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摘 要：校园管理信息系统是校园信息化建设中的重要组成部分之一，与高校发展密切相关。本文结合北京大学研究生奖助管理信息系统的结构设计、功能、主要特点和运行效果等，论述信息系统在研究生奖助工作以及研究生培养机制改革工作中所发挥的重要作用。同时，分析了目前信息系统的局限性，并且对校园管理信息系统建设提出了若干建议。
关键词：管理信息系统；研究生奖助；研究生培养机制改革
中图分类号：G203 文献标志码：A
一、研究背景
校园管理信息系统（Management Information System，MIS）是校园信息化建设中的重要组成部分之一，它可以通过校园网将多种校园管理事务整合为一个综合性系统，不仅可以满足学校日常行政办公、财务管理、人员管理和学生管理等方面的要求，同时也可以有效实现校内各管理部门与教学部门之间的信息交流和共享，提高整个学校的管理效率。2004 年的一项调查数据显示：在被调查国内高校中，目前平均已有58.3%的高校开始使用校园管理信息系统，计划在今后2～3年内使用的高校平均比例也达到37.4%。越来越多高校意识到了校园信息化建设过程中MIS 的重要性，正在逐步加强这方面的建设。[1] MIS与高校发展的关系越来越密切。
2006年，教育部在全国3所高校开展培养机制改革试点工作，第二年北京大学作为第二批试点单位开始改革。奖助工作是研究生培养机制改革的一项重要内容，因此，从当年开始，北京大学开始基于北京大学学生综合信息服务系统，致力于研究生奖助信息系统的建设。系统作为北京大学学生综合信息管理服务系统的子系统之一，经过三年的建设，于2010年5月正式上线。在系统设计和建设中，始终秉承“服务工作，优化流程”的理念，严格管理经费流向，明确记录奖助信息，逐渐优化发放程序。在信息服务系统的辅助下，北京大学营造了良好的制度环境和管理环境，系统建设推动了全方位、多层次的研究生奖助体系的建立和完善，研究生奖助工作几年来取得了很大进展，进而推进了研究生培养机制改革。
二、系统的设计结构
奖助系统与其他研究生管理系统的不同之处在于，基本上讲，它对于流程的控制较少。相反地，如培养过程、学位授予工作的中间环节需要审定的节点较多，各环节之间存在互相制约的情况。奖助信息系统最根本和关键的问题则是经费和奖助信息的准确记录和经费流向的严格控制。因此，系统在设计建设中充分考虑了需求的特点，并结合这些特点和工作需求设计了功能。學业奖学金管理系统根据管理工作流程主要分为研究生院和院系两个用户端，二者有不同的界面和功能划分。
1.研究生院用户端
系统分为经费管理、发放结余管理、学费信息维护、奖学金评定、奖学金发放与调整、延期研究生奖学金管理、提前毕业研究生奖学金管理、校长奖学金管理，同时还包括发放记录导出、以及学业奖学金信息查询。归纳起来主要有经费管理、奖学金管理（含奖学金评定管理和奖学金发放与调整）、信息查询等三大部分，其中奖学金管理中从奖学金涵盖的内容方面讲，还包括学业奖学金、提前毕业研究生和延期研究生的奖学金管理。下面将就系统的三项主要功能进行介绍，其如图所示。
（1）经费管理
培养机制改革的经费来源多样，“经费信息维护”用于记录各项研究生培养机制改革经费收入及相关财务基本信息，奖学金经费预算用于录入各院系各年度的奖学金基本经费预算；院系补充经费用于记录院系在学校预算外增加奖学金经费的情况；额外下拨经费用于记录学校在院系基本经费预算基础上对于特殊招生项目的额外拨款以及对院系的奖励拨款等；奖学金经费统计，可以统计出各年度在统计当日或年末时点全校经费支出金额、预算金额、账面余额等经费运行情况。奖学金发放结余管理用于分配各院系奖学金发放结余的经费，根据实际情况判断经费是否归院系使用抑或收归学校重新分配。学费管理模块主要用于标记研究生的学费标准、学校学费收入的分配标准等。
（2）奖学金管理
奖学金是目前数据量最大的一项工作，功能也最为复杂。奖学金管理包括奖学金评定、发放与调整。这也是日常奖学金管理中最重要的一些功能。奖学金管理从奖学金项目角度，又分为学业奖学金管理、延长期奖学金管理和提前毕业研究生奖学金管理等三个功能模块。
奖学金评定。奖学金的具体评定由院系完成，研究生院主要负责准备新生数据，将新生数据由研究生招生系统导入奖学金管理系统新生临时表，以供使用。然后，研究生院根据新生基本信息甄别出新生是否为研究生培养机制改革政策所涵盖，研究生所缴纳学费是否作为研究生培养机制改革经费来源，以及研究生是否具有奖学金评定资格。奖学金评定资格和学费分配方式的属性在研究生整个基本学习年限内都是保持不变的。院系评定奖学金结束后，研究生院对院系基本评定原则和奖学金经费是否超支进行审核。奖学金一经审核，院系即无权限再做修改，研究生院可以进行相关后续操作。为了处理在奖学金评定正常程序之后由复学、转学等学籍异动引起的奖学金评定，同时还设有新增奖学金评定功能。至此，在校生奖学金评定程序结束，新生奖学金评定后还须通过“新生奖学金信息入库”功能将所有新生奖学金数据由新生临时表转入在校生正式表。
奖学金发放。奖学金评定后进入发放过程。评定过程的时间要求很紧，往往都是在同一时段内完成；发放时间也是相对固定的，但由于出国、学籍异动、未按时注册等情况，奖学金的发放状态和发放余额总是处在不断调整中，需要日常维护，一学期也有多次补发奖学金。北大的学业奖学金先用来统一支付研究生的学费，这部分功能称为学费冲抵，反之还有撤销学费冲抵功能，均由研究生院操作。对于奖学金日常维护部分，可以调整奖学金等级、发放余额、发放状态（正常与停发）。与发放相关的功能方面，奖学金批量发放用于进行大批量的奖学金发放，对于因异常情况而错过正常批量发放者，进行补发处理。每次补发，可以选择进行对比的年月，系统自动按所选年月进行比对，对于在被比对年月无发放记录者进行发放。 对于发错或者多发者，其中生成系统发放记录但是财务部尚未实际转卡发放者，可以在系统内“撤销奖学金发放”；而对财务部已经发放者，可以生成财务扣费单，由学生持扣费单去财务部缴费，之后持回执“生成奖学金扣费明细”。一经生成明细，此笔退费即成功。
（3）查询功能
系统同时附有强大的查询和报表功能，包括预算经费信息查询、奖学金评定信息查询、奖学金发放信息查询，财务应缴学费名单查询、奖学金调整信息查询。查询和报表功能保证了日常信息的查询和统计需求，便于及时了解经费、奖学金运行情况，以及统计近些年奖学金相关的各类数据。
2.院系用户端
院系用户主要是指院系管理奖学金的教务老师等。院系用户功能较为简单，主要分为奖学金相关操作和查询两项功能。奖学金操作包括奖学金等级金额维护、奖学金评定和新生奖学金通知书打印三项功能。首先院系教务老师在奖学金等级金额维护中，录入本院系不同年度、各年级、不同研究生类别（硕士生、博士生）各奖学金等级所对应的金额，即制定奖学金标准。各学院可以根据经费和自身情况制定自身的奖学金设置方案。奖学金评定功能用于学院教务给每个享有奖学金评定资格的研究生个体标记某一年度的学业奖学金等级、金额信息。教务老师可以查看本院系按年度、年级、研究生类别不同研究生的奖学金经费情况，点击每条经费信息即可分别看到该部分研究生的名单，从而录入其奖学金信息。奖学金查询功能中包括奖学金经费预算信息查询、评定信息查询、发放信息查询三项功能。
三、系统的主要特点
1.分级管理，责权分明
北大的研究生奖助管理工作依托于“研究生院——院系”两个层级进行管理，同时又与研究生本人息息相关，因此奖助管理系统充分考虑到各个用户的需求，根据管理职责和特点对不同用户设计了各自的管理功能。院系用户维护本单位的学生信息，研究生院则对各院系总体情况进行管理。院系负责本单位研究生奖学金的评定，研究生院对各学院的总体经费使用情况进行审核。这里体现了分层管理的理念，既提高了工作效率，也增强了各方的责任心和积极性，保证了数据的准确性。在奖学金和经费的管理中，经费准确和使用安全是第一要务。
2.全过程管理，提高效率
奖助管理系统实现了研究生奖助金经费预算、奖学金评定资格和学费收入分配方式的标记、奖学金的评定、奖学金发放状态、金额的调整，奖学金发放和补发等功能。所有的功能都与实际管理紧密结合，实现了日常管理所需的所有功能，四年来，系统运行良好，大大提高了院系和研究生院的工作效率。
3.经费统管，收支明确
研究生培养机制改革，经费是调控各种资源、调动各方积极性的有力杠杆，為了保证经费的蓄水池有源源不绝的经费流入，北京大学在改革之初即颁布了《北京大学研究生奖助金资金来源和使用管理办法》，规定“研究生奖助金的主要资金来源是：国家财政拨款、学校专项经费、社会捐助、院系自筹经费和导师科研经费等”，其中院系自筹经费和导师科研经费是国家、学校拨款的有益补充，也是对院系、导师和研究生的激励。奖助系统详细记录各院系、各年度、各年级、各类别的研究生奖助金经费的预算额度，可自动计算各种经费的实际使用情况。明确了经费的使用情况和路径，激励了院系和导师使用经费提高本单位资助水平的目的，将奖助工作的调控作用、杠杆作用充分发挥出来。同时，系统实现了将年度经费结余滚动至下一年度的功能，有利于院系对各年度经费统筹使用，也提高了院系和导师针对院系实际情况制定奖助方案的积极性。
4.数据共享，信息联动
奖助系统与其他信息系统实现了数据共享。研究生奖助系统实现了与学校多个管理系统的信息共享，如研究生招生系统、培养信息管理系统、迎新系统、财务管理系统等。从工作的内在联系上，研究生奖助工作与研究生招生、培养、学位等多方面息息相关，学业奖学金的管理也涉及到研究生的学费、学籍状态、在校学习状态、导师等各项信息。因此信息共享能够极大地提高管理效率和保证数据管理的准确性。数据系统的信息共享也为研究生随时了解自己的各项相关信息提供了一个很好的平台。例如，奖助学金的发放与研究生的注册状态有关，对于未完成注册的研究生，奖助系统中会自动显示这些研究生的注册状态，奖助管理者即可调整其奖助金发放状态。这避免了纸质信息材料的传递，为电子化、无纸化办公打下了基础。
四、系统运行的积极效果
1.大大提高了工作效率
新系统的投入对研究生奖助管理工作具有重要意义。新系统以数据记录为核心，奖学金信息更加安全、透明、准确，工作流程趋于规范；系统以“服务工作”为理念，充分考虑了研究生院和院系教务老师的实际需求，设计灵活，可以处理特殊情况。系统在一定程度上缓解了教务老师的工作压力，提高了工作效率。
2.调动了各方的积极性
在系统的支持下，各院系奖学金发放节余可以在不同学年度内进行分配，因此各院系可以根据自身情况对几个年度的奖学金额度进行调整，提高了院系的积极性。奖学金的动态评定也增强了研究生的竞争意识和对学业、科研的热情和积极性。
3.促进了研究生管理的规范化
根据《北京大学研究生学籍管理实施细则》规定，“每学期开学时，研究生应当按学校规定的日期返校，持研究生学生证到学院（系、所、中心）办理注册手续。”但是，学生不按期办理注册手续的现象还比较多。研究生的奖助金根据研究生注册情况进行发放，对未按时注册者学校将暂停发放其奖助金直至其注册。同时，由于奖助系统实现了与学籍管理系统的联动，研究生的注册状态实时更新，因此研究生院可以根据最新的注册状态发放奖学金。研究生意识到注册状态对奖学金发放的直接影响，因此积极按规定注册，注册率显著提高。
4.保障了研究生培养机制改革各项新举措的顺利实施
实现了调控计划经费的管理。2007年实行培养机制改革后，博士生基本招生计划中的5%确定为调控招生计划，科研经费特别是国家重大课题经费充足的导师可以以科研经费申请调控招生计划。调控招生计划改变了多年不变的招生结构，既使研究生这一资源流向培养条件更为优越的学科、导师，又为研究生筹措了更多的奖助经费，实现了资源的流动和合理配置，也调整了导师、研究生与经费三者之间的关系。调控计划工作的最关键点就是经费的管理，而系统的功能设计上不仅可以记录调控招生计划的来源，还可以将其作为经费来源，直接转给学院，做到了经费管理的透明，保护了导师的积极性。 保障了各种资助方案的顺利实施。研究生培养机制改革试点工作以来，北京大学逐步建立和完善了“以学业奖学金和助研岗位为基础、以助教岗位和专项奖学金为补充、以调控招生计划为特点”的全方位、多层次、相互补充的研究生奖助体系。研究生奖助系统主要包含学业奖学金、助研津贴、助教津贴、调控计划和专项奖学金管理等五大模块。其中，学业奖学金管理模块，涵盖学业奖学金经费管理、奖学金评定、奖学金发放与调整、延期学生奖学金管理、信息查询、发放结余管理等近60个功能。学业奖学金、助教、助研、校长奖学金、延长期博士生奖学金等项目都在系统功能中得以实现，并且结合实际工作需要，部分项目管理实现了研究生院与院系两级管理。系统建设与项目实施紧密结合，为工作提供了极大便利，保证了项目的正常运行。
五、目前系统的局限性
1.功能有限
研究生奖助系统的其他功能模块仍在建设中，尚未上线。目前助教、助研、调控招生计划、专项奖学金等功能模块还没有建成，一部分工作还需要手工完成。工作效率尚需进一步提高。
2.未开通学生功能
目前，所有功能均只在学校、院系层面，没有开通给研究生。系统下一阶段的建设应该将一些基本信息向研究生开放，使研究生可以查询到自己每一学年度的奖学金评定、发放、交费信息和奖学金发放记录等。
3.尚未做到与校内其他资助的信息共享
目前，研究生获得资助的途径是多渠道的，如教育基金会、学生工作部、学生资助中心等等，所有信息并未得到整合。因此，今后应将所有资助信息都录入、存储在同一个信息平台上，增强信息共享，这也将有利于奖助资源更为公平的分配。
六、若干建议
1.奖助管理工作应以奖助信息系统建设为先
奖助管理工作在研究生教育中，管理过程中涉及的信息量大、数据庞杂，奖学金经费动辄过亿，关系到研究生、导师和院系多方的切身利益，不容出错。因此，为了将研究生奖助工作做好，建设功能强大的奖助信息系统是第一步，这是奖助工作顺利运行的基本保障。
2.奖助信息管理系统建设应以工作为先、以人为本
奖助系统的建设只是北京大学信息系统建设的一个组成部分，奖助系统以至于其他系统的建设都要本著“工作为先、以人为本、协同发展”的思路。所谓“以工作为先、以人为本”，即系统建设要服务于工作、服务于此项工作的相关人员，并要根据工作和管理人员需求的变化而不断修改和调整。这就要求在系统建设过程中要培养一支业务能力强、信息化水平高的人才队伍[2]，在系统的使用和日常维护中发挥作用。
3.增强高校研究生信息系统建设的全局观
研究生系统建设要有全局观，根据学校需要对于亟需建设的信息系统做全局规划和优先级排序，优先建设影响面广、与其他系统联系较为密切的系统，实现信息资源共享，充分发挥信息系统的效用，达到1 1>2的效果。例如，学科系统、导师系统、招生系统、学位系统、奖助系统、培养系统，这些系统之间存在着千丝万缕的联系，在系统建设中考虑到这些联系，才能做到资源共享、事半功倍。
北京大学正在创建世界一流大学，中国研究生教育正处在从教育大国向教育强国的转变阶段，在这样的大背景下，高校要将信息系统建设放在高校信息化工作的重要位置，优先发展，软件与硬件共同发展，助力研究生教育改革与创新。
参考文献：
[1]赵国栋，黄永中.关于中国高等教育信息化发展状况的调查与分析[J].中国远程教育，2005，8（上）：46.
[2]史敏.对高校信息化建设的思考[J].中国高教研究，2005（2）：79.
[3]沈锡臣，陈怀楚.高校信息化建设标准规范[J].清华大学学报（自然科学版），2003，43（4）：529-531，536.
（编辑：杨馥红）
关键词：管理信息系统；研究生奖助；研究生培养机制改革
中图分类号：G203 文献标志码：A
一、研究背景
校园管理信息系统（Management Information System，MIS）是校园信息化建设中的重要组成部分之一，它可以通过校园网将多种校园管理事务整合为一个综合性系统，不仅可以满足学校日常行政办公、财务管理、人员管理和学生管理等方面的要求，同时也可以有效实现校内各管理部门与教学部门之间的信息交流和共享，提高整个学校的管理效率。2004 年的一项调查数据显示：在被调查国内高校中，目前平均已有58.3%的高校开始使用校园管理信息系统，计划在今后2～3年内使用的高校平均比例也达到37.4%。越来越多高校意识到了校园信息化建设过程中MIS 的重要性，正在逐步加强这方面的建设。[1] MIS与高校发展的关系越来越密切。
2006年，教育部在全国3所高校开展培养机制改革试点工作，第二年北京大学作为第二批试点单位开始改革。奖助工作是研究生培养机制改革的一项重要内容，因此，从当年开始，北京大学开始基于北京大学学生综合信息服务系统，致力于研究生奖助信息系统的建设。系统作为北京大学学生综合信息管理服务系统的子系统之一，经过三年的建设，于2010年5月正式上线。在系统设计和建设中，始终秉承“服务工作，优化流程”的理念，严格管理经费流向，明确记录奖助信息，逐渐优化发放程序。在信息服务系统的辅助下，北京大学营造了良好的制度环境和管理环境，系统建设推动了全方位、多层次的研究生奖助体系的建立和完善，研究生奖助工作几年来取得了很大进展，进而推进了研究生培养机制改革。
二、系统的设计结构
奖助系统与其他研究生管理系统的不同之处在于，基本上讲，它对于流程的控制较少。相反地，如培养过程、学位授予工作的中间环节需要审定的节点较多，各环节之间存在互相制约的情况。奖助信息系统最根本和关键的问题则是经费和奖助信息的准确记录和经费流向的严格控制。因此，系统在设计建设中充分考虑了需求的特点，并结合这些特点和工作需求设计了功能。學业奖学金管理系统根据管理工作流程主要分为研究生院和院系两个用户端，二者有不同的界面和功能划分。
1.研究生院用户端
系统分为经费管理、发放结余管理、学费信息维护、奖学金评定、奖学金发放与调整、延期研究生奖学金管理、提前毕业研究生奖学金管理、校长奖学金管理，同时还包括发放记录导出、以及学业奖学金信息查询。归纳起来主要有经费管理、奖学金管理（含奖学金评定管理和奖学金发放与调整）、信息查询等三大部分，其中奖学金管理中从奖学金涵盖的内容方面讲，还包括学业奖学金、提前毕业研究生和延期研究生的奖学金管理。下面将就系统的三项主要功能进行介绍，其如图所示。
（1）经费管理
培养机制改革的经费来源多样，“经费信息维护”用于记录各项研究生培养机制改革经费收入及相关财务基本信息，奖学金经费预算用于录入各院系各年度的奖学金基本经费预算；院系补充经费用于记录院系在学校预算外增加奖学金经费的情况；额外下拨经费用于记录学校在院系基本经费预算基础上对于特殊招生项目的额外拨款以及对院系的奖励拨款等；奖学金经费统计，可以统计出各年度在统计当日或年末时点全校经费支出金额、预算金额、账面余额等经费运行情况。奖学金发放结余管理用于分配各院系奖学金发放结余的经费，根据实际情况判断经费是否归院系使用抑或收归学校重新分配。学费管理模块主要用于标记研究生的学费标准、学校学费收入的分配标准等。
（2）奖学金管理
奖学金是目前数据量最大的一项工作，功能也最为复杂。奖学金管理包括奖学金评定、发放与调整。这也是日常奖学金管理中最重要的一些功能。奖学金管理从奖学金项目角度，又分为学业奖学金管理、延长期奖学金管理和提前毕业研究生奖学金管理等三个功能模块。
奖学金评定。奖学金的具体评定由院系完成，研究生院主要负责准备新生数据，将新生数据由研究生招生系统导入奖学金管理系统新生临时表，以供使用。然后，研究生院根据新生基本信息甄别出新生是否为研究生培养机制改革政策所涵盖，研究生所缴纳学费是否作为研究生培养机制改革经费来源，以及研究生是否具有奖学金评定资格。奖学金评定资格和学费分配方式的属性在研究生整个基本学习年限内都是保持不变的。院系评定奖学金结束后，研究生院对院系基本评定原则和奖学金经费是否超支进行审核。奖学金一经审核，院系即无权限再做修改，研究生院可以进行相关后续操作。为了处理在奖学金评定正常程序之后由复学、转学等学籍异动引起的奖学金评定，同时还设有新增奖学金评定功能。至此，在校生奖学金评定程序结束，新生奖学金评定后还须通过“新生奖学金信息入库”功能将所有新生奖学金数据由新生临时表转入在校生正式表。
奖学金发放。奖学金评定后进入发放过程。评定过程的时间要求很紧，往往都是在同一时段内完成；发放时间也是相对固定的，但由于出国、学籍异动、未按时注册等情况，奖学金的发放状态和发放余额总是处在不断调整中，需要日常维护，一学期也有多次补发奖学金。北大的学业奖学金先用来统一支付研究生的学费，这部分功能称为学费冲抵，反之还有撤销学费冲抵功能，均由研究生院操作。对于奖学金日常维护部分，可以调整奖学金等级、发放余额、发放状态（正常与停发）。与发放相关的功能方面，奖学金批量发放用于进行大批量的奖学金发放，对于因异常情况而错过正常批量发放者，进行补发处理。每次补发，可以选择进行对比的年月，系统自动按所选年月进行比对，对于在被比对年月无发放记录者进行发放。 对于发错或者多发者，其中生成系统发放记录但是财务部尚未实际转卡发放者，可以在系统内“撤销奖学金发放”；而对财务部已经发放者，可以生成财务扣费单，由学生持扣费单去财务部缴费，之后持回执“生成奖学金扣费明细”。一经生成明细，此笔退费即成功。
（3）查询功能
系统同时附有强大的查询和报表功能，包括预算经费信息查询、奖学金评定信息查询、奖学金发放信息查询，财务应缴学费名单查询、奖学金调整信息查询。查询和报表功能保证了日常信息的查询和统计需求，便于及时了解经费、奖学金运行情况，以及统计近些年奖学金相关的各类数据。
2.院系用户端
院系用户主要是指院系管理奖学金的教务老师等。院系用户功能较为简单，主要分为奖学金相关操作和查询两项功能。奖学金操作包括奖学金等级金额维护、奖学金评定和新生奖学金通知书打印三项功能。首先院系教务老师在奖学金等级金额维护中，录入本院系不同年度、各年级、不同研究生类别（硕士生、博士生）各奖学金等级所对应的金额，即制定奖学金标准。各学院可以根据经费和自身情况制定自身的奖学金设置方案。奖学金评定功能用于学院教务给每个享有奖学金评定资格的研究生个体标记某一年度的学业奖学金等级、金额信息。教务老师可以查看本院系按年度、年级、研究生类别不同研究生的奖学金经费情况，点击每条经费信息即可分别看到该部分研究生的名单，从而录入其奖学金信息。奖学金查询功能中包括奖学金经费预算信息查询、评定信息查询、发放信息查询三项功能。
三、系统的主要特点
1.分级管理，责权分明
北大的研究生奖助管理工作依托于“研究生院——院系”两个层级进行管理，同时又与研究生本人息息相关，因此奖助管理系统充分考虑到各个用户的需求，根据管理职责和特点对不同用户设计了各自的管理功能。院系用户维护本单位的学生信息，研究生院则对各院系总体情况进行管理。院系负责本单位研究生奖学金的评定，研究生院对各学院的总体经费使用情况进行审核。这里体现了分层管理的理念，既提高了工作效率，也增强了各方的责任心和积极性，保证了数据的准确性。在奖学金和经费的管理中，经费准确和使用安全是第一要务。
2.全过程管理，提高效率
奖助管理系统实现了研究生奖助金经费预算、奖学金评定资格和学费收入分配方式的标记、奖学金的评定、奖学金发放状态、金额的调整，奖学金发放和补发等功能。所有的功能都与实际管理紧密结合，实现了日常管理所需的所有功能，四年来，系统运行良好，大大提高了院系和研究生院的工作效率。
3.经费统管，收支明确
研究生培养机制改革，经费是调控各种资源、调动各方积极性的有力杠杆，為了保证经费的蓄水池有源源不绝的经费流入，北京大学在改革之初即颁布了《北京大学研究生奖助金资金来源和使用管理办法》，规定“研究生奖助金的主要资金来源是：国家财政拨款、学校专项经费、社会捐助、院系自筹经费和导师科研经费等”，其中院系自筹经费和导师科研经费是国家、学校拨款的有益补充，也是对院系、导师和研究生的激励。奖助系统详细记录各院系、各年度、各年级、各类别的研究生奖助金经费的预算额度，可自动计算各种经费的实际使用情况。明确了经费的使用情况和路径，激励了院系和导师使用经费提高本单位资助水平的目的，将奖助工作的调控作用、杠杆作用充分发挥出来。同时，系统实现了将年度经费结余滚动至下一年度的功能，有利于院系对各年度经费统筹使用，也提高了院系和导师针对院系实际情况制定奖助方案的积极性。
4.数据共享，信息联动
奖助系统与其他信息系统实现了数据共享。研究生奖助系统实现了与学校多个管理系统的信息共享，如研究生招生系统、培养信息管理系统、迎新系统、财务管理系统等。从工作的内在联系上，研究生奖助工作与研究生招生、培养、学位等多方面息息相关，学业奖学金的管理也涉及到研究生的学费、学籍状态、在校学习状态、导师等各项信息。因此信息共享能够极大地提高管理效率和保证数据管理的准确性。数据系统的信息共享也为研究生随时了解自己的各项相关信息提供了一个很好的平台。例如，奖助学金的发放与研究生的注册状态有关，对于未完成注册的研究生，奖助系统中会自动显示这些研究生的注册状态，奖助管理者即可调整其奖助金发放状态。这避免了纸质信息材料的传递，为电子化、无纸化办公打下了基础。
四、系统运行的积极效果
1.大大提高了工作效率
新系统的投入对研究生奖助管理工作具有重要意义。新系统以数据记录为核心，奖学金信息更加安全、透明、准确，工作流程趋于规范；系统以“服务工作”为理念，充分考虑了研究生院和院系教务老师的实际需求，设计灵活，可以处理特殊情况。系统在一定程度上缓解了教务老师的工作压力，提高了工作效率。
2.调动了各方的积极性
在系统的支持下，各院系奖学金发放节余可以在不同学年度内进行分配，因此各院系可以根据自身情况对几个年度的奖学金额度进行调整，提高了院系的积极性。奖学金的动态评定也增强了研究生的竞争意识和对学业、科研的热情和积极性。
3.促进了研究生管理的规范化
根据《北京大学研究生学籍管理实施细则》规定，“每学期开学时，研究生应当按学校规定的日期返校，持研究生学生证到学院（系、所、中心）办理注册手续。”但是，学生不按期办理注册手续的现象还比较多。研究生的奖助金根据研究生注册情况进行发放，对未按时注册者学校将暂停发放其奖助金直至其注册。同时，由于奖助系统实现了与学籍管理系统的联动，研究生的注册状态实时更新，因此研究生院可以根据最新的注册状态发放奖学金。研究生意识到注册状态对奖学金发放的直接影响，因此积极按规定注册，注册率显著提高。
4.保障了研究生培养机制改革各项新举措的顺利实施
实现了调控计划经费的管理。2007年实行培养机制改革后，博士生基本招生计划中的5%确定为调控招生计划，科研经费特别是国家重大课题经费充足的导师可以以科研经费申请调控招生计划。调控招生计划改变了多年不变的招生结构，既使研究生这一资源流向培养条件更为优越的学科、导师，又为研究生筹措了更多的奖助经费，实现了资源的流动和合理配置，也调整了导师、研究生与经费三者之间的关系。调控计划工作的最关键点就是经费的管理，而系统的功能设计上不仅可以记录调控招生计划的来源，还可以将其作为经费来源，直接转给学院，做到了经费管理的透明，保护了导师的积极性。 保障了各种资助方案的顺利实施。研究生培养机制改革试点工作以来，北京大学逐步建立和完善了“以学业奖学金和助研岗位为基础、以助教岗位和专项奖学金为补充、以调控招生计划为特点”的全方位、多层次、相互补充的研究生奖助体系。研究生奖助系统主要包含学业奖学金、助研津贴、助教津贴、调控计划和专项奖学金管理等五大模块。其中，学业奖学金管理模块，涵盖学业奖学金经费管理、奖学金评定、奖学金发放与调整、延期学生奖学金管理、信息查询、发放结余管理等近60个功能。学业奖学金、助教、助研、校长奖学金、延长期博士生奖学金等项目都在系统功能中得以实现，并且结合实际工作需要，部分项目管理实现了研究生院与院系两级管理。系统建设与项目实施紧密结合，为工作提供了极大便利，保证了项目的正常运行。
五、目前系统的局限性
1.功能有限
研究生奖助系统的其他功能模块仍在建设中，尚未上线。目前助教、助研、调控招生计划、专项奖学金等功能模块还没有建成，一部分工作还需要手工完成。工作效率尚需进一步提高。
2.未开通学生功能
目前，所有功能均只在学校、院系层面，没有开通给研究生。系统下一阶段的建设应该将一些基本信息向研究生开放，使研究生可以查询到自己每一学年度的奖学金评定、发放、交费信息和奖学金发放记录等。
3.尚未做到与校内其他资助的信息共享
目前，研究生获得资助的途径是多渠道的，如教育基金会、学生工作部、学生资助中心等等，所有信息并未得到整合。因此，今后应将所有资助信息都录入、存储在同一个信息平台上，增强信息共享，这也将有利于奖助资源更为公平的分配。
六、若干建议
1.奖助管理工作应以奖助信息系统建设为先
奖助管理工作在研究生教育中，管理过程中涉及的信息量大、数据庞杂，奖学金经费动辄过亿，关系到研究生、导师和院系多方的切身利益，不容出错。因此，为了将研究生奖助工作做好，建设功能强大的奖助信息系统是第一步，这是奖助工作顺利运行的基本保障。
2.奖助信息管理系统建设应以工作为先、以人为本
奖助系统的建设只是北京大学信息系统建设的一个组成部分，奖助系统以至于其他系统的建设都要本著“工作为先、以人为本、协同发展”的思路。所谓“以工作为先、以人为本”，即系统建设要服务于工作、服务于此项工作的相关人员，并要根据工作和管理人员需求的变化而不断修改和调整。这就要求在系统建设过程中要培养一支业务能力强、信息化水平高的人才队伍[2]，在系统的使用和日常维护中发挥作用。
3.增强高校研究生信息系统建设的全局观
研究生系统建设要有全局观，根据学校需要对于亟需建设的信息系统做全局规划和优先级排序，优先建设影响面广、与其他系统联系较为密切的系统，实现信息资源共享，充分发挥信息系统的效用，达到1 1>2的效果。例如，学科系统、导师系统、招生系统、学位系统、奖助系统、培养系统，这些系统之间存在着千丝万缕的联系，在系统建设中考虑到这些联系，才能做到资源共享、事半功倍。
北京大学正在创建世界一流大学，中国研究生教育正处在从教育大国向教育强国的转变阶段，在这样的大背景下，高校要将信息系统建设放在高校信息化工作的重要位置，优先发展，软件与硬件共同发展，助力研究生教育改革与创新。
参考文献：
[1]赵国栋，黄永中.关于中国高等教育信息化发展状况的调查与分析[J].中国远程教育，2005，8（上）：46.
[2]史敏.对高校信息化建设的思考[J].中国高教研究，2005（2）：79.
[3]沈锡臣，陈怀楚.高校信息化建设标准规范[J].清华大学学报（自然科学版），2003，43（4）：529-531，536.
（编辑：杨馥红）