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摘 要：企业档案管理是一个企业得以良好运行的重要组成部分，尤其是在当前信息时代的大背景下，电子档案管理已经成为了企业档案管理的重要手段。由于电子档案管理发展快速且受到了广泛的应用，也随之出现了企业在进行电子档案管理过程的一系列问题。为此，本文指出了企业电子档案管理的重要性，以及針对企业电子档案的安全管理提出建议措施，旨在规范企业档案管理，增强企业安全管理，为企业的良好运营打下基础。
关键词：企业档案管理;电子档案管理;重要性;安全管理
一、引言
随着信息技术的不断发展，档案管理领域也顺应时代发展趋势，积极引进新技术，将传统的档案管理工作与电子信息技术相结合，进行了一系列的创新，在提高了工作效率的同时，也为新时期企业的发展带来了机遇。只是电子档案管理的过程有利有弊，随着信息产业的快速发展，信息安全就显得尤为重要，信息化时代网络安全是十分重要的，电子档案管理也是如此，做好电子档案的安全管理工作是一个刻不容缓的工作[1]。企业不仅需要做好电子档案的管理工作，意识到其在企业发展的重要性，也要做好相应的安全管理工作，减少信息安全事故的发生。
二、正确认识企业电子档案管理的重要性
（一）有利于提高检索效率，极大提高档案管理质量
电子档案管理与传统的管理模式相比较，最大的特点就是智能信息化。由于其采用的是电子信息技术，所以在检索和管理时，能够快速的检索到所需档案，提高速度、节省时间的同时也能保证检索结果的准确性，在提高档案管理工作效率的同时也保证了档案管理工作的质量，对于企业档案管理工作意义非凡[2]。
（二）提高信息利用率，节约资源
传统的档案管理是建立在纸质和人工操作的基础上，电子档案管理不仅可以实现智能化的操作，在资源使用上更是减少了纸质资料的使用，开始以无纸化办公为主。这对于我们国家注重环保的大前提，无疑是一项重要的举动，一方面节约资源的使用，为企业档案管理提供更方便的服务，同时也能为环保事业做出自己的一份贡献。
（三）实现档案信息共享与互通，充分利用资源
电子档案管理，依托自身的信息化技术，可以实现档案信息的共享与互通，不管是远程档案还是电子邮件或者传真等，均可以通过电子信息技术快速获得，使得距离问题不再是问题，资源得到充分利用。由此可见，企业电子档案管理对于档案管理工作是必不可少的。
三、企业电子档案安全管理建议措施
做好企业电子档案的安全管理工作是企业档案管理工作正常运行的重要保障，做好该项工作，不仅需要工作人员自身的态度重视、技能提高，也需要企业自身不断的创新，做好制度保障和技术支持。
（一）强化员工的安全意识，重视档案安全管理
管理过程中，一定要有安全管理的意识，重视安全管理的重要性。如果相关员工本身就有强烈的安全意识，重视档案安全管理，那么就会减少信息安全事故的发生。为此，企业就要对员工进行思想教育，让相关员工从意识上意识到问题的重要性，从而在根本上防患于未然。企业领导要带头重视，加大对全体员工的宣传力度，向员工普及档案安全管理的重要性，鼓励员工积极学习相关的法律规范，从思想上树立责任意识，行动上自觉将安全管理作为自己的职责，切实维护档案信息安全[3]。
（二）多途径提高员工专业素养，提高管理水平
档案管理需要专业的人员来胜任，不能忽略员工的专业素养。因此在进行招聘时，就应该做好筛选，招聘具有相应的计算机水平和档案管理的人员，为做好档案管理工作提供人才基础。此外，在员工工作过程中，要安排相应的管理人员参与讲座，了解最新的行业前沿和技术发展动态，做好技术储备。同时，通过对员工培训考核来促进员工加强自身专业知识的学习，从而提高业务水平，时刻保持安全意识，做到公私分明，不泄露重大机密。管理人员只有自身积极进取，不断学习，巩固专业基础，树立安全管理的意识，才能适应新时代的发展历程，成为一名与时俱进的专业人员，为档案安全管理奉献自己的力量。
（三）完善档案管理制度，明确职能分工
完善的档案管理制度是管理工作得以良好进行的保障，应针对档案归档、保管、保密等进行规定，规范员工在管理过程中相应的行为，制定安全制度防范。比如归档的手续，必须填写归档时间、范围、要求等，并在归档前核实借阅时间、缘由等，并签署责任书，承诺会对相关内容进行保密，以及如有损坏档案、泄露机密等要承担相应责任，一切按照制度走，严格把相关的程序。此外，员工的职能必须有明确的分工，一人最好不能担当多个职位，也不能有多个权利。如对于档案的借阅或者是归档、保管等，都必须分工明确，借阅和审批都需要有专门的人员来核实，同时每一个过程需要上级来批准和核实，实行责任制度。明确的分工会让员工各司其职，做好本职工作，全身心投入档案安全管理工作，不敢懈怠，能够减少档案安全管理的风险。
（四）引进先进计算机技术，加强网络维护
做好电子档案安全管理工作，需要先进技术的支撑。为此，企业必须引进先进的计算机技术，完善档案管理的系统。通过技术支持来保障系统运行的完备性、安全性。通过先进的技术设备，来对档案管理进行监控，实时监控整个企业档案管理工作的情况，一旦发现有漏洞，就及时根据反馈来进行完善和修护。比如使用单独的服务器，与互联网接入切口分开，做好隔离工作，防止重要信息泄露，采用正版的杀毒软件，为防止突发情况做好双重备份等，防止外部黑客入侵，窃取机密，改写档案等[4]。此外，可以通过加密技术来进一步确保档案资源的安全性，通过控制技术或者是密码设置、人脸识别等多种途径降低风险。另外，企业还要请专业的技术人员，定期更新设备，检查软件、硬件，加大安全防范，减少信息安全事故的发生。
四、结语
综上所述，企业电子档案管理工作能够提高企业管理工作的检索效率，节约资源，实现资源的共享与利用，对于企业的长远发展是至关重要的。因此，企业要顺应时代潮流，从强化员工的安全意识，多途径提高员工专业素养，完善档案管理制度，加强网络维护等多方面，落实安全管理工作，为企业长远发展提供坚实的后盾。
参考文献
[1]王丽华.企业电子档案管理的重要性及安全管理探析[J].城建档案，2018（03）：61-62.
[2]刘婷.企业电子档案管理的重要性及安全管理探析[J].办公室业务，2019（12）：109.
[3]张琳.企业档案的安全管理及其价值[J].城建档案，2016（07）：64-65.
[4]靳莉.企业档案管理风险防控研究[J].兰台内外，2019（18）：48-49.
关键词：企业档案管理;电子档案管理;重要性;安全管理
一、引言
随着信息技术的不断发展，档案管理领域也顺应时代发展趋势，积极引进新技术，将传统的档案管理工作与电子信息技术相结合，进行了一系列的创新，在提高了工作效率的同时，也为新时期企业的发展带来了机遇。只是电子档案管理的过程有利有弊，随着信息产业的快速发展，信息安全就显得尤为重要，信息化时代网络安全是十分重要的，电子档案管理也是如此，做好电子档案的安全管理工作是一个刻不容缓的工作[1]。企业不仅需要做好电子档案的管理工作，意识到其在企业发展的重要性，也要做好相应的安全管理工作，减少信息安全事故的发生。
二、正确认识企业电子档案管理的重要性
（一）有利于提高检索效率，极大提高档案管理质量
电子档案管理与传统的管理模式相比较，最大的特点就是智能信息化。由于其采用的是电子信息技术，所以在检索和管理时，能够快速的检索到所需档案，提高速度、节省时间的同时也能保证检索结果的准确性，在提高档案管理工作效率的同时也保证了档案管理工作的质量，对于企业档案管理工作意义非凡[2]。
（二）提高信息利用率，节约资源
传统的档案管理是建立在纸质和人工操作的基础上，电子档案管理不仅可以实现智能化的操作，在资源使用上更是减少了纸质资料的使用，开始以无纸化办公为主。这对于我们国家注重环保的大前提，无疑是一项重要的举动，一方面节约资源的使用，为企业档案管理提供更方便的服务，同时也能为环保事业做出自己的一份贡献。
（三）实现档案信息共享与互通，充分利用资源
电子档案管理，依托自身的信息化技术，可以实现档案信息的共享与互通，不管是远程档案还是电子邮件或者传真等，均可以通过电子信息技术快速获得，使得距离问题不再是问题，资源得到充分利用。由此可见，企业电子档案管理对于档案管理工作是必不可少的。
三、企业电子档案安全管理建议措施
做好企业电子档案的安全管理工作是企业档案管理工作正常运行的重要保障，做好该项工作，不仅需要工作人员自身的态度重视、技能提高，也需要企业自身不断的创新，做好制度保障和技术支持。
（一）强化员工的安全意识，重视档案安全管理
管理过程中，一定要有安全管理的意识，重视安全管理的重要性。如果相关员工本身就有强烈的安全意识，重视档案安全管理，那么就会减少信息安全事故的发生。为此，企业就要对员工进行思想教育，让相关员工从意识上意识到问题的重要性，从而在根本上防患于未然。企业领导要带头重视，加大对全体员工的宣传力度，向员工普及档案安全管理的重要性，鼓励员工积极学习相关的法律规范，从思想上树立责任意识，行动上自觉将安全管理作为自己的职责，切实维护档案信息安全[3]。
（二）多途径提高员工专业素养，提高管理水平
档案管理需要专业的人员来胜任，不能忽略员工的专业素养。因此在进行招聘时，就应该做好筛选，招聘具有相应的计算机水平和档案管理的人员，为做好档案管理工作提供人才基础。此外，在员工工作过程中，要安排相应的管理人员参与讲座，了解最新的行业前沿和技术发展动态，做好技术储备。同时，通过对员工培训考核来促进员工加强自身专业知识的学习，从而提高业务水平，时刻保持安全意识，做到公私分明，不泄露重大机密。管理人员只有自身积极进取，不断学习，巩固专业基础，树立安全管理的意识，才能适应新时代的发展历程，成为一名与时俱进的专业人员，为档案安全管理奉献自己的力量。
（三）完善档案管理制度，明确职能分工
完善的档案管理制度是管理工作得以良好进行的保障，应针对档案归档、保管、保密等进行规定，规范员工在管理过程中相应的行为，制定安全制度防范。比如归档的手续，必须填写归档时间、范围、要求等，并在归档前核实借阅时间、缘由等，并签署责任书，承诺会对相关内容进行保密，以及如有损坏档案、泄露机密等要承担相应责任，一切按照制度走，严格把相关的程序。此外，员工的职能必须有明确的分工，一人最好不能担当多个职位，也不能有多个权利。如对于档案的借阅或者是归档、保管等，都必须分工明确，借阅和审批都需要有专门的人员来核实，同时每一个过程需要上级来批准和核实，实行责任制度。明确的分工会让员工各司其职，做好本职工作，全身心投入档案安全管理工作，不敢懈怠，能够减少档案安全管理的风险。
（四）引进先进计算机技术，加强网络维护
做好电子档案安全管理工作，需要先进技术的支撑。为此，企业必须引进先进的计算机技术，完善档案管理的系统。通过技术支持来保障系统运行的完备性、安全性。通过先进的技术设备，来对档案管理进行监控，实时监控整个企业档案管理工作的情况，一旦发现有漏洞，就及时根据反馈来进行完善和修护。比如使用单独的服务器，与互联网接入切口分开，做好隔离工作，防止重要信息泄露，采用正版的杀毒软件，为防止突发情况做好双重备份等，防止外部黑客入侵，窃取机密，改写档案等[4]。此外，可以通过加密技术来进一步确保档案资源的安全性，通过控制技术或者是密码设置、人脸识别等多种途径降低风险。另外，企业还要请专业的技术人员，定期更新设备，检查软件、硬件，加大安全防范，减少信息安全事故的发生。
四、结语
综上所述，企业电子档案管理工作能够提高企业管理工作的检索效率，节约资源，实现资源的共享与利用，对于企业的长远发展是至关重要的。因此，企业要顺应时代潮流，从强化员工的安全意识，多途径提高员工专业素养，完善档案管理制度，加强网络维护等多方面，落实安全管理工作，为企业长远发展提供坚实的后盾。
参考文献
[1]王丽华.企业电子档案管理的重要性及安全管理探析[J].城建档案，2018（03）：61-62.
[2]刘婷.企业电子档案管理的重要性及安全管理探析[J].办公室业务，2019（12）：109.
[3]张琳.企业档案的安全管理及其价值[J].城建档案，2016（07）：64-65.
[4]靳莉.企业档案管理风险防控研究[J].兰台内外，2019（18）：48-49.