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培训时，客户经常问：“PPT满屏的文字，黑压压一片，放在投影仪上看起来很恐怖，怎么可以变得好看点呢?最好教我一个既简单又好用的方法。”人性本懒啊。
于是我告诉我的客户，只需要一个步骤就可以解决这个问题，那就是把所有黑色的字颜色改成为灰色的，我的客户听后觉得很满足。
没想到后来有一次我回访客户的时候无意中聊到PPT演示的问题，我的客户愁眉苦脸地对我说：“Michael，自从我用了你教的‘灰色大法’之后，出了大问题。自从用了灰色之后，放到投影仪上的很多字原来看得清楚的，现在变得看不清了。”听完这番话后，我突然意识到，不仅要培训怎样做别人看得舒服的PPT，还要教PPT演示的利器——投影仪的用法，因为在演示中投影仪的重要性不言而喻。不同质量的投影仪会导致演示的PPT出现各种奇怪的问题，比如浅色看不清、偏色等，因此往往辛辛苦苦准备了半天的PPT毁在没有很好的配置投影仪。
1调高对比度
在我做过的大量现场培训、见证的发布会、研讨会和演讲中，投影仪的调整一直是被大多数人忽视的。而投影仪的调整又和PPT本身设计的风格有着很直接的关系。
一个好的PPT在制作时不仅要考虑内容的设计，PPT用于什么场合的考虑也会非常重要。在会议室演讲或者做Review一般问题不太大，但是到了酒店的会议厅情况就完全不同了。
我不得不说由于各种关系，中国的会务工作者尤其是设备调试师不专业的居多。投影仪如果是全新而且售价在30000元以上的(一般是3LCD)不用说，一般不用调颜色也0K。但是绝大部分投影仪都没有这么专业，常见的问题就是对比度不高，导致的结果就是用投影仪显示反差不是很明显的颜色时(如白色的PPT背景+较浅的文字)，这些浅的颜色会因为对比度低而看不清楚，如果情况严重，这些浅色干脆就看不出了。所以在演示开始前，花一点时间去调试投影仪，确保做好的内容——尤其是较浅的文字和图形可以被正确显示出来，否则也许在演示时会出现投影幕布上完全看不到你在笔记本上可以看到的某段文字或图形。
2前暗后亮的灯光对演示有着举足轻重的作用
一般人会忽略灯光对商业演示和投影仪的影响。还是那句话，除非你用的是顶级投影仪，由于亮度高可以忽略灯光影响，一般的商业投影仪还是会受到灯光亮度的影响。在大部分演示中，你不大有机会处在全暗的环境中，所以在选择会场灯光的时候，尽可能保持前排靠近投影幕布的区域为暗区，如果觉得会场需要一定亮度方便大家书写，那么也要选择开启后排观众的灯光。始终保持投影幕布所在的区域足够暗。
3让观众前移
常见的情况是由于会务公司或酒店服务员的不专业，通常将第一排的座位放在距离投影幕布很远的位置，如此一来，后排的座位距离投影幕布就更远了，造成的结果就是后排观众无法看清楚投影幕布上的内容。如果底下的观众都无法看清你在投影幕布上的PPT内容，那你的演示已经失败了一半。所以出现类似问题的时候。你需要做的就是尽可能减小第一排座位和投影仪幕布的距离。经常演讲的人应该知道，和观众距离越近，你就越容易吸引他们的注意力，所以尽可能拉近观众和你的距离，对演讲成功有着巨大的帮助。
4用键盘快捷键提升演示效率
演示时万一退出了全屏，要再次快速进入全屏演示状态：Shift+F5；
全屏演示时希望观众把注意力从投影幕布上移开，集中到你身上：B(一定要全屏状态下才有效)；
演示时希望启用白板功能，需要在全屏演示时在屏幕上做标记或写字：Ctrl+P(Ctrl+E可以删除标记或文字，Ctrl+A回到正常状态)：
如果你的PPT演示时需要在不同的幻灯片之间来回切换，用鼠标的滚轮键滚来滚去翻页实在不是一个好主意，退出全屏模式在浏览视图里寻找效率也不高，那么最佳做法应该是：
把需要切换的幻灯片页数事先记住(或打印成讲义)，在全屏演示时需要切换到哪一张只需要按一下该幻灯片对应页数的数字，再按一下Enter键，就会立刻跳转到这页幻灯片了!
5根据现场紧急调试PPT
正式开始演示之前，一定要花一两分钟走到会场最后一排去看看是否可以看清幻灯片上的字，如果发现字太小看不清，这里有两个紧急救助的方法：
一、回到你的电脑上，退出全屏幕播放状态，选中你希望放大的文字，然后用Ctrl+]对这些文字进行快速的放大。
二、进入PowerPoint“格式”的选项，寻找到“替换字体”，把宋体字替换成黑体或华文细黑，再把英文的TimesNew Roman替换成Arial。
通过以上两个小小的改动，你会发现，你的PPT的可读性会比原来增强了许多。
6分屏显示可以让你的演示更专业
经常做PPT的人都知道PPT里面有一个备注(Notes)，这个备注是无法在全屏演示时看到的，但是通过PPT强大的分屏显示功能，我们可以做到在全屏演示的时候，投影幕上看到的是PPT内容，而你自己的笔记本上完全显示备注，这样在演示的时候，就不用紧张哪些内容记不住，把所有的文字堆到屏幕上，可以轻松查看笔记本上的备注提示。
1(如下图)右键点击屏幕空白处，选择属性，把分屏显示功能打开。2在PDT的幻灯片演示菜单中(如下图)选择“设置幻灯片放映方式”。3在随后出现的窗口中选择“显示演讲者视图”(如下图)即可。
7合适的讲义可以有效降低现场演讲者的压力
这是一个最一言难尽的话题了。我无数次遇到客户咨询：如果我的PPT内容很多，但是又不希望我的PPT演示时堆满了文字，那该怎么办?
事实上，任何观众(受众)在一个固定时间段内接受的信息量都是非常有限的，你花了30分钟演示了30张PPT，我可以向你保证，观众只记住了5张，而且只是一部分，那怎么办呢?
涉及到演讲技巧和PPT制作技巧的，我这里先不讲，先讲一个相对简单的：
方法就是把PPT分成两部分写。非常重要的结论或Facts部分放在PPT正文里。而辅助信息、支持数据等放在Notes里面。接下来要做的事情非常重要，就是到PowerPoint文件菜单里选择“发送”一“Microsoft Office Word”。然后选择第一项“备注在幻灯片旁”即可(如图)。
然后你就会发现，你就可以打印出带备注的PPT手稿了。而常见的PPT打印选项里只能打印PPT正文，而无法在一页纸里面显示多页PPT的正文及备注。
于是我告诉我的客户，只需要一个步骤就可以解决这个问题，那就是把所有黑色的字颜色改成为灰色的，我的客户听后觉得很满足。
没想到后来有一次我回访客户的时候无意中聊到PPT演示的问题，我的客户愁眉苦脸地对我说：“Michael，自从我用了你教的‘灰色大法’之后，出了大问题。自从用了灰色之后，放到投影仪上的很多字原来看得清楚的，现在变得看不清了。”听完这番话后，我突然意识到，不仅要培训怎样做别人看得舒服的PPT，还要教PPT演示的利器——投影仪的用法，因为在演示中投影仪的重要性不言而喻。不同质量的投影仪会导致演示的PPT出现各种奇怪的问题，比如浅色看不清、偏色等，因此往往辛辛苦苦准备了半天的PPT毁在没有很好的配置投影仪。
1调高对比度
在我做过的大量现场培训、见证的发布会、研讨会和演讲中，投影仪的调整一直是被大多数人忽视的。而投影仪的调整又和PPT本身设计的风格有着很直接的关系。
一个好的PPT在制作时不仅要考虑内容的设计，PPT用于什么场合的考虑也会非常重要。在会议室演讲或者做Review一般问题不太大，但是到了酒店的会议厅情况就完全不同了。
我不得不说由于各种关系，中国的会务工作者尤其是设备调试师不专业的居多。投影仪如果是全新而且售价在30000元以上的(一般是3LCD)不用说，一般不用调颜色也0K。但是绝大部分投影仪都没有这么专业，常见的问题就是对比度不高，导致的结果就是用投影仪显示反差不是很明显的颜色时(如白色的PPT背景+较浅的文字)，这些浅的颜色会因为对比度低而看不清楚，如果情况严重，这些浅色干脆就看不出了。所以在演示开始前，花一点时间去调试投影仪，确保做好的内容——尤其是较浅的文字和图形可以被正确显示出来，否则也许在演示时会出现投影幕布上完全看不到你在笔记本上可以看到的某段文字或图形。
2前暗后亮的灯光对演示有着举足轻重的作用
一般人会忽略灯光对商业演示和投影仪的影响。还是那句话，除非你用的是顶级投影仪，由于亮度高可以忽略灯光影响，一般的商业投影仪还是会受到灯光亮度的影响。在大部分演示中，你不大有机会处在全暗的环境中，所以在选择会场灯光的时候，尽可能保持前排靠近投影幕布的区域为暗区，如果觉得会场需要一定亮度方便大家书写，那么也要选择开启后排观众的灯光。始终保持投影幕布所在的区域足够暗。
3让观众前移
常见的情况是由于会务公司或酒店服务员的不专业，通常将第一排的座位放在距离投影幕布很远的位置，如此一来，后排的座位距离投影幕布就更远了，造成的结果就是后排观众无法看清楚投影幕布上的内容。如果底下的观众都无法看清你在投影幕布上的PPT内容，那你的演示已经失败了一半。所以出现类似问题的时候。你需要做的就是尽可能减小第一排座位和投影仪幕布的距离。经常演讲的人应该知道，和观众距离越近，你就越容易吸引他们的注意力，所以尽可能拉近观众和你的距离，对演讲成功有着巨大的帮助。
4用键盘快捷键提升演示效率
演示时万一退出了全屏，要再次快速进入全屏演示状态：Shift+F5；
全屏演示时希望观众把注意力从投影幕布上移开，集中到你身上：B(一定要全屏状态下才有效)；
演示时希望启用白板功能，需要在全屏演示时在屏幕上做标记或写字：Ctrl+P(Ctrl+E可以删除标记或文字，Ctrl+A回到正常状态)：
如果你的PPT演示时需要在不同的幻灯片之间来回切换，用鼠标的滚轮键滚来滚去翻页实在不是一个好主意，退出全屏模式在浏览视图里寻找效率也不高，那么最佳做法应该是：
把需要切换的幻灯片页数事先记住(或打印成讲义)，在全屏演示时需要切换到哪一张只需要按一下该幻灯片对应页数的数字，再按一下Enter键，就会立刻跳转到这页幻灯片了!
5根据现场紧急调试PPT
正式开始演示之前，一定要花一两分钟走到会场最后一排去看看是否可以看清幻灯片上的字，如果发现字太小看不清，这里有两个紧急救助的方法：
一、回到你的电脑上，退出全屏幕播放状态，选中你希望放大的文字，然后用Ctrl+]对这些文字进行快速的放大。
二、进入PowerPoint“格式”的选项，寻找到“替换字体”，把宋体字替换成黑体或华文细黑，再把英文的TimesNew Roman替换成Arial。
通过以上两个小小的改动，你会发现，你的PPT的可读性会比原来增强了许多。
6分屏显示可以让你的演示更专业
经常做PPT的人都知道PPT里面有一个备注(Notes)，这个备注是无法在全屏演示时看到的，但是通过PPT强大的分屏显示功能，我们可以做到在全屏演示的时候，投影幕上看到的是PPT内容，而你自己的笔记本上完全显示备注，这样在演示的时候，就不用紧张哪些内容记不住，把所有的文字堆到屏幕上，可以轻松查看笔记本上的备注提示。
1(如下图)右键点击屏幕空白处，选择属性，把分屏显示功能打开。2在PDT的幻灯片演示菜单中(如下图)选择“设置幻灯片放映方式”。3在随后出现的窗口中选择“显示演讲者视图”(如下图)即可。
7合适的讲义可以有效降低现场演讲者的压力
这是一个最一言难尽的话题了。我无数次遇到客户咨询：如果我的PPT内容很多，但是又不希望我的PPT演示时堆满了文字，那该怎么办?
事实上，任何观众(受众)在一个固定时间段内接受的信息量都是非常有限的，你花了30分钟演示了30张PPT，我可以向你保证，观众只记住了5张，而且只是一部分，那怎么办呢?
涉及到演讲技巧和PPT制作技巧的，我这里先不讲，先讲一个相对简单的：
方法就是把PPT分成两部分写。非常重要的结论或Facts部分放在PPT正文里。而辅助信息、支持数据等放在Notes里面。接下来要做的事情非常重要，就是到PowerPoint文件菜单里选择“发送”一“Microsoft Office Word”。然后选择第一项“备注在幻灯片旁”即可(如图)。
然后你就会发现，你就可以打印出带备注的PPT手稿了。而常见的PPT打印选项里只能打印PPT正文，而无法在一页纸里面显示多页PPT的正文及备注。