浅议机关行政事务管理

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  近年来,随着社会信息化进程的加快,机关行政事务管理工作作为党政事务的重要组成部分,渐渐被人们广泛关注。机关行政事务,主要是指所有保障机关正常运转的事务性管理和服务工作。一方面是文书事务工作,包括文书的起草、整理、发放、存档和机关内部活动的组织等;另一方面是生活事务工作,包括安全保卫工作、通信工作、后勤保障服务工作等,内容比较广泛。任何单位的可持续发展都与行政事务管理工作息息相关,换而言之,行政事务管理是机关单位可持续发展的前提,是机关单位职能运转的基础和保障。
  一、行政事务的特点
  行政事务是行政机关依法对公共服务及其他内部事务管理的总和,主要涉及机关的日常管理和服务事项,有以下几个特点:
  (一)综合性。行政事务是服务于政府工作的,它需要充分发挥机关内部的协调沟通能力,为机关各项事务的开展提供相应的保障,所以涉及到方方面面,例如收发文档、办文办会、接待来宾、收支买办、车辆、安全、福利、卫生、后勤补给及保障等。是一个综合性事务管理部门。
  (二)服务性。机关的行政事务就是服务和保障工作,这是机关行政管理活动中最基本的特点,是国家行政机关的职能之一。服务对象主要是机关内部成员,各相关机构,各种性质的访客等,保障政府各项工作的顺利开展,同时是对机关现有资源进行合理調度和利用,对不足的地方进行补充。机关事务管理工作必须树立全心全意为人民服务的观点。
  (三)繁复性。行政事务涉及到了机关日常管理的方方面面,所以在数量上而言是最多的。同样因为涉及面广、种类多,不同种类行政事务的处理流程各不一样,需采取不同的手段应对。同时由于行政事务的繁复,可能在同一时间段内多件事务需同时处理,这就考验了行政事务人员的处理效率和手段。除此以外,政府机关日常工作中还有各种突发事件的出现,这就要求行政事务人员处理速度快,响应及时。
  (四)时效性。常言道“兵马未动,粮草先行”。由于服务的对象多种多样,这就要求行政事务具有很强的时效性,相关事项提前安排,突发事件应变迅速,做到办事雷厉风行、准确及时。以此来确保整个机关工作有条不紊地进行,并以稳定的工作和生活秩序来保证机关工作效率的不断提高。
  二、机关行政事务管理的现状和问题
  随着政府机构改革的逐步深化,传统观念和模式下的机关行政事务管理就显现出工作效率不高,服务意识不强,工作积极性不佳等状况。且长期以来,大家都有将机关行政事务等同于机关后勤工作的模糊认识,由此带来的后果就是,行政事务的工作地位逐渐降低,这更加影响到了行政事务工作的可持续发展,所有目前行政事务处理主要有以下几个问题:
  (一)行政管理制度不完善。行政事务管理工作相对复杂,为促进经济更好更快发展,满足新经济体制要求,政府机关进行了大量的改革工作,取得了一定成效。但随着经济的进一步发展壮大,传统的行政事务管理体制明显滞后于现今高速发展的经济改革进程,使得如今的行政事务管理模式明显不适,严重制约了单位的进步发展。
  (二)员工整体素质不高。众所周知,行政事务能否能够有序开展,与职工的整体素质息息相关。但就我们如今政府单位的现状来说,行政事务管理人员缺乏较高的行政管理专业水平,制约了行政管理工作的协调执行。此外,由于行政事务工作繁杂,无论是执行工作、监督或是服务工作都需要逐层传达,极易造成人力的浪费,导致工作效率低下。
  (三)作风建设不足。一直以来,政府一直将作风建设作为战略性任务,常抓不懈,并在不断的实践中获得了不菲的成绩。然而,在形势进一步发展的当下,行政事务管理人员的作风建设始终存在诸多问题,包括学风、生活作风、思想作风以及工作作风等各个方面。部分行政事务管理人员对于学习存在消极情绪,思想保守,缺乏自我进取意识;部分人员工作作风漂浮,不具备求真务实的精神;甚至有部分人员生活作风有失严谨,自律意识匮乏,使得行政事务开展难度较大。
  三、提高机关行政事务管理的策略
  现阶段的机关行政事务管理工作存在着上述诸多特点和问题,为了更好地优化机关的行政事务处理能力,更好地发挥为人民服务的理念,机关单位以及管理人员个人就更应该对症下药,不断开拓进取,寻找合适的解决方法。
  (一)行政事务制度化。首先要学习相关的法律法规,知道有所为而有所不为。只有熟读行政事务相关法律法规,才能按照规定执行事务的处理工作,才能不越权、不越线完美地解决行政事务。其次要完善行政事务管理的内部规章制度,同时将规章制度进行公示,方便机关内其他人员的阅读和学习,这样可以减少不必要的麻烦。然后要明确管理责任,各项事务落实到人,这样才能避免出现推托敷衍、管理空白和责任重叠等状况。最后要及时进行最新法律法规、讲话精神的解读,要做到与时俱进,不能停滞不前。只有建立合理合规的规章制度,才能完美地应对繁复的行政事务。
  (二)事务流程规范化。行政事务量多事杂,如果没有相应的运作流程的话,办理起来就会毫无头绪,容易出现纰漏,因此办理流程的规范化就尤为重要。根据不同事务的特点,需制定不同的操作流程,并对流程进行讨论审议,在合法合规的基础上尽量简化操作流程,加快办事效率。最终确定操作流程后,将其固化公示,以后每每处理行政事务时,就可以依照操作流程迅速办理,不再反复和犹豫了,加快了行政事务的处理速度。在日常办理行政事务时,要统一制备办理工单,并由经手人和批准人签字。每隔一段时间,就要将行政事务办理工单按照事务分类进行整理归类保存,这既方便了事务的统计和结算,也方便了日后的查阅。
  (三)事务处理联动化。为了更快速地处理行政事务,需建立与相关单位、个人的工作联动机制。注重优势共享,平时保持与事务处理相关单位、个人的联系,建立良好的沟通机制,优化处理流程,构建全局上下“一盘棋”的模式,拧成一股上下联动、左右互动、齐抓共管的合力,形成政府统一领导、办公室牵头组织、各部门认真执行、相关职能部门监督的良好工作格局,尽可能的在合法合规的基础上减少行政事务的处理时间,加快机关的运作速度。
  (四)培训工作日常化。干事创业,最终在人。加强人才队伍建设,拓宽人才引进渠道,注重人才均衡配置,在行政事务管理中就显得尤为重要。同时,相关的法律法规不可能一成不变,相关的处理流程不可能一定不易,所以要做到与时俱进,不断地改变进取。这样就要求行政事务人员加强自身业务学习,掌握先进的理论知识,了解最新的行政体制改革状况,创新服务理念和服务方法,以更好的适应自身工作的要求,也要求机关定期举办行政事务人员培训班,研读相关法律法规和中央各项讲话精神,积极鼓励行政事务人员对行政事务处理归纳总结,提出自己的看法,博采众长,优化处理流程。
  行政事务是政务工作开展的保障,是至关重要的一项行政管理活动和服务工作。行政事务处理的好就像加在齿轮中的润滑剂,能减少了机关政务处理中的摩擦,加快了机关政务处理的速度,高效率地实现政府工作的目标;行政事务处理不好就像卡在齿轮中的钉子,阻碍了机关的办事效率,导致政府日常工作难以及时、有效开展,严重时甚至还会对人民群众的生产生活造成负面影响,损害政府在人民心中的形象。因此,只有切实摆正机关行政事务工作的位置,真正把事务工作做实、做细、做深、做透,把服务群众、服务单位、服务社会作为第一要责,与维护好、实现好、发展好最广大人民群众的根本利益紧密联系起来,积极提高行政事务人员思想道德素质和法律意识,提高机关行政事务管理的工作质量以及工作效率,才能够跟上时代前进的脚步,才能树立良好的政府形象,才能更好地为人民服务。
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