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摘要：信息化背景下，使用传统的方法管理档案已经不能适应当前的时代发展的基本要求，我们需要不断改进管理档案的方法，文书档案管理是档案管理的重要组成部分，我们需要顺应当前时代发展的趋势，利用信息化手段合理管理文书档案，提高工作效率。
关键词：信息化;文书档案;管理工作
前言：
我国很多行业因为信息化建设水平的提高得到了进步与发展，文书档案管理工作也因为信息时代的到来而面临巨大的挑战，为了顺应时代发展，文书档案管理工作要脱离传统的管理工作模式进行整改，但要彻底改变这种工作模式，还有很长的路要走。
1.信息化背景下文书档案管理存在的问题
1.1 监督机制不够完善
信息时代，监督机制的不完善的问题在文书档案管理工作中沉积已久，文书档案管理工作因此无法正常运转。目前有不少单位对文书档案实行信息化管理，但文书档案的信息化管理并没有得到相应的重视，监督手段不够强硬而导致工作效率低下，如果工作人员在工作岗位上出现问题，后续工作也会受到影响，接而影响到工作的质量，工作效率也因此降低[1]。
1.2 管理水平较低
有些单位顺应时代发展更新了设施配备，但传统的工作模式限制了工作思维。文书档案管理工作者的技术水平不够，不具备充足的专业知识，无法充分利用这些先进的设备，不能彻底落实文书档案的信息化管理。如果继续从前的工作模式，那么这些先进的设施也将毫无存在价值。整个单位的文书档案的信息化管理会因文书档案管理工作者的专业技能的高低而受到影响，因此，文书档案工作管理者的才能要与自己的职业相匹配。
1.3 保密程度较低
保密工作对文书档案管理工作来说也非常重要。为了实现文书档案的信息化管理，需要用电子档案代替传统的纸质档案，但在将纸质档案转变为电子档案的过程中相关信息出现更改的问题时有发生，电子档案的保存形式也容易发生更改。电子档案与传统的纸质档案相比较存在便于修改的优势，数据档案如果没有得到足够的保护，容易被恶势力侵入系统，盗窃他人新隐私，所以电子档案的真实性和安全性容易令人怀疑。此外，在一般情况下，文书档案不是仅仅由一部分构成的，其他部门之间的信息也在期间，且数目巨大，如果工作人员不对这些档案进行及时归纳，档案的保密程度就会降低。
2.信息化背景下文书档案管理的有效策略
2.1 完善监督机制
若想提升文书档案管理工作的效率，首先要尽快完善监督机制，严密监督和管辖文书档案管理工作中的每一个环节，保证工作质量。同时，还可以成立监督小组，在工作期间进行不定期检查，确保在工作过程中没有出现任何纰漏，如果发现问题要立即向上级反映并及时开会商讨解决问题的方法，提高工作質量。同时，监督小组的小组成员要定期对自己的工作进行自我反省并及时做出改善，为了避免小组成员在监督工作上的消极怠工，小组成员要定期调整，确保文书档案管理工作的高效性。
2.2 规范管理工作
规范文书档案管理工作可以有效提高工作效率，在工作期间，单位应该建立合适的工作管理制度，要定期对文书档案管理的工作人员进行考核。一些工作人员对信息技术带给文书档案管理的作用没有一个正确的认识，依然对工作使用传统的工作模式和思想，造成人力资源的浪费。因此，要制定文书档案管理工作上的工作规范，工作人员应该正确认识自己每天所做的工作，给予工作足够的重视，加强自己的计算机操作技能。领导要做到完善档案管理设施，用规范和科学的方法对文书档案进行管理，确保信息技术在文书档案管理中得到正确的使用，保障工作中的每一个环节都不会出现问题，提升文书档案管理工作的工作效率[2]。
2.3提高工作人员的保密意识
工作人员要对档案管理要既要具备理论知识又要有专业技能，工作内容要符合工作要求。工作人员不仅要具备基本知识，还要熟悉工作中的规章制度，完成档案资料的一系列工作。文书档案管理的工作人员还要认真、积极地对待自己的工作和事业，要有强烈的责任感，对自己的工作内容具有足够的保密意识，工作态度认真严谨、为人谨慎，严格履行自己在工作上的责任和义务。文书档案管理的工作人员必须具备高水平的计算机编程能力和英语能力，不断提高自身工作能力，牢记自己的工作流程，既有丰富的理论知识，也要勇于实践，脚踏实地，守口如瓶。
工作人员要定期检查电子档案的保存状态，及时对电子档案进行备份，谨防档案丢失。电子信息档案的管理系统与外部网络中间要安装坚固的“防火墙”，定时对电子信息档案进行病毒查杀，将病毒彻底拦截在防火墙外。除此之外，电子档案的存放场所也要实施严格管理，禁止无关人员进入，必要时可以安装监控系统。
结束语：
在信息化背景下，文书档案由纸质档案转为电子档案是顺应时代发展的必经之路，文书档案管理是一项为人民服务的伟大工作。互联网以及电子信息技术已经在各个领域中得到了普及，为了跟上时代发展的步伐，对文书档案管理的工作要求也应该相应提高。老旧的传统工作模式已无法满足当下的时代需求，信息化背景下的文书档案管理工作应加强信息技术，完善管理制度，做好保密工作，有效提高文书档案管理工作的工作效率。
参考文献
[1]杨晖. 信息化背景下文书档案管理工作探讨[J]. 科技风， 2020， （005）：106.
[2]李英杰. 基于档案信息化背景下的文书档案管理工作初探[J]. 赤子（上中旬）， 2017， （No.406）：204-204.
[3]石彩霞. 关于信息化背景下文书档案管理工作的探究[J]. 现代经济信息， 2018（10）：174-174.
作者简介：，黄楠洋 （ 1989，3月），性别：男，民族：汉族，籍贯： 江苏兴化
职务/职称： 助理馆员（业务主管），学历：大学本科，单位：中国科学院上海巴斯德研究所，研究方向：文书档案管理或者 档案安全管理
单位所在的省、市和邮编 ：上海徐汇 200031
关键词：信息化;文书档案;管理工作
前言：
我国很多行业因为信息化建设水平的提高得到了进步与发展，文书档案管理工作也因为信息时代的到来而面临巨大的挑战，为了顺应时代发展，文书档案管理工作要脱离传统的管理工作模式进行整改，但要彻底改变这种工作模式，还有很长的路要走。
1.信息化背景下文书档案管理存在的问题
1.1 监督机制不够完善
信息时代，监督机制的不完善的问题在文书档案管理工作中沉积已久，文书档案管理工作因此无法正常运转。目前有不少单位对文书档案实行信息化管理，但文书档案的信息化管理并没有得到相应的重视，监督手段不够强硬而导致工作效率低下，如果工作人员在工作岗位上出现问题，后续工作也会受到影响，接而影响到工作的质量，工作效率也因此降低[1]。
1.2 管理水平较低
有些单位顺应时代发展更新了设施配备，但传统的工作模式限制了工作思维。文书档案管理工作者的技术水平不够，不具备充足的专业知识，无法充分利用这些先进的设备，不能彻底落实文书档案的信息化管理。如果继续从前的工作模式，那么这些先进的设施也将毫无存在价值。整个单位的文书档案的信息化管理会因文书档案管理工作者的专业技能的高低而受到影响，因此，文书档案工作管理者的才能要与自己的职业相匹配。
1.3 保密程度较低
保密工作对文书档案管理工作来说也非常重要。为了实现文书档案的信息化管理，需要用电子档案代替传统的纸质档案，但在将纸质档案转变为电子档案的过程中相关信息出现更改的问题时有发生，电子档案的保存形式也容易发生更改。电子档案与传统的纸质档案相比较存在便于修改的优势，数据档案如果没有得到足够的保护，容易被恶势力侵入系统，盗窃他人新隐私，所以电子档案的真实性和安全性容易令人怀疑。此外，在一般情况下，文书档案不是仅仅由一部分构成的，其他部门之间的信息也在期间，且数目巨大，如果工作人员不对这些档案进行及时归纳，档案的保密程度就会降低。
2.信息化背景下文书档案管理的有效策略
2.1 完善监督机制
若想提升文书档案管理工作的效率，首先要尽快完善监督机制，严密监督和管辖文书档案管理工作中的每一个环节，保证工作质量。同时，还可以成立监督小组，在工作期间进行不定期检查，确保在工作过程中没有出现任何纰漏，如果发现问题要立即向上级反映并及时开会商讨解决问题的方法，提高工作質量。同时，监督小组的小组成员要定期对自己的工作进行自我反省并及时做出改善，为了避免小组成员在监督工作上的消极怠工，小组成员要定期调整，确保文书档案管理工作的高效性。
2.2 规范管理工作
规范文书档案管理工作可以有效提高工作效率，在工作期间，单位应该建立合适的工作管理制度，要定期对文书档案管理的工作人员进行考核。一些工作人员对信息技术带给文书档案管理的作用没有一个正确的认识，依然对工作使用传统的工作模式和思想，造成人力资源的浪费。因此，要制定文书档案管理工作上的工作规范，工作人员应该正确认识自己每天所做的工作，给予工作足够的重视，加强自己的计算机操作技能。领导要做到完善档案管理设施，用规范和科学的方法对文书档案进行管理，确保信息技术在文书档案管理中得到正确的使用，保障工作中的每一个环节都不会出现问题，提升文书档案管理工作的工作效率[2]。
2.3提高工作人员的保密意识
工作人员要对档案管理要既要具备理论知识又要有专业技能，工作内容要符合工作要求。工作人员不仅要具备基本知识，还要熟悉工作中的规章制度，完成档案资料的一系列工作。文书档案管理的工作人员还要认真、积极地对待自己的工作和事业，要有强烈的责任感，对自己的工作内容具有足够的保密意识，工作态度认真严谨、为人谨慎，严格履行自己在工作上的责任和义务。文书档案管理的工作人员必须具备高水平的计算机编程能力和英语能力，不断提高自身工作能力，牢记自己的工作流程，既有丰富的理论知识，也要勇于实践，脚踏实地，守口如瓶。
工作人员要定期检查电子档案的保存状态，及时对电子档案进行备份，谨防档案丢失。电子信息档案的管理系统与外部网络中间要安装坚固的“防火墙”，定时对电子信息档案进行病毒查杀，将病毒彻底拦截在防火墙外。除此之外，电子档案的存放场所也要实施严格管理，禁止无关人员进入，必要时可以安装监控系统。
结束语：
在信息化背景下，文书档案由纸质档案转为电子档案是顺应时代发展的必经之路，文书档案管理是一项为人民服务的伟大工作。互联网以及电子信息技术已经在各个领域中得到了普及，为了跟上时代发展的步伐，对文书档案管理的工作要求也应该相应提高。老旧的传统工作模式已无法满足当下的时代需求，信息化背景下的文书档案管理工作应加强信息技术，完善管理制度，做好保密工作，有效提高文书档案管理工作的工作效率。
参考文献
[1]杨晖. 信息化背景下文书档案管理工作探讨[J]. 科技风， 2020， （005）：106.
[2]李英杰. 基于档案信息化背景下的文书档案管理工作初探[J]. 赤子（上中旬）， 2017， （No.406）：204-204.
[3]石彩霞. 关于信息化背景下文书档案管理工作的探究[J]. 现代经济信息， 2018（10）：174-174.
作者简介：，黄楠洋 （ 1989，3月），性别：男，民族：汉族，籍贯： 江苏兴化
职务/职称： 助理馆员（业务主管），学历：大学本科，单位：中国科学院上海巴斯德研究所，研究方向：文书档案管理或者 档案安全管理
单位所在的省、市和邮编 ：上海徐汇 200031