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摘要:本文以北京市档案馆为例介绍了档案开放与接待利用的开发情况,并在文后总结了档案开放利用工作还有待加强的地方,希望以此来促进档案的开放利用工作。
关键词:档案馆 档案开放 档案利用
20世纪90年代,随着改革开放的不断深入,社会各界对档案利用的需求也不断增长,为落实《中华人民共和国档案法》有关档案开放的规定,顺应社会发展的需求,1996年,北京市档案馆借新馆开馆之机,首次向社会开放档案。档案开放是档案馆自身发展的一项重大措施,它使档案馆由封闭走向开放,档案馆的各项工作,尤其是接待利用工作发生了巨大的变化。
一、档案开放情况简述
(一)档案开放的数量不断增长
1996年,北京市档案馆首次向社会开放35万卷档案,随后又分别在1997年、2001年和2009年3次开放档案,截至2009年底,开放档案资料总量达74万卷,占馆藏总量的37%左右。档案开放数量的增长,使越来越多的档案信息可以被社会各界利用,档案价值发挥的空间不断扩大。
同时,为了更好地服务民生,发挥馆藏大量民生档案的作用,公众只要持个人有效证件,就可以查阅本人的婚姻、学籍、招工等尚未开放的档案,简化了查档手续。
(二)档案开放的范围不断扩大
1996年至2001年开放的档案,起于1533年,止于1965年,包括了明清时期、民国时期和新中国成立初期的档案。为落实《档案法》关于开放自形成之日起满30年档案的规定,满足社会各界从历史档案逐渐向近现代档案转移的档案利用需求,2009年的第4次开放档案加大了建国后档案的开放力度,1966年至1978年间涉及经济、市政、教育、科技、文化、环保等领域的档案对社会开放。
4次开放使档案开放范围逐步从历史档案扩大到近现代档案,内容从政治领域不断深入到经济、科技、文化以及社会公共事业领域,涉及人民群众利益的劳模、工商等民生档案也相继开放。档案开放范围的不断扩大,意味着可利用档案的范围更宽广、信息更丰富,有助于更好地满足广大人民群众的档案信息需求。
(三)获取开放档案信息的形式更加多样
北京市档案馆开辟了千余平米的档案查阅空间,档案馆指南、开放档案目录等检索工具成为利用者获取开放档案信息的助手。《北京档案史料》等刊物和各类展览成为档案馆主动公布开放档案信息的平台。
伴随着档案信息化的脚步逐步加快,档案网站正逐步成为公布开放档案信息的一种重要形式。2000年北京市档案馆首次在互联网上推出开放档案目录网上检索服务。至今,已在互联网上共推出6个数据库80万条开放档案资料目录及180万页开放档案原文供公众查阅,同时通过网上展览、专题档案介绍的方式介绍开放档案。
与此同时,档案馆积极与媒体合作,通过影视节目传播开放档案信息。
从档案目录到全文信息,从阅览原件到提供开放档案的二次、三次文献,从馆内查阅到网络查阅,从利用平面媒体到利用多媒体公布开放档案,档案馆向社会传递开放档案信息的方式不断丰富,形成多层次多形式的格局。
二、档案开放对接待利用工作的影响
(一)利用者类型呈现多元化
档案开放以前,北京市档案馆利用工作主要服务于党政机关工作人员,为其工作查考和编史修志工作提供服务。档案开放以后,其他社会组织、学术研究者、公民个人等利用者也纷纷加入到档案利用的队伍中来,利用者群体不断壮大。
1.因公查档利用者的数量变化
因公查档利用者包括工作查考型和编史修志型两种,其利用人数和利用卷数的变化规律与具体工作任务直接相关,受档案开放影响较小。2003年前,受编史修志工作和大量单位查阅批地文件影响,因公查档利用者占年度总利用人数的比例高达95%以上,2004年后这一比例基本保持在30%左右。
2.学术型利用者的数量变化
档案开放对学术性利用者的影响远远大于其他类型的利用者。北京市档案馆开放档案,为广大学者,尤其是各大学的在校学生开展课题研究、撰写毕业论文提供了丰富的史料,大量学者从到图书馆利用二次、三次文献,转为走进档案馆,把这里作为获取第一手研究素材的知识宝库。正如一位大学生所言:“在我们班,到档案馆来查档案已经成为一种时尚。”近年来,学术型利用者占年总利用人数的比例保持在38%左右,该类利用者利用档案的数量最多、范围最广,对数字化档案系统和网上查档服务等现代化技术的利用频度都居各类利用者之首。
3.个人取证类利用者的数量变化
个人取证类利用者的档案利用需求受政策法规影响很大。1996年,北京市颁发了对劳模予以奖励的文件,为方便公众查阅,1997年北京市档案馆利用开放第二批档案的机会,开放了1100余卷劳模档案,吸引了大量公众查阅取证,为维护老劳模的权益发挥了重大作用。随后几年,又分别开放了民国诉讼档案、民国户籍档案、工商登记档案、同业公会档案,这些档案的开放,简化了公民查阅档案的手续,为广大社会公众维护自身权利、开展家史研究发挥了重要作用。该类利用者占年度利用总人数的比例,由上世纪末期的不足5%发展到最近几年的30%左右。利用档案的目的,从单纯的解决待遇、维护权益发展到寻根探祖、研究家史。馆藏档案服务民生的作用越来越显著。
(二)接待利用工作的变化
档案开放后,为适应档案馆工作重心向利用工作转移的变化,为满足社会各界的档案利用需求,北京市档案馆接待利用工作的服务观念和服务方式也发生了变化。
1.接待服务由被动转向主动
利用部门改变坐等利用者上门的传统观念,采取送档上门、主动宣传、捕捉热点等方式扩大档案信息的传递范围,提高信息服务的针对性。
1997年至1998年,利用部门发现很多单位为办理房地产手续查阅相关档案后,立即收集馆藏相关档案信息,制作专题卡片,为市内数十家单位送档上门。这项工作为大量单位办理土地权属证明,避免经济损失提供了有力的帮助;2001年至2002年,利用部门采取主动宣传的方式,到全市高校发放宣传材料,开发利用市场,随后几年学术研究利用者的数量逐年提高;北京市出台奖励劳模等政策后,利用部门及时向相关处室提供信息,制作劳模档案等专题数据库,提高了档案信息服务的效率。
2.查阅手段由传统转向现代
检索方式由纸质目录、卡片检索转向以计算机检索为主;阅览方式由单一的原件档案阅览转向原件档案、数字化档案、缩微档案同时提供;来馆查档的方式转向来馆查阅与馆外互联网在线查档共存的方式。
3.服务方式由单一走向全方位
多年来,北京市档案馆始终在满足利用者多领域、多层次、多样化的档案信息需求上进行着积极探索。通过改造接待场所分区服务;提供各类便民服务项目和服务设备;延长接待查阅时间,开展节假日预约服务;针对不同类型利用者的需要购置各类文史资料和政策汇编;发挥桥梁作用,加强馆内外合作,共同开发档案信息等方式,全方位、多层面地开展服务。
三、档案开放利用工作中的问题
(一)馆藏档案开放力度可以进一步加大
虽然档案馆已开放大量档案,但是开放数量与利用者需求之间的矛盾依然突出。在接待利用过程中,很多利用者,尤其是研究范围越来越广泛的学术型利用者,经常提出进一步扩大开放档案范围的要求。
(二)开放鉴定工作应该加强
面对利用者类型多样化,外籍利用者越来越多的局面,为了保证档案信息的安全,应该从档案开放源头上把好开放鉴定关,建立合理的档案鉴定管理制度,加强鉴定人员专业技能、政治觉悟、文史知识的培训工作;加强档案进馆前,档案移交单位编写解密划控说明的工作。
(三)关于开放档案的公布问题
根据有关法规,档案利用局限于阅览、复制和摘录,档案公布权由档案馆掌握,而且已开放档案的公布也划入控制范围。对于已经开放的档案信息,还要设置公布审查的门槛,增加了社会公众使用档案信息的手续,损害了他们自由、平等地使用已开放档案信息的权利,不利于充分发挥档案信息的价值。
15年来,通过开放档案等一系列卓有成效的工作,北京市档案馆已经走出封闭的大门,回归社会。在信息开放的新形势下,档案馆应该以更加开放的胸襟,奉献给社会更加丰富的信息资源,更好地融入社会。
作者单位:北京市档案局
关键词:档案馆 档案开放 档案利用
20世纪90年代,随着改革开放的不断深入,社会各界对档案利用的需求也不断增长,为落实《中华人民共和国档案法》有关档案开放的规定,顺应社会发展的需求,1996年,北京市档案馆借新馆开馆之机,首次向社会开放档案。档案开放是档案馆自身发展的一项重大措施,它使档案馆由封闭走向开放,档案馆的各项工作,尤其是接待利用工作发生了巨大的变化。
一、档案开放情况简述
(一)档案开放的数量不断增长
1996年,北京市档案馆首次向社会开放35万卷档案,随后又分别在1997年、2001年和2009年3次开放档案,截至2009年底,开放档案资料总量达74万卷,占馆藏总量的37%左右。档案开放数量的增长,使越来越多的档案信息可以被社会各界利用,档案价值发挥的空间不断扩大。
同时,为了更好地服务民生,发挥馆藏大量民生档案的作用,公众只要持个人有效证件,就可以查阅本人的婚姻、学籍、招工等尚未开放的档案,简化了查档手续。
(二)档案开放的范围不断扩大
1996年至2001年开放的档案,起于1533年,止于1965年,包括了明清时期、民国时期和新中国成立初期的档案。为落实《档案法》关于开放自形成之日起满30年档案的规定,满足社会各界从历史档案逐渐向近现代档案转移的档案利用需求,2009年的第4次开放档案加大了建国后档案的开放力度,1966年至1978年间涉及经济、市政、教育、科技、文化、环保等领域的档案对社会开放。
4次开放使档案开放范围逐步从历史档案扩大到近现代档案,内容从政治领域不断深入到经济、科技、文化以及社会公共事业领域,涉及人民群众利益的劳模、工商等民生档案也相继开放。档案开放范围的不断扩大,意味着可利用档案的范围更宽广、信息更丰富,有助于更好地满足广大人民群众的档案信息需求。
(三)获取开放档案信息的形式更加多样
北京市档案馆开辟了千余平米的档案查阅空间,档案馆指南、开放档案目录等检索工具成为利用者获取开放档案信息的助手。《北京档案史料》等刊物和各类展览成为档案馆主动公布开放档案信息的平台。
伴随着档案信息化的脚步逐步加快,档案网站正逐步成为公布开放档案信息的一种重要形式。2000年北京市档案馆首次在互联网上推出开放档案目录网上检索服务。至今,已在互联网上共推出6个数据库80万条开放档案资料目录及180万页开放档案原文供公众查阅,同时通过网上展览、专题档案介绍的方式介绍开放档案。
与此同时,档案馆积极与媒体合作,通过影视节目传播开放档案信息。
从档案目录到全文信息,从阅览原件到提供开放档案的二次、三次文献,从馆内查阅到网络查阅,从利用平面媒体到利用多媒体公布开放档案,档案馆向社会传递开放档案信息的方式不断丰富,形成多层次多形式的格局。
二、档案开放对接待利用工作的影响
(一)利用者类型呈现多元化
档案开放以前,北京市档案馆利用工作主要服务于党政机关工作人员,为其工作查考和编史修志工作提供服务。档案开放以后,其他社会组织、学术研究者、公民个人等利用者也纷纷加入到档案利用的队伍中来,利用者群体不断壮大。
1.因公查档利用者的数量变化
因公查档利用者包括工作查考型和编史修志型两种,其利用人数和利用卷数的变化规律与具体工作任务直接相关,受档案开放影响较小。2003年前,受编史修志工作和大量单位查阅批地文件影响,因公查档利用者占年度总利用人数的比例高达95%以上,2004年后这一比例基本保持在30%左右。
2.学术型利用者的数量变化
档案开放对学术性利用者的影响远远大于其他类型的利用者。北京市档案馆开放档案,为广大学者,尤其是各大学的在校学生开展课题研究、撰写毕业论文提供了丰富的史料,大量学者从到图书馆利用二次、三次文献,转为走进档案馆,把这里作为获取第一手研究素材的知识宝库。正如一位大学生所言:“在我们班,到档案馆来查档案已经成为一种时尚。”近年来,学术型利用者占年总利用人数的比例保持在38%左右,该类利用者利用档案的数量最多、范围最广,对数字化档案系统和网上查档服务等现代化技术的利用频度都居各类利用者之首。
3.个人取证类利用者的数量变化
个人取证类利用者的档案利用需求受政策法规影响很大。1996年,北京市颁发了对劳模予以奖励的文件,为方便公众查阅,1997年北京市档案馆利用开放第二批档案的机会,开放了1100余卷劳模档案,吸引了大量公众查阅取证,为维护老劳模的权益发挥了重大作用。随后几年,又分别开放了民国诉讼档案、民国户籍档案、工商登记档案、同业公会档案,这些档案的开放,简化了公民查阅档案的手续,为广大社会公众维护自身权利、开展家史研究发挥了重要作用。该类利用者占年度利用总人数的比例,由上世纪末期的不足5%发展到最近几年的30%左右。利用档案的目的,从单纯的解决待遇、维护权益发展到寻根探祖、研究家史。馆藏档案服务民生的作用越来越显著。
(二)接待利用工作的变化
档案开放后,为适应档案馆工作重心向利用工作转移的变化,为满足社会各界的档案利用需求,北京市档案馆接待利用工作的服务观念和服务方式也发生了变化。
1.接待服务由被动转向主动
利用部门改变坐等利用者上门的传统观念,采取送档上门、主动宣传、捕捉热点等方式扩大档案信息的传递范围,提高信息服务的针对性。
1997年至1998年,利用部门发现很多单位为办理房地产手续查阅相关档案后,立即收集馆藏相关档案信息,制作专题卡片,为市内数十家单位送档上门。这项工作为大量单位办理土地权属证明,避免经济损失提供了有力的帮助;2001年至2002年,利用部门采取主动宣传的方式,到全市高校发放宣传材料,开发利用市场,随后几年学术研究利用者的数量逐年提高;北京市出台奖励劳模等政策后,利用部门及时向相关处室提供信息,制作劳模档案等专题数据库,提高了档案信息服务的效率。
2.查阅手段由传统转向现代
检索方式由纸质目录、卡片检索转向以计算机检索为主;阅览方式由单一的原件档案阅览转向原件档案、数字化档案、缩微档案同时提供;来馆查档的方式转向来馆查阅与馆外互联网在线查档共存的方式。
3.服务方式由单一走向全方位
多年来,北京市档案馆始终在满足利用者多领域、多层次、多样化的档案信息需求上进行着积极探索。通过改造接待场所分区服务;提供各类便民服务项目和服务设备;延长接待查阅时间,开展节假日预约服务;针对不同类型利用者的需要购置各类文史资料和政策汇编;发挥桥梁作用,加强馆内外合作,共同开发档案信息等方式,全方位、多层面地开展服务。
三、档案开放利用工作中的问题
(一)馆藏档案开放力度可以进一步加大
虽然档案馆已开放大量档案,但是开放数量与利用者需求之间的矛盾依然突出。在接待利用过程中,很多利用者,尤其是研究范围越来越广泛的学术型利用者,经常提出进一步扩大开放档案范围的要求。
(二)开放鉴定工作应该加强
面对利用者类型多样化,外籍利用者越来越多的局面,为了保证档案信息的安全,应该从档案开放源头上把好开放鉴定关,建立合理的档案鉴定管理制度,加强鉴定人员专业技能、政治觉悟、文史知识的培训工作;加强档案进馆前,档案移交单位编写解密划控说明的工作。
(三)关于开放档案的公布问题
根据有关法规,档案利用局限于阅览、复制和摘录,档案公布权由档案馆掌握,而且已开放档案的公布也划入控制范围。对于已经开放的档案信息,还要设置公布审查的门槛,增加了社会公众使用档案信息的手续,损害了他们自由、平等地使用已开放档案信息的权利,不利于充分发挥档案信息的价值。
15年来,通过开放档案等一系列卓有成效的工作,北京市档案馆已经走出封闭的大门,回归社会。在信息开放的新形势下,档案馆应该以更加开放的胸襟,奉献给社会更加丰富的信息资源,更好地融入社会。
作者单位:北京市档案局