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摘 要：饮食服务是高校后勤工作的重要方面，加强饮食成本管理，控制饮食价格水平，提高饮食服务质量，始终是高校后勤饮食服务实体面临的重大课题。加强采购流程的成本管理是做好高校后勤饮食服务工作的关键，如何解决“安全、供应、价格”三者之间矛盾决定了高校餐饮食品供应的管理模式和成本。传统的采购模式越来越难以适应劳动力成本提高，物价水平上涨和食品安全管理成本不断增加的现实。采供信息化管理系统的使用可有效解决这一问题。
关键词：采供；信息化；高校餐饮；成本
作者简介：谢斌，男（1967，8-），汉族，大专，研究方向：酒店管理，现为河海大学后勤集团办公室主任。
学生食堂是高校教育教学健康运行的重要保障，是高校服务育人的重要阵地，其运行状况直接关系到广大学生的身体健康和思想情绪，关系到高校的教育教学质量，尤其关系到高校的稳定与发展，做好学生食堂工作对于维护校园的和谐与稳定，促进高校教育教学质量的提升，具有十分重要的意义。高校后勤饮食服务工作面向的是学校全体师生员工，服务的主体是学生。学生饮食消费的经济承受能力有限。学生评价学校饮食工作的好坏，首先看饮食价格是否合理和能否承受得起。高校后勤饮食工作出问题往往也在于此，甚至引发影响学校稳定的事件。近年来许多高校都引进了采供系统，从食堂原材料采供成本抓起，降低食堂生产成本。
采供信息化管理系统是在满足一定的客户服务水平的条件下，为了使整个食品原材料采供系统成本达到最小而把厂商、采购中心、食堂库房、加工小组等有效地组织在一起进行的餐饮生产和销售的管理方法。它包括计划、采购、生产、配送和退换货和结算流程以及供货商管理。
1 规范管理采购流程，减少随意性
高校传统的采购方式以采购员现场采购为主，在这种模式下，其流程是：食堂提出采购要求→采购部门编制采购计划/定单→现场或电话询价/处理报价→确定供应商→下发运通知→检验入库→通知财务付款。这样的采购业务流程，在实际操作中有些流程如询价/报价在很多采购中不是每次都进行的，该流程主要缺点是：原材料管理、采购管理、供应商管理由采购部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制；同时在这种模式下，采购部门担负着维系食堂原材料供给的重任，为保证原材料的正常供应，必然会加大采购量，尤其是在原料涨价时，这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付帐款，认为增加了食堂的生产成本。通过计算机网络控制的采供系统业务流程，使得采购、供应、结算过程更加规范化，减少人为随意性。食堂将需要采购的物品提前向采购部门申报采购计划，包括采购计划申请、采购计划提交、采购计划审批等。系统根据各食堂提交的采购订单，按系统设定的供应商和采购价格分类生成采购订单，下达订单给供应商并跟踪订单验货、收货审核的执行情况，对采购入库后的物资从仓库流向各使用班组的过程管理，包括：领料申请，领料出库管理、领料查询，领料统计等。用于实现对库存商品的查询、统计和部门之间的商品物资调拨等功能。库存管理可对各类商品的库存情况及进货、供应、库存进行实时监控、跟踪和追溯。
系统自动生成各班组及部门的日报、月报和成本核算表，便于部门领导及时掌握班组和部门各类发生成本情况。实现对采购订单结算、付款登记及查询、部门成本收支核算，核算部门的入库成本、出库成本、结余成本。反映和监督存货的收发、领退和保管情况，反映和监督存货资金的占用情况。在供货商的管理上，减少采购业务操作中的人为因素对供应商的管理在采购管理中是一个中心环节，传统的供应商管理存在大量人为因素。计算机控制的采供系统将按照设定的指标对供应商的状态进行分析，包括供应商供货质量分析、数量分析等，并从中总结规律制定相应的供应商管理策略，如设定相应的配额和询价优先级等。这样将采购人员对采购的影响尽可能的减少，采购人员可以通过系统方便的查询某一类供应商的名单、联系方式、历史供货记录，并按照设定的供应策略进行采购业务。系统对供应商的档案信息进行登记、修改、查询等管理操作，提供对供应商资格审批、供应商供货审批，加强供应商准入管理。还可跟踪每一笔采购订单的交货情况、交货质量、价格，评价供应商等级，帮助高校采购部门选择质量最好、价格最优的原材料供应商。
2 提高工作效率明显，减轻工作量
高校后勤饮食部门每天都需要进行大量的物资采购和供应工作，这项工作涉及到的部门、供货商多，物资品种杂，工作量大。传统的采供需要采购部门进行大量的计划收集汇总、商品价格质量调研和现场采购，人力成本巨大。采供系统的使用，操作简单，界面友好，使用方便，只需要使用鼠标和输入简单的数字就能完成工作。能提高工作效率，大大减轻工作量。在财务结算上，采供系统的使用可以将传统的手工式单据、表格、台帐等难以统计汇总、查询和结算的现象改变为计算机自动生成的财务结算单据，方便财务人员及时准确的和供货商结算。
3 提高核算数据准确率，减少差错
目前大多数学校后勤采供工作主要是靠手工记帐方式进行管理为主，由于对采购计划、采购过程、物资库存和物资供应的管理是一项非常繁杂且必须保证准确性的工作，需要处理供应商的资料，物资采购的成本，采购物资品种、数量及核算等，处理这些问题采用手工操作不但要花费大量的劳动，而且还可能会出现一些人工很难准确处理的问题。本系统的使用能提高工作效率，减少出错。区别于传统管理模式，采供系统还可以随时运行需要的报表，来反映某一时期采购业务的执行情况，包括趋势分析等，为下一阶段工作改善提供及时的信息；降低成本，减少库存积压，系统可对各类商品的进货价格、库存情况及进货、供应、库存进行实时监控、反映和监督存货资金的占用情况，通过直观的以图表图形方式适时提供原材料价格变化，便于领导对采购计划决策。
4 权限控制实现采购的全程监督
采购前控制、采购中监督、采购后分析是现代采购的管理理念。传统模式下虽然也强调采购管理要按照一定的层次进行控制，但是在实际操作中，实现这样的控制非常难。通过计算机控制的采供系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必需经主管领导审批，否则采供系统将无法继续处理该单据，包括接收相应的货物、进行付款等。如果一个公司采取集中财务模式，那么配合采购流程的控制，其效果将更明显。监督有方在采购业务处理过程中，监督人员（不仅指采购部门领导）若通过查询发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到问题解决为止。如若发现某定单属于重复定单，可以将其暂停，查明原因，或取消该定单。
随着高校现代企业制度的逐步建立，高校后勤社会化改革不断深入，饮食服务必将成为后勤社会化改革的重点对象。充分而有效地利用信息技术是现代化高校后勤发展的需要，采供信息管理系统的采用是提升后勤物流采供工作效率、降低采供成本的重要突破口之一。随着高校数字信息化建设水平不断提高，高校后勤饮食建立起“农校对接”的采供模式，减少中间环节，必将进一步降低采供成本，为全校师生提供更优质的后勤服务。
参考文献
1 姜红梅.高校采购管理存在的问题及解决措施[J].信息系统工程，2012（3）
2 姚渊.基于节约采购成本的高校采购制度优化[J].现代经济信息，2008（7）
3 倪智明.高校后勤采供系统优化对策研究[D].浙江工业大学，2008（5）
（责任编辑 王昕）
关键词：采供；信息化；高校餐饮；成本
作者简介：谢斌，男（1967，8-），汉族，大专，研究方向：酒店管理，现为河海大学后勤集团办公室主任。
学生食堂是高校教育教学健康运行的重要保障，是高校服务育人的重要阵地，其运行状况直接关系到广大学生的身体健康和思想情绪，关系到高校的教育教学质量，尤其关系到高校的稳定与发展，做好学生食堂工作对于维护校园的和谐与稳定，促进高校教育教学质量的提升，具有十分重要的意义。高校后勤饮食服务工作面向的是学校全体师生员工，服务的主体是学生。学生饮食消费的经济承受能力有限。学生评价学校饮食工作的好坏，首先看饮食价格是否合理和能否承受得起。高校后勤饮食工作出问题往往也在于此，甚至引发影响学校稳定的事件。近年来许多高校都引进了采供系统，从食堂原材料采供成本抓起，降低食堂生产成本。
采供信息化管理系统是在满足一定的客户服务水平的条件下，为了使整个食品原材料采供系统成本达到最小而把厂商、采购中心、食堂库房、加工小组等有效地组织在一起进行的餐饮生产和销售的管理方法。它包括计划、采购、生产、配送和退换货和结算流程以及供货商管理。
1 规范管理采购流程，减少随意性
高校传统的采购方式以采购员现场采购为主，在这种模式下，其流程是：食堂提出采购要求→采购部门编制采购计划/定单→现场或电话询价/处理报价→确定供应商→下发运通知→检验入库→通知财务付款。这样的采购业务流程，在实际操作中有些流程如询价/报价在很多采购中不是每次都进行的，该流程主要缺点是：原材料管理、采购管理、供应商管理由采购部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制；同时在这种模式下，采购部门担负着维系食堂原材料供给的重任，为保证原材料的正常供应，必然会加大采购量，尤其是在原料涨价时，这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付帐款，认为增加了食堂的生产成本。通过计算机网络控制的采供系统业务流程，使得采购、供应、结算过程更加规范化，减少人为随意性。食堂将需要采购的物品提前向采购部门申报采购计划，包括采购计划申请、采购计划提交、采购计划审批等。系统根据各食堂提交的采购订单，按系统设定的供应商和采购价格分类生成采购订单，下达订单给供应商并跟踪订单验货、收货审核的执行情况，对采购入库后的物资从仓库流向各使用班组的过程管理，包括：领料申请，领料出库管理、领料查询，领料统计等。用于实现对库存商品的查询、统计和部门之间的商品物资调拨等功能。库存管理可对各类商品的库存情况及进货、供应、库存进行实时监控、跟踪和追溯。
系统自动生成各班组及部门的日报、月报和成本核算表，便于部门领导及时掌握班组和部门各类发生成本情况。实现对采购订单结算、付款登记及查询、部门成本收支核算，核算部门的入库成本、出库成本、结余成本。反映和监督存货的收发、领退和保管情况，反映和监督存货资金的占用情况。在供货商的管理上，减少采购业务操作中的人为因素对供应商的管理在采购管理中是一个中心环节，传统的供应商管理存在大量人为因素。计算机控制的采供系统将按照设定的指标对供应商的状态进行分析，包括供应商供货质量分析、数量分析等，并从中总结规律制定相应的供应商管理策略，如设定相应的配额和询价优先级等。这样将采购人员对采购的影响尽可能的减少，采购人员可以通过系统方便的查询某一类供应商的名单、联系方式、历史供货记录，并按照设定的供应策略进行采购业务。系统对供应商的档案信息进行登记、修改、查询等管理操作，提供对供应商资格审批、供应商供货审批，加强供应商准入管理。还可跟踪每一笔采购订单的交货情况、交货质量、价格，评价供应商等级，帮助高校采购部门选择质量最好、价格最优的原材料供应商。
2 提高工作效率明显，减轻工作量
高校后勤饮食部门每天都需要进行大量的物资采购和供应工作，这项工作涉及到的部门、供货商多，物资品种杂，工作量大。传统的采供需要采购部门进行大量的计划收集汇总、商品价格质量调研和现场采购，人力成本巨大。采供系统的使用，操作简单，界面友好，使用方便，只需要使用鼠标和输入简单的数字就能完成工作。能提高工作效率，大大减轻工作量。在财务结算上，采供系统的使用可以将传统的手工式单据、表格、台帐等难以统计汇总、查询和结算的现象改变为计算机自动生成的财务结算单据，方便财务人员及时准确的和供货商结算。
3 提高核算数据准确率，减少差错
目前大多数学校后勤采供工作主要是靠手工记帐方式进行管理为主，由于对采购计划、采购过程、物资库存和物资供应的管理是一项非常繁杂且必须保证准确性的工作，需要处理供应商的资料，物资采购的成本，采购物资品种、数量及核算等，处理这些问题采用手工操作不但要花费大量的劳动，而且还可能会出现一些人工很难准确处理的问题。本系统的使用能提高工作效率，减少出错。区别于传统管理模式，采供系统还可以随时运行需要的报表，来反映某一时期采购业务的执行情况，包括趋势分析等，为下一阶段工作改善提供及时的信息；降低成本，减少库存积压，系统可对各类商品的进货价格、库存情况及进货、供应、库存进行实时监控、反映和监督存货资金的占用情况，通过直观的以图表图形方式适时提供原材料价格变化，便于领导对采购计划决策。
4 权限控制实现采购的全程监督
采购前控制、采购中监督、采购后分析是现代采购的管理理念。传统模式下虽然也强调采购管理要按照一定的层次进行控制，但是在实际操作中，实现这样的控制非常难。通过计算机控制的采供系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必需经主管领导审批，否则采供系统将无法继续处理该单据，包括接收相应的货物、进行付款等。如果一个公司采取集中财务模式，那么配合采购流程的控制，其效果将更明显。监督有方在采购业务处理过程中，监督人员（不仅指采购部门领导）若通过查询发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到问题解决为止。如若发现某定单属于重复定单，可以将其暂停，查明原因，或取消该定单。
随着高校现代企业制度的逐步建立，高校后勤社会化改革不断深入，饮食服务必将成为后勤社会化改革的重点对象。充分而有效地利用信息技术是现代化高校后勤发展的需要，采供信息管理系统的采用是提升后勤物流采供工作效率、降低采供成本的重要突破口之一。随着高校数字信息化建设水平不断提高，高校后勤饮食建立起“农校对接”的采供模式，减少中间环节，必将进一步降低采供成本，为全校师生提供更优质的后勤服务。
参考文献
1 姜红梅.高校采购管理存在的问题及解决措施[J].信息系统工程，2012（3）
2 姚渊.基于节约采购成本的高校采购制度优化[J].现代经济信息，2008（7）
3 倪智明.高校后勤采供系统优化对策研究[D].浙江工业大学，2008（5）
（责任编辑 王昕）