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当今社会，科技水平和办公自动化程度越来越高，电子文件在一些部门和单位使用的数量越来越多、范围越来越广，有的部门已经出现以电子文件完全取代纸质文件的趋势，如文件的底稿以电子文件形成，文件的签发使用电子流程，文件的发送使用电子邮箱，等等。但是，目前大部分单位对电子文件的认识还不够全面，相当一部分人认为电子文件用完后保存在电脑或光盘中就可以了，这就使得一些具有保存价值的电子文件面临无法复原的危险。因此，将传统管理方法与现代化管理方法相辅，将电子文件与纸质文件相结合，纸质档案与电子档案并存是今后很长一段时期应当做的。
一、电子档案与纸质档案并存管理的现状及原因
1.纸质档案与电子档案互不兼容，简单并存
目前各地区、各机关企事业单位中均形成电子和纸质两种文件，对于纸质文件按照传统的做法将其依据保存价值归档保存，使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份。对于电子文件，大多数单位仅限于光盘、硬盘存储，没有按照相应标准进行归档保管。尤其县市级机关单位多数是进行了计算机检索和简单的存储、打印目录等，管理不规范。
2.对电子文件重要性认识不足，存档内容单一
多数使用办公自动化网络系统的单位，对电子文件没有进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在硬盘内。这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成灾，甚至一些单位的电子文件处于自生自灭状态。未使用办公自动化网络系统的单位，用计算机进行办公和事务性管理，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。还有一些电子文件形成部门不懂档案管理知识，档案管理部门无法介入电子文件形成过程，对电子文件的收集、整理、归档仅限于对每年的计划、总结、汇报等年年都有的材料存储到硬盘，因此提高对电子档案的认识势在必行。
二、电子档案与纸质档案长期并存是趋势
所谓电子档案与纸质档案并存，就是指在同一个档案室内，归档的同一种档案信息内容，既保存电子档案，又保存纸质档案。
1.电子档案在利用方面是纸质档案所不及的
随着网络技术的发展，档案利用者对档案信息的利用需求，无论内容、方法还是途径等都发生了深刻变化。纸质档案是直接提供利用，档案利用者须亲自到档案馆（室）查阅、检索，需要通过人力去翻阅、查找，工作量大，反复查找还会加速档案受损程度，不利于档案原件的保护；电子档案的应运而生，使得一个微型计算机系统即可具备一个小型档案室的功能。利用微机的搜索功能，利用电子网络的传输功能使全文检索和异地查阅成为现实，它能够多途径、多角度、迅速准确地查找到所需要的档案或相关信息，而且能够快速地给利用者提供同原件一样质量的复制件，方便、快捷，利于保护档案原件。
2.电子档案无法取代纸质档案的重要地位
计算机在存储文件过程中，档案内容游离于记录方式与载体之外，极易暴露、复制、更改与泄密；操作人员瞬间的操作失误就会造成无法挽回的损失；计算机病毒的侵袭随时会使文件或系统遭到破坏等等，这都是电子档案的弊端。另外，电子档案的存储、阅读永远离不开它最初生成时的软、硬件平台，一旦软、硬件平台升级就会给电子档案的利用带来极大不便。而纸质档案是原生载体和原始内容，是根据其保存价值经过严格筛选保存起来的，它的安全性表现在一旦形成，其所记载的数据、信息就不易更改。而且纸张记录材料的稳定性特点也是电子档案所不具备的，只要保管得当、修复及时，纸质原始档案就可以保存相当长的时间。
三、如何更好地实现电子档案与纸质档案并存
电子档案与纸质档案并存将是长期的，这个过程也将是困难重重、任务繁重，怎样才能更好地实现二者的并存呢？
1.在纸质文件和电子文件之间建立“通道”，解决电子档案与纸质档案的“双套”保存
所谓建立“通道”，就是将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。将具有永久和长期保存价值的电子文件在归档时，同时保存纸质文件，即“双套归档制”，归档电子文件应与相应的纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致。这需要分别建立两套管理系统，二者既要有联系，又要各有特点。在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。要特别注意在两个系统之间建立必要的通道，以便快速地从一种文件找到相同内容的另一种文件，达到有关业务处理上协调一致，方便利用。
2.电子文件形成部门与档案部门沟通协作
档案部门制定相关制度、整理方案，统一规定载体形式、质量要求。各部门电子文件形成由专人管理，由专用微机存储。文件形成部门对归档的电子文件编制归档说明，简要说明硬盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。并定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，档案员再按档案管理要求的格式将其存储到脱机载体上，保证电子文件的归档质量。
实行电子文件办理完毕适时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，因此文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留存。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行了。纸质文件的随时归档不仅能减轻机构内各部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。
电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。
总之，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者各有优势。实现管理优势互补，将有利于我们在档案管理的变革时期最大限度地把握主动。因此，纸质档案与电子档案管理共存的二元格局在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，长期并存。而电子档案和纸质档案的相辅相成，相得益彰，也必将为社会发挥其巨大的作用。
（作者单位：辛集市村镇建设管理处）
一、电子档案与纸质档案并存管理的现状及原因
1.纸质档案与电子档案互不兼容，简单并存
目前各地区、各机关企事业单位中均形成电子和纸质两种文件，对于纸质文件按照传统的做法将其依据保存价值归档保存，使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份。对于电子文件，大多数单位仅限于光盘、硬盘存储，没有按照相应标准进行归档保管。尤其县市级机关单位多数是进行了计算机检索和简单的存储、打印目录等，管理不规范。
2.对电子文件重要性认识不足，存档内容单一
多数使用办公自动化网络系统的单位，对电子文件没有进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在硬盘内。这样，即使不会丢失，日积月累，电子文件亦会成灾，甚至一些单位的电子文件处于自生自灭状态。未使用办公自动化网络系统的单位，用计算机进行办公和事务性管理，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。还有一些电子文件形成部门不懂档案管理知识，档案管理部门无法介入电子文件形成过程，对电子文件的收集、整理、归档仅限于对每年的计划、总结、汇报等年年都有的材料存储到硬盘，因此提高对电子档案的认识势在必行。
二、电子档案与纸质档案长期并存是趋势
所谓电子档案与纸质档案并存，就是指在同一个档案室内，归档的同一种档案信息内容，既保存电子档案，又保存纸质档案。
1.电子档案在利用方面是纸质档案所不及的
随着网络技术的发展，档案利用者对档案信息的利用需求，无论内容、方法还是途径等都发生了深刻变化。纸质档案是直接提供利用，档案利用者须亲自到档案馆（室）查阅、检索，需要通过人力去翻阅、查找，工作量大，反复查找还会加速档案受损程度，不利于档案原件的保护；电子档案的应运而生，使得一个微型计算机系统即可具备一个小型档案室的功能。利用微机的搜索功能，利用电子网络的传输功能使全文检索和异地查阅成为现实，它能够多途径、多角度、迅速准确地查找到所需要的档案或相关信息，而且能够快速地给利用者提供同原件一样质量的复制件，方便、快捷，利于保护档案原件。
2.电子档案无法取代纸质档案的重要地位
计算机在存储文件过程中，档案内容游离于记录方式与载体之外，极易暴露、复制、更改与泄密；操作人员瞬间的操作失误就会造成无法挽回的损失；计算机病毒的侵袭随时会使文件或系统遭到破坏等等，这都是电子档案的弊端。另外，电子档案的存储、阅读永远离不开它最初生成时的软、硬件平台，一旦软、硬件平台升级就会给电子档案的利用带来极大不便。而纸质档案是原生载体和原始内容，是根据其保存价值经过严格筛选保存起来的，它的安全性表现在一旦形成，其所记载的数据、信息就不易更改。而且纸张记录材料的稳定性特点也是电子档案所不具备的，只要保管得当、修复及时，纸质原始档案就可以保存相当长的时间。
三、如何更好地实现电子档案与纸质档案并存
电子档案与纸质档案并存将是长期的，这个过程也将是困难重重、任务繁重，怎样才能更好地实现二者的并存呢？
1.在纸质文件和电子文件之间建立“通道”，解决电子档案与纸质档案的“双套”保存
所谓建立“通道”，就是将电子文件和纸质文件以文本方式和影像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。将具有永久和长期保存价值的电子文件在归档时，同时保存纸质文件，即“双套归档制”，归档电子文件应与相应的纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致。这需要分别建立两套管理系统，二者既要有联系，又要各有特点。在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。要特别注意在两个系统之间建立必要的通道，以便快速地从一种文件找到相同内容的另一种文件，达到有关业务处理上协调一致，方便利用。
2.电子文件形成部门与档案部门沟通协作
档案部门制定相关制度、整理方案，统一规定载体形式、质量要求。各部门电子文件形成由专人管理，由专用微机存储。文件形成部门对归档的电子文件编制归档说明，简要说明硬盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。并定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，档案员再按档案管理要求的格式将其存储到脱机载体上，保证电子文件的归档质量。
实行电子文件办理完毕适时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，因此文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留存。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行了。纸质文件的随时归档不仅能减轻机构内各部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。
电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。
总之，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者各有优势。实现管理优势互补，将有利于我们在档案管理的变革时期最大限度地把握主动。因此，纸质档案与电子档案管理共存的二元格局在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，长期并存。而电子档案和纸质档案的相辅相成，相得益彰，也必将为社会发挥其巨大的作用。
（作者单位：辛集市村镇建设管理处）