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摘要：各个行业管理部门中大多都包含档案管理部门，档案管理就是指对企业人员和工作有关的档案进行管理。管理的方法从传统意义上考虑多采用纸质档案进行保存，通过人为和仓库上锁等形式进行看管，这主要针对大多小型企业的管理模式。因为大企业的信息资料繁杂，形式多种多样，来源信息广，所以人工进行保管已经是难题了。这时就要考虑现代智能电子档案管理系统，在新形势下，实现电子档案管理的规范化和电子化，这是赋予管理部门的任务，这样才能使之档案管理工作有效展开。为此，本文针对新形势下档案管理工作的规范化和电子化进行以下探讨。
关键词：新形势；档案管理工作；规范化；电子化
目前档案管理工作的形式和方法已经随着社会的发展发生了改变。档案资料涉及的已经不仅仅是企业用人领域，它现在已经覆盖了政治、经济、科技、学术等各个方面，对于全人类的影响都是极大的。应用电子信息技术进行档案管理工作目前是其发展的必然趋势，一定程度上实现了档案信息的资源共享，保证了其规范化和电子化，而在管理工作过程中，其数据的分析，资料的传播等也有问题，存在一定的安全隐患，这就对档案管理人员提出了要求，在新形势下，要做好档案管理工作的规范化与电子化工作，才能使系统平稳运行，管理工作得到有效开展，从而促进档案在社会中发挥重要的作用。
一、档案管理规范化和电子化的必要性
档案管理工作对于各个国家的经济和社会发展都具有重要意义，尤其在发达国家，人们更看重档案的管理，因为它具有连锁效果，在这个经济发达的时代，计算机都已经走进了每个家庭中，信息能够实现共享，资源能够进行合理配置，这就是新形势下，档案对于国家和社会发展的意义。然而，在我国大部分企业或者行业中，管理人员大都没有意识到档案管理的严重性，规范化和电子化工作没有落实的企业比比皆是。所以，就目前阶段来讲，在档案管理方面，要求我国相关档案管理人員首先做好收录工作，从历史节点选取上进行收录，包括企业发展进程和企业文化等方面，以此提升成员们对于企业文化、制度等的认同感。除此之外，具体的档案资料内容具有易丢易盗的可能，电子化的档案管理系统还不是很完善，在信息安全方面没有太大的保障，资料里的内容很容易出现损坏等情况，因此，这里就要强调档案管理的规范性。另外，规范化和电子化得到保证的同时，档案管理工作能够有效的为各行各业服务，为其提供依据，通过信息技术的收集和整理，将档案管理变为一种合理的电子化手段，体现了工作智能的特点，内容本身具有一定参考价值，操作简单，流程易懂，符合社会和人们的发展需要。因此，实现档案管理的规范化和电子化是非常具有必要性的。
二、实现规范化和电子化途径
（一）提高管理意识
要在新形势下提升档案管理工作的时效性，这首先需要让档案管理工作的规范化与标准化落实到位。档案管理工作需要严谨的工作态度，应当有规范标准的工作流程与工作制度。前期的档案资料的收集与整理要全面而深入，要将相关资料都汇聚起来以备利用。随后的归档与立卷工作必须详尽而细致，要将档案严格分类归档，同时，归档时要确保档案资料的完整性。为了确保档案管理工作的规范、标准与高效，很有必要制定一套完善的档案管理规范与管理体系。体系中不仅能够明确规定档案管理工作的展开流程，每一个流程中需要完成的相关工作，以及对于档案管理中相关人员的工作职责与工作内容也会有明确的划分，这将能够保障档案管理工作更为高效的得以展开。值得注意的是当下的档案管理工作质量不高的一个很重要原因在于大家对于档案管理工作的重视程度还不够，对待工作的态度也不够端正。直接导致相关人员在展开档案管理工作时不够积极，工作效率低下且工作质量不高。因此，有必要提升人们对于档案管理工作的重视程度，在此基础上才能够确保档案管理工作的规范化与标准化。
（二）提升信息化水平
电子化的应用手段已经不是新鲜事物，人们大多都已经能够简单操控和熟悉。也的确如此，档案管理在应用信息化技术后，可以深入社会各个阶层之中，融入人们的生活工作之中，有时还会利用到它，保证为人们服务。对于工作人员而言，不仅加快了管理的工作效率，还节约了人力物力，是一种电子化与规范化的工作模式。正因为如此，档案管理水平才能得到有效提高，档案质量得到保证。而且新形势下的档案管理系统在搜集、整理、数据分析、检索等方面有着先进性，这是新信息技术的体现，是社会的发展要求，有利于建立良好的档案管理工作体系。
（三）加强档案人员素养
提升档案管理人员的专业素养也是新形势下对于档案管理的必然要求，只有让管理人员的专业化水平得以提升，才能够不断推进档案管理的规范化与高效化。随着档案管理模式的不断更新，尤其是各类现代化技术在档案管理中的深入应用，这要求管理人员也具备很好的信息技术水平，尤其是对于计算机、互联网以及各种相关的管理软件能够熟悉与准确的操作。从当下的现状来看许多档案管理人员的专业素养还不够，这不仅体现在大家对于各种现代化技术的使用还不够娴熟，许多档案管理人员的专业化水平也有待提升。针对这一点可以从如下方面做出改善。首先，要加强对于档案管理人员的专业化培训，培训内容不仅集中于提升人员的专业化知识与操作技能，也要加强他们对于信息化技术的熟悉程度。其次，在后续的人员引进上应当更多的选取那些具备良好专业素养，同时，对于现代化档案管理模式有良好掌握的管理人员，这对于提升档案管理工作效率将会很有帮助。
（四）开放档案
新形势下不仅要做好档案资源的管理工作，对于档案资源的开发利用也应当提升其效率。被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。此外，随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，应当加强横向联合，实现信息资源共享。
三、总结
新形势下，要想发挥档案的真正作用，就要对档案信息进行科学规范的管理，通过运用现代化的科技手段，实现档案管理工作的电子化，使运行系统高效的为人们服务。另外，规范化和电子化也是现代档案管理中的基本要求，这关系到大众的根本利益，对社会也有一定影响。因此，加强其管理工作的规范化和电子化是目前管理人员的首要任务。这就需要有关管理人员提高电子档案管理的专业素养，熟练掌握计算机技术，例如数据分析和修复等。不仅如此，还要增加档案管理工作的透明性，档案的开放工作要做到位，这能有效的实现资源共享，符合大众的利益，同时对社会的发展也有相应的助力。
参考文献：
[1]李颖. 浅析新形势下档案管理工作的规范化电子化[J]. 人力资源管理，2016（8）：245-246.
[2]刘俊华. 浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]. 新教育时代电子杂志：教师版，2016（36）.
[3]鲁继伟. 浅析新形势下档案管理工作规范化[J]. 中国科技投资，2017（15）.
关键词：新形势；档案管理工作；规范化；电子化
目前档案管理工作的形式和方法已经随着社会的发展发生了改变。档案资料涉及的已经不仅仅是企业用人领域，它现在已经覆盖了政治、经济、科技、学术等各个方面，对于全人类的影响都是极大的。应用电子信息技术进行档案管理工作目前是其发展的必然趋势，一定程度上实现了档案信息的资源共享，保证了其规范化和电子化，而在管理工作过程中，其数据的分析，资料的传播等也有问题，存在一定的安全隐患，这就对档案管理人员提出了要求，在新形势下，要做好档案管理工作的规范化与电子化工作，才能使系统平稳运行，管理工作得到有效开展，从而促进档案在社会中发挥重要的作用。
一、档案管理规范化和电子化的必要性
档案管理工作对于各个国家的经济和社会发展都具有重要意义，尤其在发达国家，人们更看重档案的管理，因为它具有连锁效果，在这个经济发达的时代，计算机都已经走进了每个家庭中，信息能够实现共享，资源能够进行合理配置，这就是新形势下，档案对于国家和社会发展的意义。然而，在我国大部分企业或者行业中，管理人员大都没有意识到档案管理的严重性，规范化和电子化工作没有落实的企业比比皆是。所以，就目前阶段来讲，在档案管理方面，要求我国相关档案管理人員首先做好收录工作，从历史节点选取上进行收录，包括企业发展进程和企业文化等方面，以此提升成员们对于企业文化、制度等的认同感。除此之外，具体的档案资料内容具有易丢易盗的可能，电子化的档案管理系统还不是很完善，在信息安全方面没有太大的保障，资料里的内容很容易出现损坏等情况，因此，这里就要强调档案管理的规范性。另外，规范化和电子化得到保证的同时，档案管理工作能够有效的为各行各业服务，为其提供依据，通过信息技术的收集和整理，将档案管理变为一种合理的电子化手段，体现了工作智能的特点，内容本身具有一定参考价值，操作简单，流程易懂，符合社会和人们的发展需要。因此，实现档案管理的规范化和电子化是非常具有必要性的。
二、实现规范化和电子化途径
（一）提高管理意识
要在新形势下提升档案管理工作的时效性，这首先需要让档案管理工作的规范化与标准化落实到位。档案管理工作需要严谨的工作态度，应当有规范标准的工作流程与工作制度。前期的档案资料的收集与整理要全面而深入，要将相关资料都汇聚起来以备利用。随后的归档与立卷工作必须详尽而细致，要将档案严格分类归档，同时，归档时要确保档案资料的完整性。为了确保档案管理工作的规范、标准与高效，很有必要制定一套完善的档案管理规范与管理体系。体系中不仅能够明确规定档案管理工作的展开流程，每一个流程中需要完成的相关工作，以及对于档案管理中相关人员的工作职责与工作内容也会有明确的划分，这将能够保障档案管理工作更为高效的得以展开。值得注意的是当下的档案管理工作质量不高的一个很重要原因在于大家对于档案管理工作的重视程度还不够，对待工作的态度也不够端正。直接导致相关人员在展开档案管理工作时不够积极，工作效率低下且工作质量不高。因此，有必要提升人们对于档案管理工作的重视程度，在此基础上才能够确保档案管理工作的规范化与标准化。
（二）提升信息化水平
电子化的应用手段已经不是新鲜事物，人们大多都已经能够简单操控和熟悉。也的确如此，档案管理在应用信息化技术后，可以深入社会各个阶层之中，融入人们的生活工作之中，有时还会利用到它，保证为人们服务。对于工作人员而言，不仅加快了管理的工作效率，还节约了人力物力，是一种电子化与规范化的工作模式。正因为如此，档案管理水平才能得到有效提高，档案质量得到保证。而且新形势下的档案管理系统在搜集、整理、数据分析、检索等方面有着先进性，这是新信息技术的体现，是社会的发展要求，有利于建立良好的档案管理工作体系。
（三）加强档案人员素养
提升档案管理人员的专业素养也是新形势下对于档案管理的必然要求，只有让管理人员的专业化水平得以提升，才能够不断推进档案管理的规范化与高效化。随着档案管理模式的不断更新，尤其是各类现代化技术在档案管理中的深入应用，这要求管理人员也具备很好的信息技术水平，尤其是对于计算机、互联网以及各种相关的管理软件能够熟悉与准确的操作。从当下的现状来看许多档案管理人员的专业素养还不够，这不仅体现在大家对于各种现代化技术的使用还不够娴熟，许多档案管理人员的专业化水平也有待提升。针对这一点可以从如下方面做出改善。首先，要加强对于档案管理人员的专业化培训，培训内容不仅集中于提升人员的专业化知识与操作技能，也要加强他们对于信息化技术的熟悉程度。其次，在后续的人员引进上应当更多的选取那些具备良好专业素养，同时，对于现代化档案管理模式有良好掌握的管理人员，这对于提升档案管理工作效率将会很有帮助。
（四）开放档案
新形势下不仅要做好档案资源的管理工作，对于档案资源的开发利用也应当提升其效率。被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。此外，随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，应当加强横向联合，实现信息资源共享。
三、总结
新形势下，要想发挥档案的真正作用，就要对档案信息进行科学规范的管理，通过运用现代化的科技手段，实现档案管理工作的电子化，使运行系统高效的为人们服务。另外，规范化和电子化也是现代档案管理中的基本要求，这关系到大众的根本利益，对社会也有一定影响。因此，加强其管理工作的规范化和电子化是目前管理人员的首要任务。这就需要有关管理人员提高电子档案管理的专业素养，熟练掌握计算机技术，例如数据分析和修复等。不仅如此，还要增加档案管理工作的透明性，档案的开放工作要做到位，这能有效的实现资源共享，符合大众的利益，同时对社会的发展也有相应的助力。
参考文献：
[1]李颖. 浅析新形势下档案管理工作的规范化电子化[J]. 人力资源管理，2016（8）：245-246.
[2]刘俊华. 浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]. 新教育时代电子杂志：教师版，2016（36）.
[3]鲁继伟. 浅析新形势下档案管理工作规范化[J]. 中国科技投资，2017（15）.