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摘要：档案馆的数字化管理，主要加强三个方面的工作：档案数据库的建立和维护；现有馆藏档案的数字化；电子文件的收集与归档。
一、 关键词：档案数据库；档案数字化管理；电子文件
信息经济已成为当今社会经济发展的新动力和新增长点，信息化成为各企业竞争的制高点。作为企业各个领域、各种生产和社会活动历史记录的档案，其信息载体也正在快速地向数字化发展，数字档案将成为未来5-10年内新产生档案的主体。面对这样的形势，如果缺乏完善的档案馆数字化解决方案，企业各领域的信息化发展必然也会受到制约。目前，要实现档案馆的数字化管理，我认为要加强以下三个方面的工作。
二、 首先是档案数据库的建立和维护。
档案数据库是档案数字化管理系统的核心部分。档案数据库设计是档案计算机处理系统设计的核心和基础，其效能往往影响到整个系统的功能和效益。档案数据库的设计要经历由现实世界经过概念世界向机器世界转换的过程。它要解决的问题是：针对一个档案工作应用领域，设计优化的数据库逻
辑结构和物理结构，使之满足用户的信息管理要求和数据操作要求，有效地支持各种应用系统的开发和运行。数据库设计的目标是为用户和各种应用系统提供一个高效率的运行环境。数据库的设计过程应考虑的约束条件有：计算机软硬件环境、数据库管理系统的能力、用户的需求及系统对完整性、安全性的要求。计算机管理档案的实质是用数据处理的方式管理档案信息。档案计算机管理要适应资源共享的需要建立综合性网络数据库，应遵循多个原则，侧重于档案管理与生产、经营、管理、科技活动的衔接，实现数据管理、整理编目、利用查询、安全保密等多重功能。其次是现有馆藏档案的数字化，实现从档案机读目录的管理到档案原文信息的数字化管理。
三、 档案数字化管理
在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，有计划地分期分批把纸质档案、照片档案以及录音、录像档案等进行数字化加工，使这些信息与现有档案资源数据库并网。在此笔者着重提及的是纸质档案和照片档案的数字化。二者数字化的原理和技术相同。纸质档案检索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用数字图像技术，将纸质档案文件以及照片、图片、底片等通过输入设备(数码像机、扫描仪、数字摄像机等)所获得的并以数字格式存储的图像，在电脑上利用各种图象处理软件，对图像进行各种技术处理，如对污损、残缺图像进行修复、OCR 图像文件的管理、检索、打印输出等，以提高保管质量和现代化管理水平。对这些档案进行数字化，可以极大地提高档案和利用效率。一般而言，一个完整的计算机数字图像应用系统包括输入、存储、处理、输出等主要环节。基于输入设备的核心技术主要有光点转换技术、色彩管理技术、色彩校正技术、动态色彩样正技术、三色同步扫描技术；处理技术主要有色彩增强技术、增强图形技术、位增强技术、图像处理软件；存储与检索技术主要涉及图像压缩格式(TIFF 与JPEG 格式)和检索查询技术；输出技术可采用不同方法和设备进行：屏幕显示输出、热转换打印输出、彩色喷墨打印输出、数码扩印技术、胶片记录仪等。一个理想的数字图像系统，不应孤立地考虑某一个环节的处理方法和技术，而是要寻求整体综合效果，系统的每一个环节都必须符合要求，才能保证获得满意的最终效果。数字化的设备的性能，决定了数字图像的质量。
三、是电子文件的收集与归档。
1.电子档案的特点：
（1）、虚拟性：电子档案是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。
（2）、依赖性和不可识别性。电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，离开计算机等设备电子档案不可用。其对设备的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
（3）、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于以往各种人工可识读的信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。
（4）、载体的多样性。传统的档案，记录信息的载体是纸，变化也是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样性。
（5）、信息共享性，传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息。
（6）、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传___________输、便于异地调阅或形成文件。电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”实现异地远程调阅，给人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题如：（一）数据的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改动性；（四）信息的易出错性。由于电子档案这些特性，决定了电子档案在收集、整理、鉴定、编目、检索、保护、利用等方面有其自身的特殊要求。
2.电子档案的收集。
电子文件从文书转化为档案过程中，无需分类，组卷，因为在计算机上可以多角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，因此无需专门分类、组卷。所以就不存在“案卷”这一基本单位了。电子档案在接收方式上可以采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，從网络归档、移交、在接收的过程中，需要必要的设备条件、技术条件和业务准备。档案部门需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换以解决不同格式电子文件的识读问题。
3.电子档案的整理。
由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各机关单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件，即电子档案其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。
4.电子档案的鉴定。
电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定主要是对文件的内容及某些形式特征进行充分的技术分析，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现。技术鉴定包括可读性鉴定，无病毒鉴定和介质鉴定等。电子档案的鉴定程序为归档以前确定归档文件，并划分保管期限；档案室在接收电子文件时，进行内容鉴定和技术鉴定，对未进入档案室的电子文件在保管一定时期后再鉴定，以确定其是否需要继续保存。
5.电子档案的保护。
电子档案的保护是电子档案管理工作中的重点。电子档案多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度，防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。具体要求为：（1）控制适宜的温湿度。对磁性载体，推荐温度为18℃，相对湿度为40%，光盘保存推荐温度为14℃-24℃，相对温度为45%-60%。（2）防止灰尘。灰尘可以造成电子文件载体表面的污染和划伤、载体的腐蚀、降解、滋生霉菌等。灰尘是电子档案载体的最大天敌，在电子档案的保管过程中，要采取严密的防灰尘措施。（3）防止外来磁场和机械震动的影响。外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层发生消磁或磁化，破坏记录信息，影响读出效果。要防止外磁场的影响，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等，并避免强烈的机械震动。（4）防止光线和有害气体的影响。有害气体具有酸性和氧化反应，使盘基老化、脆性增大、强度下降，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
6.电子档案的利用。
电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据需要对其信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，满足利用者的各种需求。档案人员还可以按照一定的专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。
随着计算机及网络技术的发展和普及，企业越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，各种文件的生命周期中有可能部分或全部采用电子形式。电子文件将是未来馆藏数字档案最主要的来源。电子文件的归档是通过计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上保存。电子文件归档后即形成电子档案。电子文件归档不能盲目套用纸质文件归档做法，必须按电子文件归档的工作程序进行。平时要重视电子文件的及时收集与积累工作。档案馆在开发利用档案信息资源过程中，正在耗费大量人力、物力，把普通纸质档案电子化，即把纸质文件扫描输入电子计算机，有的以图形方式存储，有的还被转换成文本文件。而电子文件的产生单位在日常办公和事务性管理工作中产生的大量电子文件却处于“自生自灭”的状态。这是一种资源浪费。这就要求具备现代化管理条件的档案部门，要积极介入本单位电子文件的形成过程，从办公自动化或电子计算机辅助设计(CAD)等系统设计及生成时，就采取措施，并与纸质文件的规定协调起来，从归档角度提出一些要求，并且加强对电子文件积累、著录、归档等的监督、指导，加强对电子档案的管理，将单位中随着办公自动化和生产科研的计算机化直接产生的电子文件及时收集积累，实现档案进馆前的数字化。另外电子文件在存储时，要选择安全可靠、信息记录格式标准的存储载体；并且要登记电子文件生成的设备环境数据，妥善保管相关软件参数。电子文件的归档与管理要严格遵守GB/T 18894 2002《电子文件归档与管理规范》的要求。
综上所述，档案馆要以加快馆藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档与管理为重点，逐步实现档案文件的数字化管理。档案管理系统要与企业各部门的办公自动化系统相联接，通过局域网( 互联网) 向企业和社会提供查阅服务，实现档案信息传输网络化，管理自动化。
一、 关键词：档案数据库；档案数字化管理；电子文件
信息经济已成为当今社会经济发展的新动力和新增长点，信息化成为各企业竞争的制高点。作为企业各个领域、各种生产和社会活动历史记录的档案，其信息载体也正在快速地向数字化发展，数字档案将成为未来5-10年内新产生档案的主体。面对这样的形势，如果缺乏完善的档案馆数字化解决方案，企业各领域的信息化发展必然也会受到制约。目前，要实现档案馆的数字化管理，我认为要加强以下三个方面的工作。
二、 首先是档案数据库的建立和维护。
档案数据库是档案数字化管理系统的核心部分。档案数据库设计是档案计算机处理系统设计的核心和基础，其效能往往影响到整个系统的功能和效益。档案数据库的设计要经历由现实世界经过概念世界向机器世界转换的过程。它要解决的问题是：针对一个档案工作应用领域，设计优化的数据库逻
辑结构和物理结构，使之满足用户的信息管理要求和数据操作要求，有效地支持各种应用系统的开发和运行。数据库设计的目标是为用户和各种应用系统提供一个高效率的运行环境。数据库的设计过程应考虑的约束条件有：计算机软硬件环境、数据库管理系统的能力、用户的需求及系统对完整性、安全性的要求。计算机管理档案的实质是用数据处理的方式管理档案信息。档案计算机管理要适应资源共享的需要建立综合性网络数据库，应遵循多个原则，侧重于档案管理与生产、经营、管理、科技活动的衔接，实现数据管理、整理编目、利用查询、安全保密等多重功能。其次是现有馆藏档案的数字化，实现从档案机读目录的管理到档案原文信息的数字化管理。
三、 档案数字化管理
在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，有计划地分期分批把纸质档案、照片档案以及录音、录像档案等进行数字化加工，使这些信息与现有档案资源数据库并网。在此笔者着重提及的是纸质档案和照片档案的数字化。二者数字化的原理和技术相同。纸质档案检索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用数字图像技术，将纸质档案文件以及照片、图片、底片等通过输入设备(数码像机、扫描仪、数字摄像机等)所获得的并以数字格式存储的图像，在电脑上利用各种图象处理软件，对图像进行各种技术处理，如对污损、残缺图像进行修复、OCR 图像文件的管理、检索、打印输出等，以提高保管质量和现代化管理水平。对这些档案进行数字化，可以极大地提高档案和利用效率。一般而言，一个完整的计算机数字图像应用系统包括输入、存储、处理、输出等主要环节。基于输入设备的核心技术主要有光点转换技术、色彩管理技术、色彩校正技术、动态色彩样正技术、三色同步扫描技术；处理技术主要有色彩增强技术、增强图形技术、位增强技术、图像处理软件；存储与检索技术主要涉及图像压缩格式(TIFF 与JPEG 格式)和检索查询技术；输出技术可采用不同方法和设备进行：屏幕显示输出、热转换打印输出、彩色喷墨打印输出、数码扩印技术、胶片记录仪等。一个理想的数字图像系统，不应孤立地考虑某一个环节的处理方法和技术，而是要寻求整体综合效果，系统的每一个环节都必须符合要求，才能保证获得满意的最终效果。数字化的设备的性能，决定了数字图像的质量。
三、是电子文件的收集与归档。
1.电子档案的特点：
（1）、虚拟性：电子档案是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。
（2）、依赖性和不可识别性。电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，离开计算机等设备电子档案不可用。其对设备的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
（3）、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于以往各种人工可识读的信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。
（4）、载体的多样性。传统的档案，记录信息的载体是纸，变化也是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样性。
（5）、信息共享性，传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息。
（6）、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传___________输、便于异地调阅或形成文件。电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”实现异地远程调阅，给人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题如：（一）数据的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改动性；（四）信息的易出错性。由于电子档案这些特性，决定了电子档案在收集、整理、鉴定、编目、检索、保护、利用等方面有其自身的特殊要求。
2.电子档案的收集。
电子文件从文书转化为档案过程中，无需分类，组卷，因为在计算机上可以多角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，因此无需专门分类、组卷。所以就不存在“案卷”这一基本单位了。电子档案在接收方式上可以采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，從网络归档、移交、在接收的过程中，需要必要的设备条件、技术条件和业务准备。档案部门需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换以解决不同格式电子文件的识读问题。
3.电子档案的整理。
由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各机关单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件，即电子档案其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。
4.电子档案的鉴定。
电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定主要是对文件的内容及某些形式特征进行充分的技术分析，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现。技术鉴定包括可读性鉴定，无病毒鉴定和介质鉴定等。电子档案的鉴定程序为归档以前确定归档文件，并划分保管期限；档案室在接收电子文件时，进行内容鉴定和技术鉴定，对未进入档案室的电子文件在保管一定时期后再鉴定，以确定其是否需要继续保存。
5.电子档案的保护。
电子档案的保护是电子档案管理工作中的重点。电子档案多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度，防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。具体要求为：（1）控制适宜的温湿度。对磁性载体，推荐温度为18℃，相对湿度为40%，光盘保存推荐温度为14℃-24℃，相对温度为45%-60%。（2）防止灰尘。灰尘可以造成电子文件载体表面的污染和划伤、载体的腐蚀、降解、滋生霉菌等。灰尘是电子档案载体的最大天敌，在电子档案的保管过程中，要采取严密的防灰尘措施。（3）防止外来磁场和机械震动的影响。外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层发生消磁或磁化，破坏记录信息，影响读出效果。要防止外磁场的影响，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等，并避免强烈的机械震动。（4）防止光线和有害气体的影响。有害气体具有酸性和氧化反应，使盘基老化、脆性增大、强度下降，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
6.电子档案的利用。
电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够根据需要对其信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，满足利用者的各种需求。档案人员还可以按照一定的专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。
随着计算机及网络技术的发展和普及，企业越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，各种文件的生命周期中有可能部分或全部采用电子形式。电子文件将是未来馆藏数字档案最主要的来源。电子文件的归档是通过计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性记录材料或光盘等载体上保存。电子文件归档后即形成电子档案。电子文件归档不能盲目套用纸质文件归档做法，必须按电子文件归档的工作程序进行。平时要重视电子文件的及时收集与积累工作。档案馆在开发利用档案信息资源过程中，正在耗费大量人力、物力，把普通纸质档案电子化，即把纸质文件扫描输入电子计算机，有的以图形方式存储，有的还被转换成文本文件。而电子文件的产生单位在日常办公和事务性管理工作中产生的大量电子文件却处于“自生自灭”的状态。这是一种资源浪费。这就要求具备现代化管理条件的档案部门，要积极介入本单位电子文件的形成过程，从办公自动化或电子计算机辅助设计(CAD)等系统设计及生成时，就采取措施，并与纸质文件的规定协调起来，从归档角度提出一些要求，并且加强对电子文件积累、著录、归档等的监督、指导，加强对电子档案的管理，将单位中随着办公自动化和生产科研的计算机化直接产生的电子文件及时收集积累，实现档案进馆前的数字化。另外电子文件在存储时，要选择安全可靠、信息记录格式标准的存储载体；并且要登记电子文件生成的设备环境数据，妥善保管相关软件参数。电子文件的归档与管理要严格遵守GB/T 18894 2002《电子文件归档与管理规范》的要求。
综上所述，档案馆要以加快馆藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档与管理为重点，逐步实现档案文件的数字化管理。档案管理系统要与企业各部门的办公自动化系统相联接，通过局域网( 互联网) 向企业和社会提供查阅服务，实现档案信息传输网络化，管理自动化。