而言，每年，查阅利用档案的个人占年利用率的60%～80%，甚至更高。其中，民生档案已成为档案利用服务新的增长点，因此，按照新时期新阶段对档案工作提出的新要求，一是要积极建立和完善覆盖人民群众的档案资源体系和建立方便人民群众的档案利用体系建设；二是要科学调整馆藏保管期限，把民生体系档案，如学籍档案、个人奖惩信息、工资信息、调令、调函等档案信息适当延长保管期限。
3.2 淡化了本校服务职能。由于档案部门苦于应对社会化服务，对本校服务职能往往有些淡化，出现本校师生查阅档案卷次降低。究其原因：一是自动化办公的普及，使校内师生更加灵活、方便地利用档案信息，使本校档案信息利用卷次降低。二是档案馆专职人员紧缺。以郑州大学档案馆为例，从2001年档案馆成立后，人员编制为8人，十年来，档案数量增加3倍，档案利用量急剧增加，而档案人员未能增加。因此，被动式服务压力加大，档案人员在服务工作中显得格外力不从心，致使档案馆许多职能未能体现。如，档案开发力度不足，造成本校档案信息利用量降低。三是对馆藏档案信息宣传力度不够，造成本校师生对馆藏档案信息不了解，使本学校档案利用量下降。
3.3 社会化服务准备不足。目前，高校档案信息社会化服务已经成为高校档案信息服务的趋势。做好社会化服务，一是要在档案管理硬件设施包括服务场所、管理和服务设备等方面为社会利用者提供方便、快捷、安静的服务环境；二是要充实优化、合理配置馆藏档案信息，加快馆藏信息资源的数字化、信息化和利用网络化建设；三是要制定高校档案信息社会化服务的制度、保密原则、服务项目和服务内容等一系列服务措施，为社会化服务工作创造有利条件。然而，多数高校在硬件装备、软件设施以及人员配备等方面，还有待进一步完善和改进。在档案信息利用过程中，暴露出诸多问题，一是国家缺少配套性制度。比如，档案信息对个人开放范围和查阅程序，尤其是对已故人员档案信息的查询，如果有法可依，就能够减少不必要的解释或漏洞。二是馆藏信息资源的数字化程度不能够满足利用需求。三是高校档案工作人员信息化技术有待提高。
4 对策与思路
随着国家经济和高等教育事业迅速发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化，高校档案工作面临着新的机遇，同时，也迎来了新的挑战和要求。如何满足日益增长的档案信息利用需求、如何才能做好社会化服务，成为高校档案工作的当务之急。
4.1 馆藏资源“三优化”。所谓“三优化”，就是优化资源总量，打破范围、时限限制；优化资源结构，在“多元”和“综合”上下功夫；优化空间布局，充分发挥各级各类档案馆（室）的作用。一是牢固树立“大档案”意识，拓展和丰富馆藏，建立以档案信息保管与历史资料保存并重、纸质档案与电子档案并存的管理机制，形成多层次、多渠道、多类型、多载体的档案存储模式；二是优化馆藏信息，对馆藏档案进行全面鉴定，剔除重复、过期、无保存价值的档案另行保管，同时，对“孤本”档案和重要档案进行及时抢救；三是深入做好档案征集，通过各种渠道，把有价值的档案征集进馆，努力丰富馆藏；四是建立人物全宗、“三重”（重点项目、重大活动、重要会议）等特色档案专题库房，形成模块管理方阵；五是建立档案信息数据库，提高档案信息化水平。 4.2 档案信息资源服务“三转变”。所谓“三转变”，就是服务内容从档案数量要求向质量要求转变；服务方式由被动服务向主动服务转变；服务手段由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。一是深入开展特色档案利用前置服务，将利用服务形式前移到信息开发之前，意在提高档案信息的归档质量，解决档案信息的真实性与完整性问题。在档案利用中，许多学生学籍档案先后采集信息不一致，出现名字与身份证“同音异字”等现象，造成诸多麻烦。因此，在学生入学前进行档案意识教育，在《入学报到须知》中，把《个人信息采集要求与注意事项》发到新生手中，并通过校园网、档案信息网、教学网等广泛宣传，起到事半功倍的收效。二是加强档案信息在校园文化建设中的地位。档案部门可以通过授课、培训、报告等形式宣传档案知识，传播档案信息，把档案信息作为学校文化建设的重要组成部分，充分发挥高校档案信息教育功能，使档案走进人们的生活、学习和工作中。三是坚持利用与保密并重，确保档案信息安全。
4.3 突出学校特色，建立爱国主义教育基地。适时举办各种档案宣传和专题展览，条件成熟时，建立校史、博物展览室，使之成为爱国、爱校教育基地，充分发挥其文化、教育功能。
4.4 开发档案信息，凸显社会化服务功能。积极开展档案信息开发，创造条件尝试开展科研成果推广应用服务。依据学校档案利用的实际情况，在做好为学校中心工作和各职能部门服务的基础上，着重做好学籍、学历、学位的鉴定服务，出具档案证明服务和档案利用辅助服务，并为外地利用者开展代办代寄档案证明等业务，充分发挥学校档案的凭证作用，不断扩大学校档案信息的社会功能。
4.5 加强馆藏档案数字化转换，完善数字信息资源建设。不断完善档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库建设。对馆藏纸质档案资料根据其重要程度、受损情况和利用率，有重点地、分期分批建立全文数据库和专门数据库。在此基础上，加强电子档案数据库和现行文件查阅中心建设，有计划地实现重要档案计算机全文检索和浏览。总之，高校档案信息利用是高校档案价值的具体体现。高校档案信息社会化服务，是档案信息资源从半封闭管理到开放性管理的过程，根据利用情况做到有的放矢，先易后难，不断取得服务经验。在推动档案信息社会化服务的同时，也要主动地开展为学校建设服务，“两手都要抓，两手都要硬”，才能实现高校档案工作的科学发展。
（作者单位： 郑州大学档案馆 来稿日期：2012-10-18）