论文部分内容阅读
摘 要：高校档案信息管理作为学校整个发展历程的重要凭证，能对学校的各项管理工作起到监督和评估的作用。本文首先介绍了高校档案管理信息化建设的本质，接着从工作思想、档案管理队伍、档案管理手段三个方面分析了高校档案管理工作存在的问题，并在文章的最后对如何完善档案管理工作的制度、实现档案信息的数字化管理、网络化服务提出了一些建议。
关键词：高校;档案管理;信息化建设;网络化服务
随着互联网技术和高校教育事业的不断发展，档案的管理工作面临全新挑战，如各种网络病毒、黑客入侵等潜在威胁都影响着高校的档案管理工作。因此，加强高校档案管理的信息化建设势在必行。下面，笔者将根据多年的工作经历，探讨高校档案管理信息化建设的途径。
1 高校档案管理信息化建设的本质
高校档案管理信息种类繁多，包括学生的学籍管理、招生信息、毕业生的就业情况、学校的财政支出等重要原始资料。高校档案管理信息化建设的目的在于整合并开发档案资源，破除以往保管为主的档案管理模式，对档案信息进行数字化存储，以实现档案的网络化服务功能。它是通过一系列信息技术获取、传送、加工处理档案资源，以提升档案资源的利用价值和效率，在实现数字化校园的过程中，它发挥着重要作用。
高校档案信息化建设大体包含以下几方面：信息设备建设、档案信息资源建设以及安全体系建设，其中档案信息资源建设是整个工作的核心和基础。
2 高校档案管理存在的问题
2.1工作思想有待提高
长期以来，档案管理工作得不到学校领导的重视，部分领导认为档案管理工作是附带工作，对学校的发展影响不大，因此对档案管理工作听之任之。部分档案管理工作人员没有意识到档案管理工作的重要性，仍旧抱持着“坐、等、靠”的工作态度，安于现状，缺乏积极进取精神。
2.2缺少优秀的档案管理队伍
部分高校虽然有能力加强自身的档案管理信息化建设，但是缺乏精良的管理队伍。表现为多数档案工作者的学历偏低，专业技能不足，存在一人多岗的现象。再者，学校疏于管理档案工作者。一方面学校缺乏必要的激励制度，部分管理人员的工作绩效得不到肯定，工作积极性极低;另一方面，学校对于档案管理人才的培养力度不够，许多管理人员安于现状，未能掌握最新的信息技术。
2.3档案管理手段落后
部分高校由于资金匮乏，缺少必要的信息管理设备和管理技术，对于档案信息的管理基本上还停留在手工操作阶段。这极易造成重要文件的损毁，给学校造成不可挽回的损失。一些条件稍好的学校虽然配备了一些信息设备，但是大多流于形式，其主要的档案管理工作还是通过人工完成，出错率极高;还有一部分高校的档案馆虽然与有关软件公司合作研发了一些档案管理软件，建立有一些档案数据库。但并未形成配套的工作系统，再加上档案工作室缺乏既懂计算机又懂档案管理工作的复合型人才，学校的档案管理工作很难实现信息化。
3 高校档案管理信息化建设的措施
3.1完善档案管理工作的制度
学校应该根据《普通高等学校档案管理办法》，建立健全与校情相适应的档案管理机制，包括人员录用和培养机制、人员考核机制、奖惩机制等。就人员录用和培养机制而言，学校应该提高档案工作者的入职门槛，包括提高入职人员的学历、工作经验要求等，大量引进信息技术相关专业的人才，定期对档案管理工作者进行技能培训等。就人员考核机制而言，学校应该在每月的月末对在职档案工作者进行考核，对考核不达标者进行二次培训;就奖惩机制而言，学校应将档案管理员工的工作绩效与其工资待遇、奖金、晋升等挂钩，对于表现优异的员工，应给予大力表彰，并大力宣扬其先进的管理方法，以达到激励其他员工的目的。同时对于一些违规操作、玩忽职守的员工，学校应做降薪、降职甚至开除处理。
3.2加强档案信息的数字化建设
档案信息数字化管理是指将纸质的材料及时地通过媒介保存起来，通过建立档案数据库的方式来实现档案信息的网络服务功能。其优势在于减少了档案信息对纸质材料的依赖，可以实现信息的及时转移和备份，有效地防止由于文件损坏、丢失而造成的损失。客观来说，档案信息资源十分繁杂。因此，档案信息的数字化工作任务艰巨。在此种情况下，档案工作者应该根据档案信息的重要性、紧迫性对其分类。首先详细录入各类案卷级和文件级档案，并将其作为数据库的基础信息;其次，借助计算机、打印机等信息设备，将各种档案的原文件如纸、照片、声音等转换为有序的多媒体文件，为档案信息的网络化打下基础。最后再根据各类档案的使用方式，对其进行二次数字加工，使其更加具象、人性化。
3.3加强档案信息的网络服务系统建设
新背景下，各个高校的领导要重视档案管理工作，统一全体档案工作者的思想观念。改变现有“坐、等、靠”的管理观念，创新工作方式，学会主动地去开发档案的信息资源，以提高档案信息的价值。具体而言，学校可以建立档案信息管理网站和相关网络服务系统，将不同保密等级的档案信息及时地提供给用户。就档案信息管理网站而言，其主页的设计应满足档案信息的服务功能，体现以人为本的特点，设置信息简介、档案产品、档案资讯等模块，以便于用户准确获取所需信息。同时，档案网站还应提供留言板、电子邮件等互动版块，以便更好地了解用户的需求，提高档案信息的服务效率。至于档案信息的网络服务系统建设，应该体现安全、保密原则。特别是对于到访的用户，要进行严格监管，可根据用户所需档案信息的重要性将其分为授权用户和普通用户，并建立严格的访问机制。[3]此外，学校还应该根据档案资源的保密等级确定使用权限。
4 结语
总之，档案管理工作是一项非常系统、繁杂的工作。各个高校必须站在新的历史高度，转变思想观念，不断完善档案管理工作的制度，充分调动员工的工作积极性，改变现有档案管理模式，逐步实现档案信息资源的数字化管理、网络服务功能。
参考文献：
[1]闭线林.高校档案管理信息化建设的现状、问题及对策[J].城建档案，2014，05
[2]高力.高校档案管理信息化建设的思考[J].中外企业家，2011，05
[3]李建平.高校档案管理工作信息化建设探析[J].韶关学院学报，2011，02
关键词：高校;档案管理;信息化建设;网络化服务
随着互联网技术和高校教育事业的不断发展，档案的管理工作面临全新挑战，如各种网络病毒、黑客入侵等潜在威胁都影响着高校的档案管理工作。因此，加强高校档案管理的信息化建设势在必行。下面，笔者将根据多年的工作经历，探讨高校档案管理信息化建设的途径。
1 高校档案管理信息化建设的本质
高校档案管理信息种类繁多，包括学生的学籍管理、招生信息、毕业生的就业情况、学校的财政支出等重要原始资料。高校档案管理信息化建设的目的在于整合并开发档案资源，破除以往保管为主的档案管理模式，对档案信息进行数字化存储，以实现档案的网络化服务功能。它是通过一系列信息技术获取、传送、加工处理档案资源，以提升档案资源的利用价值和效率，在实现数字化校园的过程中，它发挥着重要作用。
高校档案信息化建设大体包含以下几方面：信息设备建设、档案信息资源建设以及安全体系建设，其中档案信息资源建设是整个工作的核心和基础。
2 高校档案管理存在的问题
2.1工作思想有待提高
长期以来，档案管理工作得不到学校领导的重视，部分领导认为档案管理工作是附带工作，对学校的发展影响不大，因此对档案管理工作听之任之。部分档案管理工作人员没有意识到档案管理工作的重要性，仍旧抱持着“坐、等、靠”的工作态度，安于现状，缺乏积极进取精神。
2.2缺少优秀的档案管理队伍
部分高校虽然有能力加强自身的档案管理信息化建设，但是缺乏精良的管理队伍。表现为多数档案工作者的学历偏低，专业技能不足，存在一人多岗的现象。再者，学校疏于管理档案工作者。一方面学校缺乏必要的激励制度，部分管理人员的工作绩效得不到肯定，工作积极性极低;另一方面，学校对于档案管理人才的培养力度不够，许多管理人员安于现状，未能掌握最新的信息技术。
2.3档案管理手段落后
部分高校由于资金匮乏，缺少必要的信息管理设备和管理技术，对于档案信息的管理基本上还停留在手工操作阶段。这极易造成重要文件的损毁，给学校造成不可挽回的损失。一些条件稍好的学校虽然配备了一些信息设备，但是大多流于形式，其主要的档案管理工作还是通过人工完成，出错率极高;还有一部分高校的档案馆虽然与有关软件公司合作研发了一些档案管理软件，建立有一些档案数据库。但并未形成配套的工作系统，再加上档案工作室缺乏既懂计算机又懂档案管理工作的复合型人才，学校的档案管理工作很难实现信息化。
3 高校档案管理信息化建设的措施
3.1完善档案管理工作的制度
学校应该根据《普通高等学校档案管理办法》，建立健全与校情相适应的档案管理机制，包括人员录用和培养机制、人员考核机制、奖惩机制等。就人员录用和培养机制而言，学校应该提高档案工作者的入职门槛，包括提高入职人员的学历、工作经验要求等，大量引进信息技术相关专业的人才，定期对档案管理工作者进行技能培训等。就人员考核机制而言，学校应该在每月的月末对在职档案工作者进行考核，对考核不达标者进行二次培训;就奖惩机制而言，学校应将档案管理员工的工作绩效与其工资待遇、奖金、晋升等挂钩，对于表现优异的员工，应给予大力表彰，并大力宣扬其先进的管理方法，以达到激励其他员工的目的。同时对于一些违规操作、玩忽职守的员工，学校应做降薪、降职甚至开除处理。
3.2加强档案信息的数字化建设
档案信息数字化管理是指将纸质的材料及时地通过媒介保存起来，通过建立档案数据库的方式来实现档案信息的网络服务功能。其优势在于减少了档案信息对纸质材料的依赖，可以实现信息的及时转移和备份，有效地防止由于文件损坏、丢失而造成的损失。客观来说，档案信息资源十分繁杂。因此，档案信息的数字化工作任务艰巨。在此种情况下，档案工作者应该根据档案信息的重要性、紧迫性对其分类。首先详细录入各类案卷级和文件级档案，并将其作为数据库的基础信息;其次，借助计算机、打印机等信息设备，将各种档案的原文件如纸、照片、声音等转换为有序的多媒体文件，为档案信息的网络化打下基础。最后再根据各类档案的使用方式，对其进行二次数字加工，使其更加具象、人性化。
3.3加强档案信息的网络服务系统建设
新背景下，各个高校的领导要重视档案管理工作，统一全体档案工作者的思想观念。改变现有“坐、等、靠”的管理观念，创新工作方式，学会主动地去开发档案的信息资源，以提高档案信息的价值。具体而言，学校可以建立档案信息管理网站和相关网络服务系统，将不同保密等级的档案信息及时地提供给用户。就档案信息管理网站而言，其主页的设计应满足档案信息的服务功能，体现以人为本的特点，设置信息简介、档案产品、档案资讯等模块，以便于用户准确获取所需信息。同时，档案网站还应提供留言板、电子邮件等互动版块，以便更好地了解用户的需求，提高档案信息的服务效率。至于档案信息的网络服务系统建设，应该体现安全、保密原则。特别是对于到访的用户，要进行严格监管，可根据用户所需档案信息的重要性将其分为授权用户和普通用户，并建立严格的访问机制。[3]此外，学校还应该根据档案资源的保密等级确定使用权限。
4 结语
总之，档案管理工作是一项非常系统、繁杂的工作。各个高校必须站在新的历史高度，转变思想观念，不断完善档案管理工作的制度，充分调动员工的工作积极性，改变现有档案管理模式，逐步实现档案信息资源的数字化管理、网络服务功能。
参考文献：
[1]闭线林.高校档案管理信息化建设的现状、问题及对策[J].城建档案，2014，05
[2]高力.高校档案管理信息化建设的思考[J].中外企业家，2011，05
[3]李建平.高校档案管理工作信息化建设探析[J].韶关学院学报，2011，02