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中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司
【摘 要】工程档案的管理，在项目管理中有着十分重要的作用，是一项真实的记录工作，能够对于工程进行全面地记录，是使用以及维护工程以及相关设施能够借鉴的依据。国家有关规定指明，在工程设计阶段以及施工阶段，施工单位应该按照自身的工作内容与工作职责，建立起符合实际情况的建档工作管理与控制制度，完整地、准确地收集与编制基本建设工程的档案资料，并且进行管理，充分地发挥出档案资料的作用。本文对项目管理中的工程档案管理进行了分析，希望能起一些积极的作用。
【关键词】项目管理：工程档案管理：分析
1、建立工程档案控制措施
因为档案的建立贯穿在工程建设的全过程中，和建设设计阶段、施工阶段、安装阶段等都有着密切的关系，档案建立质量的好坏，资料收集工作是否可以有效的完成，需要依赖档案资料控制措施的实施。在具体的施工中，应该从以下的几方面来进行档案控制措施。
1.1运用多种形式对工程项目档案工作实施全过程管理
（1）施工单位应该按照国家对于基本建设项目管理的有关规定，把档案编制的费用放入工程的预算之中，来满足编制档案时的费用，对于装具费用、劳务费的需要，并且在签定各项招投标的合同书的时候，应该明确设计、施工以及安装的要求，并且监理单位需要对项目档案的准确性、完整性负责。最好可以预留 3%到 5 %的款项，在工程档案验收后进行支付。通过有效的经济手段，促进相关单位加强对于项目档案的整理、收集、编制以及归档等管理，保证档案的质量。
（2）施工单位应该根据国家档案局、地方档案管理部门以及行业档案的管理部门，对于档案资料进行相关规定，制定出符合工程建设实际情况的档案编制要求以及验收相关的规定，对于档案以及目录进行整理、移交、归档、编制工作，把档案资料的整理、移交、编制以及验收的各个要求落实到有关单位，明确各个单位的档案职责，明确档案进行编制的内容、深度、份数和范围，还有，最终的档案的移交验收工序，方便有关单位进行操作。
（3）施工单位应该根据不同行业对于档案的分类标准，与此同时，参考安装单位对于档案的分类标准，制定标准分类的大纲。在分类大纲内，对于档号的类目设置、标识方法以及使用需要有具体说明。因为施工安装单位和建设单位进行的档案的分类标准不一，其卷盒以及案卷封面上的档号能够用铅笔进行标识，等到工程档案的资料通过正式的验收之后，有关单位依据相应的分类方法，进行档号的固定标识。分类大纲一定要遵循建设的实际情况，严格按照工程的档案，完整地、准确地、系统地设置类目，在相关分类简表上，需要基本地反映出档案资料的类目，方便档案人员对于工程档案资料进行分类操作。
1.2明确档案机构人员，落实档案工作职责
当工程相关项目建议书得到批准之后，首先，施工单位需要在项目筹建班内确定一个专门的机构，或者是指定专门的负责人员，进行项目档案的管理工作。还有，档案管理人员需要对档案标准、法规以及档案基本工作常识进行学习和掌握，把握基本建设项目的档案管理工作，了解基本的建设过程。进行档案管理的人员应该要保持稳定，否则不能够真正起到效果，许多工作制度以及措施不能够得到贯彻落实，工作效果不佳。其次，施工单位在内部应该建立起档案管理的二级网络，把各个职能部门都纳入到档案管理的范畴之内，了解档案部门与各个职能部门的职责和协作关系，有效贯彻归档制度，结合国家的规定，把整理要求与归档内容逐条进行细化分解，并且落实于各个职能部门内，使其在设计阶段、施工阶段、安装阶段等业务往来中，能够有效操作。档案部门应该及时地做好业务指导、督促和培训工作，帮助各个部门以及有关的单位，一起完成项目档案收集归档工作。
1.3明确工程档案移交验收程序
现今许多大型的工程项目，其建设周期比较长，投资规模比较大，项目比较多，在施工的时候，档案数量比较多。假如使用工程档案整体进行移交的方式，不仅仅没有办法确认工程档案自身的完整性，还会影响到生产运行过程中的安全生产工作和安全维护工作。所以，在合同中，应该明确规定工程项目档案具体的移交方式以及验收的程序。从具体工作来讲，按照分部分项项目，分别进行移交与验收，在最终，进行统一的正式验收。设立分部分项的档案初验小组，每个小组的成员应该由领导小组有关领导、档案人员、施工技术人员与验收项目的技术人员来组成。主要的职责包括在档案工作有关领导小组的带领下，在档案的准确情况、完整情况以及编制整理质量、形成质量等方面，对与分部分项的工程项目进行档案初步的验收检查，并且向工程的领导小组进行初验报告的提交，对于存在的问题，应该限期要求整改，并且对整改情况进行复查，对于初验过后的工程项目档案，尤其是关键部分的工程档案，应该注意明确使用范围以及保管单位，使生产运行单位可以及时地使用，使设备的运行维护得到有效的保障。在进行工程档案资料正式验收工作前，施工单位应该按照合同要求向施工、设计等单位收取工程档案的资料目录、施工图的总目录、变更文件的目录等，进一步对整体工程项目进行档案的整理汇总工作，与此同时，做好准备，接受上级部门的正式验收。
2、工程档案编制工作中需注意的问题
2.1按规定验收和移交施工图纸
工程图纸应该按照设计单位所提供的图纸，把汇总目录作为依据，进行验收与移交工作。编制施工图，其要求、深度等需要满足国家档案局对于施工图纸编制的要求。在没有国家的档案局与行业档案管理部门正式地发布允许用计算机进行打印白图进行替代前，施工图需要都使用蓝图进行编制。施工图章需要盖在图纸的正面，标题栏上方空白处最佳。施工图章以及签字需要进行手签，确保相关手续齐备。进行设计变更，通知单应该按照规定统一的装订成册，在变更的通知单上，涉及到的变更的内容，应该毫无遗漏地将其反映在相关的工程图纸上。
2.2严格进行工程文字编制
工程文字以及材料应该按照国家有关的条款以及内容作为依据，需要确保案卷中所有能够反映问题的材料和文件完整齐全，内容较为准确真实，书写材料和文字材料的载体应该能够长期的进行保存。对于施工文字以及材料进行编制，要求能够符合档案卷构成一般要求。
2.3注意声像档案的档案管理工作
在工程项目的档案管理工作中，声像档案通常是最容易被忽视的内容，因此，施工单位要注意进行引导，承包方应该给予一定的协助，做好参建重要活动的相关记录，并且以此作为依据，统一地对声像档案进行编制，将资料进行移交清册。在整理过程中，应该注意按照工程的建设过程，按照设计勘测、筹建立项、项目开工、施工实施以及竣工等各个阶段进行的先后顺序进行整理工作，来反映出工程项目建设的全貌。
2.4把设备档案资料以及设备清册作为依据
由施工单位引导，参考各个单位协助，统一编制档案资料的移交清册。设备的档案应该以台件组卷，有些设备其附属设备的档案资料应该随着主设备进行档案存放。同型号的说明书、图纸、安装调试的记录合订为一本，可以把其归入到目录号最小的设备档案之中，在其他每台设备档案内左案卷的目录，并且注明参见，方便日后查阅。进口的设备档案资料，其名称要在卷内目录和案卷目录中翻译为中文。
3、结束语
要切实做好工程有关建设项目档案资料的管理、收集与编制工作，并不是很容易，它不仅仅需要每个有关单位相互进行沟通和协作，还离不开上级档案管理有关部门的支持帮助，需要工程技术人员与各级领导的重视。只有做到这些，才能够确保工程档案管理工作能够有效进行。
参考文献：
[1] 吴江梅，陈红.工程档案资料整编管理存在的问题及对策[J]. 中国西部科技. 2009（25）.123-124.
[2] 邓文海，刘顺香.工程施工竣工档案整理方法与探讨[J]. 红水河. 2010（03）.59-61.
【摘 要】工程档案的管理，在项目管理中有着十分重要的作用，是一项真实的记录工作，能够对于工程进行全面地记录，是使用以及维护工程以及相关设施能够借鉴的依据。国家有关规定指明，在工程设计阶段以及施工阶段，施工单位应该按照自身的工作内容与工作职责，建立起符合实际情况的建档工作管理与控制制度，完整地、准确地收集与编制基本建设工程的档案资料，并且进行管理，充分地发挥出档案资料的作用。本文对项目管理中的工程档案管理进行了分析，希望能起一些积极的作用。
【关键词】项目管理：工程档案管理：分析
1、建立工程档案控制措施
因为档案的建立贯穿在工程建设的全过程中，和建设设计阶段、施工阶段、安装阶段等都有着密切的关系，档案建立质量的好坏，资料收集工作是否可以有效的完成，需要依赖档案资料控制措施的实施。在具体的施工中，应该从以下的几方面来进行档案控制措施。
1.1运用多种形式对工程项目档案工作实施全过程管理
（1）施工单位应该按照国家对于基本建设项目管理的有关规定，把档案编制的费用放入工程的预算之中，来满足编制档案时的费用，对于装具费用、劳务费的需要，并且在签定各项招投标的合同书的时候，应该明确设计、施工以及安装的要求，并且监理单位需要对项目档案的准确性、完整性负责。最好可以预留 3%到 5 %的款项，在工程档案验收后进行支付。通过有效的经济手段，促进相关单位加强对于项目档案的整理、收集、编制以及归档等管理，保证档案的质量。
（2）施工单位应该根据国家档案局、地方档案管理部门以及行业档案的管理部门，对于档案资料进行相关规定，制定出符合工程建设实际情况的档案编制要求以及验收相关的规定，对于档案以及目录进行整理、移交、归档、编制工作，把档案资料的整理、移交、编制以及验收的各个要求落实到有关单位，明确各个单位的档案职责，明确档案进行编制的内容、深度、份数和范围，还有，最终的档案的移交验收工序，方便有关单位进行操作。
（3）施工单位应该根据不同行业对于档案的分类标准，与此同时，参考安装单位对于档案的分类标准，制定标准分类的大纲。在分类大纲内，对于档号的类目设置、标识方法以及使用需要有具体说明。因为施工安装单位和建设单位进行的档案的分类标准不一，其卷盒以及案卷封面上的档号能够用铅笔进行标识，等到工程档案的资料通过正式的验收之后，有关单位依据相应的分类方法，进行档号的固定标识。分类大纲一定要遵循建设的实际情况，严格按照工程的档案，完整地、准确地、系统地设置类目，在相关分类简表上，需要基本地反映出档案资料的类目，方便档案人员对于工程档案资料进行分类操作。
1.2明确档案机构人员，落实档案工作职责
当工程相关项目建议书得到批准之后，首先，施工单位需要在项目筹建班内确定一个专门的机构，或者是指定专门的负责人员，进行项目档案的管理工作。还有，档案管理人员需要对档案标准、法规以及档案基本工作常识进行学习和掌握，把握基本建设项目的档案管理工作，了解基本的建设过程。进行档案管理的人员应该要保持稳定，否则不能够真正起到效果，许多工作制度以及措施不能够得到贯彻落实，工作效果不佳。其次，施工单位在内部应该建立起档案管理的二级网络，把各个职能部门都纳入到档案管理的范畴之内，了解档案部门与各个职能部门的职责和协作关系，有效贯彻归档制度，结合国家的规定，把整理要求与归档内容逐条进行细化分解，并且落实于各个职能部门内，使其在设计阶段、施工阶段、安装阶段等业务往来中，能够有效操作。档案部门应该及时地做好业务指导、督促和培训工作，帮助各个部门以及有关的单位，一起完成项目档案收集归档工作。
1.3明确工程档案移交验收程序
现今许多大型的工程项目，其建设周期比较长，投资规模比较大，项目比较多，在施工的时候，档案数量比较多。假如使用工程档案整体进行移交的方式，不仅仅没有办法确认工程档案自身的完整性，还会影响到生产运行过程中的安全生产工作和安全维护工作。所以，在合同中，应该明确规定工程项目档案具体的移交方式以及验收的程序。从具体工作来讲，按照分部分项项目，分别进行移交与验收，在最终，进行统一的正式验收。设立分部分项的档案初验小组，每个小组的成员应该由领导小组有关领导、档案人员、施工技术人员与验收项目的技术人员来组成。主要的职责包括在档案工作有关领导小组的带领下，在档案的准确情况、完整情况以及编制整理质量、形成质量等方面，对与分部分项的工程项目进行档案初步的验收检查，并且向工程的领导小组进行初验报告的提交，对于存在的问题，应该限期要求整改，并且对整改情况进行复查，对于初验过后的工程项目档案，尤其是关键部分的工程档案，应该注意明确使用范围以及保管单位，使生产运行单位可以及时地使用，使设备的运行维护得到有效的保障。在进行工程档案资料正式验收工作前，施工单位应该按照合同要求向施工、设计等单位收取工程档案的资料目录、施工图的总目录、变更文件的目录等，进一步对整体工程项目进行档案的整理汇总工作，与此同时，做好准备，接受上级部门的正式验收。
2、工程档案编制工作中需注意的问题
2.1按规定验收和移交施工图纸
工程图纸应该按照设计单位所提供的图纸，把汇总目录作为依据，进行验收与移交工作。编制施工图，其要求、深度等需要满足国家档案局对于施工图纸编制的要求。在没有国家的档案局与行业档案管理部门正式地发布允许用计算机进行打印白图进行替代前，施工图需要都使用蓝图进行编制。施工图章需要盖在图纸的正面，标题栏上方空白处最佳。施工图章以及签字需要进行手签，确保相关手续齐备。进行设计变更，通知单应该按照规定统一的装订成册，在变更的通知单上，涉及到的变更的内容，应该毫无遗漏地将其反映在相关的工程图纸上。
2.2严格进行工程文字编制
工程文字以及材料应该按照国家有关的条款以及内容作为依据，需要确保案卷中所有能够反映问题的材料和文件完整齐全，内容较为准确真实，书写材料和文字材料的载体应该能够长期的进行保存。对于施工文字以及材料进行编制，要求能够符合档案卷构成一般要求。
2.3注意声像档案的档案管理工作
在工程项目的档案管理工作中，声像档案通常是最容易被忽视的内容，因此，施工单位要注意进行引导，承包方应该给予一定的协助，做好参建重要活动的相关记录，并且以此作为依据，统一地对声像档案进行编制，将资料进行移交清册。在整理过程中，应该注意按照工程的建设过程，按照设计勘测、筹建立项、项目开工、施工实施以及竣工等各个阶段进行的先后顺序进行整理工作，来反映出工程项目建设的全貌。
2.4把设备档案资料以及设备清册作为依据
由施工单位引导，参考各个单位协助，统一编制档案资料的移交清册。设备的档案应该以台件组卷，有些设备其附属设备的档案资料应该随着主设备进行档案存放。同型号的说明书、图纸、安装调试的记录合订为一本，可以把其归入到目录号最小的设备档案之中，在其他每台设备档案内左案卷的目录，并且注明参见，方便日后查阅。进口的设备档案资料，其名称要在卷内目录和案卷目录中翻译为中文。
3、结束语
要切实做好工程有关建设项目档案资料的管理、收集与编制工作，并不是很容易，它不仅仅需要每个有关单位相互进行沟通和协作，还离不开上级档案管理有关部门的支持帮助，需要工程技术人员与各级领导的重视。只有做到这些，才能够确保工程档案管理工作能够有效进行。
参考文献：
[1] 吴江梅，陈红.工程档案资料整编管理存在的问题及对策[J]. 中国西部科技. 2009（25）.123-124.
[2] 邓文海，刘顺香.工程施工竣工档案整理方法与探讨[J]. 红水河. 2010（03）.59-61.