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摘 要：企业档案是企业重要的信息资源，是企业干部职工的智慧结晶，作为档案部门，如何科学、规范的管理好档案，最大限度的挖掘、开发利用档案资源，充分发挥档案的价值，为企业各项生产经营服务，是每个档案人员肩负的职责与使命。本文作者结合多年的档案工作经验以及本企业档案工作的实际，对企业档案工作如何创新机制，加快发展，提出了自己的见解。
关键词：企业 档案工作 发展
企业档案记录了企业创建、发展的历程，承载了企业的智力成果，是企业的价值和文化的积累，对企业的历史、现实、未来发展有着不可替代的作用和价值。尤其是科技档案，能够直接转化为科技生产力，应用于企业各项技术创新工作中。在知识经济和信息化迅猛发展的今天，档案作为信息资源与知识载体的作用在企业加强软实力建设中，发挥着越来越的重要作用。所有这些，促使企业的档案工作必须完善体制，创新机制，加快发展，跟上企业管理创新发展的步伐，为企业发展发挥支撑作用。
一、首秦公司档案室介绍
首秦公司是首钢落实科学发展观、主动进行战略性结构调整的重点项目，于2003年5月3日开工建设，到2006年10月20日，以具有国际一流水平的4300mm宽厚板生产线竣工投产为标志，实现了铁、钢、坯、材工艺流程的全线贯通。生产能力为生铁255万吨/年，钢坯260万吨/年，宽厚钢板180万吨/年。产品有造船与海工钢、管线钢、桥梁板、容器板等12大系列、300多个品种，广泛应用于装备制造业、建筑业、石油化工业、交通运输业、水利电力业等领域。首秦公司以建设“专精深强”宽厚板服务商为目标，实施高端精品和沿海发展战略，实现企业的全面协调可持续发展。在企业管理上，首秦公司坚持继承与创新相结合，大胆吸收、借鉴国内外优秀企业的先进管理理念，结合实际，创造了具有自身特色的“四化”管理模式，即：工程、生产一体化，组织架构扁平化，内部管理标准化，辅助系统社会化。
首秦公司综合档案室成立于2007年11月，隶属办公室。承担首秦公司科技、文书、会计、人事、音像、实物和电子等档案的接收、整理和提供利用工作，并接受上级主管机关及地方档案部门的业务指导和监督。截止目前，综合档案室馆藏档案70820卷、21737件；实物档案214件，照片档案177641张。
首秦公司档案工作在成立之前一直处于分散管理，经历过分散管理面临的制度体系不健全，业务流程不理顺、收集不全等一系列问题，因此，在综合档案室建立之初，就明确目标，围绕企业生产经营建设核心，紧跟企业发展步伐，将现代企业管理理念融入到档案工作中，夯实基础管理，持续创新，在体制建设、制度建设、档案开发等方面精细管理，推动档案工作日益科学化、标准化、现代化发展。
二、构建自上而下的有效的管理体制
（一）分级建立档案管理网络体系
综合档案室统一负责各门类档案资料的收集、保管、利用，下属各作业部不再设立档案机构，既节约又充分利用了各类资源；成立以公司党委书记为组长，各单位部长为组员的领导小组，领导公司档案工作；各部门设立兼职档案管理人员和档案管理网络，重点开展对历年来各单位形成的档案资料的收集整理归档工作.现在各部门兼职档案人员已达72人，有效的配合了档案室日常档案收集、宣传等各项工作的开展。
（二）领导重视，为档案工作持续发展创造良好的企业氛围。
首秦公司领导对档案工作一直非常重视，无论对人员配备、设备购置，还是资金投入上都给予大力支持，为综合档案室配备了0#晒图机、0#复印机、0#扫描仪、防磁柜、除湿机、消毒柜等各种专业的档案设施、装具。为进一步加快公司档案工作发展步伐，2009年公司投入365万元资金建设综合档案室新馆和购置密集柜、办公设备和档案现代化、自动化以及数字化的设施等。2010年2月综合档案室新馆落成，4月，整体搬迁工作顺利完成。在此期间，公司领导多次亲临现场检查指导工作，并对档案工作提出具体要求。尤其是在首钢总公司将首秦公司列为数字档案室建设示范基地之一，公司领导更是给予高度关注，并且在新馆建设过程中将建设数字档案室列入新馆建设方案，通过新馆建设推动数字档案室建设。同时在数字档案室建设过程中公司领导抽出时间多次到档案室实地检查工作，认真听取数字档案室建设的情况汇报，解决数字档案室建设中遇到的具体问题。
三、法制护航，促进档案基础工作科学化、标准化
做好企业档案工作，首先要从强化管理制度上入手，树立法制意识，形成依法治档的思想。档案室结合公司实际，制定完善首秦公司档案管理制度，从根本上解决过去分散管理模式下档案管理各自为政、管理制度不健全的问题，确保公司档案资料管理的统一和完整，先后编制了公司档案管理方面的制度21项，制定各种台帐22种，规范各单位文件材料的收集归档范围，形成了《首秦公司档案工作制度汇编》。业务流程上，规范档案资料查阅、借阅制度，理顺档案资料打印、复印流程，使管理和工程技术人员能充分利用档案资源，为经营生产和设备检修服务。
四、抓“重点”档案专业建设，促进档案工作流程化
在钢铁企业中，科技档案的作用不容忽视，一是其所占档案比例达80%以上；二是科技档案中的科技成果可以直接转化为生产力；三是科技档案中的图纸、技术资料是现场设备维护，生产稳定的有力保证。
因此，档案室在日常管理中加强对工程档案的管理，健全工程档案管理流程，制定一系列控制措施，理顺管理流程，对工程竣工档案进行全过程管理，开工前由档案室对《施工合同》进行审核并签字；工程结束后档案室在《资金结算单》上签字。创建“六步验收法”：⑴制发竣工资料的验收标准和要求。⑵每年组织1-2次专業培训。⑶对施工单位移交竣工资料时出现的问题进行面对面的指导并限期修改或重做。⑷就地组卷。⑸要求各个作业部门的技术人员配合对竣工资料验收签字。⑹监理单位对资料进行审核签字认可。最后由档案人员检查是否符合档案规范后进行归档。实现工程、技改竣工档案资料齐全率100%。 五、更新观念，打造档案文化精品为企业服务。
企业档案是企业文化的重要部分，如何利用好企业档案，充分挖掘、开发、整合档案信息资源，制作档案编研精品，将“死档”变为“活”的信息，直接呈献给利用者档案知识成果，是摆在企业档案管理人员面前的艰巨任务。档案室在成立后，制定了“边组卷、边编研”的工作思路，先后组织编制了大事记、中修汇编等一系列编研材料；2009年為纪念首钢成立90周年和首秦公司成立5周年，综合档案室利用组建后拥有的各门类档案资源，编纂了《首秦公司创业发展图文集-投产五周年回顾》，于2009年9月31日出版。该书全方位、多视角的记录了投产五年来公司管理、工程建设、运行生产、财务管理、节能环保、科技创新、大事记等方面创业和发展的变化。包括37个专题，近7万字；收录照片616张；图表122个。此书荣获首钢总公司优秀档案编研成果奖。2013年公司成立十周年，档案人员组织公司兼职档案人员和根据档案库藏，编写了首秦公司十周年-大事记，为回顾企业的的发展提供了可靠的信息资源。
六、推进数字档案室建设，实现资源共享
信息化时代，档案数字化已成为档案发展的不可逆转的趋势，档案数字化工作能够促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变，不但可以便捷全面的提供档案信息，而且可以有效的保护档案原件，确保档案实体安全；不但可以促进档案在企业内部为管理者和技术人员利用，而且可以促进档案为职工个人利用，更充分的发挥档案信息资源的价值。
首秦公司的档案数字化工作起步较早，2006年公司办公自动化系统上线后，为保证OA系统中的电子文件及时、准确、完整归档，引进了北京东方飞扬公司的档案管理系统，实现了OA系统产生的电子文件全部及时、准确、完整归档，同时实现了公司一期图纸档案的网上挂接工作。开展数字档案室建设后，又组织有关部室对档案管理系统软件进行升级改造，进一步健全完善档案管理系统功能需求，使档案管理系统软件功能进一步提升。
2010年初，首钢总公司在集团内部开展数字档案室建设，首秦公司作为示范基地，率先开展了档案数字化建设，成效显著。截止目前，完成科技档案数字化条目录入170964条、693624页。目前文书档案全部实现网上利用，科技档案70%实现网上利用，从软、硬件建设各方面提高了档案现代化管理水平。
七、加强档案人才队伍建设，档案工作持续创新的源泉。
首秦公司始终把档案人才队伍建设作为档案事业保持可持续性发展的一项重要任务抓紧、抓实。档案管理人员全部按要求持证上岗，持证上岗率100%。
首先，树立档案人员“主动性”学习观念。结合对照自身存在的差距，强化档案室信息化应用水平和信息安全防范意识，加强自身业务基础知识和计算机相关知识学习。
其次，采取“走出去”和“引进来”方式，提高档案人员业务素质。“走出去”，组织档案人员到档案工作先进单位如北京燕山石化公司、矿业公司等单位学习取经，进一步拓宽了视野、增强了业务技能。“引进来”，这两年，档案室陆续接待了北京档案培训班学习人员100多人、北京建龙重工集团、机电设研院、秦皇岛市培训班人员78家企业、开发区20几家单位等等档案专业人员，通过互相学习交流，也使档案人员看到了自身的不足及努力的方向。
最后，创新档案管理，攻关克难、将公司积极推行的5S、六西格玛、项目管理等先进的企业管理理念引入档案工作，促进档案工作精细化、标准化发展，同时以“项目带动人”，促进档案人才队伍建设。例如，利用六西格玛项目组织实施完成的《规范作业部施工图纸的管理》、《建立首秦公司大事记管理体系》、《提高技改、检修增项资料归档率》、《创建数字档案室，实现网上利用》等项目，不仅完成既定项目目标，而且先进的管理思路有效提升了档案管理水平，且在项目评审中成绩分别名列前茅。
（作者单位：首钢秦皇岛首秦金属材料有限公司）
关键词：企业 档案工作 发展
企业档案记录了企业创建、发展的历程，承载了企业的智力成果，是企业的价值和文化的积累，对企业的历史、现实、未来发展有着不可替代的作用和价值。尤其是科技档案，能够直接转化为科技生产力，应用于企业各项技术创新工作中。在知识经济和信息化迅猛发展的今天，档案作为信息资源与知识载体的作用在企业加强软实力建设中，发挥着越来越的重要作用。所有这些，促使企业的档案工作必须完善体制，创新机制，加快发展，跟上企业管理创新发展的步伐，为企业发展发挥支撑作用。
一、首秦公司档案室介绍
首秦公司是首钢落实科学发展观、主动进行战略性结构调整的重点项目，于2003年5月3日开工建设，到2006年10月20日，以具有国际一流水平的4300mm宽厚板生产线竣工投产为标志，实现了铁、钢、坯、材工艺流程的全线贯通。生产能力为生铁255万吨/年，钢坯260万吨/年，宽厚钢板180万吨/年。产品有造船与海工钢、管线钢、桥梁板、容器板等12大系列、300多个品种，广泛应用于装备制造业、建筑业、石油化工业、交通运输业、水利电力业等领域。首秦公司以建设“专精深强”宽厚板服务商为目标，实施高端精品和沿海发展战略，实现企业的全面协调可持续发展。在企业管理上，首秦公司坚持继承与创新相结合，大胆吸收、借鉴国内外优秀企业的先进管理理念，结合实际，创造了具有自身特色的“四化”管理模式，即：工程、生产一体化，组织架构扁平化，内部管理标准化，辅助系统社会化。
首秦公司综合档案室成立于2007年11月，隶属办公室。承担首秦公司科技、文书、会计、人事、音像、实物和电子等档案的接收、整理和提供利用工作，并接受上级主管机关及地方档案部门的业务指导和监督。截止目前，综合档案室馆藏档案70820卷、21737件；实物档案214件，照片档案177641张。
首秦公司档案工作在成立之前一直处于分散管理，经历过分散管理面临的制度体系不健全，业务流程不理顺、收集不全等一系列问题，因此，在综合档案室建立之初，就明确目标，围绕企业生产经营建设核心，紧跟企业发展步伐，将现代企业管理理念融入到档案工作中，夯实基础管理，持续创新，在体制建设、制度建设、档案开发等方面精细管理，推动档案工作日益科学化、标准化、现代化发展。
二、构建自上而下的有效的管理体制
（一）分级建立档案管理网络体系
综合档案室统一负责各门类档案资料的收集、保管、利用，下属各作业部不再设立档案机构，既节约又充分利用了各类资源；成立以公司党委书记为组长，各单位部长为组员的领导小组，领导公司档案工作；各部门设立兼职档案管理人员和档案管理网络，重点开展对历年来各单位形成的档案资料的收集整理归档工作.现在各部门兼职档案人员已达72人，有效的配合了档案室日常档案收集、宣传等各项工作的开展。
（二）领导重视，为档案工作持续发展创造良好的企业氛围。
首秦公司领导对档案工作一直非常重视，无论对人员配备、设备购置，还是资金投入上都给予大力支持，为综合档案室配备了0#晒图机、0#复印机、0#扫描仪、防磁柜、除湿机、消毒柜等各种专业的档案设施、装具。为进一步加快公司档案工作发展步伐，2009年公司投入365万元资金建设综合档案室新馆和购置密集柜、办公设备和档案现代化、自动化以及数字化的设施等。2010年2月综合档案室新馆落成，4月，整体搬迁工作顺利完成。在此期间，公司领导多次亲临现场检查指导工作，并对档案工作提出具体要求。尤其是在首钢总公司将首秦公司列为数字档案室建设示范基地之一，公司领导更是给予高度关注，并且在新馆建设过程中将建设数字档案室列入新馆建设方案，通过新馆建设推动数字档案室建设。同时在数字档案室建设过程中公司领导抽出时间多次到档案室实地检查工作，认真听取数字档案室建设的情况汇报，解决数字档案室建设中遇到的具体问题。
三、法制护航，促进档案基础工作科学化、标准化
做好企业档案工作，首先要从强化管理制度上入手，树立法制意识，形成依法治档的思想。档案室结合公司实际，制定完善首秦公司档案管理制度，从根本上解决过去分散管理模式下档案管理各自为政、管理制度不健全的问题，确保公司档案资料管理的统一和完整，先后编制了公司档案管理方面的制度21项，制定各种台帐22种，规范各单位文件材料的收集归档范围，形成了《首秦公司档案工作制度汇编》。业务流程上，规范档案资料查阅、借阅制度，理顺档案资料打印、复印流程，使管理和工程技术人员能充分利用档案资源，为经营生产和设备检修服务。
四、抓“重点”档案专业建设，促进档案工作流程化
在钢铁企业中，科技档案的作用不容忽视，一是其所占档案比例达80%以上；二是科技档案中的科技成果可以直接转化为生产力；三是科技档案中的图纸、技术资料是现场设备维护，生产稳定的有力保证。
因此，档案室在日常管理中加强对工程档案的管理，健全工程档案管理流程，制定一系列控制措施，理顺管理流程，对工程竣工档案进行全过程管理，开工前由档案室对《施工合同》进行审核并签字；工程结束后档案室在《资金结算单》上签字。创建“六步验收法”：⑴制发竣工资料的验收标准和要求。⑵每年组织1-2次专業培训。⑶对施工单位移交竣工资料时出现的问题进行面对面的指导并限期修改或重做。⑷就地组卷。⑸要求各个作业部门的技术人员配合对竣工资料验收签字。⑹监理单位对资料进行审核签字认可。最后由档案人员检查是否符合档案规范后进行归档。实现工程、技改竣工档案资料齐全率100%。 五、更新观念，打造档案文化精品为企业服务。
企业档案是企业文化的重要部分，如何利用好企业档案，充分挖掘、开发、整合档案信息资源，制作档案编研精品，将“死档”变为“活”的信息，直接呈献给利用者档案知识成果，是摆在企业档案管理人员面前的艰巨任务。档案室在成立后，制定了“边组卷、边编研”的工作思路，先后组织编制了大事记、中修汇编等一系列编研材料；2009年為纪念首钢成立90周年和首秦公司成立5周年，综合档案室利用组建后拥有的各门类档案资源，编纂了《首秦公司创业发展图文集-投产五周年回顾》，于2009年9月31日出版。该书全方位、多视角的记录了投产五年来公司管理、工程建设、运行生产、财务管理、节能环保、科技创新、大事记等方面创业和发展的变化。包括37个专题，近7万字；收录照片616张；图表122个。此书荣获首钢总公司优秀档案编研成果奖。2013年公司成立十周年，档案人员组织公司兼职档案人员和根据档案库藏，编写了首秦公司十周年-大事记，为回顾企业的的发展提供了可靠的信息资源。
六、推进数字档案室建设，实现资源共享
信息化时代，档案数字化已成为档案发展的不可逆转的趋势，档案数字化工作能够促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变，不但可以便捷全面的提供档案信息，而且可以有效的保护档案原件，确保档案实体安全；不但可以促进档案在企业内部为管理者和技术人员利用，而且可以促进档案为职工个人利用，更充分的发挥档案信息资源的价值。
首秦公司的档案数字化工作起步较早，2006年公司办公自动化系统上线后，为保证OA系统中的电子文件及时、准确、完整归档，引进了北京东方飞扬公司的档案管理系统，实现了OA系统产生的电子文件全部及时、准确、完整归档，同时实现了公司一期图纸档案的网上挂接工作。开展数字档案室建设后，又组织有关部室对档案管理系统软件进行升级改造，进一步健全完善档案管理系统功能需求，使档案管理系统软件功能进一步提升。
2010年初，首钢总公司在集团内部开展数字档案室建设，首秦公司作为示范基地，率先开展了档案数字化建设，成效显著。截止目前，完成科技档案数字化条目录入170964条、693624页。目前文书档案全部实现网上利用，科技档案70%实现网上利用，从软、硬件建设各方面提高了档案现代化管理水平。
七、加强档案人才队伍建设，档案工作持续创新的源泉。
首秦公司始终把档案人才队伍建设作为档案事业保持可持续性发展的一项重要任务抓紧、抓实。档案管理人员全部按要求持证上岗，持证上岗率100%。
首先，树立档案人员“主动性”学习观念。结合对照自身存在的差距，强化档案室信息化应用水平和信息安全防范意识，加强自身业务基础知识和计算机相关知识学习。
其次，采取“走出去”和“引进来”方式，提高档案人员业务素质。“走出去”，组织档案人员到档案工作先进单位如北京燕山石化公司、矿业公司等单位学习取经，进一步拓宽了视野、增强了业务技能。“引进来”，这两年，档案室陆续接待了北京档案培训班学习人员100多人、北京建龙重工集团、机电设研院、秦皇岛市培训班人员78家企业、开发区20几家单位等等档案专业人员，通过互相学习交流，也使档案人员看到了自身的不足及努力的方向。
最后，创新档案管理，攻关克难、将公司积极推行的5S、六西格玛、项目管理等先进的企业管理理念引入档案工作，促进档案工作精细化、标准化发展，同时以“项目带动人”，促进档案人才队伍建设。例如，利用六西格玛项目组织实施完成的《规范作业部施工图纸的管理》、《建立首秦公司大事记管理体系》、《提高技改、检修增项资料归档率》、《创建数字档案室，实现网上利用》等项目，不仅完成既定项目目标，而且先进的管理思路有效提升了档案管理水平，且在项目评审中成绩分别名列前茅。
（作者单位：首钢秦皇岛首秦金属材料有限公司）