论文部分内容阅读
电子档案是学校档案室的文献资源信息中心不可或缺的一部分，是为学校的教学、科研、管理等方面提供专业服务机构。随着现代社会电子信息技术的迅猛发展，网络数字化成为学校教育教学的发展方向，在档案室收集、整理、借阅、数字资源建设、检索各方面都要广泛应用，使全校各项工作极大改变了以前的业务模式和服务手段，提高了服务效率。然而，随着电子信息网络的开放性、共享性，也不可避免出现不安全因素的威胁，使得电子信息安全成为了档案界新的安全隐患。因此，档案电子信息网络安全防御体系的构建，是学校档案室电子信息与建设的保证。
一目前高校电子档案管理创新的形势
1高校电子档案管理工作的创新路径
电子信息的到来，高校电子档案工作也进入了一个新时代。档案管理工作发生了翻天覆地的变化，本文对新时期教学改革的条件下，高校电子档案工作的新举措作一论述，供广大档案工作者参考。
过去做教学分类、科研分类、设备、资料、统计分析、干部培养、对学生创新精神和实践能力的操作分类、姓名、学号索引卡片，其它检查都是设有登记簿，全是手工操作。现在绝大多数都采用电脑来登记、分类，各教研室、办公室、服务部门都设有电脑，这些部门分工将“档案首页”分别按要求认真地、一项不漏地输入电脑，职工、教师、学生在使用这些资料的时候，通过电脑即能调出想用的索引卡片和其它登记项目，统计部门也能调出符合上级部门统一要求的各种统计报表。这是反映学校教学、科研、管理水平的标志。而作为学校档案室主体的管理人员又是建设、使用、管理好档案室的基本队伍。而档案管理人员的政治水平、业务技术素质与管理能力的高低都直接影响着档案室的建设和管理水平、电子设备的使用效果、教学质量的提高和科研工作的进程等。因此解决电子档案管理中的问题，如何改革与创新是当务之急。高校电子档案管理是学校对教学、科研管理、资料存档、信息交流和干部培养等学校发展中极为重要的环节，这样既节省了纸质档案的占用空间，又为全体教职员工提供方便。
2高校电子档案管理中存在的问题
由于高校电子档案事业还是一个新兴事业，没有一个现成的公式或模版套用，各个学校的情况也有很大差异。电子档案因其磁盘、磁带、光盘等具有存量大、占有空间小、传输快捷、查阅方便等多方面的优势，节省了纸张和用于信息存储的空间，而受到全社会的普遍重视，应用的领域也越来越广泛。进入电子信息时代，并且随着网络技术、信息技术的不断改善，但针对于电子档案管理的保密性机制还不够健全。电子档案的真实性、可靠性难以保证。电子文件信息易被复制、删除、修改等并通过网络进行远距离输出。政策支持力度赶不上事业发展的速度，电子档案管理体系还不够健全，要深化创新改革，转变观念，解决好资源分散，使用不科学、不合理的问题，建立资源共享平台，实现最大效能为教学和科研服务。发展与创新的思想观念还不够到位，队伍建设和人才培养力度和速度还需要进一步加大，真正切实认识到人才尤其高水平人才是提升高校核心竞争力的关键，加强高水平人才引进力度，加大人才培养力度，着力加强人才队伍建设，为学校发展提供强有力的智力支持和人才保障。
二高校电子档案管理需要解决的关键性问题
1高校电子档案管理需要营造一个好的环境
电子档案管理技术在高校的发展，技术上采取相应措施保障电子档案的原始性与真实性，充分剖析高校改革发展面临的机遇和挑战，高起点定位，与时俱进的确定新的奋斗目标、战略重点，强化工作措施，很大程度上决定于高校主管校领导对电子档案管理技术的认识水平。真正把高校电子档案管理工作纳入学校中心工作，从部门工作实际出发，解放思想、开拓创新、认真学习新知识、新技术，研究新环境、新问题，牢牢把握新时期电子档案的主导权，要充分发挥传统档案和新时期电子档案工作的积极作用，引导大家养成良好的电子化使用习惯。
2高校电子档案管理工作需要健全管理体制
对于电子档案管理技术的迅猛发展，高校电子档案技术管理体制存在着明显的滞后和不协调关系，还要逐步完善建立电子文件与电子档案管理方面的规章制度，使广大高校档案工作者在工作中有所遵循。全面规划与开发全校电子档案管理技术资源，要充分利用电子档案网络平台，整合档案资源，开展档案的电子利用，使电化教育、网络技术、计算机技术各自发挥好优势，建设学校电子档案管理中心与教学科研网络技术中心，进一步加强服务于全校教职员工的工作力度。协同创新，快速成长，共同提高电子档案目标管理改革水平。
3建设高校电子档案管理工作人才队伍
高校把人才队伍建设作为首要战略支点，人才是立校之本，是第一位的资源。学校取得的成功得益于人才的支撑，学校存在的差距也在于人才的差距，全校上下要调动一切积极因素，从国内外引进教学、科研、管理等方面的人才，要树立科学的人才观，在学校积极营造尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造的环境和氛围。火车跑的快，全靠车头带。同时，要加大对现有人才的培养，增强服务意识，为人才的培养创造条件，打好平台，不断提高办学质量和水平。要想成就一番事业，一定要熟悉电子档案管理技术业务，有事业心、有领导才能，要达到团结协作，有前瞻性和超前意识。更需要一支具有承前启后、富有创新精神的人才队伍。要精心培育，在人才、资金等方面优先配置资源。能带领档案管理人员走在高校档案管理改革的前列，更好的服务学校。
4高校电子档案管理技术的创新
创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力.也是各项事业永葆生机的源泉。江泽民同志“三个代表”的重要思想里用马克思主义的立场、观点和方法，针对我们党面临的许多重大理论和实际问题，进行了一系列具有创造性的新思路、新论断和新观点，体现了马克思主义的活的灵魂，凝聚着马克思主义的创新精神。
档案工作是不断发展的，使电子档案管理技术工作发展迅猛，光靠工作热情和干劲还不行，必须要有一个活的灵魂创新。创新是根据客观实践的发展要求，也是对电子档案管理创新的认识高度，其自身所具备的管理素养和技术能力。因此，从思想意识观念、技术设备等各方面要领先，所以成果和成绩才能领先，加强对学校资源交流平台的参与和利用，促进电子档案管理水平的提升，为营造创新高校电子信息技术和领头人物的培育，就要具备这种活的灵魂才能对电子档案信息管理技术的发展和创新起着重要作用。 5高校电子档案管理要有一支精明强干的专兼职队伍
高校电子档案管理工作一定要从全局上去谋划，在谋划基础上，制定科学的规划，最终结果要体现在结构的优化上。人才工作涉及方方面面，学校着眼开拓创新发展的理念，以科学发展观和科学人才观为指导，制定切实可行的电子档案管理技术人才培养规划，有计划的引进有远见卓识和决策能力的领军人物，有电子档案管理知识与经验的管理人才，有对电子档案信息技术业务创新能力的技术型管理人才。第一位的就是配置好人才资源，调整好人才结构，形成从领军人物到核心团队的合理梯队，具有团结、务实、干事，相互学习，共同提高，今后还要做得越来越好、好上加好，保证学校电子档案信息技术专业能够不断做强做大。
6高校电子档案管理工作要形成一个良好的运行机制
建立良性运行机制。学校启动，自己发展，完善制度建设，是提高电子档案管理科学化水平的关键和保证。强化电子信息转化意识，要根据工作需要，规范地、系统地、科学地整理出相关内容。用创新的思路、创新的举措推动电子档案管理工作，充分发挥各方面的优势，形成促进人才发展的整体合力。要加强对专业人才工作的宣传，形成关心专业人才工作、支持人才发展的良好氛围。
三科学规划，优化管理
1高校电子档案管理要科学规划、优化结构
从管理来看，要建设学校电子信息档案管理中心委员会，关键是提高管理水平，要制定长远规划和目标，这必须要有高水平的管理团队和一批高水平的管理人才。但是，从现状看，我们的管理人才很匮乏，而且青黄不接，没有形成合理的梯次结构。档案管理人员对电子档案管理的主要环节要照章管理，加大对档案事业的投入，学校给予一定的资金与政策扶持，逐步改善办公条件及库房的建设力度、增加档案业务人员培训、保护、征集、开发利用等方面的工作经费。更要合理配置资源、规范技术管理、提高服务质量。并纳入学校管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行，从而切实把学校电子档案管理纳入制度化轨道。
2电子档案管理技术工作的最佳体制
要将电子档案管理纳入学校业务管理程序，纳入学校各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。建立一个综合性的电子档案管理技术中心，将统筹全校档案专业技术管理工作。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，把电子档案管理技术设备优先配置，将档案信息资源建设与信息资源开发利用工作结合起来，与网络办公室建设结合起来，使其发挥更大的效益。
电子档案管理事业的成败关键是人才。培养专业带头人，培养专兼职管理人员的业务素质与文化素养，从不同的学术观点、学术思想、业务工作能力中相互学习，在比较思考中不断提升自身的素质与能力，具备开阔的胸怀和心态，更加具有创新的理念。因此，一定要把高校电子档案技术工作的事情做好，坚持以人为本，更新观念，树立崇高理想，全面提高管理人员素养和业务能力，以敢为人先的开拓精神、全力以赴的实干精神和艰苦奋斗的创业精神，明确任务，开拓创新，锐意进取，扎实做好这项工作，为学校各项事业又好又快发展做出积极贡献。
参考文献
[1]江晓玲.电子档案管理的现状及存在问题的对策[J].西南民族大学学报（人文社科版），2003，24（10）：487-488.
[2]宋慧蓉.加强电子档案管理的几点措施[J].档案管理，2003（1）：39.
[3]王丽丽.如何做好高校电子档案工作[J].档案管理，2008（6）：84.
[4]胡玉艳.档案信息化人才队伍建设[J].北京档案，2006（9）：24.
一目前高校电子档案管理创新的形势
1高校电子档案管理工作的创新路径
电子信息的到来，高校电子档案工作也进入了一个新时代。档案管理工作发生了翻天覆地的变化，本文对新时期教学改革的条件下，高校电子档案工作的新举措作一论述，供广大档案工作者参考。
过去做教学分类、科研分类、设备、资料、统计分析、干部培养、对学生创新精神和实践能力的操作分类、姓名、学号索引卡片，其它检查都是设有登记簿，全是手工操作。现在绝大多数都采用电脑来登记、分类，各教研室、办公室、服务部门都设有电脑，这些部门分工将“档案首页”分别按要求认真地、一项不漏地输入电脑，职工、教师、学生在使用这些资料的时候，通过电脑即能调出想用的索引卡片和其它登记项目，统计部门也能调出符合上级部门统一要求的各种统计报表。这是反映学校教学、科研、管理水平的标志。而作为学校档案室主体的管理人员又是建设、使用、管理好档案室的基本队伍。而档案管理人员的政治水平、业务技术素质与管理能力的高低都直接影响着档案室的建设和管理水平、电子设备的使用效果、教学质量的提高和科研工作的进程等。因此解决电子档案管理中的问题，如何改革与创新是当务之急。高校电子档案管理是学校对教学、科研管理、资料存档、信息交流和干部培养等学校发展中极为重要的环节，这样既节省了纸质档案的占用空间，又为全体教职员工提供方便。
2高校电子档案管理中存在的问题
由于高校电子档案事业还是一个新兴事业，没有一个现成的公式或模版套用，各个学校的情况也有很大差异。电子档案因其磁盘、磁带、光盘等具有存量大、占有空间小、传输快捷、查阅方便等多方面的优势，节省了纸张和用于信息存储的空间，而受到全社会的普遍重视，应用的领域也越来越广泛。进入电子信息时代，并且随着网络技术、信息技术的不断改善，但针对于电子档案管理的保密性机制还不够健全。电子档案的真实性、可靠性难以保证。电子文件信息易被复制、删除、修改等并通过网络进行远距离输出。政策支持力度赶不上事业发展的速度，电子档案管理体系还不够健全，要深化创新改革，转变观念，解决好资源分散，使用不科学、不合理的问题，建立资源共享平台，实现最大效能为教学和科研服务。发展与创新的思想观念还不够到位，队伍建设和人才培养力度和速度还需要进一步加大，真正切实认识到人才尤其高水平人才是提升高校核心竞争力的关键，加强高水平人才引进力度，加大人才培养力度，着力加强人才队伍建设，为学校发展提供强有力的智力支持和人才保障。
二高校电子档案管理需要解决的关键性问题
1高校电子档案管理需要营造一个好的环境
电子档案管理技术在高校的发展，技术上采取相应措施保障电子档案的原始性与真实性，充分剖析高校改革发展面临的机遇和挑战，高起点定位，与时俱进的确定新的奋斗目标、战略重点，强化工作措施，很大程度上决定于高校主管校领导对电子档案管理技术的认识水平。真正把高校电子档案管理工作纳入学校中心工作，从部门工作实际出发，解放思想、开拓创新、认真学习新知识、新技术，研究新环境、新问题，牢牢把握新时期电子档案的主导权，要充分发挥传统档案和新时期电子档案工作的积极作用，引导大家养成良好的电子化使用习惯。
2高校电子档案管理工作需要健全管理体制
对于电子档案管理技术的迅猛发展，高校电子档案技术管理体制存在着明显的滞后和不协调关系，还要逐步完善建立电子文件与电子档案管理方面的规章制度，使广大高校档案工作者在工作中有所遵循。全面规划与开发全校电子档案管理技术资源，要充分利用电子档案网络平台，整合档案资源，开展档案的电子利用，使电化教育、网络技术、计算机技术各自发挥好优势，建设学校电子档案管理中心与教学科研网络技术中心，进一步加强服务于全校教职员工的工作力度。协同创新，快速成长，共同提高电子档案目标管理改革水平。
3建设高校电子档案管理工作人才队伍
高校把人才队伍建设作为首要战略支点，人才是立校之本，是第一位的资源。学校取得的成功得益于人才的支撑，学校存在的差距也在于人才的差距，全校上下要调动一切积极因素，从国内外引进教学、科研、管理等方面的人才，要树立科学的人才观，在学校积极营造尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造的环境和氛围。火车跑的快，全靠车头带。同时，要加大对现有人才的培养，增强服务意识，为人才的培养创造条件，打好平台，不断提高办学质量和水平。要想成就一番事业，一定要熟悉电子档案管理技术业务，有事业心、有领导才能，要达到团结协作，有前瞻性和超前意识。更需要一支具有承前启后、富有创新精神的人才队伍。要精心培育，在人才、资金等方面优先配置资源。能带领档案管理人员走在高校档案管理改革的前列，更好的服务学校。
4高校电子档案管理技术的创新
创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力.也是各项事业永葆生机的源泉。江泽民同志“三个代表”的重要思想里用马克思主义的立场、观点和方法，针对我们党面临的许多重大理论和实际问题，进行了一系列具有创造性的新思路、新论断和新观点，体现了马克思主义的活的灵魂，凝聚着马克思主义的创新精神。
档案工作是不断发展的，使电子档案管理技术工作发展迅猛，光靠工作热情和干劲还不行，必须要有一个活的灵魂创新。创新是根据客观实践的发展要求，也是对电子档案管理创新的认识高度，其自身所具备的管理素养和技术能力。因此，从思想意识观念、技术设备等各方面要领先，所以成果和成绩才能领先，加强对学校资源交流平台的参与和利用，促进电子档案管理水平的提升，为营造创新高校电子信息技术和领头人物的培育，就要具备这种活的灵魂才能对电子档案信息管理技术的发展和创新起着重要作用。 5高校电子档案管理要有一支精明强干的专兼职队伍
高校电子档案管理工作一定要从全局上去谋划，在谋划基础上，制定科学的规划，最终结果要体现在结构的优化上。人才工作涉及方方面面，学校着眼开拓创新发展的理念，以科学发展观和科学人才观为指导，制定切实可行的电子档案管理技术人才培养规划，有计划的引进有远见卓识和决策能力的领军人物，有电子档案管理知识与经验的管理人才，有对电子档案信息技术业务创新能力的技术型管理人才。第一位的就是配置好人才资源，调整好人才结构，形成从领军人物到核心团队的合理梯队，具有团结、务实、干事，相互学习，共同提高，今后还要做得越来越好、好上加好，保证学校电子档案信息技术专业能够不断做强做大。
6高校电子档案管理工作要形成一个良好的运行机制
建立良性运行机制。学校启动，自己发展，完善制度建设，是提高电子档案管理科学化水平的关键和保证。强化电子信息转化意识，要根据工作需要，规范地、系统地、科学地整理出相关内容。用创新的思路、创新的举措推动电子档案管理工作，充分发挥各方面的优势，形成促进人才发展的整体合力。要加强对专业人才工作的宣传，形成关心专业人才工作、支持人才发展的良好氛围。
三科学规划，优化管理
1高校电子档案管理要科学规划、优化结构
从管理来看，要建设学校电子信息档案管理中心委员会，关键是提高管理水平，要制定长远规划和目标，这必须要有高水平的管理团队和一批高水平的管理人才。但是，从现状看，我们的管理人才很匮乏，而且青黄不接，没有形成合理的梯次结构。档案管理人员对电子档案管理的主要环节要照章管理，加大对档案事业的投入，学校给予一定的资金与政策扶持，逐步改善办公条件及库房的建设力度、增加档案业务人员培训、保护、征集、开发利用等方面的工作经费。更要合理配置资源、规范技术管理、提高服务质量。并纳入学校管理运行程序，有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行，从而切实把学校电子档案管理纳入制度化轨道。
2电子档案管理技术工作的最佳体制
要将电子档案管理纳入学校业务管理程序，纳入学校各业务部门、职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。建立一个综合性的电子档案管理技术中心，将统筹全校档案专业技术管理工作。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，把电子档案管理技术设备优先配置，将档案信息资源建设与信息资源开发利用工作结合起来，与网络办公室建设结合起来，使其发挥更大的效益。
电子档案管理事业的成败关键是人才。培养专业带头人，培养专兼职管理人员的业务素质与文化素养，从不同的学术观点、学术思想、业务工作能力中相互学习，在比较思考中不断提升自身的素质与能力，具备开阔的胸怀和心态，更加具有创新的理念。因此，一定要把高校电子档案技术工作的事情做好，坚持以人为本，更新观念，树立崇高理想，全面提高管理人员素养和业务能力，以敢为人先的开拓精神、全力以赴的实干精神和艰苦奋斗的创业精神，明确任务，开拓创新，锐意进取，扎实做好这项工作，为学校各项事业又好又快发展做出积极贡献。
参考文献
[1]江晓玲.电子档案管理的现状及存在问题的对策[J].西南民族大学学报（人文社科版），2003，24（10）：487-488.
[2]宋慧蓉.加强电子档案管理的几点措施[J].档案管理，2003（1）：39.
[3]王丽丽.如何做好高校电子档案工作[J].档案管理，2008（6）：84.
[4]胡玉艳.档案信息化人才队伍建设[J].北京档案，2006（9）：24.