论文部分内容阅读
摘 要：我国的各种疾控中心是国家体系中的职能部门，不仅负责群体预防的工作，而且也肩负着监测、分析和防治各种疾病的职责。在开展各项业务活动的过程中，建立了较多的业务技术档案，然而一旦未采取合理有效的方法对档案进行管理，不仅可能使大量的统计数据产生流失，而且也无法将这些档案加以充分利用。由此可见，疾控中心的档案管理工作属于卫生防疫工作中的主要环节。
关键词：疾控中心；档案；管理利用
病预防控制中心有很多各种各样的数据统计、分析、评估等，疾病等类型、治疗范围比较广泛。做好疾病预防控制中心的档案管理，有利于需要的人查阅，可以有效的提高档案的利用率，促进我国疾病预防控制的工作顺利进行。
一、疾控中心业务档案两级管理原则
疾控中心档案有两大类；一类是行政往来各种文件形成的档案，另一类是各业务科室在工作中逐渐积累形成的业务档案。而这些档案的两级管理是指在疾控中心业务办的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行中心级、科级两级管理，其内容主要有以下四个方面：
1、将疾控中心业务档案纳入中心档案工作管理体系，同其它门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受中心业务办的统一领导，由中心档案室负责具体组织实施。
2、将业务档案分为中心、科两级，对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监测档案，分别为中心业务档案和科级业务档案两个层次。
3、中心级业务档案管理：凡划归的中心级管理的业务档案，由各科档案员负责收集，整理、立卷定期向中心档案归档，交由中心档案室统一保管和提供利用。
4、科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存。由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，并负责保管和提供利用。
二、实施两级管理的意义
1、两级管理使业务档案查找方便，节省空间
我中心在工作中形成大量的业务档案，如果不分两级管理，使各种重要的，保存价值大的档案和一般性的、基础性的材料档案混杂在一起，查找起来很不方便，分散在各科室，也不利于全中心档案工作的统一布置和指导，如果把全站综合性的材料统一归纳到档案室，便于档案的管理，也为各科室节省了空间。
2、中心级档案管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
中心级业务档案管理可使中心档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于中心领导及时把握全局，做也正确决策提供了有力依据。另外，将具有总结分析性、学术性的材料交中心归档，有利于在大量的监测材料上进一步加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高，有利于防疫机构科研工作的开展
3、科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
预防控制工作有延续性，在对监测点监测中要经常使用其前一年或前几年形成的监测档案，特别是随着生产经营单位的变化，有些档案要还不断进行补充或注销，有些数据要有对比性，以满足卫生防疫的日常需要。
4、档案收集整理要为档案开发利用提供有价值的信息
档案收集整理要以业务档案入手，这样才能提供真实有效的档案第一手资料，档案编研才有可能有专业特色，才能更有效为疾病预防控制工作服务，脱离业务工作的选题就谈不上专业性。要掌握各科业务工作档案的精髓，对比以前年度的监测数据，特别是开展预防医学科学研究时，更要有大量的跨年度的统一数据做依据，才能有针对性的统计和分析，所以应将工作重点放在能系统的提供高度浓缩的业务档案上。以便档案的利用和开发。
三、疾病预防控制中心档案管理与档案利用的现状
1、工作流程不具有科学合理性。当前，对于疾病预防与控制档案管理来说，我国还尚未出台专门的法律法规，大多数疾控中心也未建立健全档案管理与利用体制，开展常规工作时并未制定出标准规范的操作流程，随意对档案进行分类和保管，从而不利于后续的档案更新与档案利用工作的开展
2、档案利用屬于档案工作的薄弱环节。就一些已经设置档案室和建立健全档案管理机制的疾控中心而言，仍然存在着档案利用率较低的问题。档案管理工作的宗旨就是便于后期的使用，然而部分工作人员并未认识到档案工作的重要性及其具有的现实意义，没有做到经常翻阅档案，从而造成了资源的闲置与浪费。
四、解决疾控中心档案管理与档案利用存在问题的有效对策
1、加强档案制度建设
要想提高疾病预防控制中心的档案管理水平，首先需要加强疾控中心的档案制度建设工作，要做到有章可循。疾病预防控制中心科室较多，应该以《档案法》为依据，建立适合疾控中心的规章制度，在制度中明确规定各部门岗位职责，及时整理材料，及时归档。把档案管理中心作为核心部门，各个科室为主体，收集不同科室的档案，按顺序归类。还应该把档案管理工作分配到个人，建立有序的管理层。比如我国当前有些疾控中心就在实行档案分级制度，选一名专业人员，专门负责领导档案管理工作，设立专门的档案室，对不同科室提供的档案分类管理。
2、提高案卷质量
在疾控中心，档案管理与档案利用是疾病预防控制中心开展工作的重中之重。上文有提到档案质量不高的问题，这就需要工作人员做好日常档案收集、归档工作。除了疾控中心的资料之外还应该展开业务范围，加大资料收集范围，使疾控中心的档案资料更加丰富。档案的收集与管理是一项长期的工作，做好这项工作需要日积月累。做好档案整理工作，注意书写字迹，在归档时要标清标号，做好分类，同一类型的放在一起，重要档案要收录全面。提高案卷的质量，使疾控中心的档案管理起到有效的作用。比如同一科室中遇到的疾病预防数据不尽相同，根据数据收集方式的不同，统计方式的不同情况，做好档案记录工作。
3、加强对档案的合理利用。
档案管理工作所体现出来的最后价值就是被相关人员加以合理利用。然而，当前疾控中心的档案利用率并不是很高，大多数档案室只是一个摆设。要想有效的解决此问题，就应该要求档案管理人员对档案进行分类管理时做到精准化和专业化，这样可以符合人员方面的使用需求。其次，单位必须大力宣传档案具有的隐藏价值，鼓励中心工作人员对档案资源加以充分利用，促使其意识到档案工作的重要性。在开展日常工作的过程中，主动查阅档案。最后，档案管理人员不仅应该对其他工作人员定期组织开展培训工作，而且在查阅档案方面还需要起到指导性的作用。
4、加强对档案管理人员的培训
疾病预防控制中心档案管理工作需要具有定专业性的人才，在日常疾病档案整理中可以熟练的分清疾病的类型。由于我国一些防控中心的工作重点都放在了疾病的防控上，对档案管理工作有些忽略，所以没有专门的档案收录人员，往往是一个档案整理人员身兼数职，没有时间去详细整理，或者是聘用专业不对口的职员，这都是不可行的，没有一定专业素养的工作人员，很难胜任这份工作。疾控中心应该对档案管理人员进行培训，针对档案管理知识、疾病种类知识、疾病预防知识等方面进行培训。通过培训来提高档案管理人员的专业素养。
结语：将业务档案实行两级管理，是疾控中心贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它符合疾病的预防控制工作的特点和需要，随着业务档案管理实践的发展，它将会更加完善，一定会为卫生防疫业务工作的开展发挥重要作用。另外，疾控中心档案的利用价值逐渐体现出来，各级疾控中心档案工作逐步走上了规范化、科学化的管理轨道，特别是自档案目标管理活动开展以来，更是将档案工作推向一个新的高度。
参考文献：
[1]杜玉玲.浅谈疾病预防控制中心档案管理与档案利用[J].世界最新医学信息文摘，2015，15（4）
[2]张碧波.浅析疾病预防控制中心的档案管理利用[J].决策与信息，2015（32）：184-184.
[3]邵文红.疾病预防控制中心档案管理与档案利用研究[J].福建质量管理，2017（16）.
关键词：疾控中心；档案；管理利用
病预防控制中心有很多各种各样的数据统计、分析、评估等，疾病等类型、治疗范围比较广泛。做好疾病预防控制中心的档案管理，有利于需要的人查阅，可以有效的提高档案的利用率，促进我国疾病预防控制的工作顺利进行。
一、疾控中心业务档案两级管理原则
疾控中心档案有两大类；一类是行政往来各种文件形成的档案，另一类是各业务科室在工作中逐渐积累形成的业务档案。而这些档案的两级管理是指在疾控中心业务办的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案实行中心级、科级两级管理，其内容主要有以下四个方面：
1、将疾控中心业务档案纳入中心档案工作管理体系，同其它门类的档案一样，业务档案的管理也应在接受中心业务办的统一领导，由中心档案室负责具体组织实施。
2、将业务档案分为中心、科两级，对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监测档案，分别为中心业务档案和科级业务档案两个层次。
3、中心级业务档案管理：凡划归的中心级管理的业务档案，由各科档案员负责收集，整理、立卷定期向中心档案归档，交由中心档案室统一保管和提供利用。
4、科级业务档案管理：凡划归为科级管理的业务档案，交科保存。由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，并负责保管和提供利用。
二、实施两级管理的意义
1、两级管理使业务档案查找方便，节省空间
我中心在工作中形成大量的业务档案，如果不分两级管理，使各种重要的，保存价值大的档案和一般性的、基础性的材料档案混杂在一起，查找起来很不方便，分散在各科室，也不利于全中心档案工作的统一布置和指导，如果把全站综合性的材料统一归纳到档案室，便于档案的管理，也为各科室节省了空间。
2、中心级档案管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
中心级业务档案管理可使中心档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于中心领导及时把握全局，做也正确决策提供了有力依据。另外，将具有总结分析性、学术性的材料交中心归档，有利于在大量的监测材料上进一步加工，形成分析性报告，从而促进了业务工作的提高，有利于防疫机构科研工作的开展
3、科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要
预防控制工作有延续性，在对监测点监测中要经常使用其前一年或前几年形成的监测档案，特别是随着生产经营单位的变化，有些档案要还不断进行补充或注销，有些数据要有对比性，以满足卫生防疫的日常需要。
4、档案收集整理要为档案开发利用提供有价值的信息
档案收集整理要以业务档案入手，这样才能提供真实有效的档案第一手资料，档案编研才有可能有专业特色，才能更有效为疾病预防控制工作服务，脱离业务工作的选题就谈不上专业性。要掌握各科业务工作档案的精髓，对比以前年度的监测数据，特别是开展预防医学科学研究时，更要有大量的跨年度的统一数据做依据，才能有针对性的统计和分析，所以应将工作重点放在能系统的提供高度浓缩的业务档案上。以便档案的利用和开发。
三、疾病预防控制中心档案管理与档案利用的现状
1、工作流程不具有科学合理性。当前，对于疾病预防与控制档案管理来说，我国还尚未出台专门的法律法规，大多数疾控中心也未建立健全档案管理与利用体制，开展常规工作时并未制定出标准规范的操作流程，随意对档案进行分类和保管，从而不利于后续的档案更新与档案利用工作的开展
2、档案利用屬于档案工作的薄弱环节。就一些已经设置档案室和建立健全档案管理机制的疾控中心而言，仍然存在着档案利用率较低的问题。档案管理工作的宗旨就是便于后期的使用，然而部分工作人员并未认识到档案工作的重要性及其具有的现实意义，没有做到经常翻阅档案，从而造成了资源的闲置与浪费。
四、解决疾控中心档案管理与档案利用存在问题的有效对策
1、加强档案制度建设
要想提高疾病预防控制中心的档案管理水平，首先需要加强疾控中心的档案制度建设工作，要做到有章可循。疾病预防控制中心科室较多，应该以《档案法》为依据，建立适合疾控中心的规章制度，在制度中明确规定各部门岗位职责，及时整理材料，及时归档。把档案管理中心作为核心部门，各个科室为主体，收集不同科室的档案，按顺序归类。还应该把档案管理工作分配到个人，建立有序的管理层。比如我国当前有些疾控中心就在实行档案分级制度，选一名专业人员，专门负责领导档案管理工作，设立专门的档案室，对不同科室提供的档案分类管理。
2、提高案卷质量
在疾控中心，档案管理与档案利用是疾病预防控制中心开展工作的重中之重。上文有提到档案质量不高的问题，这就需要工作人员做好日常档案收集、归档工作。除了疾控中心的资料之外还应该展开业务范围，加大资料收集范围，使疾控中心的档案资料更加丰富。档案的收集与管理是一项长期的工作，做好这项工作需要日积月累。做好档案整理工作，注意书写字迹，在归档时要标清标号，做好分类，同一类型的放在一起，重要档案要收录全面。提高案卷的质量，使疾控中心的档案管理起到有效的作用。比如同一科室中遇到的疾病预防数据不尽相同，根据数据收集方式的不同，统计方式的不同情况，做好档案记录工作。
3、加强对档案的合理利用。
档案管理工作所体现出来的最后价值就是被相关人员加以合理利用。然而，当前疾控中心的档案利用率并不是很高，大多数档案室只是一个摆设。要想有效的解决此问题，就应该要求档案管理人员对档案进行分类管理时做到精准化和专业化，这样可以符合人员方面的使用需求。其次，单位必须大力宣传档案具有的隐藏价值，鼓励中心工作人员对档案资源加以充分利用，促使其意识到档案工作的重要性。在开展日常工作的过程中，主动查阅档案。最后，档案管理人员不仅应该对其他工作人员定期组织开展培训工作，而且在查阅档案方面还需要起到指导性的作用。
4、加强对档案管理人员的培训
疾病预防控制中心档案管理工作需要具有定专业性的人才，在日常疾病档案整理中可以熟练的分清疾病的类型。由于我国一些防控中心的工作重点都放在了疾病的防控上，对档案管理工作有些忽略，所以没有专门的档案收录人员，往往是一个档案整理人员身兼数职，没有时间去详细整理，或者是聘用专业不对口的职员，这都是不可行的，没有一定专业素养的工作人员，很难胜任这份工作。疾控中心应该对档案管理人员进行培训，针对档案管理知识、疾病种类知识、疾病预防知识等方面进行培训。通过培训来提高档案管理人员的专业素养。
结语：将业务档案实行两级管理，是疾控中心贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它符合疾病的预防控制工作的特点和需要，随着业务档案管理实践的发展，它将会更加完善，一定会为卫生防疫业务工作的开展发挥重要作用。另外，疾控中心档案的利用价值逐渐体现出来，各级疾控中心档案工作逐步走上了规范化、科学化的管理轨道，特别是自档案目标管理活动开展以来，更是将档案工作推向一个新的高度。
参考文献：
[1]杜玉玲.浅谈疾病预防控制中心档案管理与档案利用[J].世界最新医学信息文摘，2015，15（4）
[2]张碧波.浅析疾病预防控制中心的档案管理利用[J].决策与信息，2015（32）：184-184.
[3]邵文红.疾病预防控制中心档案管理与档案利用研究[J].福建质量管理，2017（16）.