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[摘 要]本文从一个档案利用典型案例入手，剖析了档案在编研中发挥的不可替代的作用的原因，通过分析总结经验，指出在实际档案利用中还存在一些问题，将影响到档案价值的更好发挥。对此，本文针对性地提出了应对措施，防止因档案工作自身原因导致档案利用效果打折扣，以满足和适应更多的档案利用者的利用需求，最大限度地发挥档案的价值。
[关键词]档案利用 收集 档案利用 价值
中图分类号：TU71 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）39-0332-01
一、档案利用案例
2016年7月，在神华集团公司党组的推动下，为加强党的建设，全面推进从严治党，神东煤公司开展了《神华集团党建史（神东篇）》编纂工作。根据编纂工作需要，档案室承担前期资料收集提供工作，提供了公司自1984年成立以来至2016年，神东矿区开发建设过程中涉及到企业的重大决策、重点工作、重要活动中的党、政文件，包括职务任免、组织机构设立（撤销和合并）、会议决议、会议纪要，党和国家领导人及各部位领导来神东矿区视察报道、重要讲话和指示，领导题词和珍贵照片，还有公司编写的各个时期的志书，如《神府精煤公司志》、《东胜精煤公司志》，公司老领导撰写的回忆录，如《神府煤田开发记忆》、《十佳群谱》等和企业宣传刊物等图书资料。为期9个多月的编写过程中，档案室为编辑人员展开了上百次档案查阅，遍阅30多年、涵盖原神府精煤公司、原东胜精煤公司、原神东煤炭公司等五个公司的档案资料共计4082卷件，全部提供下载的档案扫描件，内容接近20G。这些档案资料连贯翔实，可信度高，且具有权威性，有极强的史料参考价值，是编史工作的重要信息来源和主要文献参考依据，极大地丰富了编写素材，提高了党史编纂工作的准确度。
二、档案在编研中的价值评价和经验总结：
《神华集团党建史（神东篇）》编纂工作按期圆满完成，一经出版，便受到了业内人士的广泛好评，也得到了集团公司的高度认可，其中，档案的作用功不可没。档案人员从这个集中利用档案的典型案例中，也能够及时总结出一系列档案管理的经验，借此机会，与大家一起交流探讨。
（一）公司管理水平整体较高
公司成立初期，甚至前期就产生了大量神东矿区建设初期的立项、国家部委的批复等档案资料，这些信息都能在档案中完整的记录和保留着，这就表明公司成立之初，就从内部建设需要出发，提出了档案收集、归档的要求，并设立了档案机构，配备有专门的档案人员从事档案管理工作；从制度和组织层面保证了档案工作的稳步开展，为以后规范档案管理、建立健全档案管理制度奠定了基础。
（二）档案管理水平整体较高
此次档案利用工作，时间跨度长（30多年），涵盖范围广（五个大公司），其中还涉及两次重要的公司整合、组织机构重组和撤销，重要事件和重要会议时间节点要求精确无误，信息量浩大而繁杂，可以说，档案查找难度非常大，所幸的是，所需的绝大多数档案资料能够有效地提供。当然，这与档案部门的高效管理密不可分，首先，档案馆藏丰富，基本上涵盖了公司所有类别的档案，载体也相对多样化，相互配合使用，满足了多角度、全方位的檔案利用需求；其次，档案管理制度健全，能够根据公司各个时期发展的需要，制定与此相适应的档案管理制度和办法，确保档案的收集齐全，应归档的档案资料全部移交，分类明确，整理规范，合理利用，促进公司各项工作的顺利开展；再次，管理规范，能够遵循相关档案管理办法和制度来执行，做到了档案收集齐全、完整，整理规范，排列有序，妥善保管。
（三）档案信息化建设的推广应用，提高了档案利用效率
本次档案利用，全部采用数字化档案管理系统进行检索，所有档案资料均提供电子扫描版（原件扫描件），可以说全程实现了数字化，基本上杜绝了纸质档案的调阅和复印，操作简单方便，有效地提高了档案利用效率。这种高效的档案利用方式，得益于档案室数字化程度高，主要从两方面来体现：其一为检索方式：数字化档案管理系统的应用，使得档案室的所有文书档案全部实现了数字化，通过题名、文件号、责任者和发文日期等关键词进行检索；或者在掌握文件信息不精确的前提下，通过全文检索，进行模糊查询，对整个系统内的文书档案实行全部检索，能够迅速地查到结果，根据与提供检索关键信息的精确度，排列出相似或相近的检索条目，简单高效。系统内挂接了原文，检索结果实现了在线阅览和下载功能，利用非常方便。其二，系统内挂接的所有全文，均经过OCR技术处理，对存储的PDF文件可以实现文档编辑功能。利用者只需要将有用的段落或者文字信息通过复制、粘贴，就可以直接在文档里面使用，省去了从繁冗的文件中筛选和文档码字的工作量，大大地节约了利用的时间，提高了编写效率。
（四）档案员扎实的专业素质
本次档案利用周期较长，查找工作量大，根据编写工作进度，随时需要资料补充，工作时间具有不确定性，对负责档案提供利用的档案人员要求也极高。这就要求对接的档案员敬业负责，精通业务，才能出色的完成任务。首先要热爱档案工作；其次必须了解公司历史和组织的变迁情况，才能第一时间判断档案的全宗归属；第三要熟悉馆藏和各类馆藏档案的分类以及排列；最后，熟练地应用档案管理软件，能够很娴熟地掌握各类检索工具，准确高效地检索到所需结果，下载原文，在线传阅，提高工作效率。
三、此次档案提供利用工作虽然取得了很好的利用效果，但是，在利用过程中仍发现存在不少问题，值得思考，主要体现在下面几个方面：
（一）档案的收集范围不够齐全和完整，不少重要的一手资料、特殊载体档案散落在个人手中。
（二）个别档案整理不够科学规范，比如文件的附件收集不齐全，传统方式整理的文书档案组卷缺少整体性，个别文件有遗漏。
（三）档案人员配备不够精良，缺少专业性和全能型档案人才。
（四）开放利用信息化程度不高，对用户的使用权限开放有限，网上办公流程还未能普遍推广应用，档案利用还是以到现场利用为主。
（五）档案宣传不到位，主动提供利用档案少，针对性的编研成果不够丰富，不能满足潜在利用者的需求，档案的价值不能得到充分的发挥。
四、上述问题的存在，一定程度上制约了档案工作的发展，也影响了档案利用服务水平的提升，为了全面提升档案管理水平，满足更多利用者的利用需求，最大限度的发挥档案的价值，更好地为公司各项事业服务，提出如下应对措施：
（一）根据公司业务发展，适时调整档案收集范围表，将年鉴、个人传记、报刊、画册等纳入接收范围；制定档案资料个人征集、捐赠管理办法，加大收集力度，定期向企业职工开展档案征集、捐赠活动，在一定范围内进行有偿征集，从源头上抓收集，确保档案收集齐全，丰富档案馆藏。
（二）提高档案整理的规范性，认真做好鉴定、整理工作，注重细节，提高档案整理质量。
（三）新员工招聘选用专业对口人才，上手快，而且专业性较强；注重专业技术培训，培养全面综合型人才，以适应新时期的档案工作需要。
（四）推进档案数字化建设。依托数字档案管理系统，推行线上线下一体化管理，建立“档案信息区域共享平台”，让档案利用者通过网上借阅平台，完成借阅手续审核，就地就近查找所需档案资料，实现档案信息资源共享。
（五）强化档案资源建设，不断创新服务理念，拓展服务功能，加强档案信息开发利用，最大限度地满足企业和职工对档案的利用需求，做好档案利用服务。
作者简介
李苗，1983年出生，毕业于山东大学历史文化学院档案管理专业，从事企业档案管理工作。工作单位：神华神东煤炭集团公司 单位所在地：陕西省榆林市大柳塔镇 邮编719315。
[关键词]档案利用 收集 档案利用 价值
中图分类号：TU71 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）39-0332-01
一、档案利用案例
2016年7月，在神华集团公司党组的推动下，为加强党的建设，全面推进从严治党，神东煤公司开展了《神华集团党建史（神东篇）》编纂工作。根据编纂工作需要，档案室承担前期资料收集提供工作，提供了公司自1984年成立以来至2016年，神东矿区开发建设过程中涉及到企业的重大决策、重点工作、重要活动中的党、政文件，包括职务任免、组织机构设立（撤销和合并）、会议决议、会议纪要，党和国家领导人及各部位领导来神东矿区视察报道、重要讲话和指示，领导题词和珍贵照片，还有公司编写的各个时期的志书，如《神府精煤公司志》、《东胜精煤公司志》，公司老领导撰写的回忆录，如《神府煤田开发记忆》、《十佳群谱》等和企业宣传刊物等图书资料。为期9个多月的编写过程中，档案室为编辑人员展开了上百次档案查阅，遍阅30多年、涵盖原神府精煤公司、原东胜精煤公司、原神东煤炭公司等五个公司的档案资料共计4082卷件，全部提供下载的档案扫描件，内容接近20G。这些档案资料连贯翔实，可信度高，且具有权威性，有极强的史料参考价值，是编史工作的重要信息来源和主要文献参考依据，极大地丰富了编写素材，提高了党史编纂工作的准确度。
二、档案在编研中的价值评价和经验总结：
《神华集团党建史（神东篇）》编纂工作按期圆满完成，一经出版，便受到了业内人士的广泛好评，也得到了集团公司的高度认可，其中，档案的作用功不可没。档案人员从这个集中利用档案的典型案例中，也能够及时总结出一系列档案管理的经验，借此机会，与大家一起交流探讨。
（一）公司管理水平整体较高
公司成立初期，甚至前期就产生了大量神东矿区建设初期的立项、国家部委的批复等档案资料，这些信息都能在档案中完整的记录和保留着，这就表明公司成立之初，就从内部建设需要出发，提出了档案收集、归档的要求，并设立了档案机构，配备有专门的档案人员从事档案管理工作；从制度和组织层面保证了档案工作的稳步开展，为以后规范档案管理、建立健全档案管理制度奠定了基础。
（二）档案管理水平整体较高
此次档案利用工作，时间跨度长（30多年），涵盖范围广（五个大公司），其中还涉及两次重要的公司整合、组织机构重组和撤销，重要事件和重要会议时间节点要求精确无误，信息量浩大而繁杂，可以说，档案查找难度非常大，所幸的是，所需的绝大多数档案资料能够有效地提供。当然，这与档案部门的高效管理密不可分，首先，档案馆藏丰富，基本上涵盖了公司所有类别的档案，载体也相对多样化，相互配合使用，满足了多角度、全方位的檔案利用需求；其次，档案管理制度健全，能够根据公司各个时期发展的需要，制定与此相适应的档案管理制度和办法，确保档案的收集齐全，应归档的档案资料全部移交，分类明确，整理规范，合理利用，促进公司各项工作的顺利开展；再次，管理规范，能够遵循相关档案管理办法和制度来执行，做到了档案收集齐全、完整，整理规范，排列有序，妥善保管。
（三）档案信息化建设的推广应用，提高了档案利用效率
本次档案利用，全部采用数字化档案管理系统进行检索，所有档案资料均提供电子扫描版（原件扫描件），可以说全程实现了数字化，基本上杜绝了纸质档案的调阅和复印，操作简单方便，有效地提高了档案利用效率。这种高效的档案利用方式，得益于档案室数字化程度高，主要从两方面来体现：其一为检索方式：数字化档案管理系统的应用，使得档案室的所有文书档案全部实现了数字化，通过题名、文件号、责任者和发文日期等关键词进行检索；或者在掌握文件信息不精确的前提下，通过全文检索，进行模糊查询，对整个系统内的文书档案实行全部检索，能够迅速地查到结果，根据与提供检索关键信息的精确度，排列出相似或相近的检索条目，简单高效。系统内挂接了原文，检索结果实现了在线阅览和下载功能，利用非常方便。其二，系统内挂接的所有全文，均经过OCR技术处理，对存储的PDF文件可以实现文档编辑功能。利用者只需要将有用的段落或者文字信息通过复制、粘贴，就可以直接在文档里面使用，省去了从繁冗的文件中筛选和文档码字的工作量，大大地节约了利用的时间，提高了编写效率。
（四）档案员扎实的专业素质
本次档案利用周期较长，查找工作量大，根据编写工作进度，随时需要资料补充，工作时间具有不确定性，对负责档案提供利用的档案人员要求也极高。这就要求对接的档案员敬业负责，精通业务，才能出色的完成任务。首先要热爱档案工作；其次必须了解公司历史和组织的变迁情况，才能第一时间判断档案的全宗归属；第三要熟悉馆藏和各类馆藏档案的分类以及排列；最后，熟练地应用档案管理软件，能够很娴熟地掌握各类检索工具，准确高效地检索到所需结果，下载原文，在线传阅，提高工作效率。
三、此次档案提供利用工作虽然取得了很好的利用效果，但是，在利用过程中仍发现存在不少问题，值得思考，主要体现在下面几个方面：
（一）档案的收集范围不够齐全和完整，不少重要的一手资料、特殊载体档案散落在个人手中。
（二）个别档案整理不够科学规范，比如文件的附件收集不齐全，传统方式整理的文书档案组卷缺少整体性，个别文件有遗漏。
（三）档案人员配备不够精良，缺少专业性和全能型档案人才。
（四）开放利用信息化程度不高，对用户的使用权限开放有限，网上办公流程还未能普遍推广应用，档案利用还是以到现场利用为主。
（五）档案宣传不到位，主动提供利用档案少，针对性的编研成果不够丰富，不能满足潜在利用者的需求，档案的价值不能得到充分的发挥。
四、上述问题的存在，一定程度上制约了档案工作的发展，也影响了档案利用服务水平的提升，为了全面提升档案管理水平，满足更多利用者的利用需求，最大限度的发挥档案的价值，更好地为公司各项事业服务，提出如下应对措施：
（一）根据公司业务发展，适时调整档案收集范围表，将年鉴、个人传记、报刊、画册等纳入接收范围；制定档案资料个人征集、捐赠管理办法，加大收集力度，定期向企业职工开展档案征集、捐赠活动，在一定范围内进行有偿征集，从源头上抓收集，确保档案收集齐全，丰富档案馆藏。
（二）提高档案整理的规范性，认真做好鉴定、整理工作，注重细节，提高档案整理质量。
（三）新员工招聘选用专业对口人才，上手快，而且专业性较强；注重专业技术培训，培养全面综合型人才，以适应新时期的档案工作需要。
（四）推进档案数字化建设。依托数字档案管理系统，推行线上线下一体化管理，建立“档案信息区域共享平台”，让档案利用者通过网上借阅平台，完成借阅手续审核，就地就近查找所需档案资料，实现档案信息资源共享。
（五）强化档案资源建设，不断创新服务理念，拓展服务功能，加强档案信息开发利用，最大限度地满足企业和职工对档案的利用需求，做好档案利用服务。
作者简介
李苗，1983年出生，毕业于山东大学历史文化学院档案管理专业，从事企业档案管理工作。工作单位：神华神东煤炭集团公司 单位所在地：陕西省榆林市大柳塔镇 邮编719315。