1.文件归类更简单

　　在Windows 7中，通过“库”组件就可以很方便地归类整理文件，但Windows 10默认隐藏了该组件。不过我们可以借助Documan引入的“类”的概念来归集文件，实现类似“库”组件的效果。以将办公文件归集在一个“类”中为例，启动Documan（https：∥www.Winsoftware24.com/documan.html）后点击“Add new category”，新建一个名为“办公”的类，接着选中它并点击“Add new file”，将需要归类整理的文件依次添加到此。操作完后在“Files”下拉列表中就可以看到这些文件，点击它即可自动调用系统默认的关联程序打开（图1）。

2.文件搜索更高效

　　通过上述的方法，我们可以将位于不同位置的文件归集到同一个“类”或不同的“类”中。如果想在其中找到包含某些文字的文件，只需点击图1所示窗口中的“Find”按钮，在打开的窗口中输入文件所包含的关键词（如未写选题）并点击“OK”按钮，然后在弹出的窗口中选择搜索类型为“Document Text”，即可快速找到所需的文件（图2）。

3.文件加密或解密更方便

　　如果要加密一些比较重要的文件，我们可以点击图1所示窗口左上角的菜单按钮并选择“Settings”，在打开的窗口中点击添加新密码，然后按提示设置一个访问Documan的密码（可以防止其他人打开该程序解密文件）。接着返回图1所示的界面，在“Files”下拉列表中選择准备加密的文件，再点击“Encrypt/Decrypt document”，在打开的窗口中点击上方的加锁图标即可（图3）。
　　这样在加密文件所在的目录中就会自动生成一个后缀为“.ec”的加密文件，为了避免出错，加密完后可以点击解锁图标执行一次解密操作，确认没有问题后再次加密该文件并删除原始文件即可（图4）。