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档案管理是企业管理工作的重要基础工作之一。档案是一种信息资源,是一种无形的财富。对于各种大型企事业单位来说,大量档案资料需要管理与维护,它在为领导决策提供参考,为科研工作提供借鉴,为维护企业利益提供依据,为企业提供优质的全方位服务方面都发挥着重要作用。随着社会的不断发展,网络的普及,在市场经济的法则下,适者才能生存,要想让档案工作发挥其应有的作用就必须要创新。因此档案工作不能一味因循守旧,必须打破常规,以观念创新为先导,以管理创新为基础,以服务创新为主线,遵循档案工作的客观发展规律,以“三创三提”为核心,不断探索和研究档案管理新途径,对其进行合理的开发、利用,实现档案信息化,对各类信息资源进行分类、分析,加以提取并利用,做到求实务实,施之有的,行之有效,适应现代企业和新时期发展的需要。
经过多年来对档案工作的探索与实践,在档案管理工作中,从提高档案管理人员自身素质入手,重“软件”投入,抓硬件建设,创新模式,逐步形成了“三创三提”的新思路,创新观念,提升自身素质,创新管理,提升工作水平,创新载体,提升服务质量,进一步促进档案管理工作有序开展,为企业健康发展奠定了管理基础。
一、创新观念,不断提升自身素质
随着时代的发展,传统档案工作理念已经不能适应企业的快速发展。“重藏轻用”、“秘而不宣”这些陈旧观念造成了档案室的自我封闭,加上档案形成和利用上的滞后性、被动性的特点,使得一些档案工作者形成了“被动服务”、“无所作为”的观念,造成了档案工作“冷线”。为此,我们必须创新观念,不断提升档案管理人员的自身素质,使档案工作适应企业新时代的发展。
一是加强学习,改变传统工作观念。从事档案管理人员必须改变观念,认识到自己工作的重要性学习各种档案法,遵循新的档案规章制度和分类制度,熟悉计算机技术和档案相应的设备,将各种传统介质的档案信息,通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息,组织加工整合成各种数据库形式进行存储,然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务。
二是转变方式,变被动为主动。档案管理工作者不在办公室坐等,而是深入工作一线,主动请教有关技术人员,熟悉了解施工工艺流程,掌握技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案资料做到“胸中有数”。 同时,把档案工作与企业经济建设及各项建设结合起来,主动了解企业的经济形势和发展趋势,了解企业每个季度的工作安排,然后根据室存档案资料为领导和技术人员提供所需要的信息和资料。
二、创新管理,提升档案工作水平
创新管理是档案工作赢得竞争优势的重要手段,传统的手工操作为主的档案管理模式在对档案进行整理、保存、利用等方面已经不能满足客观需要,跟不上时代的发展。必须通过推行先进的管理理念,才能实现了档案管理水平上台阶。
一是完善档案管理工作体系。各企事业单位必须成立施经济责任制,成立档案工作小组,把工作责任落实到个人。在各个部门都设立兼职档案员,明确兼职档案员的工作职责和义务。打破传统的工作方式,不再坐在办公室等待其他部门上交档案,而是主动到各部门去用专业的知识收集档案,对文件,资料等档案资源进行鉴定,避免一些不可再生的档案资源流失。同时和兼职档案员密切配合,吸取各部门人员思想之精华,保证档案资源的源源不竭。
二是建立电子档案管理标准。建立档案信息网络平台是适应市场经济高速发展、新科学、新技术不断涌现的需要。
作为档案管理部门有着得天独厚的条件与优势,这就是掌控大量的资料,存储相当多的信息。因此,要把信息的开发与利用纳入现代化管理工作之中,并不断强化档案管理的功能,提升档案信息管理的质量。企业建立档案信息网络,就为企业档案信息开发与利用提供一个平台。有了档案网络信息平台,就要有相应的相关管理标准。现有的管理标准都是在原来纸质档案管理的基础上,通过多年实践经验总结形成的一些管理标准,而这些标准条文,在电子文件归档及其归档后形成的电子档案的管理过程中,可能只有部分适用,而相当一部分不适用,所以要针对电子档案的特点和特殊性,结合企业自身档案工作的实际情况制订一套电子档案管理标准,保证了电子档案的完整性和安全性。
三、创新载体,切实提升服务质量
无论是科技、还是文书、声像、会计档案,都是职工从生产实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。每一份档案都包含着一代甚至几代领导者和职工的聪明才智和辛劳汗水,都凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上,是一种非常重要的资产。因此,如何讓档案的价值最大化,如何提高档案利用服务的质量和水平是促进档案利用、提高档案工作效益的关键问题。
一是创新形成特色档案信息。以前档案工作整理100卷档案,也许有99卷都在沉睡。这样的原始工作方式致使档案的利用率很低,发挥不出档案的作用。我们档案工作者不应该只是被动的提供者,更应该是内容设计的编排者。我们把档案按规范整理后,根据档案的内容整编出新的特色档案。
二是创新档案服务平台。随着信息化的发展,档案载体己呈现出多样性的趋势,而传统的纯手工查阅的服务方式,已经跟不上现代化信息发展的步伐,针对这种情况,需要建立企业档案室网站,在确保档案安全的前提下,对开放性电子档案让所需要部门通过网络直接进行查询。同纸质档案相比,电子档案具有方便,准确、高效的优势。
三是设定档案服务日。企事业单位可以设定档案服务日,实施一站式服务,以公开信息与现行文件查阅、档案利用、人事档案、咨询服务为主要内容。在档案被利用的过程中,它的巨大价值充分的显示出来。
总之,档案管理工作者要努力练好基本功,熟悉业务,当好活字典。档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度,配置适宜档案保存利用先进技术设备和现代化管理手段,对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护严格执行国家的保密政策,严防泄密。建立科学的管理制度,为企事业建设提供及时、准确、周到的服务。认识自己工作的重要性,才能更好的做好档案管理工作。
经过多年来对档案工作的探索与实践,在档案管理工作中,从提高档案管理人员自身素质入手,重“软件”投入,抓硬件建设,创新模式,逐步形成了“三创三提”的新思路,创新观念,提升自身素质,创新管理,提升工作水平,创新载体,提升服务质量,进一步促进档案管理工作有序开展,为企业健康发展奠定了管理基础。
一、创新观念,不断提升自身素质
随着时代的发展,传统档案工作理念已经不能适应企业的快速发展。“重藏轻用”、“秘而不宣”这些陈旧观念造成了档案室的自我封闭,加上档案形成和利用上的滞后性、被动性的特点,使得一些档案工作者形成了“被动服务”、“无所作为”的观念,造成了档案工作“冷线”。为此,我们必须创新观念,不断提升档案管理人员的自身素质,使档案工作适应企业新时代的发展。
一是加强学习,改变传统工作观念。从事档案管理人员必须改变观念,认识到自己工作的重要性学习各种档案法,遵循新的档案规章制度和分类制度,熟悉计算机技术和档案相应的设备,将各种传统介质的档案信息,通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息,组织加工整合成各种数据库形式进行存储,然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务。
二是转变方式,变被动为主动。档案管理工作者不在办公室坐等,而是深入工作一线,主动请教有关技术人员,熟悉了解施工工艺流程,掌握技术档案的内涵关系和保存意义,使档案人员对各种科技档案资料做到“胸中有数”。 同时,把档案工作与企业经济建设及各项建设结合起来,主动了解企业的经济形势和发展趋势,了解企业每个季度的工作安排,然后根据室存档案资料为领导和技术人员提供所需要的信息和资料。
二、创新管理,提升档案工作水平
创新管理是档案工作赢得竞争优势的重要手段,传统的手工操作为主的档案管理模式在对档案进行整理、保存、利用等方面已经不能满足客观需要,跟不上时代的发展。必须通过推行先进的管理理念,才能实现了档案管理水平上台阶。
一是完善档案管理工作体系。各企事业单位必须成立施经济责任制,成立档案工作小组,把工作责任落实到个人。在各个部门都设立兼职档案员,明确兼职档案员的工作职责和义务。打破传统的工作方式,不再坐在办公室等待其他部门上交档案,而是主动到各部门去用专业的知识收集档案,对文件,资料等档案资源进行鉴定,避免一些不可再生的档案资源流失。同时和兼职档案员密切配合,吸取各部门人员思想之精华,保证档案资源的源源不竭。
二是建立电子档案管理标准。建立档案信息网络平台是适应市场经济高速发展、新科学、新技术不断涌现的需要。
作为档案管理部门有着得天独厚的条件与优势,这就是掌控大量的资料,存储相当多的信息。因此,要把信息的开发与利用纳入现代化管理工作之中,并不断强化档案管理的功能,提升档案信息管理的质量。企业建立档案信息网络,就为企业档案信息开发与利用提供一个平台。有了档案网络信息平台,就要有相应的相关管理标准。现有的管理标准都是在原来纸质档案管理的基础上,通过多年实践经验总结形成的一些管理标准,而这些标准条文,在电子文件归档及其归档后形成的电子档案的管理过程中,可能只有部分适用,而相当一部分不适用,所以要针对电子档案的特点和特殊性,结合企业自身档案工作的实际情况制订一套电子档案管理标准,保证了电子档案的完整性和安全性。
三、创新载体,切实提升服务质量
无论是科技、还是文书、声像、会计档案,都是职工从生产实践活动的劳动结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。每一份档案都包含着一代甚至几代领导者和职工的聪明才智和辛劳汗水,都凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上,是一种非常重要的资产。因此,如何讓档案的价值最大化,如何提高档案利用服务的质量和水平是促进档案利用、提高档案工作效益的关键问题。
一是创新形成特色档案信息。以前档案工作整理100卷档案,也许有99卷都在沉睡。这样的原始工作方式致使档案的利用率很低,发挥不出档案的作用。我们档案工作者不应该只是被动的提供者,更应该是内容设计的编排者。我们把档案按规范整理后,根据档案的内容整编出新的特色档案。
二是创新档案服务平台。随着信息化的发展,档案载体己呈现出多样性的趋势,而传统的纯手工查阅的服务方式,已经跟不上现代化信息发展的步伐,针对这种情况,需要建立企业档案室网站,在确保档案安全的前提下,对开放性电子档案让所需要部门通过网络直接进行查询。同纸质档案相比,电子档案具有方便,准确、高效的优势。
三是设定档案服务日。企事业单位可以设定档案服务日,实施一站式服务,以公开信息与现行文件查阅、档案利用、人事档案、咨询服务为主要内容。在档案被利用的过程中,它的巨大价值充分的显示出来。
总之,档案管理工作者要努力练好基本功,熟悉业务,当好活字典。档案管理工作者要把熟悉“家底”当成自己的天职。建立健全档案管理制度,配置适宜档案保存利用先进技术设备和现代化管理手段,对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护严格执行国家的保密政策,严防泄密。建立科学的管理制度,为企事业建设提供及时、准确、周到的服务。认识自己工作的重要性,才能更好的做好档案管理工作。