论文部分内容阅读
摘要：信息化时代悄然而至，冲击着传统的档案管理模式。互联网技术，让人类社会迈进了信息化的纪元，也让高校档案管理向数字化、信息化模式迈进。数字化管理给高校带来了诸多便利，有效提升了高校档案的管理水平，降低了档案管理的成本，极大地提升了工作效率。由此可见，高校档案管理数字化是一个必然的发展趋势。基于此，本文探讨了高校档案管理数字化的实践。
关键词：高校档案管理;数字化;实践;建议
数字化技术的发展，给传统的高校档案管理开拓了新的发展模式，进一步提高了档案管理的效率。当然，新兴技术的出现，面临着人才短缺的严重问题，懂得软件硬件的人才十分不足，这也在一定程度上阻滞了高校档案管理数字化的发展。
1 档案管理数字化的意义
1.1 便于档案的查看调阅
通常情况下，纸质档案保存在档案室里，必须按照相关规定，并且登记后才能进行调阅。由此可以看出，整个查阅过程格外繁琐，并且浪费了一定的人力物力。但是经过数字化处理后，档案就可以全部收录进一个数据系统里，就可以便于人员查阅，甚至可以实现多人的在线查阅。传统的档案管理中，纸质档案都有一定的符号编码，在查阅资料时可以依据编号查阅，而在数字化管理中，就可以直接输入关键词，需要的档案就会自动检索出来，这样一来，就为档案管理工作带来了诸多便利。此外，在进行纸质档案管理的时候，经常会出现混乱的现象，人工处理的错误率大多是大于机器程序运行的。所以电子化档案在管理的时候就有着多重的查询方式，可以避免疲劳奔波，提高工作效率。
1.2 利于减少档案管理占用的空间
纸质的档案管理是需要一定空间的，通常会占用专门的档案室，而高校的档案中，人员众多，档案量也繁多，往往会占用很多空间，但是数字化管理系统能够将全部资料储存在计算机中，只要有一定的数据储存空间就能够实现运行。这样一来，数字化档案管理模式的出现，就极大地减少了档案架所占用的空间，也能够在一定程度上减少纸张的使用，为环保助力。
1.3 便于档案的保存及备份
传统的档案管理主要依赖手写和打印，多为纸质的档案，但是纸质的档案一定要进行严格储存，而且一旦出现有潮湿、蛀虫等情况，就会极大损害纸质档案。当这样的情况发生时，往往就要重新修复、誊写，浪费大量的资源，整体来说是特别不划算的。而档案数字化能够对档案进行备份，只要通过几步简单的操作就能复制资料，便于保存。
2 高校档案管理现状与数字化过程中存在的问题
2.1 高校行政管理体系对于档案管理重视程度不够，资金投入不足
目前，很多高校都会存在一定的错误认知，认为档案管理工作是一份毫无技术含量的工作，只要对档案做到正确编号、合理整理即可。在这样的认知指引下，高校行政管理体系就会自然地忽视档案管理工作的资金投入。不仅如此，由于重视程度不够，高校行政管理体系也就不会去完善档案管理制度，从而延缓了数字化改革的进程。
2.2 档案管理工作人员数字化技术掌握程度不足
目前，许多高校档案管理工作人员都是之前聘用的“老员工”，他们进入学校档案管理工作的年限长，仍然使用传统的管理手段开展档案管理工作。他们已经形成了一定的思维定势，并不能及时更新自己的技能，这样就导致了数字化专业素养的不足，直接影响着管理的数字化改革。
3 高校档案管理数字化建设的几点建议
3.1 搭建通用性的数字化信息系统
高校是一个大的体系，拥有多个职能管理部门，且每个部门都有自己的信息系统，为了便于以后的工作交流，应该创设一个能够涵盖各个职能部门的大型数字化信息系统。这样一来，就能让各个职能部门做到信息的互通有无，也可以解决一些系统不兼容的问题。各个部门在查阅资料时，由于同处一个系统，就能很快实现资料运输，也能避免出现一些格式不兼容的问题。此外，搭建通用性数字化信息系统，能够促进高校内部各个部门之间的沟通交流，提升高校的整体管理水平。
3.2 树立良好的网络安全意识
高校的档案资料是极其重要的财产，因此必须要严格做好有关的保护工作。由于数字化管理模式需要借助网络技术，也就必然要面临网络安全的考验。笔者结合实践工作总结出了以下几点措施：首先是高校档案数字化管理系统，不需要时刻连接网络，可以通过校内局域网实现与其他部门的连接，从而完成资料传输、共享等工作;其次，对于一些相对机密的文件，一定要严格防范，采取加密措施。当然，为了保证文件的安全，加密工作应该由专业的人士完成，确保资料的妥善保存。第三是尽量避免不相关人员接触档案管理工作，要严格审查相关人员，防止信息泄露。
3.3 提高数字化档案管理技术
电子文件，也有一定的安全隐患，通常会出现易于修改、复制等问题，这样就很难保证文件的真实性，那么针对这样的情况，在数字化管理系统中应该采用一些新技术，防止文件资料被恶意篡改，造成严重的后果。例如，在文件录入的过程中可以采用电子签名技术，保留相关人员的笔迹，以便辨别真实性，或者可以采用一些防伪标识，通过这样的标识进一步验证文件的真实性。此外，电子文件存储的安全问题也不容忽视。首先高校档案管理人员应该对有关的重要资料进行备份，同时定期检查相关的硬件设备，及时发现问题，一旦出现漏洞要及时进行补救，不留下隐患;其次，高校可以和相关专业的公司进行合作，可以采用他们的一些新兴技术，用更加先进的存储技术保存学校重要资料，比如目前比较科学的阿里云、百度云等等。有了这样的技术支持，可以有效地保证档案资料的安全，避免出现因为硬件损坏而造成文件丢失的情况。
参考文献：
[1] 杨婷.高校档案管理数字化建设研究[J].內蒙古财经大学学报，2016（02）.
[2] 柳黎，华俊，张梦湘.集团化企业数字档案管理问题及对策研究[J].档案学研究，2013（S1）.
[3] 马玉妍.高校档案馆数字档案资源的科学管理[J].黑龙江档案，2012（05）.
（作者单位：内蒙古巴彦淖尔市河套学院）
关键词：高校档案管理;数字化;实践;建议
数字化技术的发展，给传统的高校档案管理开拓了新的发展模式，进一步提高了档案管理的效率。当然，新兴技术的出现，面临着人才短缺的严重问题，懂得软件硬件的人才十分不足，这也在一定程度上阻滞了高校档案管理数字化的发展。
1 档案管理数字化的意义
1.1 便于档案的查看调阅
通常情况下，纸质档案保存在档案室里，必须按照相关规定，并且登记后才能进行调阅。由此可以看出，整个查阅过程格外繁琐，并且浪费了一定的人力物力。但是经过数字化处理后，档案就可以全部收录进一个数据系统里，就可以便于人员查阅，甚至可以实现多人的在线查阅。传统的档案管理中，纸质档案都有一定的符号编码，在查阅资料时可以依据编号查阅，而在数字化管理中，就可以直接输入关键词，需要的档案就会自动检索出来，这样一来，就为档案管理工作带来了诸多便利。此外，在进行纸质档案管理的时候，经常会出现混乱的现象，人工处理的错误率大多是大于机器程序运行的。所以电子化档案在管理的时候就有着多重的查询方式，可以避免疲劳奔波，提高工作效率。
1.2 利于减少档案管理占用的空间
纸质的档案管理是需要一定空间的，通常会占用专门的档案室，而高校的档案中，人员众多，档案量也繁多，往往会占用很多空间，但是数字化管理系统能够将全部资料储存在计算机中，只要有一定的数据储存空间就能够实现运行。这样一来，数字化档案管理模式的出现，就极大地减少了档案架所占用的空间，也能够在一定程度上减少纸张的使用，为环保助力。
1.3 便于档案的保存及备份
传统的档案管理主要依赖手写和打印，多为纸质的档案，但是纸质的档案一定要进行严格储存，而且一旦出现有潮湿、蛀虫等情况，就会极大损害纸质档案。当这样的情况发生时，往往就要重新修复、誊写，浪费大量的资源，整体来说是特别不划算的。而档案数字化能够对档案进行备份，只要通过几步简单的操作就能复制资料，便于保存。
2 高校档案管理现状与数字化过程中存在的问题
2.1 高校行政管理体系对于档案管理重视程度不够，资金投入不足
目前，很多高校都会存在一定的错误认知，认为档案管理工作是一份毫无技术含量的工作，只要对档案做到正确编号、合理整理即可。在这样的认知指引下，高校行政管理体系就会自然地忽视档案管理工作的资金投入。不仅如此，由于重视程度不够，高校行政管理体系也就不会去完善档案管理制度，从而延缓了数字化改革的进程。
2.2 档案管理工作人员数字化技术掌握程度不足
目前，许多高校档案管理工作人员都是之前聘用的“老员工”，他们进入学校档案管理工作的年限长，仍然使用传统的管理手段开展档案管理工作。他们已经形成了一定的思维定势，并不能及时更新自己的技能，这样就导致了数字化专业素养的不足，直接影响着管理的数字化改革。
3 高校档案管理数字化建设的几点建议
3.1 搭建通用性的数字化信息系统
高校是一个大的体系，拥有多个职能管理部门，且每个部门都有自己的信息系统，为了便于以后的工作交流，应该创设一个能够涵盖各个职能部门的大型数字化信息系统。这样一来，就能让各个职能部门做到信息的互通有无，也可以解决一些系统不兼容的问题。各个部门在查阅资料时，由于同处一个系统，就能很快实现资料运输，也能避免出现一些格式不兼容的问题。此外，搭建通用性数字化信息系统，能够促进高校内部各个部门之间的沟通交流，提升高校的整体管理水平。
3.2 树立良好的网络安全意识
高校的档案资料是极其重要的财产，因此必须要严格做好有关的保护工作。由于数字化管理模式需要借助网络技术，也就必然要面临网络安全的考验。笔者结合实践工作总结出了以下几点措施：首先是高校档案数字化管理系统，不需要时刻连接网络，可以通过校内局域网实现与其他部门的连接，从而完成资料传输、共享等工作;其次，对于一些相对机密的文件，一定要严格防范，采取加密措施。当然，为了保证文件的安全，加密工作应该由专业的人士完成，确保资料的妥善保存。第三是尽量避免不相关人员接触档案管理工作，要严格审查相关人员，防止信息泄露。
3.3 提高数字化档案管理技术
电子文件，也有一定的安全隐患，通常会出现易于修改、复制等问题，这样就很难保证文件的真实性，那么针对这样的情况，在数字化管理系统中应该采用一些新技术，防止文件资料被恶意篡改，造成严重的后果。例如，在文件录入的过程中可以采用电子签名技术，保留相关人员的笔迹，以便辨别真实性，或者可以采用一些防伪标识，通过这样的标识进一步验证文件的真实性。此外，电子文件存储的安全问题也不容忽视。首先高校档案管理人员应该对有关的重要资料进行备份，同时定期检查相关的硬件设备，及时发现问题，一旦出现漏洞要及时进行补救，不留下隐患;其次，高校可以和相关专业的公司进行合作，可以采用他们的一些新兴技术，用更加先进的存储技术保存学校重要资料，比如目前比较科学的阿里云、百度云等等。有了这样的技术支持，可以有效地保证档案资料的安全，避免出现因为硬件损坏而造成文件丢失的情况。
参考文献：
[1] 杨婷.高校档案管理数字化建设研究[J].內蒙古财经大学学报，2016（02）.
[2] 柳黎，华俊，张梦湘.集团化企业数字档案管理问题及对策研究[J].档案学研究，2013（S1）.
[3] 马玉妍.高校档案馆数字档案资源的科学管理[J].黑龙江档案，2012（05）.
（作者单位：内蒙古巴彦淖尔市河套学院）