十多年前，一位领导到我们省上任。按照要求，省委办公厅、省政府办公厅部分负责人和有关同志参加了领导召集的座谈会。会前“两办”分别准备了汇报材料。第一天座谈会结束的时候，领导针对这些汇报材料及座谈时涉及的部分内容提出了不少疑问。这些疑问的共同点是——大家汇报、座谈中运用的数据存在矛盾。那次座谈会我至今记忆犹新，特别是在文稿起草方面，如何正确运用数据，确保数字准确，给我们许多深刻有益的启示。
　　注意避免误差
　　小数点后面直接四舍五入，要注意与之相关联的数据变化和由此造成的误差。比如，我们省地形地貌结构，山地、丘陵、平原盆地的面积分别占26.6%、17.7%、55.7%。其中一份汇报材料在运用这组数据时，将数据小数点后面四舍五入，保留到整数，结果全省的地形结构占比加起来变为101%。
　　确保数字准确，有时需要把分项数字尾数相加，有时需要把统计表格分项纵横复核，检验是否因为四舍而短缺、五入而多余。是否需要保留小数，保留几位小数，要灵活掌握，以确保数字精确为原则。
　　注意数据出处
　　一般来说，基础数据、社会发展按年度计算，经济运行按季度或者月份计算，但是也有特例。比如，关于大型水库的数目，我们两份汇报材料的表述就有不同，一个是19座，一個是20座。大型水库屈指可数，两份材料为什么差一座？其实两个数字都对，只是一份材料的统计数据截至上年年底，另一份材料是到当年上半年，由于其中一座水库当年5月份通过竣工验收，所以表述为20座。
　　这个情况告诉我们，做到数字准确，应当注意数据的变化及其出处。汇报式座谈会通常会提供多份材料，也有的时候，一份材料由集体来完成。这就需要有人牵头组织讨论，注意材料中的数据与时间的衔接，在细节上做一些磨合。同时，作为材料执笔人和汇报者，对数据有关情况也应了然于心，知其然，知其所以然。
　　注意定性严密
　　数量，本来就是数和量的结合。要保证数字准确，必须确保时间、范围等概念定性严密。比如，一份汇报材料中介绍：“某市新机场1997年8月28日正式通航，设计年客运量1000万人次，当年完成客运量136万人次，预计全年（1998年）可完成客运量360万人次。”另一份汇报材料表述为：“年客运量700万人次。”这是和1000万人次对应的一个数字，但是，前面缺少一个定性词，应当说“实际客运能力”。
　　关于机场的客运量，因概念不同存有区别。国内的机场一般是竣工后先使用，使用中再逐步配套完善，以尽早发挥投资效益。该市新机场投用时许多设施还不完善，它的客运能力是700万人次，没有达到设计能力1000万人次的标准。表述的时候，应正确使用定语，做到概念准确、定性严密。
　　注意细化地域单元
　　一个省（区、市）十几万到几十万甚至一百多万平方公里，地形地貌复杂，气候千差万别。介绍自然情况时地域单元分得越细，表述越精确。比如，我们省年降水量从北到南大致在600毫米～1200毫米之间。黄河以北地区，大体在600毫米左右；中部地区大体在800毫米～1000毫米之间；淮河以南、大别山区大体在1200毫米左右。关于年降水量的介绍，如果仅仅按地区气候带大致介绍似乎也可以，但是特点不够突出，也不够精确。
　　这位领导感觉汇报材料中这组数据差别较大，提出质疑。如果“子域”层级再多一些，单元分得再细一些：大别山地区某县最高年份年降水量1662.3毫米，等等，这样就更加精确，特别是有的数据也更能说明汛情的背景，有利于指导工作。此外，涉及光照和温度的数据，有时候也需要更细、更具体。
　　（摘自《秘书工作》）