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摘要：随着我国政治经济体制改革的深入，人才的流动已经成为一种客观的事实，人事档案在管理工作中出现了许多新情况、新问题。如何加快人事档案发展，适应人事制度改革的需要，增强人事档案的全面性、真实性、准确性和有用性，是人事档案管理者面临的新的问题。
关键词：人事档案；管理；问题
人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等，是干部自身成长历史的真实记载和原始凭证，为单位的组织工作、人事工作的决策提供了可靠地依据，为组织部门分配使用人力资源提供了可靠地信息参考。随着我国政治经济体制改革的深入，人才的流动已经成为一种客观的事实，人事档案在管理工作中出现了许多新情况、新问题，如人事档案信息含量不足，人事档案信息内容真实性无法确认，人事档案信息未经有效组织，利用效率不高，不对等关系引发严重的“弃档”“死档”现象等。如何加快人事档案发展，适应人事制度改革的需要，增强人事档案的全面性、真实性、准确性和有用性，是人事档案管理者面临的新的问题。
一、人事档案管理中存在的问题
1.硬件投入不足，管理手段落后。
在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，不能做到办公室、阅档室、库房“三室分开”，部分基层单位甚至融办公、阅档、库房为一问，仅有铁门、铁窗等基本设施，无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段还停留在较低的水平上，管理手段落后，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的质量和安全。
2.人事档案管理的信息化程度不高。
随着科学技术手段的不断更新，计算机信息的水平也在不断提高，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，但管理系统中先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，信息技术还没有在人事档案管理中真正发挥作用。如：有的单位虽然把个人信息、档案目录输入计算机，但资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施，人事档案信息系统的作用未能得到发挥。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
3.人事档案材料收集不规范。
一是在一些无专职人事档案工作人员的单位，收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时。二是应归档材料收集不全面、不完整。三是收集到的档案材料缺乏真实性。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历）虚假现象较为严重，“以档谋私”现象屡屡出现。严重影响了档案的质量和可信度。
4.人事档案材料制作不規范。
按照中组部统一要求，干部档案材料必须使用16开办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，为同国际接轨A4规格成为通用的办公用纸，一些归档材料，如《大专院校毕业生登记表》、《先进工作者呈报表》等等也都采用A4规格，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也影响人事档案案卷的美观。
5.社会重视不够，“弃档”现象严重。
随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。调查显示：有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案，绝大多数非公有制企业也不重视人事档案，致使社会上出现了大批的“弃档”族。
二、对人事档案工作的建议
1.提高认识，加强领导。
人事档案管理工作做的如何与单位领导重视程度密切相关。领导应高度重视，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。指定专人对人事档案进行管理，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，使人事档案工作制度化、规范化。
2.加强档案工作队伍建设，提高管理人员素质。
人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，并注重对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案工作者要自觉注重自身专业水平的提高，通过自学、参加业务培训等方式，不断提高自身的政治素质和专业素质，熟练掌握人事档案工作的各个环节和基本要求。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、全面、完整、实用。
3.完善人事档案管理制度，为人事档案管理提供制度保证。
人员是基础，制度是保障。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从，人事档案的性质又决定了人事档案工作也是一项非常严肃的工作。档案管理人员要重质量，抓管理，以制度来维护管理，以管理来保证质量。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
4.加大资金投入，加强基础设施建设。
人事档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。严格按照《干部人事档案工作目标管理暂行办法》要求要建立专用档案库房，配置铁质的档案柜；有条件的单位档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开；库房内应设置空调、去湿、灭火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备，建立人事档案计算机辅助管理系统，逐步实现电子信息查找，减少档案的查阅次数，降低档案损坏风险。
5.与时俱进，提高人事档案的利用价值。
随着社会主义经济体制改革和人事制度改革的不断深入，非公有制经济组织、外资企业、社会中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，国家机关企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，对人才资源进行社会化配置，加快了人才资源的流动性，要使人事档案不成为“弃档”、“死档”，就应该充分发挥人事档案的利用价值，使人事档案工作做到与时俱进，运用科学的管理手段进行规范化管理，使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公共信息平台，充分保障人事档案当事人的合法权利，才能使人事档案更好地为组织、人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。
关键词：人事档案；管理；问题
人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等，是干部自身成长历史的真实记载和原始凭证，为单位的组织工作、人事工作的决策提供了可靠地依据，为组织部门分配使用人力资源提供了可靠地信息参考。随着我国政治经济体制改革的深入，人才的流动已经成为一种客观的事实，人事档案在管理工作中出现了许多新情况、新问题，如人事档案信息含量不足，人事档案信息内容真实性无法确认，人事档案信息未经有效组织，利用效率不高，不对等关系引发严重的“弃档”“死档”现象等。如何加快人事档案发展，适应人事制度改革的需要，增强人事档案的全面性、真实性、准确性和有用性，是人事档案管理者面临的新的问题。
一、人事档案管理中存在的问题
1.硬件投入不足，管理手段落后。
在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，不能做到办公室、阅档室、库房“三室分开”，部分基层单位甚至融办公、阅档、库房为一问，仅有铁门、铁窗等基本设施，无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段还停留在较低的水平上，管理手段落后，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的质量和安全。
2.人事档案管理的信息化程度不高。
随着科学技术手段的不断更新，计算机信息的水平也在不断提高，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，但管理系统中先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，信息技术还没有在人事档案管理中真正发挥作用。如：有的单位虽然把个人信息、档案目录输入计算机，但资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施，人事档案信息系统的作用未能得到发挥。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
3.人事档案材料收集不规范。
一是在一些无专职人事档案工作人员的单位，收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时。二是应归档材料收集不全面、不完整。三是收集到的档案材料缺乏真实性。人事档案材料本是客观、历史地记载干部本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”（年龄、工龄，党龄、学历）虚假现象较为严重，“以档谋私”现象屡屡出现。严重影响了档案的质量和可信度。
4.人事档案材料制作不規范。
按照中组部统一要求，干部档案材料必须使用16开办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，为同国际接轨A4规格成为通用的办公用纸，一些归档材料，如《大专院校毕业生登记表》、《先进工作者呈报表》等等也都采用A4规格，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也影响人事档案案卷的美观。
5.社会重视不够，“弃档”现象严重。
随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。调查显示：有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案，绝大多数非公有制企业也不重视人事档案，致使社会上出现了大批的“弃档”族。
二、对人事档案工作的建议
1.提高认识，加强领导。
人事档案管理工作做的如何与单位领导重视程度密切相关。领导应高度重视，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。指定专人对人事档案进行管理，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，使人事档案工作制度化、规范化。
2.加强档案工作队伍建设，提高管理人员素质。
人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，并注重对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案工作者要自觉注重自身专业水平的提高，通过自学、参加业务培训等方式，不断提高自身的政治素质和专业素质，熟练掌握人事档案工作的各个环节和基本要求。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、全面、完整、实用。
3.完善人事档案管理制度，为人事档案管理提供制度保证。
人员是基础，制度是保障。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从，人事档案的性质又决定了人事档案工作也是一项非常严肃的工作。档案管理人员要重质量，抓管理，以制度来维护管理，以管理来保证质量。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
4.加大资金投入，加强基础设施建设。
人事档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。严格按照《干部人事档案工作目标管理暂行办法》要求要建立专用档案库房，配置铁质的档案柜；有条件的单位档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开；库房内应设置空调、去湿、灭火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备，建立人事档案计算机辅助管理系统，逐步实现电子信息查找，减少档案的查阅次数，降低档案损坏风险。
5.与时俱进，提高人事档案的利用价值。
随着社会主义经济体制改革和人事制度改革的不断深入，非公有制经济组织、外资企业、社会中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，国家机关企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，对人才资源进行社会化配置，加快了人才资源的流动性，要使人事档案不成为“弃档”、“死档”，就应该充分发挥人事档案的利用价值，使人事档案工作做到与时俱进，运用科学的管理手段进行规范化管理，使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公共信息平台，充分保障人事档案当事人的合法权利，才能使人事档案更好地为组织、人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。