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摘要:教学秘书是高校教学管理系统中的重要组成部分,在教学管理工作中发挥着举足轻重的作用。本文阐述了新时期高校教学秘书的工作职能,并就对教学秘书的素质要求进行了探讨。
关键词:教学秘书;教学管理;职能;素质
教学秘书工作是高校教学管理工作的一个重要环节,在学校与院系之间、教师与学生之间起着桥梁与纽带的作用。随着高等教育改革的不断深化,大力提高教学质量、培养高素质的优秀人才越来越成为高等教育的重中之重,教学秘书作为教学管理队伍中的骨干力量,随之面临着更大的挑战,其职能结构发生的相应变化,也对其素质和能力提出了更高的要求。
一、教学秘书在教学管理中的职能
教学秘书工作贯穿于教学管理的全过程,它各项职能发挥的好坏,将对院系的教学活动产生直接的影响。因此,明确教学秘书的各项职能,对高校的教学管理具有重要意义。
(一)管理职能。
教学秘书的最基本职能就是从事日常的教学管理,维持正常的教学秩序,保证教学活动有条不紊地进行,其工作范围涉及到学院教学工作的各个方面。第一,执行教学计划,落实教学任务。教学秘书要严格遵照教学计划要求,认真落实每学期的教学任务,保证教学工作的井然有序。第二,学籍管理。教学秘书要严格按照学校的有关政策和规定,把好质量关,不能出现任何差错。第三,考务管理。考试是检验教师教学效果和学生学习情况的必要手段。做好考务工作对保证考试的正常进行起着尤为重要的作用。第四,档案管理。教学秘书需要对这些资料及时进行收集、整理、存档,以确保教学档案的时间性、正确性和完整性。
(二)沟通与协调职能。
教学秘书身处教学进程和信息转换的中枢位置,因此他承担着沟通和协调各种教学管理关系的重任。首先,要协调好教务处与院系之间的关系,严格执行小小的各项教学管理制度,实现教学管理的规范化。第二,要处理好院系与教研室之间的关系,要把学校的教学指令与本院实际相结合,落实好各项教学任务。第三,要协调好教师与学生之间的关系,沟通课堂教与学双方的信息,为教学创造一个良好的师生环境。此外,还有与学校各职能部门之间的关系以及教研室、实验室之间的关系等。由此可见,教学秘书是学员对外交流、协调关系的桥梁,是承上启下、沟通左右、联系内外的枢纽。对于建立稳定、和谐的教学环境,起着不可替代的沟通和协调作用。
(三)参谋与协助职能。
随着高校管理体制改革的不断深入,学院二级管理体制初步形成。学院可根据自己专业的特点,制订切实可行的具体措施,保证学校规章制度、政策条文的落实。由于学院的管理自主权的扩大,加重了教学秘书的参谋与协助职能。高校主管教学的院系领导通常都属于“双肩挑”的人员,他们不仅要承担繁重的教学与科研任务,还要承担院系教学管理的重任,因此对教学管理工作,领导不可能事必躬亲,这就需要教学秘书做好院系领导的助手和参谋,协助领导组织教学、管理教学,负责将各项管理制度具体落实,保证教学工作的正常进行。同时,还要将教务处的各类教学信息,教研室、实验室的工作情况,教学计划在执行过程中所反映出来的问题,学生对教学工作的意见与建议及时地加以收集、归纳、整理,为领导作出正确决策提供参考依据。
(四)服务职能。
管理就是服务,教学秘书工作的宗旨就是为教学服务、为教师服务、为学生服务,这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教师是教学工作的主导力量,学生是教学活动的能动主体,是教学质量的直接体现者。热爱管理工作,就要热爱工作的服务对象,将工作的立足点与出发点建立在真心诚意服务的基础上。急教师之所急,解学生之所难,任劳任怨,全心全意为师生服务。
(五)检查与监督职能。
教学管理的最终目的是提高教学质量。教学秘书作为教学管理人员要树立正确全面的质量观。经常深入课堂,检查监督教学环节的落实情况,配合学院领导关注各专业的课程教学质量,检查教师教学进度的实施情况;协助学院领导做好期初、期中教学检查及总结工作,发现问题及时解决;经常召开教师、学生座谈会,了解教学过程中的问题及意见;及时反馈给学院领导,以便领导准确掌握学院的教学动态并采取必要的措施,确保教学工作正常有序地进行,教学质量稳步提升。
二、教学秘书应具备的基本素质
(一)良好的政治思想素质。
思想是行动的先导,政治思想素质是教学秘书素质的核心,是衡量教学秘书是否合格的首要标准,是其做好管理工作的基本保证。良好的政治思想素质表现为:1.要具备一定的政治理论水平,用无产阶级理论中的教育观念武装自己的头脑,掌握辩证唯物主义思维方法,正确理解和把握党和国家的教育方针和各项政策,以指导自己的实际工作,严格教学管理,深化教学改革,最终保障和提高人才培养质量。2.要具有高尚的职业道德。教学秘书工作范围广,内容多、责任大,面对繁杂的事务性工作,教学秘书应具有强烈的事业心和责任感 ,爱岗敬业,全心全意为教学工作提供优质服务。3.要具备良好的工作作风。实事求是、认真细致、谦虚谨慎的工作作风是教学秘书具有统筹全局能力的保证。
(二)健康的心理素质。
从事教学秘书工作必须具有健康的心理素质。一方面,教学秘书处于学校行政管理的基层位置,既没有党政机关人员的身份和地位,也不如教师、科研人员工作有主动性,这就要求教学秘书加强自身修养,克服名利思想,要有公而忘私、全心全意为教学服务的精神;另一方面,教学秘书在领导之间、领导与教师之间、教师与学生之间工作,经常会遇到各种困难,有时还要蒙受难以说清的误解或冤屈,没有甘为“公仆”、任劳任怨的心理品质,是干不好这行工作的。因此,教学秘书要培养积极向上的精神,加强情绪修养,克服不良情绪对工作的消极影响,顾全大局,是自己始终能以一个良好的心态投入到工作中去。
(三)过硬的专业素质。
专业素质包括两方面:专业知识素质与工作能力素质。
1.专业知识素质。
作为高校教学秘书,服务对象多为学识渊博的专家学者,对于自身知识结构的要求就应更高。首先,要掌握本专业各门学科的基本知识、结构体系,了解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联系,熟悉教学过程、教学规律和教学环节,这样才能协助院领导及时解决教学中出现的问题,当好领导的助手和参谋。其次,要认真学习秘书业务知识,包括秘书学、行政管理学、教育心理学、公共关系学、应用文写作、档案管理知识等。以便指导工作实践,更好地为教学管理工作服务。
2.工作能力素质。
教学秘书作为学院领导的参谋和助手,要将自己的聪明才智融进领导的决策之中,这就需要教学秘书要具备较强的工作能力。
(1)统筹管理能力。教学秘书要熟悉各学年各学期各时段的常规性事务,根据工作的轻重缓急,联系学院和学校的整体关系,有计划、有条理地妥善安排好各项工作。
(2)沟通协调能力。善于调动各方面的积极性,要把学校的方针政策、教学任务、教学计划贯彻到教师和学生中去,同时又要随时了解教学动态,反应给学校教学管理部门,并协助院领导做好协调的工作,保证教学过程各阶段任务的顺利完成。
(3)团结协作能力。教学秘书经常与教务处人员、学院领导、教师和学生打交道,因此,在工作中处理问题时要从大局出发,多角度考虑,妥善处理好交办的任务。
(4)语言及文字表达能力。在实际工作中,教学秘书的工作范畴涉及到向上级领导请示、报告、提供教学动态信息以及向教师、学生传达上级指示、通知等内容;同时,教学秘书还经常需要进行各种文件、信函、材料的撰写,因此,语言及文字表达能力对于教学秘书来说是必不可少的,是做一个合格教学秘书的基本要求。
(5)现代化管理技能。能熟练地使用各种办公自动化工具也是教学秘书必备条件之一。
(6)开拓创新能力。教学秘书要关注并收集国内外高校相关专业设置的改革信息、社会对人才的需求信息以及教学管理的新措施等,要站在专业发展的制高点,扩展视野、摄入探索、大胆实践,并在适当时机提出关于教学管理的意见或建议,为领导的决策提供科学依据。
参考文献:
[1]刘翠玉,陈克农.高校教学秘书刍议.高教论坛,2005(2).
[2]朱昳华,丁天红.浅谈如何做好教学秘书工作.科技情报开发与经济,2005,第15卷(7).
[3]张晓璐.论高校系级教学秘书的角色定位与能力修养.湖南人文科技学院学报,2006(1).
[4]赵金艳.浅论高校院系教学秘书的职能与素质要求.职业教育研究,2005(9).
[5]叶曙平.论高校教学秘书应具备的几种基本素质.湖北师范学院学报(自然科学版),2001,第21卷(4).
编辑/张铁辉
关键词:教学秘书;教学管理;职能;素质
教学秘书工作是高校教学管理工作的一个重要环节,在学校与院系之间、教师与学生之间起着桥梁与纽带的作用。随着高等教育改革的不断深化,大力提高教学质量、培养高素质的优秀人才越来越成为高等教育的重中之重,教学秘书作为教学管理队伍中的骨干力量,随之面临着更大的挑战,其职能结构发生的相应变化,也对其素质和能力提出了更高的要求。
一、教学秘书在教学管理中的职能
教学秘书工作贯穿于教学管理的全过程,它各项职能发挥的好坏,将对院系的教学活动产生直接的影响。因此,明确教学秘书的各项职能,对高校的教学管理具有重要意义。
(一)管理职能。
教学秘书的最基本职能就是从事日常的教学管理,维持正常的教学秩序,保证教学活动有条不紊地进行,其工作范围涉及到学院教学工作的各个方面。第一,执行教学计划,落实教学任务。教学秘书要严格遵照教学计划要求,认真落实每学期的教学任务,保证教学工作的井然有序。第二,学籍管理。教学秘书要严格按照学校的有关政策和规定,把好质量关,不能出现任何差错。第三,考务管理。考试是检验教师教学效果和学生学习情况的必要手段。做好考务工作对保证考试的正常进行起着尤为重要的作用。第四,档案管理。教学秘书需要对这些资料及时进行收集、整理、存档,以确保教学档案的时间性、正确性和完整性。
(二)沟通与协调职能。
教学秘书身处教学进程和信息转换的中枢位置,因此他承担着沟通和协调各种教学管理关系的重任。首先,要协调好教务处与院系之间的关系,严格执行小小的各项教学管理制度,实现教学管理的规范化。第二,要处理好院系与教研室之间的关系,要把学校的教学指令与本院实际相结合,落实好各项教学任务。第三,要协调好教师与学生之间的关系,沟通课堂教与学双方的信息,为教学创造一个良好的师生环境。此外,还有与学校各职能部门之间的关系以及教研室、实验室之间的关系等。由此可见,教学秘书是学员对外交流、协调关系的桥梁,是承上启下、沟通左右、联系内外的枢纽。对于建立稳定、和谐的教学环境,起着不可替代的沟通和协调作用。
(三)参谋与协助职能。
随着高校管理体制改革的不断深入,学院二级管理体制初步形成。学院可根据自己专业的特点,制订切实可行的具体措施,保证学校规章制度、政策条文的落实。由于学院的管理自主权的扩大,加重了教学秘书的参谋与协助职能。高校主管教学的院系领导通常都属于“双肩挑”的人员,他们不仅要承担繁重的教学与科研任务,还要承担院系教学管理的重任,因此对教学管理工作,领导不可能事必躬亲,这就需要教学秘书做好院系领导的助手和参谋,协助领导组织教学、管理教学,负责将各项管理制度具体落实,保证教学工作的正常进行。同时,还要将教务处的各类教学信息,教研室、实验室的工作情况,教学计划在执行过程中所反映出来的问题,学生对教学工作的意见与建议及时地加以收集、归纳、整理,为领导作出正确决策提供参考依据。
(四)服务职能。
管理就是服务,教学秘书工作的宗旨就是为教学服务、为教师服务、为学生服务,这是教学秘书一切工作的出发点和归宿。教师是教学工作的主导力量,学生是教学活动的能动主体,是教学质量的直接体现者。热爱管理工作,就要热爱工作的服务对象,将工作的立足点与出发点建立在真心诚意服务的基础上。急教师之所急,解学生之所难,任劳任怨,全心全意为师生服务。
(五)检查与监督职能。
教学管理的最终目的是提高教学质量。教学秘书作为教学管理人员要树立正确全面的质量观。经常深入课堂,检查监督教学环节的落实情况,配合学院领导关注各专业的课程教学质量,检查教师教学进度的实施情况;协助学院领导做好期初、期中教学检查及总结工作,发现问题及时解决;经常召开教师、学生座谈会,了解教学过程中的问题及意见;及时反馈给学院领导,以便领导准确掌握学院的教学动态并采取必要的措施,确保教学工作正常有序地进行,教学质量稳步提升。
二、教学秘书应具备的基本素质
(一)良好的政治思想素质。
思想是行动的先导,政治思想素质是教学秘书素质的核心,是衡量教学秘书是否合格的首要标准,是其做好管理工作的基本保证。良好的政治思想素质表现为:1.要具备一定的政治理论水平,用无产阶级理论中的教育观念武装自己的头脑,掌握辩证唯物主义思维方法,正确理解和把握党和国家的教育方针和各项政策,以指导自己的实际工作,严格教学管理,深化教学改革,最终保障和提高人才培养质量。2.要具有高尚的职业道德。教学秘书工作范围广,内容多、责任大,面对繁杂的事务性工作,教学秘书应具有强烈的事业心和责任感 ,爱岗敬业,全心全意为教学工作提供优质服务。3.要具备良好的工作作风。实事求是、认真细致、谦虚谨慎的工作作风是教学秘书具有统筹全局能力的保证。
(二)健康的心理素质。
从事教学秘书工作必须具有健康的心理素质。一方面,教学秘书处于学校行政管理的基层位置,既没有党政机关人员的身份和地位,也不如教师、科研人员工作有主动性,这就要求教学秘书加强自身修养,克服名利思想,要有公而忘私、全心全意为教学服务的精神;另一方面,教学秘书在领导之间、领导与教师之间、教师与学生之间工作,经常会遇到各种困难,有时还要蒙受难以说清的误解或冤屈,没有甘为“公仆”、任劳任怨的心理品质,是干不好这行工作的。因此,教学秘书要培养积极向上的精神,加强情绪修养,克服不良情绪对工作的消极影响,顾全大局,是自己始终能以一个良好的心态投入到工作中去。
(三)过硬的专业素质。
专业素质包括两方面:专业知识素质与工作能力素质。
1.专业知识素质。
作为高校教学秘书,服务对象多为学识渊博的专家学者,对于自身知识结构的要求就应更高。首先,要掌握本专业各门学科的基本知识、结构体系,了解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联系,熟悉教学过程、教学规律和教学环节,这样才能协助院领导及时解决教学中出现的问题,当好领导的助手和参谋。其次,要认真学习秘书业务知识,包括秘书学、行政管理学、教育心理学、公共关系学、应用文写作、档案管理知识等。以便指导工作实践,更好地为教学管理工作服务。
2.工作能力素质。
教学秘书作为学院领导的参谋和助手,要将自己的聪明才智融进领导的决策之中,这就需要教学秘书要具备较强的工作能力。
(1)统筹管理能力。教学秘书要熟悉各学年各学期各时段的常规性事务,根据工作的轻重缓急,联系学院和学校的整体关系,有计划、有条理地妥善安排好各项工作。
(2)沟通协调能力。善于调动各方面的积极性,要把学校的方针政策、教学任务、教学计划贯彻到教师和学生中去,同时又要随时了解教学动态,反应给学校教学管理部门,并协助院领导做好协调的工作,保证教学过程各阶段任务的顺利完成。
(3)团结协作能力。教学秘书经常与教务处人员、学院领导、教师和学生打交道,因此,在工作中处理问题时要从大局出发,多角度考虑,妥善处理好交办的任务。
(4)语言及文字表达能力。在实际工作中,教学秘书的工作范畴涉及到向上级领导请示、报告、提供教学动态信息以及向教师、学生传达上级指示、通知等内容;同时,教学秘书还经常需要进行各种文件、信函、材料的撰写,因此,语言及文字表达能力对于教学秘书来说是必不可少的,是做一个合格教学秘书的基本要求。
(5)现代化管理技能。能熟练地使用各种办公自动化工具也是教学秘书必备条件之一。
(6)开拓创新能力。教学秘书要关注并收集国内外高校相关专业设置的改革信息、社会对人才的需求信息以及教学管理的新措施等,要站在专业发展的制高点,扩展视野、摄入探索、大胆实践,并在适当时机提出关于教学管理的意见或建议,为领导的决策提供科学依据。
参考文献:
[1]刘翠玉,陈克农.高校教学秘书刍议.高教论坛,2005(2).
[2]朱昳华,丁天红.浅谈如何做好教学秘书工作.科技情报开发与经济,2005,第15卷(7).
[3]张晓璐.论高校系级教学秘书的角色定位与能力修养.湖南人文科技学院学报,2006(1).
[4]赵金艳.浅论高校院系教学秘书的职能与素质要求.职业教育研究,2005(9).
[5]叶曙平.论高校教学秘书应具备的几种基本素质.湖北师范学院学报(自然科学版),2001,第21卷(4).
编辑/张铁辉