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摘要:声像档案是档案工作中的重要组成部分,它是直接记述和反映学校活动、保存备查各种声像材料的总称，起着与其他档案载体不可替代的作用。本文结合笔者的工作实际，分析了声像档案的特点，探讨了当前声像档案工作的现状，对提高今后声像档案管理工作提出了一些积极的应对思考。
关键词:声像档案; 管理; 思考
1声像档案的特点
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片(正负片)唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案的记录方式，具有时间性和特定性，它超越时空，作为历史凭证让人们在回顾、重现这些历史资料时，能把当时记载的事件、事物、人物都真实、直观、形象地再一次显现出来，使研究资料的人们不但能闻其声，还能见其形，检索到当时特定的情景和表情，对所研究的历史资料有一个更加充分的认识和解读，所以声像档案的建立具有重要的意义，它的信息利用和珍藏都具有非常重要的价值。
2 声像档案的管理现状
目前高校声像档案管理中还存在着归档不完整，保管条件不完善，管理不规范等问题，这在一定程度上限制了它的有效利用，不适应现在高校教育发展需要。
2.1声像档案的归档意识淡薄。高校在发展壮大，学校开展的活动也越来越丰富多彩，这些丰富多彩的活动，就是声像档案形成的基础，是第一手资料，但很多高校没有建立和完善声像档案的管理制度，缺乏有效的保障措施，同时因从事声像档案管理工作人员较少，很多系、部、处、室所开展的活动，声像档案管理工作人员不能亲自参加，兼职档案工作人员又要忙于自己其他工作，而会疏忽这项归档工作，缺乏归档意识，致使活动资料散落在各自手里，声像资料不能及时地进行归档并交到档案室备查，造成收藏的声像资料与实际开展的活动数量不相符合，以致不完整、不全面的局面。
2.2声像档案的归档质量不高。声像档案的归档要求与其他纸质档案有所不同，它具有较强的时效性和特殊性。因此，声像档案的归档，不但要有归档意识，提高归档率，还要有归档质量。
声像资料拍摄后，它的原始性，要靠立卷质量去保证。由于某些单位为了节约成本，一盘摄像带子反复使用，容易导致信息灭失，同时，拍摄信号会逐渐衰减，影响播放质量，拍摄完新的内容后，一定要尽快注明所拍摄的时间、地点、人物、事件等情况，不然时间久了，摄影人员日后回忆起来也难以保证它的完整性和准确性，使归档质量大打折扣，影响声像档案的长久保护和开发利用。
2.3 声像档案保管条件不完善。由于声像档案的保管有一定要求，一般各高校的综合档案室是能够符合这个条件的，但高校的各部门要满足这个条件就较难。特别是由于四川成都的气候湿度较大，拍摄的磁带容易受潮，因此拍摄完后就要及时地进行处理，以保证拍摄资料的原创性和最佳效果，保障立卷质量，避免气候原因影响声像的最佳播放效果。因此，声像档案一定要尽快地处理所拍摄的内容，无论是影像资料还是图片资料，都要尽快归档并移交给综合档案室，使资料在符合保管设备的条件下妥善进行保管。
3 对声像档案管理工作的思考
声像档案管理工作要在收集、整理、利用等方面逐步得到完善，就需要在声像档案管理办法中采取有效措施，探索管理新方法，提高管理水平。
3.1 加强宣传 提高认识。高校领导对声像档案管理工作的重视，以及学校教职工的支持是做好声像档案工作的重要保证，它不仅是高校档案主管部门的事，更是学校各级各部门的事情，因此，一定要加大对相关档案法规的宣传力度，使教职工充分认识声像档案的重要性，明确职责抓落实，建立健全声像档案管理制度，转变工作理念．变被动为主动，实现声像档案的集中统一管理。
3.2 加强声像档案管理办法。声像档案不同于纸质材料档案，不易收集和立卷了，因此，声像摄制拍摄后，要尽快进行整理、立卷、编号等过程，避免因按错一个键，或计算机遭病毒出现的故障，丢失全部重要信息。除了及时地进行处理和归档资料外，还需要有一个专门的保管设备，这也是非常必要的。声像档案的保管, 它需要有恒湿、恒温、防磁、防震、防火、防光等条件，才能保证资料的永久性和利用效果，做到规范管理，延长声像档案使用寿命，因此，声像档案要独立成卷，配备符合声像档案的保管设备就必不可少。
3.3 结合实际，合理整理
3.3.1 初步筛选。在整个收集整理声像档案过程中，声像档案的整理过程比较辛苦，各高校的档案工作人员把最初的资料收集起来后，按照相关文件规范的要求进行初步的筛选、剪辑等工作程序，确定是否具有保存价值后，并将主题不突出，图片不清晰的资料删除掉，完成初步筛选。
3.3.2 合理分类。声像档案的分类，是各自学校视其具体情况而设定的，他们分别以人物、活动和时间进行分类，相互补充，相互依存，使其更加合理，再把筛选出来的资料分别进行编号规范整理，注明时间、地点及内容，并与文本档案相关内容完全一致，在查找资料时，真正提高工作效率。
3.3.3 确定冲印数量与刻录内容。由于纸质照片的入册数量没有具体的硬性规定，只能根据各高校的不同要求而确定，电子照片一般都比入册照片数量要多，选出需冲印的照片后，再将其冲印并入册，其他未冲印的照片，又有一定的收藏价值，再刻录成光碟保存，这样，有助于长期保管以备查找。
3.3.4 注重业务培训，提高业务能力。要完成声像档案的管理工作，工作人员不但要掌握一定的摄影知识和摄像知识，还需要具备一定的审美能力和鉴别能力。因此，加强和提高档案工作人员的素质培养，就非常重要。要经常对专职和兼职声像档案人员的业务进行培训，并派他们到兄弟院校去相互學习，吸取其他高校的先进经验，在日积月累中丰富他们的知识，提高他们的能力，以此奠定良好的基础，营造良好的工作氛围。同时档案管理工作需要有一定的连贯性，对专、兼职档案人员的工作岗位要尽量固定，减少流动性，避免工作人员岗位的变换，所带来的工作不熟悉、资料流失等状况，让他们在工作中逐步熟练掌握档案工作的基本要领，提高自己的综合素质。
总之，档案是学校的宝贵财富，而声像档案更是在学校对内对外宣传中起作相当大的作用，所以进一步改进和加强声像档案管理办法，让其更具科学性、实效性，具有重要意义。为此，还应积极加强学校档案主管部门、学校宣传部门及各个立档部门之间的相互配合，畅通收集渠道，上下齐心，齐抓共管，接受学校综合档案室专业性的业务指导，全面收集、整理声像档案，做好档案的移交工作，为学校档案集中统一管理奠定基础。
参考文献
［1］ <档案学概论>［M］.中国人民大学出版社，2006-05-01
［2］<高职院校声像档案管理的现状及思考>［J］.<档案与建设>，2008.4
关键词:声像档案; 管理; 思考
1声像档案的特点
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片(正负片)唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案的记录方式，具有时间性和特定性，它超越时空，作为历史凭证让人们在回顾、重现这些历史资料时，能把当时记载的事件、事物、人物都真实、直观、形象地再一次显现出来，使研究资料的人们不但能闻其声，还能见其形，检索到当时特定的情景和表情，对所研究的历史资料有一个更加充分的认识和解读，所以声像档案的建立具有重要的意义，它的信息利用和珍藏都具有非常重要的价值。
2 声像档案的管理现状
目前高校声像档案管理中还存在着归档不完整，保管条件不完善，管理不规范等问题，这在一定程度上限制了它的有效利用，不适应现在高校教育发展需要。
2.1声像档案的归档意识淡薄。高校在发展壮大，学校开展的活动也越来越丰富多彩，这些丰富多彩的活动，就是声像档案形成的基础，是第一手资料，但很多高校没有建立和完善声像档案的管理制度，缺乏有效的保障措施，同时因从事声像档案管理工作人员较少，很多系、部、处、室所开展的活动，声像档案管理工作人员不能亲自参加，兼职档案工作人员又要忙于自己其他工作，而会疏忽这项归档工作，缺乏归档意识，致使活动资料散落在各自手里，声像资料不能及时地进行归档并交到档案室备查，造成收藏的声像资料与实际开展的活动数量不相符合，以致不完整、不全面的局面。
2.2声像档案的归档质量不高。声像档案的归档要求与其他纸质档案有所不同，它具有较强的时效性和特殊性。因此，声像档案的归档，不但要有归档意识，提高归档率，还要有归档质量。
声像资料拍摄后，它的原始性，要靠立卷质量去保证。由于某些单位为了节约成本，一盘摄像带子反复使用，容易导致信息灭失，同时，拍摄信号会逐渐衰减，影响播放质量，拍摄完新的内容后，一定要尽快注明所拍摄的时间、地点、人物、事件等情况，不然时间久了，摄影人员日后回忆起来也难以保证它的完整性和准确性，使归档质量大打折扣，影响声像档案的长久保护和开发利用。
2.3 声像档案保管条件不完善。由于声像档案的保管有一定要求，一般各高校的综合档案室是能够符合这个条件的，但高校的各部门要满足这个条件就较难。特别是由于四川成都的气候湿度较大，拍摄的磁带容易受潮，因此拍摄完后就要及时地进行处理，以保证拍摄资料的原创性和最佳效果，保障立卷质量，避免气候原因影响声像的最佳播放效果。因此，声像档案一定要尽快地处理所拍摄的内容，无论是影像资料还是图片资料，都要尽快归档并移交给综合档案室，使资料在符合保管设备的条件下妥善进行保管。
3 对声像档案管理工作的思考
声像档案管理工作要在收集、整理、利用等方面逐步得到完善，就需要在声像档案管理办法中采取有效措施，探索管理新方法，提高管理水平。
3.1 加强宣传 提高认识。高校领导对声像档案管理工作的重视，以及学校教职工的支持是做好声像档案工作的重要保证，它不仅是高校档案主管部门的事，更是学校各级各部门的事情，因此，一定要加大对相关档案法规的宣传力度，使教职工充分认识声像档案的重要性，明确职责抓落实，建立健全声像档案管理制度，转变工作理念．变被动为主动，实现声像档案的集中统一管理。
3.2 加强声像档案管理办法。声像档案不同于纸质材料档案，不易收集和立卷了，因此，声像摄制拍摄后，要尽快进行整理、立卷、编号等过程，避免因按错一个键，或计算机遭病毒出现的故障，丢失全部重要信息。除了及时地进行处理和归档资料外，还需要有一个专门的保管设备，这也是非常必要的。声像档案的保管, 它需要有恒湿、恒温、防磁、防震、防火、防光等条件，才能保证资料的永久性和利用效果，做到规范管理，延长声像档案使用寿命，因此，声像档案要独立成卷，配备符合声像档案的保管设备就必不可少。
3.3 结合实际，合理整理
3.3.1 初步筛选。在整个收集整理声像档案过程中，声像档案的整理过程比较辛苦，各高校的档案工作人员把最初的资料收集起来后，按照相关文件规范的要求进行初步的筛选、剪辑等工作程序，确定是否具有保存价值后，并将主题不突出，图片不清晰的资料删除掉，完成初步筛选。
3.3.2 合理分类。声像档案的分类，是各自学校视其具体情况而设定的，他们分别以人物、活动和时间进行分类，相互补充，相互依存，使其更加合理，再把筛选出来的资料分别进行编号规范整理，注明时间、地点及内容，并与文本档案相关内容完全一致，在查找资料时，真正提高工作效率。
3.3.3 确定冲印数量与刻录内容。由于纸质照片的入册数量没有具体的硬性规定，只能根据各高校的不同要求而确定，电子照片一般都比入册照片数量要多，选出需冲印的照片后，再将其冲印并入册，其他未冲印的照片，又有一定的收藏价值，再刻录成光碟保存，这样，有助于长期保管以备查找。
3.3.4 注重业务培训，提高业务能力。要完成声像档案的管理工作，工作人员不但要掌握一定的摄影知识和摄像知识，还需要具备一定的审美能力和鉴别能力。因此，加强和提高档案工作人员的素质培养，就非常重要。要经常对专职和兼职声像档案人员的业务进行培训，并派他们到兄弟院校去相互學习，吸取其他高校的先进经验，在日积月累中丰富他们的知识，提高他们的能力，以此奠定良好的基础，营造良好的工作氛围。同时档案管理工作需要有一定的连贯性，对专、兼职档案人员的工作岗位要尽量固定，减少流动性，避免工作人员岗位的变换，所带来的工作不熟悉、资料流失等状况，让他们在工作中逐步熟练掌握档案工作的基本要领，提高自己的综合素质。
总之，档案是学校的宝贵财富，而声像档案更是在学校对内对外宣传中起作相当大的作用，所以进一步改进和加强声像档案管理办法，让其更具科学性、实效性，具有重要意义。为此，还应积极加强学校档案主管部门、学校宣传部门及各个立档部门之间的相互配合，畅通收集渠道，上下齐心，齐抓共管，接受学校综合档案室专业性的业务指导，全面收集、整理声像档案，做好档案的移交工作，为学校档案集中统一管理奠定基础。
参考文献
［1］ <档案学概论>［M］.中国人民大学出版社，2006-05-01
［2］<高职院校声像档案管理的现状及思考>［J］.<档案与建设>，2008.4