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摘 要：从电子文件的特点出发，分析了电子文件在归档过程中收集和鉴定的要素及内容。同时，提出电子文件在归档过程中存在的问题，以及档案部门在新形势下所采取的措施。
关键词：电子文件 文件归档
随着电子文件越来越被广泛应用于单位的经营活动、科研生产、行政管理等领域，海量的电子文件将作为具有参考和凭证价值的文件进行归档。而网络时代的到来使得电子文件不再像以往那样仅存储于单机上，而是通过网络形式来完成从起草、审批、签发到归档等文件生命周期的各阶段。如何对电子文件进行科学合理的管理、如何确保电子文件的有效性等问题，是档案部门目前面临的难题。
一、电子文件的特性
纸质文件作为传统载体已被人们广泛运用于日常经营生产活动中，它具有耐久性、可识别性、易于保存等特性。因此，传统纸质文件作为长期保存的载体，很好的体现了文件的第一价值和第二价值。然而电子文件作为时代发展产物，它的特性与纸质文件存在着巨大差异。
1.电子文件具有产生速度快、信息容量大的特性。在网络时代，由于操作的简单、迅速，导致电子文件迅速、大量的产生；又由于存储和查询的方便、快捷，使得电子文件信息量的急剧增加。海量的电子文件，对信息的处理、存储、备份带来了巨大的压力。
2.电子文件对系统的依赖性、非人工识读性。电子文件的形成、審签以至归档都借助于信息系统，离开计算机网络环境电子文件将无法被读取，人既无法识读、无法编辑，更无法对电子文件进行管理。在信息系统环境下形成的电子文件又因软件的版本、操作系统是否兼容等问题对电子文件形成时的软件和操作系统的管理带来新的挑战。
3.电子文件信息与载体的可分离性。电子文件有别于纸质文件最大的特点之一，即纸质文件的信息内容与载体的紧密结合，使得纸质文件具有易于阅读的特性，而电子文件则不然。电子文件的信息内容不在具有固定不变的与载体结合的方式，同一个电子文件可以存在于不同的载体上，即电子文件不在具有固定的物理位置。电子文件可以根据需要随时扩展、缩小或改变存储空间，也可以改变在服务器上的存储地址，或者在不同存储介质之间转换。因此，电子文件与载体之间不再具有密不可分的关系，不再具有物理意义上的“实体”状态，而是可以抽象为虚拟文件。
4.电子文件信息的易更改性。电子文件由于操作的便捷，使得其信息的增加、删减、变更变得极为方便，并且不留任何痕迹。在网络环境下的电子文件的更改更为方便，人们不需要固定一个地方、一台计算机，在远程就可对服务器上的电子文件按需求进行处理。
二、电子文件的归档及存在的问题
归档是档案工作的开始，是档案工作的第一个环节。归档工作的开展代表文件向档案的转化，代表文件的第一价值向第二价值转移。电子文件时代的到来，其归档工作是保护电子记忆的必要途径，也是顺利开展文档一体化、馆室一体化的重要体现，对于丰富和优化档案馆（室）馆藏，确保档案工作的可持续发展有着重要意义。电子文件的归档就是通过网络或者载体将整理好的电子文件，从计算机存储器或其网络存储器上拷贝或刻录到可脱机保存的存储载体上向档案部门移交，或者通过网络将电子文件信息转移到档案部门控制的计算机系统中，以便长期保存的过程。
1.电子文件的收集。电子文件与纸质文件之间在特性上存在着很大的差异，这也就决定了电子文件的收集不能按照传统纸质文件的方式进行收集。我们在重视收集电子文件信息内容的同时，也应该关注其他要素的收集。
首先，要注重对电子文件背景信息的收集。背景信息是电子文件的重要构成之一，它反映了电子文件的基本属性，如：文件产生的时间、作者、职能部门、文档类型、修改日期、文件大小、文件来源、文件存储位置、文件办理过程等。由于电子文件的非人工识读性，文件的基本属性、文件的办理及审批过程不如纸质文件来的一目了然，因此做好电子文件背景信息的收集就显得尤为重要，应视作为收集文件内容同等重要的另一方面来进行收集。其次，对产生电子文件的软件、操作系统进行收集。由于电子文件对系统的依赖性，电子文件产生的系统环境、软件版本都将影响到今后对电子档案的利用。各类电子文件的利用离不开软件的支撑，而电子文件依赖的软件系统可能各不相同。尤其是在航天系统单位，由于保密等要求，可能针对企业本身特色专门开发一套软件用于科研生产和经营管理活动，或者采购来的设备本身所携带的软件系统是嵌入式的，不能单独购置。为了保证归档的电子文件的信息内容完整准确，将这些相应的软件和信息系统一起收集是有必要的。还要注意对电子文件动态信息的收集。由于电子文件的易更改性，而且更改后不留任何痕迹，但往往在文件形成过程中有些信息的历次变动又都是有保存价值的，需要保存下来。因此，对电子文件的收集不能像纸质文件那样等文件办理完毕后再收集，而是要在文件形成时就开始，并贯穿于文件处理和科研工作的整个过程。
2.电子文件的鉴定。与传统纸质文件的特性不同，使得电子文件在鉴定过程中也与纸质文件相比之下有着特殊的性质。可以说，电子文件的鉴定工作比纸质文件内容范围更广，技术要求更高，方法程序更复杂。
首先，由于电子文件内容与载体的不可分离性，以及对系统的依赖性，所以在鉴定电子文件的时候，不但要对其内容进行价值鉴定，同时还要对文件的技术状态，包括：电子文件的载体可读性、有无病毒、软件版本等方面进行检查鉴定。其次，由于电子文件产生速度快，信息量大的特点，导致电子文件不能像传统纸质文件那样逐一进行鉴定，这样会耗费档案人员大量时间在鉴定工作上。电子文件往往采用职能鉴定法，将档案的鉴定方法集于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，使得电子文件的鉴定工作效率得到显著提升。但是，职能鉴定法由于注重文件形成部门职能的重要程度来对文件进行鉴别，很容易忽视在企业中一些不是主要职能部门所形成重要文件的归档。所以，在电子文件时代类似于“批处理”的职能鉴定法并不能完全取代纸质文件的直接鉴定法。又由于电子文件的易变更性，所以为确保电子文件归档工作的完整性、准确性、系统性、有效性，应该把电子文件的鉴定工作提前到文件形成前或形成之中，即实时鉴定。在文件形成前或形成之中，就对文件进行价值鉴定，把需要归档的文件标识出来，这样既可以直接判断文件的保存价值，同时也可以确保归档的完整性，做到不遗漏重要文件。等到文件处理完毕，待归档时，在根据之前所做的标识进行收集，这样既确保一些非主要职能部门产生的重要文件可以得到有效的前端控制，同时又不至于大量花费档案人员的精力。 3.电子文件在归档时存在的问题。我们研究电子文件的特性是为了找到更有效的归档方法，在各种归档理论的的指导下，在电子文件归档实际操作过程中仍然存在一些不可避免的问题。
对于不同系统，如：ERP、CAPP、AVIDM、OA等，产生的文件大多以附件形式在信息系统内经过不同部门和人员之间流转，每个信息系统流转的方式也各不相同。每个系统内部的信息具有更新速度快、信息量大、格式多样的特点。还有一大部分的图样等原始信息分散存储于各部门、个人的计算机上，格式标准也不统一。 如何将这些信息系统内及个人计算机上有价值的文件进行及时归档？如何对文件处理过程信息伴随文件一同归档？这对于电子文件的积累收集工作来讲尤为重要，如果不科学合理的解决各业务系统形成的电子文件归档问题，在若干年后档案部门将会缺失很大一部分的归档内容。由于电子文件的收集和鉴定工作提前至文件形成前或形成过程中，这就要求档案部门将其职能向前延伸，而不是像传统纸质文件在文件办理完毕后和保存期满后进行收集和鉴定。而职能的改变对于一个企业而言是否可以接受，这关系到电子文件归档工作是否能够顺利开展。
目前，档案管理软件大多以数据库形式将归档电子文件存储服务器上，档案人员在网络环境下对文件进行分类、整理、编目等归档工作。也就是说，电子文件依旧存储于服务器上原来的位置，只是在电子文件的管理权限上向档案部门移交。而对于档案部门而言，归档工作不仅是文件管理权限的移交，更重要的是档案部门对电子文件及其背景数据的控制权，实现物理归档。
另外，由于电子文件多了一层技术鉴定，所以对档案人员也提出了新的要求。档案人员承担了信息技术员的角色，对电子文件元数据进行识别和保留、就电子文件的捕获和维护提供专家意见，这都是当前档案工作者能否胜任的一个新标准。
三、档案部门的应对措施
上述问题的存在，在很大程度上影响了电子文件归档工作的顺利实施和有序开展。因此，档案部门应采取相应措施，保证电子文件归档工作的顺利开展。
1.领导重视，转变观念，提高管理认识。电子文件归档工作是一项技术水平高、系統性强、各业务部门配合的工作。因此，领导的重视十分关键。将电子文件归档工作纳入领导议事日程，使整个企业重视电子文件归档工作。电子文件从形成到归档跨多个部门，仅靠档案部门很难完成归档工作，因此应该由文件形成部门、信息化部门、档案部门多部门联合的方法，保证电子文件归档的质量。这就需要整个企业转变原有文件归档理念，把电子文件归档工作作为一项日常工作，各部门充分发挥各自优势，落实责任，提高电子文件归档的认识水平。
2.建立健全规章制度。电子文件归档制度的建立是确保归档工作有标准可执行的重要保障，是开展电子文件归档工作的操作依据。规章制度中应明确电子文件的归档范围、电子文件归档工作程序、方法和步骤、归档形式、归档时间、各部门职责、电子文件处理的技术要求、电子文件的保存条件等内容。只有建立一套系统的电子文件归档管理的规章制度，才能做到电子文件归档的有法可依。
3.加强培训，提高档案人员业务能力。电子文件归档工作是一项新生事物，而且技术性强。这就要求从事电子文件归档工作的人员不但需要具备丰富的档案知识，而且还需要掌握网络环境下电子文件归档的技术。因此，档案部门要重视专业人才的培养和吸收，努力提高档案队伍的整体素质；对现有档案人员进行业务知识培训，提高档案人员的业务能力。
参考文献：
[1]黄新荣，王晓杰，庞文琪.网络时代电子文件归档方式研究——兼论逻辑归档的可行性.档案学通讯，2014（5）.
作者介绍：吉隽（1983.01—）女。上海人。上海大学文学院档案专业。学士。
关键词：电子文件 文件归档
随着电子文件越来越被广泛应用于单位的经营活动、科研生产、行政管理等领域，海量的电子文件将作为具有参考和凭证价值的文件进行归档。而网络时代的到来使得电子文件不再像以往那样仅存储于单机上，而是通过网络形式来完成从起草、审批、签发到归档等文件生命周期的各阶段。如何对电子文件进行科学合理的管理、如何确保电子文件的有效性等问题，是档案部门目前面临的难题。
一、电子文件的特性
纸质文件作为传统载体已被人们广泛运用于日常经营生产活动中，它具有耐久性、可识别性、易于保存等特性。因此，传统纸质文件作为长期保存的载体，很好的体现了文件的第一价值和第二价值。然而电子文件作为时代发展产物，它的特性与纸质文件存在着巨大差异。
1.电子文件具有产生速度快、信息容量大的特性。在网络时代，由于操作的简单、迅速，导致电子文件迅速、大量的产生；又由于存储和查询的方便、快捷，使得电子文件信息量的急剧增加。海量的电子文件，对信息的处理、存储、备份带来了巨大的压力。
2.电子文件对系统的依赖性、非人工识读性。电子文件的形成、審签以至归档都借助于信息系统，离开计算机网络环境电子文件将无法被读取，人既无法识读、无法编辑，更无法对电子文件进行管理。在信息系统环境下形成的电子文件又因软件的版本、操作系统是否兼容等问题对电子文件形成时的软件和操作系统的管理带来新的挑战。
3.电子文件信息与载体的可分离性。电子文件有别于纸质文件最大的特点之一，即纸质文件的信息内容与载体的紧密结合，使得纸质文件具有易于阅读的特性，而电子文件则不然。电子文件的信息内容不在具有固定不变的与载体结合的方式，同一个电子文件可以存在于不同的载体上，即电子文件不在具有固定的物理位置。电子文件可以根据需要随时扩展、缩小或改变存储空间，也可以改变在服务器上的存储地址，或者在不同存储介质之间转换。因此，电子文件与载体之间不再具有密不可分的关系，不再具有物理意义上的“实体”状态，而是可以抽象为虚拟文件。
4.电子文件信息的易更改性。电子文件由于操作的便捷，使得其信息的增加、删减、变更变得极为方便，并且不留任何痕迹。在网络环境下的电子文件的更改更为方便，人们不需要固定一个地方、一台计算机，在远程就可对服务器上的电子文件按需求进行处理。
二、电子文件的归档及存在的问题
归档是档案工作的开始，是档案工作的第一个环节。归档工作的开展代表文件向档案的转化，代表文件的第一价值向第二价值转移。电子文件时代的到来，其归档工作是保护电子记忆的必要途径，也是顺利开展文档一体化、馆室一体化的重要体现，对于丰富和优化档案馆（室）馆藏，确保档案工作的可持续发展有着重要意义。电子文件的归档就是通过网络或者载体将整理好的电子文件，从计算机存储器或其网络存储器上拷贝或刻录到可脱机保存的存储载体上向档案部门移交，或者通过网络将电子文件信息转移到档案部门控制的计算机系统中，以便长期保存的过程。
1.电子文件的收集。电子文件与纸质文件之间在特性上存在着很大的差异，这也就决定了电子文件的收集不能按照传统纸质文件的方式进行收集。我们在重视收集电子文件信息内容的同时，也应该关注其他要素的收集。
首先，要注重对电子文件背景信息的收集。背景信息是电子文件的重要构成之一，它反映了电子文件的基本属性，如：文件产生的时间、作者、职能部门、文档类型、修改日期、文件大小、文件来源、文件存储位置、文件办理过程等。由于电子文件的非人工识读性，文件的基本属性、文件的办理及审批过程不如纸质文件来的一目了然，因此做好电子文件背景信息的收集就显得尤为重要，应视作为收集文件内容同等重要的另一方面来进行收集。其次，对产生电子文件的软件、操作系统进行收集。由于电子文件对系统的依赖性，电子文件产生的系统环境、软件版本都将影响到今后对电子档案的利用。各类电子文件的利用离不开软件的支撑，而电子文件依赖的软件系统可能各不相同。尤其是在航天系统单位，由于保密等要求，可能针对企业本身特色专门开发一套软件用于科研生产和经营管理活动，或者采购来的设备本身所携带的软件系统是嵌入式的，不能单独购置。为了保证归档的电子文件的信息内容完整准确，将这些相应的软件和信息系统一起收集是有必要的。还要注意对电子文件动态信息的收集。由于电子文件的易更改性，而且更改后不留任何痕迹，但往往在文件形成过程中有些信息的历次变动又都是有保存价值的，需要保存下来。因此，对电子文件的收集不能像纸质文件那样等文件办理完毕后再收集，而是要在文件形成时就开始，并贯穿于文件处理和科研工作的整个过程。
2.电子文件的鉴定。与传统纸质文件的特性不同，使得电子文件在鉴定过程中也与纸质文件相比之下有着特殊的性质。可以说，电子文件的鉴定工作比纸质文件内容范围更广，技术要求更高，方法程序更复杂。
首先，由于电子文件内容与载体的不可分离性，以及对系统的依赖性，所以在鉴定电子文件的时候，不但要对其内容进行价值鉴定，同时还要对文件的技术状态，包括：电子文件的载体可读性、有无病毒、软件版本等方面进行检查鉴定。其次，由于电子文件产生速度快，信息量大的特点，导致电子文件不能像传统纸质文件那样逐一进行鉴定，这样会耗费档案人员大量时间在鉴定工作上。电子文件往往采用职能鉴定法，将档案的鉴定方法集于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，使得电子文件的鉴定工作效率得到显著提升。但是，职能鉴定法由于注重文件形成部门职能的重要程度来对文件进行鉴别，很容易忽视在企业中一些不是主要职能部门所形成重要文件的归档。所以，在电子文件时代类似于“批处理”的职能鉴定法并不能完全取代纸质文件的直接鉴定法。又由于电子文件的易变更性，所以为确保电子文件归档工作的完整性、准确性、系统性、有效性，应该把电子文件的鉴定工作提前到文件形成前或形成之中，即实时鉴定。在文件形成前或形成之中，就对文件进行价值鉴定，把需要归档的文件标识出来，这样既可以直接判断文件的保存价值，同时也可以确保归档的完整性，做到不遗漏重要文件。等到文件处理完毕，待归档时，在根据之前所做的标识进行收集，这样既确保一些非主要职能部门产生的重要文件可以得到有效的前端控制，同时又不至于大量花费档案人员的精力。 3.电子文件在归档时存在的问题。我们研究电子文件的特性是为了找到更有效的归档方法，在各种归档理论的的指导下，在电子文件归档实际操作过程中仍然存在一些不可避免的问题。
对于不同系统，如：ERP、CAPP、AVIDM、OA等，产生的文件大多以附件形式在信息系统内经过不同部门和人员之间流转，每个信息系统流转的方式也各不相同。每个系统内部的信息具有更新速度快、信息量大、格式多样的特点。还有一大部分的图样等原始信息分散存储于各部门、个人的计算机上，格式标准也不统一。 如何将这些信息系统内及个人计算机上有价值的文件进行及时归档？如何对文件处理过程信息伴随文件一同归档？这对于电子文件的积累收集工作来讲尤为重要，如果不科学合理的解决各业务系统形成的电子文件归档问题，在若干年后档案部门将会缺失很大一部分的归档内容。由于电子文件的收集和鉴定工作提前至文件形成前或形成过程中，这就要求档案部门将其职能向前延伸，而不是像传统纸质文件在文件办理完毕后和保存期满后进行收集和鉴定。而职能的改变对于一个企业而言是否可以接受，这关系到电子文件归档工作是否能够顺利开展。
目前，档案管理软件大多以数据库形式将归档电子文件存储服务器上，档案人员在网络环境下对文件进行分类、整理、编目等归档工作。也就是说，电子文件依旧存储于服务器上原来的位置，只是在电子文件的管理权限上向档案部门移交。而对于档案部门而言，归档工作不仅是文件管理权限的移交，更重要的是档案部门对电子文件及其背景数据的控制权，实现物理归档。
另外，由于电子文件多了一层技术鉴定，所以对档案人员也提出了新的要求。档案人员承担了信息技术员的角色，对电子文件元数据进行识别和保留、就电子文件的捕获和维护提供专家意见，这都是当前档案工作者能否胜任的一个新标准。
三、档案部门的应对措施
上述问题的存在，在很大程度上影响了电子文件归档工作的顺利实施和有序开展。因此，档案部门应采取相应措施，保证电子文件归档工作的顺利开展。
1.领导重视，转变观念，提高管理认识。电子文件归档工作是一项技术水平高、系統性强、各业务部门配合的工作。因此，领导的重视十分关键。将电子文件归档工作纳入领导议事日程，使整个企业重视电子文件归档工作。电子文件从形成到归档跨多个部门，仅靠档案部门很难完成归档工作，因此应该由文件形成部门、信息化部门、档案部门多部门联合的方法，保证电子文件归档的质量。这就需要整个企业转变原有文件归档理念，把电子文件归档工作作为一项日常工作，各部门充分发挥各自优势，落实责任，提高电子文件归档的认识水平。
2.建立健全规章制度。电子文件归档制度的建立是确保归档工作有标准可执行的重要保障，是开展电子文件归档工作的操作依据。规章制度中应明确电子文件的归档范围、电子文件归档工作程序、方法和步骤、归档形式、归档时间、各部门职责、电子文件处理的技术要求、电子文件的保存条件等内容。只有建立一套系统的电子文件归档管理的规章制度，才能做到电子文件归档的有法可依。
3.加强培训，提高档案人员业务能力。电子文件归档工作是一项新生事物，而且技术性强。这就要求从事电子文件归档工作的人员不但需要具备丰富的档案知识，而且还需要掌握网络环境下电子文件归档的技术。因此，档案部门要重视专业人才的培养和吸收，努力提高档案队伍的整体素质；对现有档案人员进行业务知识培训，提高档案人员的业务能力。
参考文献：
[1]黄新荣，王晓杰，庞文琪.网络时代电子文件归档方式研究——兼论逻辑归档的可行性.档案学通讯，2014（5）.
作者介绍：吉隽（1983.01—）女。上海人。上海大学文学院档案专业。学士。