论文部分内容阅读
摘要：本文首先分析了项目档案管理工作中存在的问题，接下来详细阐述了项目档案管理工作中存在的问题，希望通过本文的分析研究，给行业内人士以借鉴和启发。
关键词：档案管理;创新;服务模式
引言
项目档案是工程项目实施全过程中形成的不同载体形式的文件材料的总和，是每个工程项目建设工作过程中真实的原始记录。它对于企业的可持续发展，经营决策和日常的生产管理工作具有十分重要的参考作用及非常重要的利用价值。项目档案，是档案的重要组成部分，也是落实工程质量终身负责制、追究事故原因的重要的法律依据。因此项目档案是国防军工，电力等行业建设中不可缺少的一个重要环节，收集好、管好、用好项目档案，对于提高产品质量与可靠性，满足科研生产的需求，具有十分重要的作用和长远意义。随着国家经济的发展，一批新的建设项目陆续上马，并不断地竣工与投入使用，项目档案在项目建设中的作用日显重要。
1项目档案管理工作中存在的问题
I.1前期工作不扎实，给后期档案整理、验收带来一定的难度
每年本单位有多少建设项目，在建的有多少、新批的有多少、项目准备验收的有多少，档案部门不是非常清楚，往往是项目快验收了，档案部门才介入。因此造成文件资料短缺不全和质量缺陷，只好采用临时查找，拼凑补救的办法。个别项目在档案专项验收时为应付档案验收，甚至存在造假现象，造成不良的影响，严重违背了档案的真实性、准确性的原则。
1.2文件收集的随意性强
随着科学技术的不断发展，几乎每年都有改、扩建项目，对厂房内容进行改造，对原有设备进行改造，而原有的竣工图只反映竣工时的状态，原有的设备操作手册已不适宜现有设备的使用。如果对项目档案的收集工作没有一个统一要求、具体的规范，交什么、收什么，随意性强，就容易造成收集不全，收集的文件资料质量不高，不利于档案的完全完整。项目档案管理是项目管理的重要内容，是一项艰巨、复杂的系统工程。如果对上述问题没有有效的解决，项目档案就不能完整地记录工程的全貌，势必会影Ⅱ向到工程的竣工验收及今后长期的维护管理工作和工程改、扩建。因此，必须加强项目档案规范管理。
2加强与改进项目档案管理工作的几点建议
2.1科学合理利用相关技术手段
为了使电子文件能够和纸质文件有相同的法律效力和凭证作用，应科学合理的运用相关技术手段。第一，签名技术的应用。目前，签名技术主要包括光笔签名和数字签名。对于电子文件中的签名.可以作为验证电子文件原创性、真实性、完整性和安全性的重要依据。二是防篡改技术的应用。如果数据设置为只读模式，则用户只能读取信息，在使用时不能修改，从而提高档案的信息安全性。第三，加密技术的应用。通过加密技术的合理应用，可以更好地保证某些涉密文件的保密属性，是避免数据泄露的一种非常有效的方法，该技术的目的是利用数字手段，促进涉密信息的伪装，以确保非法入侵者无法了解涉密信息的真实内容，通常选择双键方式。加密技术的应用可以合理地控制用戶的访问权限，限制用户在电子文件中的操作，使电子文件的管理达到理想的效果。
2.2改进企业管理内部文件的流程
文件生命周期理论表明，档案的前身和基础是文件，所以我们要注重对文件的管理和前端控制，对流转阶段的文档处理需要更加及时。笔者以同定投资建设项目的管理为例，在建设的过程中会出现许多文件，这些文件分别来源于相关的设计单位、施工单位和设备供应商等，需要在规定的时问内进行分发流转。以前的操作是建立在管理程序的基础之上，再由个人来进行部分分发以及转发。当项目越来越多时，文件管理工作就变得更为严峻，很多文件都需要被分发流转。当信息化的水平越来越高时，随之积累的数据也越来越多，而且同种类型项目的文件无论是在内容和分发单位，还是在编码规则上都保持了一致性，所以，把握好大数据预测的关键，建立一个可以进行数据关联的分析模型。这个模型可以根据文件的分发信息来进行分析和预测性流转，从而有效的提升文件管理的效率。
2.3采取切实有效的措施，对项目档案实行全过程监督和管理
在当前建设项目任务十分繁重，项目档案专业力量严重不足的现实情况下，大部分单位都存在难以如期完成项目档案整理工作，项目档案质量及完整齐全，完全取决于建设全过程文件资料的形成质量和积累、收集各环节的基础工作是否扎实。因此，要推行全过程管理模式，全面控制档案的质量，即档案行政管理部门、专业主管部门和项目设计、施工、监理单位共同参与，运用有效的管理手段来加强和改善项目档案管理。首先，工程项目前期做好跟踪收集工作，档案部门应及时了解本单位年度工作计划，了解工程项目情况，要在项目建设初期组织相关部门的专（兼）职档案人员及工程技术人员建立一个多层次的文件收集网络;其次，加强工程实施阶段管理，要加强对项目实施节点控制，确保项目档案齐全、完整。从工程立项、可行性论证、设备选型论证、下程招投标、评审会、竣工验收会、仪器设备开箱验收等过程都应有档案人员参加;第三，档案人员要深入第一线，随时了解掌握工程进度及文件材料形成积累情况，及时解决现场出现的问题，加强对工程参建单位的档案管理指导、督促和协调。尤其是在施工阶段，这个阶段是各类工程技术资料大量形成的时期，建设单位的档案人员应变被动为主动，随时提醒现场工程管理人员及施工人员对有价值资料的及时收集，做好对形成的文件资料完整性、系统性、准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制;第四，做好项目竣工验收阶段的档案管理。档案验收是工程项目验收的重要组成部份，工程项目在竣工验收前必须要进行档案验收。因此，随着工程建设进入后期，大量的工程技术资料要归档，为了保证归档资料的质量，应当对已归档的档案按各工程建设阶段进行清查、找漏洞，做好验收前的准备工作。结语
总之，项目档案管理工作是一项复杂的工作，它需要多个部门共同参与、协作做好此项工作。做好项目档案的收集、整理和归档是一项关系久远的重要工作，它为工程建设的规划、设计、施工、验收及今后长期的维护管理工作提供可靠的技术资料。因此，我们只有加强项目档案管理工作，才能保证工程建设项目的正常发展。
参考文献：
[1]张译之，郑良杰，郑重.现伐企业档案管理创新与服务模式研究[J].现代国企研究，2018（22）：71-72.
[2]马健钰.企业档案管理创新与服务模式研究[J].现代国企研究，2017 （24）：51.
（作者单位：华能河南中原燃气发电有限公司）
关键词：档案管理;创新;服务模式
引言
项目档案是工程项目实施全过程中形成的不同载体形式的文件材料的总和，是每个工程项目建设工作过程中真实的原始记录。它对于企业的可持续发展，经营决策和日常的生产管理工作具有十分重要的参考作用及非常重要的利用价值。项目档案，是档案的重要组成部分，也是落实工程质量终身负责制、追究事故原因的重要的法律依据。因此项目档案是国防军工，电力等行业建设中不可缺少的一个重要环节，收集好、管好、用好项目档案，对于提高产品质量与可靠性，满足科研生产的需求，具有十分重要的作用和长远意义。随着国家经济的发展，一批新的建设项目陆续上马，并不断地竣工与投入使用，项目档案在项目建设中的作用日显重要。
1项目档案管理工作中存在的问题
I.1前期工作不扎实，给后期档案整理、验收带来一定的难度
每年本单位有多少建设项目，在建的有多少、新批的有多少、项目准备验收的有多少，档案部门不是非常清楚，往往是项目快验收了，档案部门才介入。因此造成文件资料短缺不全和质量缺陷，只好采用临时查找，拼凑补救的办法。个别项目在档案专项验收时为应付档案验收，甚至存在造假现象，造成不良的影响，严重违背了档案的真实性、准确性的原则。
1.2文件收集的随意性强
随着科学技术的不断发展，几乎每年都有改、扩建项目，对厂房内容进行改造，对原有设备进行改造，而原有的竣工图只反映竣工时的状态，原有的设备操作手册已不适宜现有设备的使用。如果对项目档案的收集工作没有一个统一要求、具体的规范，交什么、收什么，随意性强，就容易造成收集不全，收集的文件资料质量不高，不利于档案的完全完整。项目档案管理是项目管理的重要内容，是一项艰巨、复杂的系统工程。如果对上述问题没有有效的解决，项目档案就不能完整地记录工程的全貌，势必会影Ⅱ向到工程的竣工验收及今后长期的维护管理工作和工程改、扩建。因此，必须加强项目档案规范管理。
2加强与改进项目档案管理工作的几点建议
2.1科学合理利用相关技术手段
为了使电子文件能够和纸质文件有相同的法律效力和凭证作用，应科学合理的运用相关技术手段。第一，签名技术的应用。目前，签名技术主要包括光笔签名和数字签名。对于电子文件中的签名.可以作为验证电子文件原创性、真实性、完整性和安全性的重要依据。二是防篡改技术的应用。如果数据设置为只读模式，则用户只能读取信息，在使用时不能修改，从而提高档案的信息安全性。第三，加密技术的应用。通过加密技术的合理应用，可以更好地保证某些涉密文件的保密属性，是避免数据泄露的一种非常有效的方法，该技术的目的是利用数字手段，促进涉密信息的伪装，以确保非法入侵者无法了解涉密信息的真实内容，通常选择双键方式。加密技术的应用可以合理地控制用戶的访问权限，限制用户在电子文件中的操作，使电子文件的管理达到理想的效果。
2.2改进企业管理内部文件的流程
文件生命周期理论表明，档案的前身和基础是文件，所以我们要注重对文件的管理和前端控制，对流转阶段的文档处理需要更加及时。笔者以同定投资建设项目的管理为例，在建设的过程中会出现许多文件，这些文件分别来源于相关的设计单位、施工单位和设备供应商等，需要在规定的时问内进行分发流转。以前的操作是建立在管理程序的基础之上，再由个人来进行部分分发以及转发。当项目越来越多时，文件管理工作就变得更为严峻，很多文件都需要被分发流转。当信息化的水平越来越高时，随之积累的数据也越来越多，而且同种类型项目的文件无论是在内容和分发单位，还是在编码规则上都保持了一致性，所以，把握好大数据预测的关键，建立一个可以进行数据关联的分析模型。这个模型可以根据文件的分发信息来进行分析和预测性流转，从而有效的提升文件管理的效率。
2.3采取切实有效的措施，对项目档案实行全过程监督和管理
在当前建设项目任务十分繁重，项目档案专业力量严重不足的现实情况下，大部分单位都存在难以如期完成项目档案整理工作，项目档案质量及完整齐全，完全取决于建设全过程文件资料的形成质量和积累、收集各环节的基础工作是否扎实。因此，要推行全过程管理模式，全面控制档案的质量，即档案行政管理部门、专业主管部门和项目设计、施工、监理单位共同参与，运用有效的管理手段来加强和改善项目档案管理。首先，工程项目前期做好跟踪收集工作，档案部门应及时了解本单位年度工作计划，了解工程项目情况，要在项目建设初期组织相关部门的专（兼）职档案人员及工程技术人员建立一个多层次的文件收集网络;其次，加强工程实施阶段管理，要加强对项目实施节点控制，确保项目档案齐全、完整。从工程立项、可行性论证、设备选型论证、下程招投标、评审会、竣工验收会、仪器设备开箱验收等过程都应有档案人员参加;第三，档案人员要深入第一线，随时了解掌握工程进度及文件材料形成积累情况，及时解决现场出现的问题，加强对工程参建单位的档案管理指导、督促和协调。尤其是在施工阶段，这个阶段是各类工程技术资料大量形成的时期，建设单位的档案人员应变被动为主动，随时提醒现场工程管理人员及施工人员对有价值资料的及时收集，做好对形成的文件资料完整性、系统性、准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制;第四，做好项目竣工验收阶段的档案管理。档案验收是工程项目验收的重要组成部份，工程项目在竣工验收前必须要进行档案验收。因此，随着工程建设进入后期，大量的工程技术资料要归档，为了保证归档资料的质量，应当对已归档的档案按各工程建设阶段进行清查、找漏洞，做好验收前的准备工作。结语
总之，项目档案管理工作是一项复杂的工作，它需要多个部门共同参与、协作做好此项工作。做好项目档案的收集、整理和归档是一项关系久远的重要工作，它为工程建设的规划、设计、施工、验收及今后长期的维护管理工作提供可靠的技术资料。因此，我们只有加强项目档案管理工作，才能保证工程建设项目的正常发展。
参考文献：
[1]张译之，郑良杰，郑重.现伐企业档案管理创新与服务模式研究[J].现代国企研究，2018（22）：71-72.
[2]马健钰.企业档案管理创新与服务模式研究[J].现代国企研究，2017 （24）：51.
（作者单位：华能河南中原燃气发电有限公司）