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摘要：高校学生档案含有丰富的人才资源信息，是国家人事档案的重要组成部分，在大学生就业中起着举足轻重的作用。随着经济体制和分配制度改革的不断深化，大学毕业生就业已经由过去的国家统配制度转向面向社会，进入市场，纳入双向选择、自主择业的轨道，学生档案在就业中的作用发生了微妙的变化，致使学生档案在高校、学生、用人单位等层面上遭受冷落。本文试图就在大学生就业中更好地发挥学生档案的作用的思路作些探讨，以期引起社会的关注。
关键词:学生档案；问题；就业；作用；新思路
1999年，我国普通高等学校进行了首次大规模扩招。4年后，首批大学扩招毕业生走向社会，我国迎来了第一个毕业生就业高峰。从2003年起，大学生毕业人数年年递增，212万、280万、338万、413万，2007年全国普通高校毕业生人数达到495万人。随着毕业生数量增大，层次增多，在全社会劳动力供求矛盾突出、就业岗位增幅有限的情况下，毕业生就业工作面临着更大的困难和压力。短期内适合大学生的就业机会与毕业人数的平衡很难达到。“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的就业机制，使大学生档案的功能也发生了某些变化，造成了滞留在原学校的学生档案数量逐年上升。作为踏入工作岗位“准入证”的个人档案，今天却受到如此冷落，给大学生今后的人生道路造成的潜在危害不容忽视。
一、高校学生档案不被重视的问题分析
1、由于高校学生档案自身存在的问题，导致学生档案利用价值减低。一方面，目前高校学生档案管理体制普遍落后，大多数学生档案材料平时都分散在各院（系）、处（室）乃至个人手中，等学生毕业时突击整理、归档，待用人单位上门查阅参考时，无法全面提供，影响了毕业生就业。另一方面，有些高校学生档案管理不善，由毕业生自带档案，导致一些档案意识淡薄的毕业生在携带期间私拆、破损、涂改、丢失档案等问题的发生。
2、高校毕业生不重视个人档案。个人档案作为个人成长的历史见证，在过去被视为一个人存在于社会的“印迹证据”，现在却遭到高校毕业生的轻视。据调查，高校应届毕业生中有60%的同学认为“找工作看重的是能力，档案不怎么重要”；25%的同学表示“没认真考虑过这个问题，看情况对待吧”；只有15%的同学认为“以后要找工作，档案很重要，不能遗弃”。可见这种“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的 “人事档案无用论”在高校学生中具有相当的普遍性。
3、用人单位对档案的轻视。特别是非公有制单位在招聘毕业生时，更多地看重个人能力，而不是注重一个人的身份，单位对毕业生的约束主要是靠合同、协议，而不是学生档案。近几年大学毕业生自谋职业呈上升趋势，这部分毕业生要么将档案留在学校，要么将档案放到人才市场后置之不理，在找到正规的接收单位之前想不起档案问题。
二、学生人事档案的作用分析
高校学生档案含有丰富的人才资源信息，是国家人事档案的重要组成部分，是学生成长过程中政治表现、道德修养、学业成绩、个人经历、经济状况、个人诚信及学校与社会奖惩等系列情况的汇集，体现了学生在校期间的生活、学习及各种社会实践活动的真实历史记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。
（一）人事档案在人事管理和人才开发工作中的重要作用
人事档案在传统的人事管理中主要有两项基本功能，一是职工个人信息的储存库，二是人事部门为职工提供人事服务的基础性资料。
1、根据人事档案提供的信息，可以对本单位的各类人员知人善任，因人而异，因才而宜，使其学以致用，各尽所能，为每一个有专长有才能的人提供机遇或配置适宜的岗位；可以及时发现新人，避免埋没人才、夭折人才或浪费人才。
2、根据人事档案提供的信息，可以促进本单位内部之间人才合理流动、合理配置，避免人才闲置，协调各种人才之间的关系，形成优化的人才结构。
3、根据人事档案提供的信息，可以针对每个人的个性特点、个性成因，有的放矢地开展思想政治工作，避免空洞无物的说教，从而有效的调动人才干事创业的积极性。
4、人事档案可以为人才的培养和选拔提供数量、规模、程度等方面的动态信息，使培养和选拔工作具有可靠的依据，保持旺盛的活力，形成良好的持久的人才辈出的环境。
（二）人事档案对个人前途的作用
人事档案是一个人的“社会身份证明”，是学生人权的一部分，学生要像爱惜自己身体的一部分一样爱惜自己的人事档案。
1、在国有企业、事业单位等体制内就业，毕业生要面对转正定级、评定职称等传统的晋升问题，档案是最有力的依据。
2、毕业生将来要面对工作流动，没有档案，不但在原单位的工龄不能计算进来，而且以前的经历、评价、身份等历史将不复存在，势必会造成一定损失。
3、毕业生在个人办理各种社会保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员、结婚、生育等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。
三、在大学生就业工作中发挥学生档案作用的新思路
（一）提高大学生档案管理的制度化、规范化水平。高校学生档案内容丰富，形式多样，是学生各项活动的真实记录，从一个侧面反映了学校教育教学管理工作的历史、现状及发展状况。规范学生档案管理，确保学生档案的真实性，是当前学生档案管理的首要任务。高校大学生档案管理的制度化,就是要有一套切实可行的大学生档案管理制度,同时还要对制度的执行情况进行严格的考核,做到奖罚分明。大学生档案管理的规范化,就是统一业务规范。档案分类应根据大学生学籍管理规定,做到大类基本一致,小类适当灵活,类目层次划分要明确。档案案卷形式要统一,填写项目要一致。要避免文件材料的重复归档和遗漏,确保各种文件材料的完整、准确和系统。学生档案管理部门要能及时有效地反馈档案管理的情况和提供利用各种信息,为学校的人才培养服务,从整体上提高高校大学生档案管理水平。高校也可以对两年择业期满仍然未就业的毕业生实行人事代理，予以保留人事关系，负责档案管理，工龄可连续计算，劳动保险金可自愿缴纳。这样，即减轻了学校或用人单位的负担，又保护了毕业生的合法权益，同时也解决了毕业生档案只存不管的缺陷。
（二）加强对高校学生档案信息资源的开发利用，实现大学生档案管理的信息化。大学生档案管理的信息化,就是指用现代技术对档案信息进行加工处理和传输。高校大学生档案管理信息化,是大学生档案管理的紧迫任务,这对提高教育教学质量,对提高大学生培养管理工作的效率,能起到更大的推动作用。加强高校学生档案的信息化建设，科学系统地分析研究和利用学生档案资源，可以更好的发挥档案作用，为用人单位提供最捷径、最准确的毕业生档案信息，为解决学校“出口”难问题提供更准确的资料。首先要重视基础工作，抓好数据库建设，做好数据的采集、录入、审核、修改和补充等工作，保证数据库数据的真实完整。同时注意电子档案与原始档案要相互结合，互相补充。
（三）加强毕业生档案意识的教育和指导。高校必须以求真务实的态度，积极开展毕业生档案工作，特别是做好大学毕业生离校前后的政策咨询、职业指导、求职推荐、职业资格培训、劳动保障事务代理的各项就业服务工作，有针对性地做好对毕业生的就业教育，引导学生把个人价值和社会需要相结合，树立“先就业、后择业、再创业”的思想。同时通过就业指导引导学生提高档案意识，重视档案价值。毕业未就业的大学生可以采取如下三种方法管理自己的档案：
1、把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。其优点是在生源地就业后办理手续简单方便，其缺点则是两年内如离开生源地就业，需要重新办理改派手续。
2、把档案留在学校。2002年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生户口、档案留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，其优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用。其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。
3、把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，其优点是易于毕业生解决一些实际问题，其缺点则是由于毕业生与人才交流中心交流相对少，容易造成信息不畅。
（四）用人单位有责任为毕业生解决包括人事档案在内的人事问题。毕业生档案是为用人单位提供毕业生在校基本情况的主要依据，毕业生进入人才市场参与“双向选择”，在被录用前，用人单位往往要通过调阅毕业生档案，了解毕业生的学业情况、专业特长、政治素质、社交能力以及存在的缺点和不足，做到人尽其才，择优录用。随着我国经济体制和劳动人事制度改革的不断深化，到合资企业、外资企业、私营企业工作的人越来越多。毕业生到非公有制单位就业，既大大改善了非公有制单位的人员结构，又缓解了毕业生就业的社会压力，特别是聘用制的实施使越来越多的“单位人”变为“社会人”。毕业生确定工作意向后，要与用人单位签定就业协议书，并经单位上级人事主管部门盖章后，再将协议书反馈到学校，学校才能将毕业生的人事档案、户口关系转到单位或其上级人事主管部门。单位无上级人事主管部门的可在当地人才交流中心办理“人事立户”。所谓人事立户即流动人员人事档案的存放是以单位集体委托的方式进行。这种集体委托的存档方式与传统意义上流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象，用人单位既用人又管人，而管人主要是通过与人才交流中心合作管理档案来完成的。
“国以人兴，政以才治”，毕业生及时、充分就业是我国现代化建设事业的现实要求，也是中华民族生存发展的长远需要。科学发展观的本质和核心是“以人为本”，对就业工作来讲就是“以毕业生为本”。虽然人事档案的“决定性”作用在淡化，但是并不意味着对于个人就不重要了，尤其在我国现行的体制下，如养老保险、医疗保险、失业保险等国家强制推行的福利政策，职称评定、各种政审等，仍然需要人事档案。高等学校应该加强学生档案的全程化管理，使学生档案工作不断朝着良性循环的方向发展，开创高等学校学生档案工作的新局面，为高等学校教育改革，特别是大学生就业工作做出应有的贡献。
参考文献：
［1］沈鸿银. 提高高校毕业生就业证明材料的可信度［J］.中国大学生就业2004.12
［2］陈淑英.大学毕业生档案在就业中的媒介作用［J］.档案1996.6
［3］郭芳. 毕业生档案不要自己带［J］.行政人事管理1998.4
［4］王更清.毕业生档案电子化与文凭打假 ［J］.湖南档案2001.03
关键词:学生档案；问题；就业；作用；新思路
1999年，我国普通高等学校进行了首次大规模扩招。4年后，首批大学扩招毕业生走向社会，我国迎来了第一个毕业生就业高峰。从2003年起，大学生毕业人数年年递增，212万、280万、338万、413万，2007年全国普通高校毕业生人数达到495万人。随着毕业生数量增大，层次增多，在全社会劳动力供求矛盾突出、就业岗位增幅有限的情况下，毕业生就业工作面临着更大的困难和压力。短期内适合大学生的就业机会与毕业人数的平衡很难达到。“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的就业机制，使大学生档案的功能也发生了某些变化，造成了滞留在原学校的学生档案数量逐年上升。作为踏入工作岗位“准入证”的个人档案，今天却受到如此冷落，给大学生今后的人生道路造成的潜在危害不容忽视。
一、高校学生档案不被重视的问题分析
1、由于高校学生档案自身存在的问题，导致学生档案利用价值减低。一方面，目前高校学生档案管理体制普遍落后，大多数学生档案材料平时都分散在各院（系）、处（室）乃至个人手中，等学生毕业时突击整理、归档，待用人单位上门查阅参考时，无法全面提供，影响了毕业生就业。另一方面，有些高校学生档案管理不善，由毕业生自带档案，导致一些档案意识淡薄的毕业生在携带期间私拆、破损、涂改、丢失档案等问题的发生。
2、高校毕业生不重视个人档案。个人档案作为个人成长的历史见证，在过去被视为一个人存在于社会的“印迹证据”，现在却遭到高校毕业生的轻视。据调查，高校应届毕业生中有60%的同学认为“找工作看重的是能力，档案不怎么重要”；25%的同学表示“没认真考虑过这个问题，看情况对待吧”；只有15%的同学认为“以后要找工作，档案很重要，不能遗弃”。可见这种“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的 “人事档案无用论”在高校学生中具有相当的普遍性。
3、用人单位对档案的轻视。特别是非公有制单位在招聘毕业生时，更多地看重个人能力，而不是注重一个人的身份，单位对毕业生的约束主要是靠合同、协议，而不是学生档案。近几年大学毕业生自谋职业呈上升趋势，这部分毕业生要么将档案留在学校，要么将档案放到人才市场后置之不理，在找到正规的接收单位之前想不起档案问题。
二、学生人事档案的作用分析
高校学生档案含有丰富的人才资源信息，是国家人事档案的重要组成部分，是学生成长过程中政治表现、道德修养、学业成绩、个人经历、经济状况、个人诚信及学校与社会奖惩等系列情况的汇集，体现了学生在校期间的生活、学习及各种社会实践活动的真实历史记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。
（一）人事档案在人事管理和人才开发工作中的重要作用
人事档案在传统的人事管理中主要有两项基本功能，一是职工个人信息的储存库，二是人事部门为职工提供人事服务的基础性资料。
1、根据人事档案提供的信息，可以对本单位的各类人员知人善任，因人而异，因才而宜，使其学以致用，各尽所能，为每一个有专长有才能的人提供机遇或配置适宜的岗位；可以及时发现新人，避免埋没人才、夭折人才或浪费人才。
2、根据人事档案提供的信息，可以促进本单位内部之间人才合理流动、合理配置，避免人才闲置，协调各种人才之间的关系，形成优化的人才结构。
3、根据人事档案提供的信息，可以针对每个人的个性特点、个性成因，有的放矢地开展思想政治工作，避免空洞无物的说教，从而有效的调动人才干事创业的积极性。
4、人事档案可以为人才的培养和选拔提供数量、规模、程度等方面的动态信息，使培养和选拔工作具有可靠的依据，保持旺盛的活力，形成良好的持久的人才辈出的环境。
（二）人事档案对个人前途的作用
人事档案是一个人的“社会身份证明”，是学生人权的一部分，学生要像爱惜自己身体的一部分一样爱惜自己的人事档案。
1、在国有企业、事业单位等体制内就业，毕业生要面对转正定级、评定职称等传统的晋升问题，档案是最有力的依据。
2、毕业生将来要面对工作流动，没有档案，不但在原单位的工龄不能计算进来，而且以前的经历、评价、身份等历史将不复存在，势必会造成一定损失。
3、毕业生在个人办理各种社会保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员、结婚、生育等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。
三、在大学生就业工作中发挥学生档案作用的新思路
（一）提高大学生档案管理的制度化、规范化水平。高校学生档案内容丰富，形式多样，是学生各项活动的真实记录，从一个侧面反映了学校教育教学管理工作的历史、现状及发展状况。规范学生档案管理，确保学生档案的真实性，是当前学生档案管理的首要任务。高校大学生档案管理的制度化,就是要有一套切实可行的大学生档案管理制度,同时还要对制度的执行情况进行严格的考核,做到奖罚分明。大学生档案管理的规范化,就是统一业务规范。档案分类应根据大学生学籍管理规定,做到大类基本一致,小类适当灵活,类目层次划分要明确。档案案卷形式要统一,填写项目要一致。要避免文件材料的重复归档和遗漏,确保各种文件材料的完整、准确和系统。学生档案管理部门要能及时有效地反馈档案管理的情况和提供利用各种信息,为学校的人才培养服务,从整体上提高高校大学生档案管理水平。高校也可以对两年择业期满仍然未就业的毕业生实行人事代理，予以保留人事关系，负责档案管理，工龄可连续计算，劳动保险金可自愿缴纳。这样，即减轻了学校或用人单位的负担，又保护了毕业生的合法权益，同时也解决了毕业生档案只存不管的缺陷。
（二）加强对高校学生档案信息资源的开发利用，实现大学生档案管理的信息化。大学生档案管理的信息化,就是指用现代技术对档案信息进行加工处理和传输。高校大学生档案管理信息化,是大学生档案管理的紧迫任务,这对提高教育教学质量,对提高大学生培养管理工作的效率,能起到更大的推动作用。加强高校学生档案的信息化建设，科学系统地分析研究和利用学生档案资源，可以更好的发挥档案作用，为用人单位提供最捷径、最准确的毕业生档案信息，为解决学校“出口”难问题提供更准确的资料。首先要重视基础工作，抓好数据库建设，做好数据的采集、录入、审核、修改和补充等工作，保证数据库数据的真实完整。同时注意电子档案与原始档案要相互结合，互相补充。
（三）加强毕业生档案意识的教育和指导。高校必须以求真务实的态度，积极开展毕业生档案工作，特别是做好大学毕业生离校前后的政策咨询、职业指导、求职推荐、职业资格培训、劳动保障事务代理的各项就业服务工作，有针对性地做好对毕业生的就业教育，引导学生把个人价值和社会需要相结合，树立“先就业、后择业、再创业”的思想。同时通过就业指导引导学生提高档案意识，重视档案价值。毕业未就业的大学生可以采取如下三种方法管理自己的档案：
1、把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。其优点是在生源地就业后办理手续简单方便，其缺点则是两年内如离开生源地就业，需要重新办理改派手续。
2、把档案留在学校。2002年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生户口、档案留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，其优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用。其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。
3、把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，其优点是易于毕业生解决一些实际问题，其缺点则是由于毕业生与人才交流中心交流相对少，容易造成信息不畅。
（四）用人单位有责任为毕业生解决包括人事档案在内的人事问题。毕业生档案是为用人单位提供毕业生在校基本情况的主要依据，毕业生进入人才市场参与“双向选择”，在被录用前，用人单位往往要通过调阅毕业生档案，了解毕业生的学业情况、专业特长、政治素质、社交能力以及存在的缺点和不足，做到人尽其才，择优录用。随着我国经济体制和劳动人事制度改革的不断深化，到合资企业、外资企业、私营企业工作的人越来越多。毕业生到非公有制单位就业，既大大改善了非公有制单位的人员结构，又缓解了毕业生就业的社会压力，特别是聘用制的实施使越来越多的“单位人”变为“社会人”。毕业生确定工作意向后，要与用人单位签定就业协议书，并经单位上级人事主管部门盖章后，再将协议书反馈到学校，学校才能将毕业生的人事档案、户口关系转到单位或其上级人事主管部门。单位无上级人事主管部门的可在当地人才交流中心办理“人事立户”。所谓人事立户即流动人员人事档案的存放是以单位集体委托的方式进行。这种集体委托的存档方式与传统意义上流动人员委托存档的区别在于克服了“人档分离”的现象，用人单位既用人又管人，而管人主要是通过与人才交流中心合作管理档案来完成的。
“国以人兴，政以才治”，毕业生及时、充分就业是我国现代化建设事业的现实要求，也是中华民族生存发展的长远需要。科学发展观的本质和核心是“以人为本”，对就业工作来讲就是“以毕业生为本”。虽然人事档案的“决定性”作用在淡化，但是并不意味着对于个人就不重要了，尤其在我国现行的体制下，如养老保险、医疗保险、失业保险等国家强制推行的福利政策，职称评定、各种政审等，仍然需要人事档案。高等学校应该加强学生档案的全程化管理，使学生档案工作不断朝着良性循环的方向发展，开创高等学校学生档案工作的新局面，为高等学校教育改革，特别是大学生就业工作做出应有的贡献。
参考文献：
［1］沈鸿银. 提高高校毕业生就业证明材料的可信度［J］.中国大学生就业2004.12
［2］陈淑英.大学毕业生档案在就业中的媒介作用［J］.档案1996.6
［3］郭芳. 毕业生档案不要自己带［J］.行政人事管理1998.4
［4］王更清.毕业生档案电子化与文凭打假 ［J］.湖南档案2001.03