案例：局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进行总结。还有不到一周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室，研究讨论会议的有关文件。首先讨论的是秘书处的李处长给局长写的年度总结报告。李处长不愧是局里的第一支笔，报告写得洋洋洒洒，声情并茂，令人振奋。但在征求意见过程中，秘书小周直截了当地提出了自己的看法，他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确，原因在于李处长采用的统计方法不正确，应该加权处理的数据没有加权处理。而李处长认为它采用的这些数据都是下属各个单位报上来的统计数据，进行简单的加减就可以，无需进行其他处理。可是周秘书自恃自己是学统计学专业的，是科班出身，坚持认为李处长的数据处理不当，惹得李处长很不高兴，脸越拉越长，说了一声：“大家先休息一下”，就端着茶杯出去了。
　　趁休息期间，秘书处的老秘书张大姐和蔼地提醒周秘书说：“小周，要注意一下提意见的方式，当着这么多人的面，用这么肯定的语气说李处长错了，他会是一种什么感受？如果我是李处长，我就会觉得你就跟直接骂我无知一样。所以，即使你的意见是对的，也应该注意说话的方式。”周秘书马上辩白说：“我没有别的意思，只是实话实说，我这个人生来就是这样的性格，有什么说什么，不会装假，不会拐弯抹角。我认为做人要正直坦白。”话音未落，张大姐严肃地说：“为人正直和注意说话方式是两个不同的问题。为人正直，是指不撒谎，不欺骗，是个人道德品质问题；而说话方式是个技巧问题，是个工作方式方法问题，两者不能混为一谈。请你记住，对于我们这些职业秘书来说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要。”
　　分析与评述
　　在工作中，无论是秘书还是其他下属，要能够发现并敢于善于指出领导工作中的错误，并有能力提出自己的建议。要做到这一点，必须了解给领导提意见和建议的原则、方法和技巧。
　　提意见和建议，应该用规范的职业语言来要求自己，应该讲究相应的策略和艺术，懂得有效沟通的知识和技巧，才能在职场中左右逢源，游刃有余。用正确的方式方法提出意见和建议，既能适时适度地推销自己的见解和观点，提升个人职业能力，实现个人价值；也能同时得到领导和同事的好感和赏识，关系和谐，相处融洽；甚至还可能因为自己的突出表现，得到领导的奖掖和提拔。
　　如果随心所欲，想说什么就说什么，想在什么场合说就在什么场合说，不注意提意见的时机和方法，意见再正确，也只能被领导束之高阁，甚至因为你不恰当的言行，伤及领导的颜面和自尊，既不利于维护领导形象，也很可能因此得罪领导，造成人际关系的紧张，给自己的职场发展埋下不必要的隐患和障碍。
　　所以说，用什么方式说话，永远比说些什么更重要！
　　那么，在职场中，下属给领导提意见和建议，以达到有效沟通的目的，究竟应该了解哪些原则、方法、技巧和策略呢？
　　谨遵“五适”原则
　　一、 适人——了解领导的脾气、禀性及领导风格 ，因人而异。
　　由于领导的脾气秉性、领导风格、工作习惯不同，作为下属，应该针对领导不同的个性特征，以变适变，采取不同的策略。比如，有的领导性情温和，比较开明民主，有足够的心胸和气度礼贤下士，下属就可以开诚布公，当面用直谏的方式提出意见和建议。当然，也得注意说话的语气和方式，要委婉、谦逊、有礼有节。如果领导一贯自视甚高、刚愎自用，喜欢独断专行，很难心平气和听取下属的意见，作为下属，要么选择知难而退，要么为了事业公利，选择迂回婉转的曲谏方式，或援引案例、旁敲侧击；或暗示提醒、点到为止；或者寻找合适的时机，单独交流，切忌当面提出。
　　二、适时——要审时度势，把握恰当的时机，超前提， 及时提。
　　超前提，就是要做马前卒，不做马后炮。提前预见或洞悉到领导决策中的一些问题，寻找时机，向领导委婉进言，可以做到防患于未然，既维护了单位的利益，也提前为领导拾遗补缺。假设遇到开明的领导，会格外垂青于你的真知灼见。比如唐太宗即位初期，因隋鉴不远，故能励精图治，随着功业日隆，生活渐加奢靡，“喜闻顺旨之说”，“不悦逆耳之言”。魏征深以为忧，多次上疏劝谏，《谏太宗十思疏》就是审时度势，超前劝谏的典范。魏征规劝唐太宗应该居安思危、 戒奢以俭，使人民得以休养生息，有利于初唐的强盛。唐太宗能够垂拱而治，实现安国定邦的宏愿，某种程度上，得力于魏征深谋远虑的超前识见及犯颜敢谏的胆略。
　　及时提，就是要把握良机。尤其在商业领域，机会转瞬即逝。作为秘书及下属，有责任辅助领导及时作出决断。遇见商机或发现问题，应及时和领导交流沟通，以期能够得到采纳，要么辅助领导作出英明的决策，要么因自己的及时提醒，避免不必要的经济损失。不能等机会已经错过，或者领导的决策出现严重弊端和负面效应时，再提建议，为时已晚。
　　三、适地——选择合适场合，公开场合要慎之又慎，私下里提更有效果。
　　人性中有一种很深刻的需要，就是喜欢得到赞美和尊重。所以，于情于理，都应当面表扬，背后批评。在一些正式或者非正式的公开场合，都不宜给领导提意见和建议。私下里提，好处有四：一是可以维护领导的颜面和自尊，不至于让领导当众在专业知识和能力方面露怯；二是可以维护领导良好的职业形象，不至于因不善纳谏而当众失色、失态、失言；三是领导更容易虚心、耐心倾听你的意见，得到采纳和赏识的可能性会更大；四是促使双方工作关系更融洽。
　　四、 适事——提意见和建议要因事制宜，要更多关注紧急的、重要的事情以及需要及时纠正补救的决策。
　　事情都有轻重缓急，对待紧急的事情，如有意见和建议，要及时提，否则时过境迁，你的想法就可能不合时宜；对待重要的事情，假如利害关系重大，一定要提，不要因明哲保身而畏难，不要因一己私利而畏缩，不要因惧怕权威而苟且。
　　五、适度——要有节制，掌握分寸，谋而不断。
　　一要点到为止，不能喋喋不休、没完没了地反复和领导提；二要适可而止，不纠缠不休。领导可能因公务繁忙或情绪和心境的原因，一时不愿采纳你的意见，甚至一口回绝你的建议；或因思考问题的角度不同，想法不同，暂时保留你的建议。总之，下属都不能纠缠不休，得给领导一个梳理、消化、酝酿、思考的时间。可以等领导有空闲或心态平和时提，最好过一段时间再提。
　　如果自认为意见和建议很合理，却不被采纳不被赏识，也不要埋怨，不要当众发牢骚，不因一时受挫而心生不满或就此心灰意冷对工作不闻不问。决策权是属于领导的，作为下属，有再好的意见和建议，也只能是谋而不断。不被采纳实属职场常态，心态要平和，得之不喜，失之不忧；或者反思自己，也许是自己的意见和建议不够妥当，多向领导学习，多看自己的不足。
　　所以，提意见和建议时，要注意针对不同的对象，选择恰当的时机和场合。
　　采用合适的方法和技巧
　　提意见和建议常用的方法和技巧有：晓之以情、动之以理、诱之以利、换位思考、直谏、曲谏、夹心式批评（即三文治式批评、柔性批评）。
　　诱之以利，就是强调你的意见和建议可能会给单位或公司带来的利益。
　　换位思考，就是强调要站在领导的高度和角度思考问题，这样更容易说服领导，也可以纠正自己看问题时的偏狭和浅陋，学会替领导思考问题。
　　直谏，就是单刀直入，说话直截了当，取最短的途径直陈己见，不绕弯子，不兜圈子。
　　曲谏，就是不直指其事，而用委婉、迂回、曲折的言语规劝，使其改正错误。常见的是暗示（顾此言彼）或喻谏（巧用比兴）。
　　暗示，就是用含蓄、间接的语言对领导的心理施加影响，使其对意见的本意心领神会，从而达到说服的目的。它的特点是只点到而不说破，使得双方都比较轻松，这既有利于维护领导权威，保全面子，又可留出下属的退路。
　　喻谏，就是有针对性地引用他事或别人的言语作为譬喻（巧用比兴），将自己的意见委婉曲折地表达
　　出来，既可避免冲突，又可增强进言效果。比如打个通俗的比方，让领导一下子豁然开朗，悟到自己的不妥之处，自行完善决策。喻谏往往比较轻松幽默，一般适用于关系比较融洽的领导和下属之间，谈笑之中化解矛盾，既委婉含蓄，又机智幽默，巧妙而自然。其结果往往是宾主皆欢、两全其美。
　　夹心式批评（即先表扬赞美——中间批评建议——结尾再次赞美），这种方式，最大的好处是忠言而不逆耳。要指出错误或提出与领导不同的意见，首先肯定领导的意见，然后指出其中稍稍的不足，口气要平和，言语要委婉，措辞讲艺术，切忌义正辞严或一脸严肃，最后结尾再次表示肯定。把意见和建议夹在中间，又称“三明治式”的批评和建议。
　　应注意态度和措辞
　　提意见和建议时，要用委婉、商量的口吻，态度要温和有礼。不要直接批评别人，比如忌用“你应该”“你必须”，显得唯我独尊，让人不舒服，也不符合下属的角色身份；忌用“当然”“无疑”，显得主观武断，咄咄逼人。
　　切忌夸夸其谈，空谈大道理。要简洁明了，所提意见切合实际，方案具有可操作性。
　　领导不同意，不要立即反驳，不要争辩。批评别人要以赞美之词作为前奏，先让领导顺耳。
　　指出别人的错误时先要检讨自己的不足，要善于藏锋守拙。不要锋芒毕露，过于显示自己的聪明，这样容易给领导造成威胁。一定要谦虚得体地表达自己的意见。
　　要多一些正面建议少一些反面意见。重点不在于直接指出错误提出意见，即遇到问题，不要动辄否定领导的想法，只注重陈述自己的建议即可，是否采纳由领导定夺。
　　根据以上的论述，便可以找出上述案例的症结和解决的对策：
　　（1）假设事先就了解领导在统计数据方面可能存在问题，最好选择事先提、私下里提，领导可能还会因为得到小周的专业指点和纠正而心存感谢，对小周另眼相看。在会议上提，领导可能会误认为你存心让他当众难堪，或者你想借此机会夸示自己的才能。
　　（2）如果在会议上发现领导的问题，出于敬业或对工作负责的考虑，觉得非说不可，也应谨慎对待。假设领导真诚地请大家提不同意见，小周就可以用委婉谦逊的口吻，指出领导的问题所在。假设领导只是做做样子，走走过场，明是征求意见，实则漫不经心，那即便有意见和建议，也尽量别公开提出，否则也容易造成双方尴尬。假设领导在会议上没有当众征求大家的意见，而小周却从专业角度发现了问题，那最好等会议间隙或结束之后，私下里和领导提。
　　（3）提意见和建议一定得注意说话方式和技巧。要做到有礼貌、有分寸，必须做到有理、有礼、有节、有度。案例中小周采取直截了当的方式提了自己的建议，无可厚非。但李处长当即否定了他的看法。这时候，作为下属，要善于察言观色，如果见机不妙，最好知难而退，不要一味坚持己见，更不能当众争辩、反驳，否则只能使双方难堪，陷入僵局。这就是适度，见机行事，适可而止。实在要说，可以放到会后再提。
　　当然，注意说话的方式和技巧和做人正直坦白是两码事。前者讲究的是职场交流沟通艺术，后者强调的是做人的原则。正直坦白固然好，但也不能因为心直口快或口无遮拦，而伤及领导和他人的自尊。做人要正直坦白，做事却要灵活变通，讲究悟性和艺术。正如罗素所说：“出发点好的话语，要看你怎样引出。”否则，也可能是好心办了坏事，得不偿失。
　　（作者单位：山东烟台职业学院）