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【摘 要】在教育体制改革中新升格的高职院校虽已完成由中专向高等专科学校的转型，但学校档案管理改革仍滞后于学校体制转型，从而突显出诸多的矛盾和问题，本文对这些问题进行了剖析，并提出了促进新升格高职院校学校档案管理体制改革的相关措施。
【关键词】高职院校 学校档案 管理
近几年来随着教育体制改革的不断深入，我国陆续有一批国家级、省部级重点中专经过评估升格为高等职业技术学院。2011年山东省泰安卫生学校升格为泰山护理职业学院，成为一所公办全日制普通高等专科学校，与此同时，院校学生和教职工规模呈现稳定持续增长的态势，对学校档案管理工作形成了巨大的挑战，传统的学校档案管理模式在新形势下日益暴露出其内在的弊端。学校档案是学校在各个历史时期的各项管理、教学及教研活动中直接形成的具有考查价值的各种文字材料、图纸、表格、计算数据、声像等不同形式的历史记录，记载着学校教育教学活动及管理工作的教育历史，是学校在管理和发展中重要的信息资源，是学校管理基础工作的组成部分，也是维护学校合法权益和经济利益的重要工作内容，在学校管理工作中起着举足轻重的作用。因此，在学校由中专向高职院校转型及规模不断扩大的形势下，如何加强与完善学校档案管理工作成为摆在高职院校学校档案管理者面前的艰巨任务和不可推卸的责任。
一、新升格高职院校学校档案管理中存在的主要问题
改革开放以来，国家积极进行教育体制改革，对职业教育的投入不断加大，重视程度不断提高，诸多中专院校经过不懈的努力升格为高等专科院校。新升格的高职院校在学校性质转型过程中，诸多管理理念、管理模式还不能很快适应新的发展需要，因此，刚刚升格的高职院校在办学理念、教学思想及管理模式等方面尚处于新旧交替过程，不可避免地出现矛盾与摩擦。
（一） 院校转型与学校档案管理体制改革之间的脱节
对于刚刚升格的高职院校而言，原有中专院校的学校档案管理模式及管理理念尚未转变。原有院校教职工及学生数量相对较少，管理方法相对较为机械，但随着学校规模的不断扩大，沿用传统的档案管理方法来管理已转型为高职院校的档案，则会造成管理不规范不科学乃至混乱。
由于新升格高职院校会将大多数资源用于学校硬件建设、学校建筑面积扩张、人才引进与学科建设等方面，往往会忽略档案管理方面的加强，因此，档案保管保护所需配置的档案专业人才以及密集架、微机、摄像机、传真机及其他必要的网络传输设施、经费保障等方面不能及时有效地得以落实，从而在某种程度上制约了档案管理的发展不能与院校的转型并轨。
（二）档案管理者专业素质薄弱与档案管理工作较强专业性之间的矛盾
院校升格后，人才流动性加大，档案的提供利用率大幅度提高，但档案管理人员编制不足，人员数量没有相应增加，普遍存在档案管理人员配备不足的现象。
2008年教育部公布的《高等学校档案管理办法》中规定高校应配备具有高级以上专业技术职务任职经历的档案馆工作人员。原档案管理人员所处理的档案并不多，管理人员专业技术素质普遍不高，大多数未能实现信息化管理，从材料收集、整理、鉴别、编排、装订、保管、利用等一般使用原始的手工操作，以纸质档案作为保存与保管的主要媒介，但升格后，学校人员规模的扩大，手工检索、手工管理、手工查阅使得检索速度减慢，其存在的弊端严重阻碍了档案管理工作的效率及档案利用的速度和服务质量，纸质档案在人员流动过程中的远距离传递也存在一定的风险。电子信息管理档案仅仅起到检索、交换、备份等辅助作用，电子化档案的推广仍处于起步阶段，计算机和网络在档案管理中尚未起到积极的应用作用。
二、适应高职院校转型的高职院校学校档案管理的改革思路
新升格的高职院校在完成院校由中专向高等专科学校转型的同时，由于管理体制改革滞后，从而突显出新升格高职院校在管理体制、管理方法、管理手段、管理人员等方面的诸多矛盾与冲突。而学校档案作为学校历史记载与文明传承的载体，其管理体制改革尤为重要。
（一）完善学校档案规章制度建设，提高档案管理标准
制定与完善学校档案规章制度是学校档案管理有序、科学实施的前提，是档案管理逐步法制化、制度化、规范化的重要保障。规章制度首先应明确学校档案管理的重要地位与意义，改变档案管理员对档案的传统思想，使其正确树立档案观念与意识，提高思想重视程度，积极热情地从事档案管理工作，鼓励档案员学习新的档案管理知识，通过获得档案系列专业技术资格、攻读档案相关专业的高学位等方式来提升管理水平。
其次，制定严格的立卷归档制度，明确立卷归档的时间、范围、责任、手续及相关要求等，避免将专业性较强的业务部门排除在立卷归档范围之外，同时也避免遗漏白头文件、未打印文件和重要的手抄件、声像材料等。保证档案的收集和归档工作真正做到完整、随时、客观地反映历史事实。
（二）积极应用信息化技术工具，提升档案管理的现代化水平
信息技术是高效的信息处理手段，能够提升文件资料收集、储存、分类、统计和查阅的准确性和效率，使档案管理和调度更加快速便捷，并能够避免传统手工操作所存在的疏漏、检索效率低、远距离传送风险。构建档案信息产生、储存、传递、利用、服务等全方位、完整性、高速快捷的档案网络信息结构是办公自动化、信息化水平发展的必然要求。鼓励并支持档案管理人员使用信息技术处理档案，是提升档案管理人员现代化管理水平的重要途径，对学校档案管理的规范化也有较大的推动作用。
但当前尚未开发出全国统一的电子档案软件系统，某些高校所开发的档案数据库也往往比较简单且不健全，电子档案在存储设备安全性、操作风险及长期可读性等方面仍存在一定的风险，加强电子档案存储以及网络的安全性，需要专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对存档文件更新备份，还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限；杜绝档案在操作过程中的风险，需要加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏；为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。此外，在利用电子档案的同时，仍不可忽视纸质材料的重要性，两者相结合，可扬长避短。
（三）提高学校档案管理人员的职业素质，严格要求档案收集质量
学校档案管理人员要忠于职守，遵纪守法，提高其档案专业知识和业务能力。使其认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策；做好本校各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作；指导本校各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；监督、指导本校所属机构的档案工作；严格遵守保密纪律，确保档案机密的安全；根据学校的实际需要，利用档案资料编写实用的参考资料。
归档的文件材料必须齐全完整，照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档；各门类、各类型、各年度、各类、各份、各页文件材料均应收集齐全。归档的文件材料必须经过系统整理，准确反映学校各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律；归档的案卷质量要符合国家标准《科学技术管理案卷构成的一般要求》和《文书档案案卷格式》的要求；电子文件的归档应遵守两个原则：第一，电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时归档。第二，同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库，脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。
【参考文献】
[1]曾丽芳.高职院校人事档案管理的几点思考.长春理工大学学报，2011（4）：33-34.
[2]刘思洋.新升格普通本科院校人事档案管理工作之研究.价值工程，2012（19）：276-277.
[3]刘军.浅谈高职院校档案管理工作.山西师范大学学报（自然科学版），2009（6）：107-108.
[4]张治虎.浅谈高职院校档案管理信息化建设.大科技·科技天地，2011（7）：52.
[5]王敏芝.高职院校人事档案管理的相关问题探析.科技传播，2010（12）：26-32.
【关键词】高职院校 学校档案 管理
近几年来随着教育体制改革的不断深入，我国陆续有一批国家级、省部级重点中专经过评估升格为高等职业技术学院。2011年山东省泰安卫生学校升格为泰山护理职业学院，成为一所公办全日制普通高等专科学校，与此同时，院校学生和教职工规模呈现稳定持续增长的态势，对学校档案管理工作形成了巨大的挑战，传统的学校档案管理模式在新形势下日益暴露出其内在的弊端。学校档案是学校在各个历史时期的各项管理、教学及教研活动中直接形成的具有考查价值的各种文字材料、图纸、表格、计算数据、声像等不同形式的历史记录，记载着学校教育教学活动及管理工作的教育历史，是学校在管理和发展中重要的信息资源，是学校管理基础工作的组成部分，也是维护学校合法权益和经济利益的重要工作内容，在学校管理工作中起着举足轻重的作用。因此，在学校由中专向高职院校转型及规模不断扩大的形势下，如何加强与完善学校档案管理工作成为摆在高职院校学校档案管理者面前的艰巨任务和不可推卸的责任。
一、新升格高职院校学校档案管理中存在的主要问题
改革开放以来，国家积极进行教育体制改革，对职业教育的投入不断加大，重视程度不断提高，诸多中专院校经过不懈的努力升格为高等专科院校。新升格的高职院校在学校性质转型过程中，诸多管理理念、管理模式还不能很快适应新的发展需要，因此，刚刚升格的高职院校在办学理念、教学思想及管理模式等方面尚处于新旧交替过程，不可避免地出现矛盾与摩擦。
（一） 院校转型与学校档案管理体制改革之间的脱节
对于刚刚升格的高职院校而言，原有中专院校的学校档案管理模式及管理理念尚未转变。原有院校教职工及学生数量相对较少，管理方法相对较为机械，但随着学校规模的不断扩大，沿用传统的档案管理方法来管理已转型为高职院校的档案，则会造成管理不规范不科学乃至混乱。
由于新升格高职院校会将大多数资源用于学校硬件建设、学校建筑面积扩张、人才引进与学科建设等方面，往往会忽略档案管理方面的加强，因此，档案保管保护所需配置的档案专业人才以及密集架、微机、摄像机、传真机及其他必要的网络传输设施、经费保障等方面不能及时有效地得以落实，从而在某种程度上制约了档案管理的发展不能与院校的转型并轨。
（二）档案管理者专业素质薄弱与档案管理工作较强专业性之间的矛盾
院校升格后，人才流动性加大，档案的提供利用率大幅度提高，但档案管理人员编制不足，人员数量没有相应增加，普遍存在档案管理人员配备不足的现象。
2008年教育部公布的《高等学校档案管理办法》中规定高校应配备具有高级以上专业技术职务任职经历的档案馆工作人员。原档案管理人员所处理的档案并不多，管理人员专业技术素质普遍不高，大多数未能实现信息化管理，从材料收集、整理、鉴别、编排、装订、保管、利用等一般使用原始的手工操作，以纸质档案作为保存与保管的主要媒介，但升格后，学校人员规模的扩大，手工检索、手工管理、手工查阅使得检索速度减慢，其存在的弊端严重阻碍了档案管理工作的效率及档案利用的速度和服务质量，纸质档案在人员流动过程中的远距离传递也存在一定的风险。电子信息管理档案仅仅起到检索、交换、备份等辅助作用，电子化档案的推广仍处于起步阶段，计算机和网络在档案管理中尚未起到积极的应用作用。
二、适应高职院校转型的高职院校学校档案管理的改革思路
新升格的高职院校在完成院校由中专向高等专科学校转型的同时，由于管理体制改革滞后，从而突显出新升格高职院校在管理体制、管理方法、管理手段、管理人员等方面的诸多矛盾与冲突。而学校档案作为学校历史记载与文明传承的载体，其管理体制改革尤为重要。
（一）完善学校档案规章制度建设，提高档案管理标准
制定与完善学校档案规章制度是学校档案管理有序、科学实施的前提，是档案管理逐步法制化、制度化、规范化的重要保障。规章制度首先应明确学校档案管理的重要地位与意义，改变档案管理员对档案的传统思想，使其正确树立档案观念与意识，提高思想重视程度，积极热情地从事档案管理工作，鼓励档案员学习新的档案管理知识，通过获得档案系列专业技术资格、攻读档案相关专业的高学位等方式来提升管理水平。
其次，制定严格的立卷归档制度，明确立卷归档的时间、范围、责任、手续及相关要求等，避免将专业性较强的业务部门排除在立卷归档范围之外，同时也避免遗漏白头文件、未打印文件和重要的手抄件、声像材料等。保证档案的收集和归档工作真正做到完整、随时、客观地反映历史事实。
（二）积极应用信息化技术工具，提升档案管理的现代化水平
信息技术是高效的信息处理手段，能够提升文件资料收集、储存、分类、统计和查阅的准确性和效率，使档案管理和调度更加快速便捷，并能够避免传统手工操作所存在的疏漏、检索效率低、远距离传送风险。构建档案信息产生、储存、传递、利用、服务等全方位、完整性、高速快捷的档案网络信息结构是办公自动化、信息化水平发展的必然要求。鼓励并支持档案管理人员使用信息技术处理档案，是提升档案管理人员现代化管理水平的重要途径，对学校档案管理的规范化也有较大的推动作用。
但当前尚未开发出全国统一的电子档案软件系统，某些高校所开发的档案数据库也往往比较简单且不健全，电子档案在存储设备安全性、操作风险及长期可读性等方面仍存在一定的风险，加强电子档案存储以及网络的安全性，需要专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对存档文件更新备份，还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限；杜绝档案在操作过程中的风险，需要加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训，尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件，防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏；为了保证电子档案的寿命，使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术，保证文件存储的安全性和可读性。此外，在利用电子档案的同时，仍不可忽视纸质材料的重要性，两者相结合，可扬长避短。
（三）提高学校档案管理人员的职业素质，严格要求档案收集质量
学校档案管理人员要忠于职守，遵纪守法，提高其档案专业知识和业务能力。使其认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策；做好本校各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作；指导本校各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；监督、指导本校所属机构的档案工作；严格遵守保密纪律，确保档案机密的安全；根据学校的实际需要，利用档案资料编写实用的参考资料。
归档的文件材料必须齐全完整，照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档；各门类、各类型、各年度、各类、各份、各页文件材料均应收集齐全。归档的文件材料必须经过系统整理，准确反映学校各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律；归档的案卷质量要符合国家标准《科学技术管理案卷构成的一般要求》和《文书档案案卷格式》的要求；电子文件的归档应遵守两个原则：第一，电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时归档。第二，同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库，脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。
【参考文献】
[1]曾丽芳.高职院校人事档案管理的几点思考.长春理工大学学报，2011（4）：33-34.
[2]刘思洋.新升格普通本科院校人事档案管理工作之研究.价值工程，2012（19）：276-277.
[3]刘军.浅谈高职院校档案管理工作.山西师范大学学报（自然科学版），2009（6）：107-108.
[4]张治虎.浅谈高职院校档案管理信息化建设.大科技·科技天地，2011（7）：52.
[5]王敏芝.高职院校人事档案管理的相关问题探析.科技传播，2010（12）：26-32.