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摘要:信息已经成为现代信息社会建设与发展的一种重要资源和资产。本文按照问题导向的逻辑思路,系统回答和阐述了信息管理原理需要回答的4个基本问题,尝试为信息管理工作的科学、有效开展,提供基本的理论支持。作为系列论文的第二篇,我们将回答“信息管理能够帮助用户解决哪些基本问题”,并系统阐述信息管理的第四、第五和第六个基本原理。
关键词:信息管理原理 用户 增值 效益
在《关于信息管理原理问题的新思考——人们为什么需要信息与信息管理》一文中,我们讨论了人们为什么需要信息和信息管理的问题,下面我们将讨论信息管理能够帮助用户解决哪些基本问题,即信息管理可以使每个人和组织的生存与发展状况变好,信息管理可以使现有资源的利用效果变好(增值等),信息管理可以使组织的工作效率和企业经营管理效益变好。
一、有效的信息管理可以使个人和组织的生存与发展状况变好——信息管理原理之四
在现代社会实践中,有效的信息管理可以使每个人和组织的生存与发展状况变好。这是因为,对于个人和组织来说,有效的信息管理可以使我们合理有效地管理时间,了解我们的长处和不足,支持我们更有效地进行决策,帮助我们反思取得良好业绩或遭受失败和损失的原因,提升我们的沟通能力和管理效率。
时间是一种独特的资源。任何人和组织都十分重视对时间的有效管理和使用。管理大师德鲁克认为,时间管理的关键“流程”之一就是“对时间的去处进行记录”,即信息收集。在多数情况下,如果我们把一段时间内我们对时间的使用情况记录下来,并做分析,就会发现其实我们是花费了大量的时间在“并不重要的事情上”了。所以,有效的信息管理可以使个人,尤其是组织的管理者或领导者充分认识到自己时间的使用情况,消除浪费时间的因素,整合“可酌情支配”的时间,并作出及时调整,提高对时间的使用效率。
了解自己的长处和不足,是个人和组织生存和发展的必要条件。有效的信息管理可以使我们及时获得这方面的信息。譬如,我们可以利用反馈信息分析的方法来比较分析事前的预期信息和事情的结果信息,从而找出我们在进行事前决策和制定计划方面存在的缺失及我们的优势所在。这种有效的信息管理行为,对个人和组织的生存和发展都会带来益处。但是我们还应当同时记住德鲁克先生的忠告:“尽可能在缺乏能力的领域少浪费自己的精力,而把精力集中在自己能力强或技能高的领域。从低能力提高到一般能力需要花费的精力和努力,远远多于把一流的绩效提高到卓越的绩效的精力和努力。”①
有效的信息管理可以帮助我们“扬长避短”,选择更有利于我们的生存和发展之路,进行可执行的正确决策,恐怕对个人和组织的生存和发展都是至关重要的事情。有效的信息管理可以帮助决策者明确决策的基本方向,提供必要的数据和信息支持(有时尽管是不全面的信息也很有帮助),对不同的工作方案的实际价值和可执行性等做出合理判断。在没有任何信息之前,决策者实际上并不会搞清楚任何问题。而一个非常卓越的决策者所要坚持的“决策原则”就是:“在问题没有弄清之前,我是不会采取行动的。”通过有效的信息管理,我们可以为决策者(个人或组织的管理者)提供信息“佐证”,并帮助决策者对“可选方案”做出明智的判断。
在现代社会实践中,沟通已经成为人们所关心的一个核心问题。德鲁克认为“沟通”基本原理之一是:“沟通不同于信息传递,两者的确在很大程度上相互对立,但又相互依存。”②“沟通离不开信息接受者。所谓沟通者,即信息发布者,自己并不能进行沟通。信息发布者只能发出信息。除非有人接收他发出的信息,否则就不存在沟通,而只存在噪声。”③另外,我们在从事信息管理活动过程中,还应注意一点,即“信息传递越是能够摆脱人的因素,也即感情、价值观、期望和观念等因素,那么就会变得越正确、可靠,信息含量就越大。信息传递是沟通的先决条件。信息总是在被编码后才能进行传递。……,编码必须为信息接收者知晓和理解。这就需要事先协调,即沟通。”④
总之,该原理告诉我们,有效的信息不仅可以帮助改善我们的生存环境,而且可以使我们的生存和发展状况向好的有利的方面转变,并由此提高我们在信息社会的发展能力。
二、信息管理可以使现有资源的利用效果变好——信息管理原理之五
人类社会的信息管理实践表明,组织合理的信息管理可以有效地节约管理成本,降低能耗,增加产品的附加值。同时,信息管理也可以使信息本身增值。
信息管理的根本性目标或宗旨就是要保证人类已知信息得到充分的开发和利用,并通过这种社会管理活动,使作为信息管理主要对象的信息价值得以实现。实现信息价值的关键是“建设信息资源体系和信息系统网络,开展信息活动,实现社会信息流从生产者到使用者的有序流动和有效利用。信息数量的增加(增值)主要通过对零散信息的识别、采集以及长期积累而成;信息的增值则要依赖对信息资源的筛选、组织与开发来实现。总的来说,信息管理的所有活动都是为了实现信息的价值增加,而信息管理活动的每一步骤,也都是为了实现信息增值。信息管理的效率是由信息增值的量作为衡量标准的。”⑤
林自葵对信息的“增值原理”进行了比较深入的阐述。他认为,信息增值主要是指信息内容的增值和活动效率的提高。通过对信息的收集、整合、存储、加工、激活、传递和利用,我们可以实现使信息增值的管理目标。而信息管理所要实现的信息增值目标则包括:
第一,信息集成增值。它包含3个不同层次的信息增值:一是把零散的个别信息收集起来形成的信息集合。它不但增加了集合中个别信息的价值,而且增加了信息集合的整体价值。二是孤立的信息系统的集成。把相互隔绝的信息系统联系起来,实现信息资源的有限网络分布和在联网范围内的资源分享,不但增加了联网范围内信息资源的数量,更重要的是增加了一定范围内的信息服务质量,大大提高了信息的存取效率与利用效率,节约了存取成本。三是社会整体的信息资源集成。把各个学科、各个地区、各个信息系统组成一个统一、协调的信息资源体系,实现社会水平的信息资源管理。协调和优化社会的信息收集、组织、传播和利用体系。
第二,信息有序化增值。信息序化将克服混乱的信息流带来的信息查询和利用困难,提高查找效率,节约查询成本。
第三,信息开发增值。有序的信息资源不仅能够保证信息的可查询性,而且能够根据信息内容的关联开发新的信息与知识资源。例如,通过传播和内化一个组织中的信息资源,生产新的知识和信息,提高组织中的人力资源的质量。还可以从已有的信息资源和知识集合中寻找新的信息、知识和智慧资源;利用发达的交流网络捕捉周边环境的信息,并及时从中开发出解决问题的知识;开发人力资源,从潜在的信息资源中寻求知识与智慧等。
三、信息管理可以使组织的工作效率和企业经营管理效益变好——信息管理原理之六
在人类进入21世纪以后,几乎没有谁能够否认这样一个基本观点:即通过有效地开展组织的信息管理可以不断提升其工作效率;可以使一个企业的经营管理效益变好。这是因为,对任何一个组织或企业来说,能否有效地使其本身的信息流得到较好的控制和使用,都会直接影响到它们的人员流、物流、资金流的正常运作和使用效率。可以说,没有科学有效的信息管理的支持,组织的工作效率将会受到极大的制约,企业的经营管理效益也无法得到基本的保障。
有效的信息管理往往是推动组织工作效率提升的“发动机”。如图1所示,组织可以在有效的信息管理推动下,让组织的各项管理职能(如决策、计划、指挥、协调、控制、服务等)都得到及时、准确、系统、持续的信息支持,从而使组织的活动得到动态性的信息保证。有些社会组织管理之所以效率低下,主要成因之一就是这些组织的管理无法得到有效的信息支持和保障。诚然,有效的信息管理也应建立在对组织落后的管理体制、运转机制、管理规范及管理方法的变革基础之上。否则,有效的信息管理就会成为一句空话。具有讽刺意义的是:一些组织在没有进行上述变革之前,就试图通过信息技术的应用来提升组织的工作效率,结果是适得其反,反而进一步恶化了组织的内部工作环境,并造成了组织有限资源的巨大浪费。“官僚主义”横行的组织,不适宜搞基于现代信息技术的信息管理,因为这样做会使组织的“官僚主义”更为猖獗!所以,“基于信息的组织是一种平扁型组织。它所需要的管理层次远远少于传统的组织”;“基于信息的组织实际上并不要求先进的‘信息技术’。它所要求的一切就是作出回答的意愿。何人、何时、何地需要什么信息?”⑥另外,“基于信息的组织要求进行自律,而自律反过来会使迅速决策和反映成为可能,从而实现巨大的灵活性和客观的多样性”;“基于信息的组织需要坚强、果断的领导。……。基于信息的组织需要注重绩效、讲究自律和推行由基层向最高管理层逐级负责的制度。”⑦
对于企业来说,信息管理可以在很大程度上使企业的经营管理活动效益变好。信息管理是企业经济活动的一个有机组成部分,尤其是在现代社会中求生存和发展的企业中,信息管理更是必不可少的重要活动。通过表1,读者可以了解信息管理可以为企业带来社会效益的基本情况。通过表2,我们可以了解信息管理可以为企业带来经济效益的基本情况。
信息管理是一种服务性的管理行为,它本身既可以直接创造价值,又可以有效地帮助组织或企业提升工作效率,增强组织和企业的生存和发展能力。这是因为,通过信息管理所获得的信息或信息资源,可以物化在工作产品和服务产品中,也可以内化为人的智力中,从而会极大地提升组织的办事能力,增强企业的市场竞争和生存能力,也会使组织或企业获得更多的优秀人才,提高组织或企业的人力资源管理水平。卓有成效的信息管理所带来的直接和间接性的实际收益包括:节省成本、节约时间、减少能耗、节省物料、减少资本闲置、提升资本收益、提高设备使用率、缩短研发周期、提高产品合格率、减少产品缺陷、避免服务瑕疵、促进信息共享和经验交流、改善业务流程、增强风险决策能力、提升计划的周密性、及时发现工作中存在的问题、防止矛盾激化、明确当时人的责任、促进员工成长、提升创新能力,等等。这方面的好处真是不胜枚举。总之,不断提升一个组织或企业的信息管理水平和管理能力,是组织或企业提高工作效率和绩效水平的必由之路。
注释:
①②③④⑥⑦德鲁克著,沈国华译.德鲁克文集·个人的管理(第一卷).上海:上海财经大学出版社,2006年第2版:99,148,149,151,154~157。
⑤林自葵主编:《物流信息管理》,北京:清华大学出版社2006年第1版,第49页。
作者单位:中国人民大学信息资源管理学院
华北电网有限公司北京超高压公司档案室
关键词:信息管理原理 用户 增值 效益
在《关于信息管理原理问题的新思考——人们为什么需要信息与信息管理》一文中,我们讨论了人们为什么需要信息和信息管理的问题,下面我们将讨论信息管理能够帮助用户解决哪些基本问题,即信息管理可以使每个人和组织的生存与发展状况变好,信息管理可以使现有资源的利用效果变好(增值等),信息管理可以使组织的工作效率和企业经营管理效益变好。
一、有效的信息管理可以使个人和组织的生存与发展状况变好——信息管理原理之四
在现代社会实践中,有效的信息管理可以使每个人和组织的生存与发展状况变好。这是因为,对于个人和组织来说,有效的信息管理可以使我们合理有效地管理时间,了解我们的长处和不足,支持我们更有效地进行决策,帮助我们反思取得良好业绩或遭受失败和损失的原因,提升我们的沟通能力和管理效率。
时间是一种独特的资源。任何人和组织都十分重视对时间的有效管理和使用。管理大师德鲁克认为,时间管理的关键“流程”之一就是“对时间的去处进行记录”,即信息收集。在多数情况下,如果我们把一段时间内我们对时间的使用情况记录下来,并做分析,就会发现其实我们是花费了大量的时间在“并不重要的事情上”了。所以,有效的信息管理可以使个人,尤其是组织的管理者或领导者充分认识到自己时间的使用情况,消除浪费时间的因素,整合“可酌情支配”的时间,并作出及时调整,提高对时间的使用效率。
了解自己的长处和不足,是个人和组织生存和发展的必要条件。有效的信息管理可以使我们及时获得这方面的信息。譬如,我们可以利用反馈信息分析的方法来比较分析事前的预期信息和事情的结果信息,从而找出我们在进行事前决策和制定计划方面存在的缺失及我们的优势所在。这种有效的信息管理行为,对个人和组织的生存和发展都会带来益处。但是我们还应当同时记住德鲁克先生的忠告:“尽可能在缺乏能力的领域少浪费自己的精力,而把精力集中在自己能力强或技能高的领域。从低能力提高到一般能力需要花费的精力和努力,远远多于把一流的绩效提高到卓越的绩效的精力和努力。”①
有效的信息管理可以帮助我们“扬长避短”,选择更有利于我们的生存和发展之路,进行可执行的正确决策,恐怕对个人和组织的生存和发展都是至关重要的事情。有效的信息管理可以帮助决策者明确决策的基本方向,提供必要的数据和信息支持(有时尽管是不全面的信息也很有帮助),对不同的工作方案的实际价值和可执行性等做出合理判断。在没有任何信息之前,决策者实际上并不会搞清楚任何问题。而一个非常卓越的决策者所要坚持的“决策原则”就是:“在问题没有弄清之前,我是不会采取行动的。”通过有效的信息管理,我们可以为决策者(个人或组织的管理者)提供信息“佐证”,并帮助决策者对“可选方案”做出明智的判断。
在现代社会实践中,沟通已经成为人们所关心的一个核心问题。德鲁克认为“沟通”基本原理之一是:“沟通不同于信息传递,两者的确在很大程度上相互对立,但又相互依存。”②“沟通离不开信息接受者。所谓沟通者,即信息发布者,自己并不能进行沟通。信息发布者只能发出信息。除非有人接收他发出的信息,否则就不存在沟通,而只存在噪声。”③另外,我们在从事信息管理活动过程中,还应注意一点,即“信息传递越是能够摆脱人的因素,也即感情、价值观、期望和观念等因素,那么就会变得越正确、可靠,信息含量就越大。信息传递是沟通的先决条件。信息总是在被编码后才能进行传递。……,编码必须为信息接收者知晓和理解。这就需要事先协调,即沟通。”④
总之,该原理告诉我们,有效的信息不仅可以帮助改善我们的生存环境,而且可以使我们的生存和发展状况向好的有利的方面转变,并由此提高我们在信息社会的发展能力。
二、信息管理可以使现有资源的利用效果变好——信息管理原理之五
人类社会的信息管理实践表明,组织合理的信息管理可以有效地节约管理成本,降低能耗,增加产品的附加值。同时,信息管理也可以使信息本身增值。
信息管理的根本性目标或宗旨就是要保证人类已知信息得到充分的开发和利用,并通过这种社会管理活动,使作为信息管理主要对象的信息价值得以实现。实现信息价值的关键是“建设信息资源体系和信息系统网络,开展信息活动,实现社会信息流从生产者到使用者的有序流动和有效利用。信息数量的增加(增值)主要通过对零散信息的识别、采集以及长期积累而成;信息的增值则要依赖对信息资源的筛选、组织与开发来实现。总的来说,信息管理的所有活动都是为了实现信息的价值增加,而信息管理活动的每一步骤,也都是为了实现信息增值。信息管理的效率是由信息增值的量作为衡量标准的。”⑤
林自葵对信息的“增值原理”进行了比较深入的阐述。他认为,信息增值主要是指信息内容的增值和活动效率的提高。通过对信息的收集、整合、存储、加工、激活、传递和利用,我们可以实现使信息增值的管理目标。而信息管理所要实现的信息增值目标则包括:
第一,信息集成增值。它包含3个不同层次的信息增值:一是把零散的个别信息收集起来形成的信息集合。它不但增加了集合中个别信息的价值,而且增加了信息集合的整体价值。二是孤立的信息系统的集成。把相互隔绝的信息系统联系起来,实现信息资源的有限网络分布和在联网范围内的资源分享,不但增加了联网范围内信息资源的数量,更重要的是增加了一定范围内的信息服务质量,大大提高了信息的存取效率与利用效率,节约了存取成本。三是社会整体的信息资源集成。把各个学科、各个地区、各个信息系统组成一个统一、协调的信息资源体系,实现社会水平的信息资源管理。协调和优化社会的信息收集、组织、传播和利用体系。
第二,信息有序化增值。信息序化将克服混乱的信息流带来的信息查询和利用困难,提高查找效率,节约查询成本。
第三,信息开发增值。有序的信息资源不仅能够保证信息的可查询性,而且能够根据信息内容的关联开发新的信息与知识资源。例如,通过传播和内化一个组织中的信息资源,生产新的知识和信息,提高组织中的人力资源的质量。还可以从已有的信息资源和知识集合中寻找新的信息、知识和智慧资源;利用发达的交流网络捕捉周边环境的信息,并及时从中开发出解决问题的知识;开发人力资源,从潜在的信息资源中寻求知识与智慧等。
三、信息管理可以使组织的工作效率和企业经营管理效益变好——信息管理原理之六
在人类进入21世纪以后,几乎没有谁能够否认这样一个基本观点:即通过有效地开展组织的信息管理可以不断提升其工作效率;可以使一个企业的经营管理效益变好。这是因为,对任何一个组织或企业来说,能否有效地使其本身的信息流得到较好的控制和使用,都会直接影响到它们的人员流、物流、资金流的正常运作和使用效率。可以说,没有科学有效的信息管理的支持,组织的工作效率将会受到极大的制约,企业的经营管理效益也无法得到基本的保障。
有效的信息管理往往是推动组织工作效率提升的“发动机”。如图1所示,组织可以在有效的信息管理推动下,让组织的各项管理职能(如决策、计划、指挥、协调、控制、服务等)都得到及时、准确、系统、持续的信息支持,从而使组织的活动得到动态性的信息保证。有些社会组织管理之所以效率低下,主要成因之一就是这些组织的管理无法得到有效的信息支持和保障。诚然,有效的信息管理也应建立在对组织落后的管理体制、运转机制、管理规范及管理方法的变革基础之上。否则,有效的信息管理就会成为一句空话。具有讽刺意义的是:一些组织在没有进行上述变革之前,就试图通过信息技术的应用来提升组织的工作效率,结果是适得其反,反而进一步恶化了组织的内部工作环境,并造成了组织有限资源的巨大浪费。“官僚主义”横行的组织,不适宜搞基于现代信息技术的信息管理,因为这样做会使组织的“官僚主义”更为猖獗!所以,“基于信息的组织是一种平扁型组织。它所需要的管理层次远远少于传统的组织”;“基于信息的组织实际上并不要求先进的‘信息技术’。它所要求的一切就是作出回答的意愿。何人、何时、何地需要什么信息?”⑥另外,“基于信息的组织要求进行自律,而自律反过来会使迅速决策和反映成为可能,从而实现巨大的灵活性和客观的多样性”;“基于信息的组织需要坚强、果断的领导。……。基于信息的组织需要注重绩效、讲究自律和推行由基层向最高管理层逐级负责的制度。”⑦
对于企业来说,信息管理可以在很大程度上使企业的经营管理活动效益变好。信息管理是企业经济活动的一个有机组成部分,尤其是在现代社会中求生存和发展的企业中,信息管理更是必不可少的重要活动。通过表1,读者可以了解信息管理可以为企业带来社会效益的基本情况。通过表2,我们可以了解信息管理可以为企业带来经济效益的基本情况。
信息管理是一种服务性的管理行为,它本身既可以直接创造价值,又可以有效地帮助组织或企业提升工作效率,增强组织和企业的生存和发展能力。这是因为,通过信息管理所获得的信息或信息资源,可以物化在工作产品和服务产品中,也可以内化为人的智力中,从而会极大地提升组织的办事能力,增强企业的市场竞争和生存能力,也会使组织或企业获得更多的优秀人才,提高组织或企业的人力资源管理水平。卓有成效的信息管理所带来的直接和间接性的实际收益包括:节省成本、节约时间、减少能耗、节省物料、减少资本闲置、提升资本收益、提高设备使用率、缩短研发周期、提高产品合格率、减少产品缺陷、避免服务瑕疵、促进信息共享和经验交流、改善业务流程、增强风险决策能力、提升计划的周密性、及时发现工作中存在的问题、防止矛盾激化、明确当时人的责任、促进员工成长、提升创新能力,等等。这方面的好处真是不胜枚举。总之,不断提升一个组织或企业的信息管理水平和管理能力,是组织或企业提高工作效率和绩效水平的必由之路。
注释:
①②③④⑥⑦德鲁克著,沈国华译.德鲁克文集·个人的管理(第一卷).上海:上海财经大学出版社,2006年第2版:99,148,149,151,154~157。
⑤林自葵主编:《物流信息管理》,北京:清华大学出版社2006年第1版,第49页。
作者单位:中国人民大学信息资源管理学院
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