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【摘要】 隨着社会政治、经济、文化及科学技术水平的不断进步，档案保密工作也将面临着新的挑战。如何正确处理保守秘密与开放档案的关系，就成为了一个重点解决的问题。文章从档案涉密情况的变化进行分析，主要研究档案保密工作的现状，并提出加强档案保密工作采取的措施。
【关键词】 档案保密；密级；保密期限
一、引言
档案是重要信息资源，其巨大的社会价值逐渐为公众所认知，这就牵涉到档案的保密和利用工作。对于档案信息资源，不但要重视其载体的保管和保护，更要重视其所含信息的开发利用，来实现信息资源共享。作为档案管理工作人员，保守国家机密是其神圣职责。因此，要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，广泛宣传、提高认识，使档案得到充分合理的利用。
二、档案涉密情况的变化
在保管档案的过程中，它的密级是不断变化的，并不是一成不变的，主要是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化。档案密级的基本变化是升密、降密、解密。其中，升密是极少数的；降密是多数的，一直到解密。产生这一变化的原因主要有三个：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化，之前的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，密级也就自然消除了；三是保密时限的变化。
三、档案保密工作的现状
（一）立卷归档和文档保密不相适应
在档案保密工作中，传统的立卷归档一般采取的是“四分法”，忽略了保密的一个要素，导致了在技术操作上没能将涉密文件资料和非密级文件资料区分出来。我们在翻阅档案时，会发现其中有一部分是涉密文件资料，但是并没有出现涉密文档的标志，因此，档案和保密就出现了脱节，也给档案的提供和利用带来很大的不便。
（二）档案部门和保密部门的责任取向不统一
在具体工作中，档案部门高度重视的是档案的利用和管理，而保密部门关心的是每个单位的档案室、每一个档案案卷中的内部重要文件特别是涉密文件资料，在其保密期限内能不能确保绝对安全，不发生失泄密事件。出现这种情况，主要是因为档案、保密部门在档案保密的问题上责任取向不一致。如果各级各单位都能按照国家档案局、国家保密局印发的《暂行规定》去执行，严控制使用范围，那么就能档案保密工作的目标就能实现。
（三）档案利用和文档保密的相互衔接不紧
结合档案利用的现状可以发现，档案部门为了充分挖掘档案资料，提高档案资料的使用效益，就在“开放档案”这四个字上大做文章，在一些积极措施的影响下，档案利用工作收益也取得了明显的效果，这点是值得肯定的。但是，还有的地方和单位因档案管理人员保密意识不强，向外提供档案资料时容易忽视案卷中的涉密文件资料，也就难以从严划分和控制涉密档案的使用范围。
四、加强档案保密工作采取的措施
（一）做好档案保管过程中的保密工作
1、档案库房管理是档案保密的重点
档案库房应按照国家有关规定单独兴建，有的单位不具备这样的条件，便将库房附设在机关办公楼内。但是，从档案保密的角度来看，不是任何一间办公室都可以用作库房的，不能将库房设在办公楼的最底层，以防盗窃。档案库房应指定由专人负责管理，制定出严格的库房管理制度，做好档案保密工作，维护好档案安全。
2、对档案的保管期限与保密期限进行准确区分
保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，并根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要来确定档案的保存价值，以此来确定档案的保管期限。
保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。
（二）做好档案利用过程中的保密工作
1、做好档案利用中的监督工作
在档案利用过程中，监督是保密工作中的一项重要措施，它能及时发现并制止档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而能利用档案，又能保证档案的完整与安全。监督主要可以从两个方面来实施：一是制度建设。一般来说，档案利用规章制度有阅览制度、外借制度、复制制度等。针对不同的人，要确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，在具体执行时还要不断完善；二是监督措施。档案利用中，应该根据不同的利用对象的不同目的，重点掌握他们的心理和思想动机，从而有效地加强重点监护。档案馆室还可以安装摄像监视器。
2、正确处理好档案保密和利用之间的关系
在日常工作中，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。大多数档案都未能得到充分的利用，有很多有价值的档案也长期被束之高阁，变成了一文不值的废纸。面临这样的情况，档案管理部门领导没有做全面了解，也没有有效地利用档案；档案管理人员的自身价值也很难体现出来。因此，档案部门应改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，也要切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。档案应该是保密的，但是保密的目的是利用，否则也失去了保护意义。另外，档案利用是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密和利用两者都是十分重要的。
3、坚持做好档案开放中的保密工作
档案开放的同时，也要做好相应的保密工作。首先，做好档案的审查工作，在档案开放前，审查工作是一项重要工作，主要是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围；其次，做好档案的解密工作，档案工作人员可以根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是要确定是在保管期限届满之前，否则也失去了它的保密价值。
（三）提高档案人员素质，加强队伍建设
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案管理工作的具体任务就是要保证档案不坏、不丢、不散、不乱，总之不能出现因任何原因而导致档案被破坏的情况。因此，要加强档案人员队伍建设，档案管理人员要具备较高的政治素质，有高度责任心；具备专业知识，有很强的业务素质；还要有较高的文化知识，善于总结档案管理工作中的问题。总之，档案保密工作的任务是艰巨的，也是光荣的，我们要在工作中不断地积累经验，从而更好的完善档案管理工作。
五、结语
在新时期，档案保密工作要适应经济、科技发展的需要，档案主管部门应解放思想、转变观念，按照档案保密的方针，充分发挥出档案管理人员的力量，处理好档案保密工作中的各个环节。
参考文献
［1］王媛媛《浅析如何做好档案保密工作》，《青春岁月》2012年16期。
［2］《档案学通讯》 2003年第1期。
［3］范侠《论档案保密工作人员素质的提升》，《湖北成人教育学院学报》2010年01期。
（作者单位：1.吉林省高速公路管理局四平管理分局；
2.吉林省高速公路管理局长春管理分局）
【关键词】 档案保密；密级；保密期限
一、引言
档案是重要信息资源，其巨大的社会价值逐渐为公众所认知，这就牵涉到档案的保密和利用工作。对于档案信息资源，不但要重视其载体的保管和保护，更要重视其所含信息的开发利用，来实现信息资源共享。作为档案管理工作人员，保守国家机密是其神圣职责。因此，要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，广泛宣传、提高认识，使档案得到充分合理的利用。
二、档案涉密情况的变化
在保管档案的过程中，它的密级是不断变化的，并不是一成不变的，主要是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化。档案密级的基本变化是升密、降密、解密。其中，升密是极少数的；降密是多数的，一直到解密。产生这一变化的原因主要有三个：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化，之前的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，密级也就自然消除了；三是保密时限的变化。
三、档案保密工作的现状
（一）立卷归档和文档保密不相适应
在档案保密工作中，传统的立卷归档一般采取的是“四分法”，忽略了保密的一个要素，导致了在技术操作上没能将涉密文件资料和非密级文件资料区分出来。我们在翻阅档案时，会发现其中有一部分是涉密文件资料，但是并没有出现涉密文档的标志，因此，档案和保密就出现了脱节，也给档案的提供和利用带来很大的不便。
（二）档案部门和保密部门的责任取向不统一
在具体工作中，档案部门高度重视的是档案的利用和管理，而保密部门关心的是每个单位的档案室、每一个档案案卷中的内部重要文件特别是涉密文件资料，在其保密期限内能不能确保绝对安全，不发生失泄密事件。出现这种情况，主要是因为档案、保密部门在档案保密的问题上责任取向不一致。如果各级各单位都能按照国家档案局、国家保密局印发的《暂行规定》去执行，严控制使用范围，那么就能档案保密工作的目标就能实现。
（三）档案利用和文档保密的相互衔接不紧
结合档案利用的现状可以发现，档案部门为了充分挖掘档案资料，提高档案资料的使用效益，就在“开放档案”这四个字上大做文章，在一些积极措施的影响下，档案利用工作收益也取得了明显的效果，这点是值得肯定的。但是，还有的地方和单位因档案管理人员保密意识不强，向外提供档案资料时容易忽视案卷中的涉密文件资料，也就难以从严划分和控制涉密档案的使用范围。
四、加强档案保密工作采取的措施
（一）做好档案保管过程中的保密工作
1、档案库房管理是档案保密的重点
档案库房应按照国家有关规定单独兴建，有的单位不具备这样的条件，便将库房附设在机关办公楼内。但是，从档案保密的角度来看，不是任何一间办公室都可以用作库房的，不能将库房设在办公楼的最底层，以防盗窃。档案库房应指定由专人负责管理，制定出严格的库房管理制度，做好档案保密工作，维护好档案安全。
2、对档案的保管期限与保密期限进行准确区分
保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，并根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要来确定档案的保存价值，以此来确定档案的保管期限。
保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。
（二）做好档案利用过程中的保密工作
1、做好档案利用中的监督工作
在档案利用过程中，监督是保密工作中的一项重要措施，它能及时发现并制止档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而能利用档案，又能保证档案的完整与安全。监督主要可以从两个方面来实施：一是制度建设。一般来说，档案利用规章制度有阅览制度、外借制度、复制制度等。针对不同的人，要确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，在具体执行时还要不断完善；二是监督措施。档案利用中，应该根据不同的利用对象的不同目的，重点掌握他们的心理和思想动机，从而有效地加强重点监护。档案馆室还可以安装摄像监视器。
2、正确处理好档案保密和利用之间的关系
在日常工作中，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。大多数档案都未能得到充分的利用，有很多有价值的档案也长期被束之高阁，变成了一文不值的废纸。面临这样的情况，档案管理部门领导没有做全面了解，也没有有效地利用档案；档案管理人员的自身价值也很难体现出来。因此，档案部门应改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，也要切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。档案应该是保密的，但是保密的目的是利用，否则也失去了保护意义。另外，档案利用是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密和利用两者都是十分重要的。
3、坚持做好档案开放中的保密工作
档案开放的同时，也要做好相应的保密工作。首先，做好档案的审查工作，在档案开放前，审查工作是一项重要工作，主要是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围；其次，做好档案的解密工作，档案工作人员可以根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是要确定是在保管期限届满之前，否则也失去了它的保密价值。
（三）提高档案人员素质，加强队伍建设
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案管理工作的具体任务就是要保证档案不坏、不丢、不散、不乱，总之不能出现因任何原因而导致档案被破坏的情况。因此，要加强档案人员队伍建设，档案管理人员要具备较高的政治素质，有高度责任心；具备专业知识，有很强的业务素质；还要有较高的文化知识，善于总结档案管理工作中的问题。总之，档案保密工作的任务是艰巨的，也是光荣的，我们要在工作中不断地积累经验，从而更好的完善档案管理工作。
五、结语
在新时期，档案保密工作要适应经济、科技发展的需要，档案主管部门应解放思想、转变观念，按照档案保密的方针，充分发挥出档案管理人员的力量，处理好档案保密工作中的各个环节。
参考文献
［1］王媛媛《浅析如何做好档案保密工作》，《青春岁月》2012年16期。
［2］《档案学通讯》 2003年第1期。
［3］范侠《论档案保密工作人员素质的提升》，《湖北成人教育学院学报》2010年01期。
（作者单位：1.吉林省高速公路管理局四平管理分局；
2.吉林省高速公路管理局长春管理分局）