论文部分内容阅读
摘 要：人事档案是记载个人学习、工作经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实绩、培训考核、晋升提拔、工资变动等多项内容的材料；是考察了解和正确选拔任用人才的重要依据；是审核员工“三龄两历一身份”的最有力凭证；是涉及员工退休待遇等切身利益的主要材料。因此，加强人事档案重视程度、建立健全规章制度、提高档案信息化水平、提升档案管理人员能力素质是大多数事业单位的重点工作。
关键词：人事档案 管理 对策 事业单位
一、引言
人事档案是人力资源管理中的重要组成部分，是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的一项工作，人事档案是在人事管理过程中形成的文字材料，是员工信息的重要载体。目前，我国人事档案管理工作中存在领导不重视，制度不健全，管理手段落后，管理人员专业素质差等问题，很大程度上制约了人事档案的服务价值，因此结合我单位实际，对事业单位人事档案管理中存在的问题进行剖析，针对问题提出浅显的对策。
二、当前人事档案管理工作中存在的问题
1.思想认识不高，重视程度不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易见效果、出效益，也很难在短时期内呈现出明显的成绩。所以很多事业单位的领导对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案管理就是平时的抄抄写写，日常的材料保管，不是单位的主要工作，不能为单位的主业增光添彩，只要做到守好地盘，不丢失材料，不泄密信息，能应付查档、外调就可以了。这些误区的存在使得人事档案管理工作没有被单位重视，没有纳入到工作的议事日程中，在人力、物力、财务上也没有得到应有的保障。致使人事档案管理工作处于被动应付的状态，难以为中心工作提供应有的服务。
2.制度规范不全，执行力度不强。当前事业单位人事档案管理工作的法律依据主要是《档案法》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》，这些条例和规定已经不能全面的对现在的人事档案管理工作进行有力指导。目前人事档案在收集、整理、归档、鉴别等过程中遇到的一些现实问题，都急需各个事业单位在上述文件的指导下建立健全并细化相应的规章制度。例如：人事档案管理工作人员岗位职责、人事档案借阅制度、人事档案保管保密制度，人事档案管理人员的纠错制度、惩罚措施等等。现有的规章制度也没有形成完善的体系，有些制度也是流于形式，没有真正落到实处，执行力度还不强。
3.管理手段落后，信息化程度低。人事档案的收集工作是最基础的工作，但是在日常的工作中却缺乏一定的力度，档案收集手段落后，使得材料收集归档工作常常出于被动，不及时，有些材料甚至会出现业务部门丢失的现象，这些问题在人事档案兼职管理的单位中尤为突出。目前很多事业单位在收集档案资料时，还采用上门催交，年底统一送交的简单方式，在整理档案资料时，还采用传统手工登账式管理，打孔、裁剪，标注等耗时耗力的方式，在人事档案管理工作中缺乏信息化、智能化以及科学化的广泛应用。虽然现在一些单位的人事档案管理已经采用计算机操作了，但也只是简单地将个人信息、档案目录进行录入，而资料检索等则进行手工登记操作，这些既影响了工作效率，增加了劳动强度，又使得档案的利用价格无法发挥。
4.管理人员不足，能力水平较低。人事档案管理中人员配置不足，专业素质、能力水平较低也是目前人事档案管理工作的一个现实问题。一些事业单位往往将档案管理人员视作“非必要”工作者，致使人事档案管理多由兼职、专业不对口的人员负责，这些人員对人事档案管理工作在思想上也没有提起重视，认为只是自己的一项兼职工作，收了材料归档就行了，不需要自己花费大量时间去规范整理鉴别。恰恰是这些兼职的人事档案管理者因自身专业知识的匮乏，对归档材料、资料材料分类不清晰，对真假材料无法鉴别而造成档案管理的被动局面。
三、加强人事档案管理工作的对策
1.提高思想认识，争取领导重视。提高各级领导对档案工作的重视程度，是做好干部人事档案工作的关键。要坚决克服各级领导对档案工作的“说起来重要、抓起来次要、用起来需要、忙起来忘掉”的现象。人事档案管理部门应积极争取领导重视和支持，要做到人事档案工作同业务工作一起抓一起管，力争齐头并进。各级领导常亲临指导、听取汇报，解决干部人事档案管理工作遇到的困难，在人力、物力、财力上给予大力支持，改善人事档案管理设施和设备，配齐人事档案管理人员队伍。形成“主要领导重点抓，分管领导主要抓，档案管理人员具体抓”的良好工作格局。
2.建立健全制度，依法依规管理档案。没有规矩，不成方圆，人事档案管理工作涉及到方方面面，程序性强，严谨度高。在档案管理工作特别是档案收集中涉及到各个部门的协调与配合，涉及到多个管理者的具体操作，无论哪个环节出现差错，均会造成人事档案管理的不完善。因此，为了加强人事档案管理，需在工作中建立切实可行的规章制度，便于相关管理人员能有法可依、有规可循，以规范人事档案管理的各个流程。我所在的某局结合自己的工作实际，要求局属各单位要建立专门的人事档案室，并依照干部人事档案管理有关制度，制定了人事档案归档流程，查﹙借﹚阅流程，人事档案转入转出流程，收集制度，保管保密制度，鉴别归档制度等多项制度和流程细则，切实实行依法治档，依规管档。
3.利用现在科学技术，提高档案管理的信息化水平。随着经济社会的不断发展，科学技术手段的不断更新，人事档案的数量、种类越来越多，需要归档的材料也是越来越多，因此在人事档案的收集、归档、检索、利用等过程中，以往的手工操作、造表登记已经远远达不到精细化管理的要求，为了使人事档案能够有效快捷的服务利用，最大限度的发挥其作用，必须把先进的科学技术运用于人事档案管理中，可以利用计算机、照相机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，这样既方便利用者迅速查找需要的信息，又提高了人事档案管理工作的效率，并大大提升人事档案的利用和服务价值。
4.加强业务培训，提高档案管理人员能力素质。要加大对人事档案工作者的培训力度，有针对性和计划性地举办业务技能培训班，采取授课式、参观式、交流式等多层次、多形式的培训学习，使档案工作人员了解《档案法》、《干部档案工作条例》等法律、法规及档案专业的基本理论知识，熟练地掌握和应用管理档案的基本技能。另外，除加强专业理论知识学习外，还应加大新技术、新设备等知识的学习和使用，以适应新时期档案工作的需要，注重加强档案工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。相互学习、相互借鉴，及时查找自己的不足，吸收好的经验应用于自己的实际工作中，以提高人事档案管理人员的能力素质，努力打造一支政治可靠、业务过硬、作风扎实，乐于奉献的综合型人事档案管理队伍。
四、结语
总之，人事档案管理事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是我们了解过去、把握现在、预见未来的载体，人事档案管理又是一项复杂而艰巨的工程，需要我们在人事档案管理工作中提高思想认识、完善规章制度、运用新技术、加强人员管理，不断向人事档案管理的规范化、制度化、科学化迈进。
参考文献：
[1]张立志.高校人事档案管理存在的问题及改进措施[J]科技视界， 2015（16）：148-149
[2]谢智莉.事业单位人事档案管理面临的困境与突围[J].赤子：上中旬， 2015（21）：199-199
[3]徐彬.我国事业单位人事档案管理存在的问题和对策[J]卷宗， 2015（8）：61-61
作者简介：刘静（1980—）女，河北沧州人。研究方向：人力资源管理。
关键词：人事档案 管理 对策 事业单位
一、引言
人事档案是人力资源管理中的重要组成部分，是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的一项工作，人事档案是在人事管理过程中形成的文字材料，是员工信息的重要载体。目前，我国人事档案管理工作中存在领导不重视，制度不健全，管理手段落后，管理人员专业素质差等问题，很大程度上制约了人事档案的服务价值，因此结合我单位实际，对事业单位人事档案管理中存在的问题进行剖析，针对问题提出浅显的对策。
二、当前人事档案管理工作中存在的问题
1.思想认识不高，重视程度不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易见效果、出效益，也很难在短时期内呈现出明显的成绩。所以很多事业单位的领导对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案管理就是平时的抄抄写写，日常的材料保管，不是单位的主要工作，不能为单位的主业增光添彩，只要做到守好地盘，不丢失材料，不泄密信息，能应付查档、外调就可以了。这些误区的存在使得人事档案管理工作没有被单位重视，没有纳入到工作的议事日程中，在人力、物力、财务上也没有得到应有的保障。致使人事档案管理工作处于被动应付的状态，难以为中心工作提供应有的服务。
2.制度规范不全，执行力度不强。当前事业单位人事档案管理工作的法律依据主要是《档案法》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》，这些条例和规定已经不能全面的对现在的人事档案管理工作进行有力指导。目前人事档案在收集、整理、归档、鉴别等过程中遇到的一些现实问题，都急需各个事业单位在上述文件的指导下建立健全并细化相应的规章制度。例如：人事档案管理工作人员岗位职责、人事档案借阅制度、人事档案保管保密制度，人事档案管理人员的纠错制度、惩罚措施等等。现有的规章制度也没有形成完善的体系，有些制度也是流于形式，没有真正落到实处，执行力度还不强。
3.管理手段落后，信息化程度低。人事档案的收集工作是最基础的工作，但是在日常的工作中却缺乏一定的力度，档案收集手段落后，使得材料收集归档工作常常出于被动，不及时，有些材料甚至会出现业务部门丢失的现象，这些问题在人事档案兼职管理的单位中尤为突出。目前很多事业单位在收集档案资料时，还采用上门催交，年底统一送交的简单方式，在整理档案资料时，还采用传统手工登账式管理，打孔、裁剪，标注等耗时耗力的方式，在人事档案管理工作中缺乏信息化、智能化以及科学化的广泛应用。虽然现在一些单位的人事档案管理已经采用计算机操作了，但也只是简单地将个人信息、档案目录进行录入，而资料检索等则进行手工登记操作，这些既影响了工作效率，增加了劳动强度，又使得档案的利用价格无法发挥。
4.管理人员不足，能力水平较低。人事档案管理中人员配置不足，专业素质、能力水平较低也是目前人事档案管理工作的一个现实问题。一些事业单位往往将档案管理人员视作“非必要”工作者，致使人事档案管理多由兼职、专业不对口的人员负责，这些人員对人事档案管理工作在思想上也没有提起重视，认为只是自己的一项兼职工作，收了材料归档就行了，不需要自己花费大量时间去规范整理鉴别。恰恰是这些兼职的人事档案管理者因自身专业知识的匮乏，对归档材料、资料材料分类不清晰，对真假材料无法鉴别而造成档案管理的被动局面。
三、加强人事档案管理工作的对策
1.提高思想认识，争取领导重视。提高各级领导对档案工作的重视程度，是做好干部人事档案工作的关键。要坚决克服各级领导对档案工作的“说起来重要、抓起来次要、用起来需要、忙起来忘掉”的现象。人事档案管理部门应积极争取领导重视和支持，要做到人事档案工作同业务工作一起抓一起管，力争齐头并进。各级领导常亲临指导、听取汇报，解决干部人事档案管理工作遇到的困难，在人力、物力、财力上给予大力支持，改善人事档案管理设施和设备，配齐人事档案管理人员队伍。形成“主要领导重点抓，分管领导主要抓，档案管理人员具体抓”的良好工作格局。
2.建立健全制度，依法依规管理档案。没有规矩，不成方圆，人事档案管理工作涉及到方方面面，程序性强，严谨度高。在档案管理工作特别是档案收集中涉及到各个部门的协调与配合，涉及到多个管理者的具体操作，无论哪个环节出现差错，均会造成人事档案管理的不完善。因此，为了加强人事档案管理，需在工作中建立切实可行的规章制度，便于相关管理人员能有法可依、有规可循，以规范人事档案管理的各个流程。我所在的某局结合自己的工作实际，要求局属各单位要建立专门的人事档案室，并依照干部人事档案管理有关制度，制定了人事档案归档流程，查﹙借﹚阅流程，人事档案转入转出流程，收集制度，保管保密制度，鉴别归档制度等多项制度和流程细则，切实实行依法治档，依规管档。
3.利用现在科学技术，提高档案管理的信息化水平。随着经济社会的不断发展，科学技术手段的不断更新，人事档案的数量、种类越来越多，需要归档的材料也是越来越多，因此在人事档案的收集、归档、检索、利用等过程中，以往的手工操作、造表登记已经远远达不到精细化管理的要求，为了使人事档案能够有效快捷的服务利用，最大限度的发挥其作用，必须把先进的科学技术运用于人事档案管理中，可以利用计算机、照相机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，这样既方便利用者迅速查找需要的信息，又提高了人事档案管理工作的效率，并大大提升人事档案的利用和服务价值。
4.加强业务培训，提高档案管理人员能力素质。要加大对人事档案工作者的培训力度，有针对性和计划性地举办业务技能培训班，采取授课式、参观式、交流式等多层次、多形式的培训学习，使档案工作人员了解《档案法》、《干部档案工作条例》等法律、法规及档案专业的基本理论知识，熟练地掌握和应用管理档案的基本技能。另外，除加强专业理论知识学习外，还应加大新技术、新设备等知识的学习和使用，以适应新时期档案工作的需要，注重加强档案工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。相互学习、相互借鉴，及时查找自己的不足，吸收好的经验应用于自己的实际工作中，以提高人事档案管理人员的能力素质，努力打造一支政治可靠、业务过硬、作风扎实，乐于奉献的综合型人事档案管理队伍。
四、结语
总之，人事档案管理事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是我们了解过去、把握现在、预见未来的载体，人事档案管理又是一项复杂而艰巨的工程，需要我们在人事档案管理工作中提高思想认识、完善规章制度、运用新技术、加强人员管理，不断向人事档案管理的规范化、制度化、科学化迈进。
参考文献：
[1]张立志.高校人事档案管理存在的问题及改进措施[J]科技视界， 2015（16）：148-149
[2]谢智莉.事业单位人事档案管理面临的困境与突围[J].赤子：上中旬， 2015（21）：199-199
[3]徐彬.我国事业单位人事档案管理存在的问题和对策[J]卷宗， 2015（8）：61-61
作者简介：刘静（1980—）女，河北沧州人。研究方向：人力资源管理。