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1 周大新档案资料的接收情况
2009年10月20日下午接到南阳籍著名军旅作家周大新的电话，告知近期可随时进京接收其档案资料。向局长汇报后，当即决定由我带队，并联系各部门尽快做好各项准备工作。我们10月22日6时出发，18时抵京，与周大新见面后商议了次日的事项安排。23日8时，我们一行3人到达周大新家里，进行了简要分工后，便逐房间挑拣整理档案资料、打包装箱，之后又去了他的办公室收集整理。共计7大包2皮箱31捆，是历次征集周大新档案资料最多的一次。
之前，笔者曾于1995年先后三次在周大新的南阳家中征集其文学创作档案9捆13箱，1996年、1999年、2001年先后一上济南、两上北京征集周大新的文学创作档案，经整理，这四次共归档保存周大新文学创作档案6719卷册件，资料1784册。
2 周大新档案资料的构成情况
南阳籍著名军旅作家周大新的档案资料既“专”又“杂”。
所谓“专”，即周大新系享受政府津贴的国家一级专业作家，其文学创作档案是主体，从大的方面讲可分为两部分：
一部分是反映周大新文学创作成果的，有各种文体和剧本的手稿、笔记及长篇专著的校对稿、清样；公开出版的长篇、中篇小说专著和散文集；发表在报刊上的文学作品及评论；被翻译为外文的作品；被改编为影视、戏曲的视频材料等。
另一部分是社会团体或个人宣传报道、研究评论周大新及其作品的。这部分档案既有部队与地方相关机构组织的专题研讨评介的会议材料，又有文学界个人发表在期刊上的评论、读后感及各种媒体宣传报道周大新及其作品的新闻材料及访谈文章等。
所谓“杂”，即周大新既有部队的行政职务又有诸多社会兼职，加之又是业界名人，其社会活动颇多，形成了不少其他方面的档案，主要包括：
一是反映周大新各项公务活动的材料，诸如出国访问、参加各种会议、深入基层调研采访等。
二是反映周大新社会交往的材料，诸如出版改编作品的协议、合同及各类书信、请柬、聘书，友人间互赠的书画、藏品等。
三是反映周大新成长进步的材料，诸如不同时期的个人照片、毕业证、军人汪、奖状、奖章、军服等。
周大新还积累了许多社会各地赠阅的期刊，大部分系文学期刊，仅这次接收的就有1500多册。
3 周大新档案资料的整理情况
整理这些既专又杂、数量较多且不断增加的档案，既要遵循档案整理的一般原则与要求，又要参照名人档案、专门档案、声像档案、实物档案的整理规范与方法。关键要制定一个相对合理便于操作的分类表。1995年笔者曾制定了一个基本涵盖上述内容的分类表，设置了3大类13属类39小类。
面对这次征集来的大堆材料，我们先将其一分为二，即凡与周大新有关的材料列入档案范畴，按名人档案的要求进行整理；凡与周大新无关的材料列入资料范畴，藏书按资料的整理方法进行整理，单独存放，不与馆藏资料相混淆。其档案、资料的整理程序如下：
3，1粗分大类
3，1，1将非文字材料挑选出来，即把混杂其中的照片、磁带等声像档案和军功章、藏品等实物档案挑选出来，待以后按各自的整理方法进行整理。
3，1，2为了便于整理与保管，对大量不同形式的文字材料先进行粗分后分别集中，以便下一步逐一细分。
3，2细分小类
3，2，1细分手稿
3，2，1，1按文体把手稿区分为小说、散文、报告文学、剧本、文论、序跋、诗歌、题词留言。
3，2，1，2根据上述各类的具体内容与数量再划分三级类目，例如将剧本类的手稿再细分为电影剧本、电视剧本、广播剧剧本、电视专题片脚本等。
3，2，1，3对长篇小说、影视剧本等大部头著作手稿按其形成时的自然册依其章集顺序排列，每部著作的手写稿在前(含初稿、修改稿)，打印或铅印的校对稿、样稿等依次随其后。
3，2，1，4由于手稿的载体形式与书籍、期刊不同，为避免其散乱，在对每部著作的手稿排序后顺便按文书档案的整理方法逐册加封面、备考表，按“三孔一线”法装订后编页号、填写封面及备考表有关内容。
3，2，1，5对全部手稿整理成册(卷)后按上述类别依次依时排序，并用铅笔在封面左上角标注分类号。
3，2，2细分笔记
3，2，2，1依据周大新笔记各有专册的习惯，将其分为日记、采访札记、读书摘要、学习笔记四类。
3，2，2，2对各类笔记按形成时间排序后用铅笔在笔记本的封二右上角或扉页左上角标注分类号。
3，2，3细分书籍
3，2，3，1面对挑选出来的书籍，首先用不同的彩纸分别写上“小说”、“散文”、“报告文学”、“其他作品(含序跋、诗歌、题词等)”和“研究评论”等五个纸签分别置放，以便对书籍分类时对号入座。
3，2，3，2对书籍分类时本着“先易后难”的原则先挑选周大新的专著，诸如不同版本的多部长、中篇小说，结集出版的短篇小说集、散文集等直接按文体归类。
3，2，3，3对非周大新本人著作，但与其本人及作品有关的书籍用铅笔在目录处做上标记，然后按文体归类。一般情况下可根据书籍名称直接判定文体，而有些如《中国当代作家面面观》、《河南人惹谁了》等书籍则需通过浏览作品内容来确定文体。
3，2，3，4对于含有评论研究周大新及其作品的书籍暂放一边，因其数量较少，待同类内容的杂志、报纸挑拣出来后统一排序。
3，2，3，5对上述以文体分类的书籍分别按出版时间排序后用铅笔在封面左上角标注分类号，以便下一步打印目录和制作不干胶脊背签。
3，2，4细分杂志
3，2，4，1首先浏览每册杂志目录，在每一篇目和作者中查找“周大新”三字，凡篇目中有周大新姓名的一般都是社会团体或个人宣传报道、研究评介周大新及其作品的文章，对这些杂志在篇目前页号处用铅笔做一标记暂放一处，待日后另行处理。
3，2，4，2凡篇目作者处有周大新姓名的，随即用铅笔在姓名处做一标记，并随手视其文体划分类别。
3，2，4，3对发表有周大新作品的各种杂志按文体分类后依发表时间排序，其中连载的中长篇小说以首发时间为准，然后用铅笔在封面左上角标注分类号。
3，2，5细分报纸 3，2，5，1去除无关部分。一份报纸少则十几版，多则几十版，只留与周大新有关的4版，对留存的这张4开报纸折叠时，要把有关周大新内容的折叠在上面，以便以后的分类、编号和录入。
3，2，5，2将有周大新作品的与不含其作品但与之有关的区分为两部分。
3，2，5，3对发表有周大新作品的报纸按文体分类，对另一部分报纸暂放一边，待后另行处理。
3，2，5，4分类后按时间进行排序，对连载作品的报纸以首期时间为准，检查无误后编制分类号，而后交给下一环节的人员进行录入，即打印自行设计的目录。
3，2，6细分报道评介周大新及其作品的材料 3，2，6，1对上述不含周大新作品但与之有关的报纸、书刊及零散材料逐件浏览，视其内容按问题归类。
3，2，6，2凡属媒体宣传报道周大新的访谈类文章归入传记大类下的媒体报道类。
3，2，6，3凡属社会团体或个人专门研究周大新的文学创作背景、心路历程及记述其人其事及成长变化情况的材料归入传记大类下的生平记载类。
3，2，6，4凡属社会团体或个人对周大新的文学创作成果进行专题或综合性研讨评论的材料归入作品评介类，由于这类材料相对较多，又依据内容细分为综合、小说、散文、专题研讨会议几个小类。
3，2，6，5对各类中的零散或会议材料按文书档案的整理方法组成案卷，与书籍、杂志、报纸一并统一按时间排序后用铅笔标注分类号。
3，2，7细分书信
我们把周大新的信件划分为家信、友人通信、作家通信、读者来信、稿约、采稿通知、周大新复信、其他等8类，视其重要程度采取不同的整理方法。
3，2，7，1首先挑选最显眼又是最多的各类贺卡(仅这次就有640多件)，按不同规格(尺寸)分别依时排序，以3馏厘米的厚度分沓(以无酸卷盒的空间厚度为准，我们定制的卷盒厚度为4厘米)后卷包(两端不包)一层牛皮纸，用线绳分2道或3道扎牢后用铅笔标注分类号，在分类号后面加括号注明起止时间和件数，以方便下一步打印目录与贴签。
3，2，7，2对其他信件则需逐件审读，视其内容确定类别，其中一些赠阅读物夹带的无实质内容的诸如请雅正、惠存、查收之类的予以剔除。
3，2，7，3读者来信、稿件采用通知和约稿信件分别依时排序后编件(页)号装入档案袋，以袋为保管单位，每袋给一个分类号并注明起止时间和件(页)数。
3，2，7，4家信、友人通信、作家通信等信件均以“件”为单位按时间排序后，每件编一个分类号，为保持这些重要信件的原貌，一般不再重新装订，按类分别装入档案袋并在正面用铅笔标注起止编号。
3，2，7，5关于信封的处理，凡是印制精美，邮戳、邮票完整无损者原则上与信函一并保存，个别名人信件的信封要求必须保存。
3，2，8细分证书、请柬、邀请函
3，2，8，1各类立功表彰、作品获奖的证书，以件为单位依时排序归入传记大类下的获奖证书类，逐件标注分类号。为保持证书的原貌，用纸条标注分类号后加入证书中并露出编号，待录入贴签后再取出纸条。
3，2，8，2各种聘书、重要活动的请柬、邀请函，以件为单位依时排序归入传记大类下的生平记载类，编号方法同上。
3，2，8，3学生证、学员证、毕业证、军人证等类似证件以件为单位依时排序归入传记大类下的履历类，编号方法同上。
3，3其他档案的分类与整理
3，3，1照片档案按《照片档案整理规范》整理。
3，3，2音视频档案区分录音带、录像带、光盘后按形成时间排序，然后逐件标注分类号，核对无误后填写一式两份不干胶分类签，在录音带、录像带、光盘上和外包装上各贴一份。
3，3，3军功章、奖杯、奖牌先拍照，其照片归入照片类，然后对其依时排序归入实物档案的奖励类，确定分类号、制作标签贴于外包装的适当位置。
3，3，4对于字画档案先逐件展开，把每幅字画的作者、时间、内容，抄写在稿纸上，并在稿纸上按形成时间排序后誊清，并逐件编制分类号，作为下一步打印目录、制作不干胶分类签的依据。对已装裱的字画购置专用的字画盒，在盒的侧面距左端5厘米处居中贴上不干胶分类签(此规定有利于上架后整齐划一)。对未装裱的字画，有两种保管方法：一是原折叠幅面不超过档案袋尺寸的，按原折叠痕迹重新折叠后装入档案袋，原折叠幅面超过档案袋尺寸的，展平后重新折叠装入档案袋，在档案袋正面用铅笔标注分类号，一件一袋，若干袋一盒，在盒脊背统一位置处粘贴不干胶分类签，注明起止编号。我们采用的是这一简便方法。另一种方法是用轻质木材或150克的白板纸制作成与字画幅面相适应的简易卷轴，一个卷轴卷一件字画，装入字画盒保存。
3，3，5对于其他实物在逐一编号登记后，能利用无酸卷盒当装具的尽量用卷盒，不能用卷盒的根据其不同形态自制装具，例如借用羽毛球筒就可以当做长幅照片和小幅字画的装具。
3，4打印目录
3，4，1根据周大新档案的构成与分类情况，仅文字类我们就自行设计了8种16开的横版横排目录，即传记目录、手稿目录、出版物目录、笔记目录、改译作品目录、作品评介目录、书信目录、获奖作品目录。
3，4，2因没有专用软件，每种目录格式在微机上依复制、粘贴形式重复使用。
3，4，3因是直接录入，为减少档案的来回搬运，每录入完一批就逐件校对，每一类录入完毕后出一份纸质目录再对照档案校对一遍，避免分类与编号的错误。
3，4，4各类目录打印完毕校对无误后分别暂用文件夹固定待用。
3，5贴签与装盒
3，5，1对照目录和上述经过分类并分别码好的档案逐一编制不干胶签，即用碳素墨水填写每件档案的编号，即编即贴。对于书籍和杂志统一骑贴在距其下端2厘米的脊背处，对于已折叠好的报纸则统一平贴于右上角，对于整理成卷的手稿、成包或成袋的书信等均规定有具体的粘贴位置。
3，5，2对上述各类档案按编号顺序依次装盒，首先根据档案的厚薄程度和档案盒的厚度确定应装入档案的数量。其次把未折叠的档案盒平铺面前，用档号戳和红色印泥在档案盒脊背处注明该盒档案的起止编号，所盖编号分为两行，例如第一行A3，2，2为该盒档案的分类号(A3代表文字类的出版物，2代表出版物中的期刊类，第二个2代表文体，即发表在期刊上的散文)，第二行65—72为起止序号(代表第65件至72件期刊，表明该盒装了8册刊发有周大新散文的期刊)。
档案全部装盒后，接着就是按照库房管理的要求进行入库上架，编制指引卡和存放位置一览表。
3，6统计数量与整理目录
3，6，1根据目录统计各类档案数量。先合计各属类档案的数量，然后汇总各大类的数量，最后合计总数。为便于校对，每页目录的合计数暂用铅笔标注在该页目录的右下角；一个属类的各页目录合计完毕后当即汇总该属类的总数，把这一数字标注在该属类目录末页的右下角并加括号，以区别各页的合计数；把一个大类下的各个属类的汇总数相加得出该大类的总数，把这个大类总数暂用铅笔标注在该大类目录的首页左下角。依此类推，逐类统计，最后再把各大类的汇总数相加得出总数。
3，6，2编制“档案数量与类目索引”表。每征集整理一次周大新档案就要编制一次这种表格，以集中反映每次的征集整理成果，其项目有编号(本应为类号，因特殊原因仍沿用为编号)、类名、页号、数量(卷册件)。该表有三种功能：一是明晰反映周大新档案的分类体系和各类的编号与类名；二是详细反映每次征集保存周大新各种档案的具体数量和归属；三是具有目录索引功能，可依据此表按图索骥直接查询各大 类及各属类的目录。具体如下表(以本次整理归档的A1传记类为例)：
以上各项用16开80克白纸以表格形式列出，横版横排，每版两栏，每栏加表头11行，每版共22行。一般情况下两版，至多3版即可满足需要。
3，6，3用与目录相同的纸张打印各种目录的名称，即“A1传记目录”、“A2手稿目录”……将其分别排放在各类目录之首，再在各目录名称上覆盖一张有光彩纸作为各种目录的隔页纸。然后把各种目录依A1、A2、A3……的顺序合为一册，最后把“档案数量与类目索引”表置于目录之首，加上专用的塑料或漆布硬板封面与封底，以两空一绳法装订成册(这种目录需一式两份，一份交周大新使用)。
3，6，4制作目录封面的目录签。第一行为：名人档案目录；第二行为：全宗号218，目录号5；第三行为：全宗名称周大新；第四行为：起止年代2001-2008；第五行为：南阳市档案馆。目录签的尺寸依目录封面上的目录签框为准。
3，6，5制作目录盒脊背签。我们定制的目录盒统一为灰色漆布硬板一侧开口式的目录盒，脊背处有统一的烫金装饰标记，以便规范目录签的粘贴位置，使之排架后整齐美观。每上架一册目录均需制作统一格式脊背签，其项目有全宗号、全宗名称、门类号、目录号、起止年代、起止卷号。
3，7撰写整理说明
档案、目录分别入库、入室上架后还有最后一项工作，就是撰写需归入全宗卷的“整理说明”，即以文字叙述形式记述本次征集整理周大新档案的情况与数量。这个说明是一个总说明，要把下文述及的资料整理情况一并列入，越详细越好。
3，8资料的整理
周大新移交给我们的资料绝大部分是期刊杂志，也有少量图书，鉴于周大新提出的“不与你们馆藏资料混淆”的要求，我们把这些资料作为周大新藏书，单独整理、单独存放。考虑到周大新的大量藏书目前还处于其个人收藏阶段，移交给我们的数量暂时还形不成规模的实际情况，暂不按照馆藏资料的分类方法整理，本着“越简单越好”的原则只做简要整理。
3，8，1图书部分
按进馆顺序结合出版时间排序后，用铅笔标注顺序号，利用原资料目录登记造册，其项目有编号、题名、责任者、出版时间、册数、备注等，然后装盒，每盒暂用铅笔标注起止序号后即可入库上架。之所以如此简单整理，主要考虑是待今后周大新的大量藏书进馆后再进行统一的规范整理。
3，8，2期刊部分
3，8，2，1区分刊物名称并结合出版时间各自排序，即同一刊物按年按期号排序。
3，8，2，2对已排序的各种期刊按国家级、省级、市级的顺序结合知名度进行大排序。
3，8，2，3每种期刊给一个序号，不同年代的同一期刊在其序号后加短杠再编顺序号，用铅笔在刊物的左上角注明编号。
3，8，2，4打印目录。其项目有编号、题名、期号、责任者、出版时间、册数、备注等，其中的“期号”要准确注明该刊物当年的具体期号，并在“册数”项注明实际册数。
3，8，2，5对照目录和实物逐一填写不干胶签，统一粘贴在距刊物下端2厘米的脊背处。若发现重号、跳号或目录与实物不符时，当即用铅笔对目录进行修改。
3，8，2，6装盒。由于刊物的厚薄不同，每盒所装刊物不限数量，装满不鼓为止。每装完一盒，制作一个不干胶签，即用数码戳注明该盒刊物的起止编号，粘贴于盒的侧脊处。
3，8，2，7统计数量与装订目录。第一，对需要更正的目录进行重新打印，核对无误后一式两份(一份交周大新)，按编号排序，用数码戳在目录右上角注明页号。第二，依据每页目录“册数”项，合计本页目录所登记的总册数，用铅笔填写在目录地角的“册数”项对应处。第三，汇总各页目录的数字，用铅笔把这一总数标注在最后一页目录的右下角。第四，用与目录相同的纸张打印简要说明，即本册目录所登记的资料系何时进馆、整理后的数目及其他需要说明的事项。第五，用与目录相同的纸张打印目录扉页：军旅作家周大新藏书目录。第六，依扉页、说明、目录的顺序码齐后加上我们定制的硬板漆布目录前后封皮，用两空一绳法装订成册。第七，打印目录签并居中粘贴在目录封皮上。第八，制作目录盒脊背签，注明目录名称与目录号，把目录装入盒内后上架于检索室备用。
4 结语
自2009年10月28日以来，保管利用科的全体同志认真地对这次征集的周大新档案进行了整理，目前已基本结束任务，资料部分仅进行了初步分类、剔除部分重份、清点了数量。
资料的整理有点麻烦，因为周大新每次交给我们的资料，其形成时间相互交叉，其种类既有连续性的又有新增的，这就需要参照上几次的目录进行互相对照，以确保同一期刊编号的一致性，例如1984年的月刊《人民文学》，上次实际交给我们的只有1、3、5、10期，这次有可能出现2、4、6期。这次接收的与以往接收的同一刊物核对挑选完以后才能再接续编排新增种类的期刊。
据初步统计，这次归档整理周大新的文学创作档案共计1651卷册件，其中传记类306卷册件、手稿类50卷、出版物(即出版的专著，发表在报刊上的各类作品)387册张、笔记类10册、改译作品类8卷、作品评介类110册件、书信类712封、获奖作品8册；声像、字画、奖杯等6l件，加上以前征集的数量，馆藏现存周大新文学创作档案共8370卷册件。这次接收的资料初步清点为1560册，加上以往进馆的共计3340册。已进馆的周大新档案、资料总数为11710卷册件。
(摘自《档案界》网站)
2009年10月20日下午接到南阳籍著名军旅作家周大新的电话，告知近期可随时进京接收其档案资料。向局长汇报后，当即决定由我带队，并联系各部门尽快做好各项准备工作。我们10月22日6时出发，18时抵京，与周大新见面后商议了次日的事项安排。23日8时，我们一行3人到达周大新家里，进行了简要分工后，便逐房间挑拣整理档案资料、打包装箱，之后又去了他的办公室收集整理。共计7大包2皮箱31捆，是历次征集周大新档案资料最多的一次。
之前，笔者曾于1995年先后三次在周大新的南阳家中征集其文学创作档案9捆13箱，1996年、1999年、2001年先后一上济南、两上北京征集周大新的文学创作档案，经整理，这四次共归档保存周大新文学创作档案6719卷册件，资料1784册。
2 周大新档案资料的构成情况
南阳籍著名军旅作家周大新的档案资料既“专”又“杂”。
所谓“专”，即周大新系享受政府津贴的国家一级专业作家，其文学创作档案是主体，从大的方面讲可分为两部分：
一部分是反映周大新文学创作成果的，有各种文体和剧本的手稿、笔记及长篇专著的校对稿、清样；公开出版的长篇、中篇小说专著和散文集；发表在报刊上的文学作品及评论；被翻译为外文的作品；被改编为影视、戏曲的视频材料等。
另一部分是社会团体或个人宣传报道、研究评论周大新及其作品的。这部分档案既有部队与地方相关机构组织的专题研讨评介的会议材料，又有文学界个人发表在期刊上的评论、读后感及各种媒体宣传报道周大新及其作品的新闻材料及访谈文章等。
所谓“杂”，即周大新既有部队的行政职务又有诸多社会兼职，加之又是业界名人，其社会活动颇多，形成了不少其他方面的档案，主要包括：
一是反映周大新各项公务活动的材料，诸如出国访问、参加各种会议、深入基层调研采访等。
二是反映周大新社会交往的材料，诸如出版改编作品的协议、合同及各类书信、请柬、聘书，友人间互赠的书画、藏品等。
三是反映周大新成长进步的材料，诸如不同时期的个人照片、毕业证、军人汪、奖状、奖章、军服等。
周大新还积累了许多社会各地赠阅的期刊，大部分系文学期刊，仅这次接收的就有1500多册。
3 周大新档案资料的整理情况
整理这些既专又杂、数量较多且不断增加的档案，既要遵循档案整理的一般原则与要求，又要参照名人档案、专门档案、声像档案、实物档案的整理规范与方法。关键要制定一个相对合理便于操作的分类表。1995年笔者曾制定了一个基本涵盖上述内容的分类表，设置了3大类13属类39小类。
面对这次征集来的大堆材料，我们先将其一分为二，即凡与周大新有关的材料列入档案范畴，按名人档案的要求进行整理；凡与周大新无关的材料列入资料范畴，藏书按资料的整理方法进行整理，单独存放，不与馆藏资料相混淆。其档案、资料的整理程序如下：
3，1粗分大类
3，1，1将非文字材料挑选出来，即把混杂其中的照片、磁带等声像档案和军功章、藏品等实物档案挑选出来，待以后按各自的整理方法进行整理。
3，1，2为了便于整理与保管，对大量不同形式的文字材料先进行粗分后分别集中，以便下一步逐一细分。
3，2细分小类
3，2，1细分手稿
3，2，1，1按文体把手稿区分为小说、散文、报告文学、剧本、文论、序跋、诗歌、题词留言。
3，2，1，2根据上述各类的具体内容与数量再划分三级类目，例如将剧本类的手稿再细分为电影剧本、电视剧本、广播剧剧本、电视专题片脚本等。
3，2，1，3对长篇小说、影视剧本等大部头著作手稿按其形成时的自然册依其章集顺序排列，每部著作的手写稿在前(含初稿、修改稿)，打印或铅印的校对稿、样稿等依次随其后。
3，2，1，4由于手稿的载体形式与书籍、期刊不同，为避免其散乱，在对每部著作的手稿排序后顺便按文书档案的整理方法逐册加封面、备考表，按“三孔一线”法装订后编页号、填写封面及备考表有关内容。
3，2，1，5对全部手稿整理成册(卷)后按上述类别依次依时排序，并用铅笔在封面左上角标注分类号。
3，2，2细分笔记
3，2，2，1依据周大新笔记各有专册的习惯，将其分为日记、采访札记、读书摘要、学习笔记四类。
3，2，2，2对各类笔记按形成时间排序后用铅笔在笔记本的封二右上角或扉页左上角标注分类号。
3，2，3细分书籍
3，2，3，1面对挑选出来的书籍，首先用不同的彩纸分别写上“小说”、“散文”、“报告文学”、“其他作品(含序跋、诗歌、题词等)”和“研究评论”等五个纸签分别置放，以便对书籍分类时对号入座。
3，2，3，2对书籍分类时本着“先易后难”的原则先挑选周大新的专著，诸如不同版本的多部长、中篇小说，结集出版的短篇小说集、散文集等直接按文体归类。
3，2，3，3对非周大新本人著作，但与其本人及作品有关的书籍用铅笔在目录处做上标记，然后按文体归类。一般情况下可根据书籍名称直接判定文体，而有些如《中国当代作家面面观》、《河南人惹谁了》等书籍则需通过浏览作品内容来确定文体。
3，2，3，4对于含有评论研究周大新及其作品的书籍暂放一边，因其数量较少，待同类内容的杂志、报纸挑拣出来后统一排序。
3，2，3，5对上述以文体分类的书籍分别按出版时间排序后用铅笔在封面左上角标注分类号，以便下一步打印目录和制作不干胶脊背签。
3，2，4细分杂志
3，2，4，1首先浏览每册杂志目录，在每一篇目和作者中查找“周大新”三字，凡篇目中有周大新姓名的一般都是社会团体或个人宣传报道、研究评介周大新及其作品的文章，对这些杂志在篇目前页号处用铅笔做一标记暂放一处，待日后另行处理。
3，2，4，2凡篇目作者处有周大新姓名的，随即用铅笔在姓名处做一标记，并随手视其文体划分类别。
3，2，4，3对发表有周大新作品的各种杂志按文体分类后依发表时间排序，其中连载的中长篇小说以首发时间为准，然后用铅笔在封面左上角标注分类号。
3，2，5细分报纸 3，2，5，1去除无关部分。一份报纸少则十几版，多则几十版，只留与周大新有关的4版，对留存的这张4开报纸折叠时，要把有关周大新内容的折叠在上面，以便以后的分类、编号和录入。
3，2，5，2将有周大新作品的与不含其作品但与之有关的区分为两部分。
3，2，5，3对发表有周大新作品的报纸按文体分类，对另一部分报纸暂放一边，待后另行处理。
3，2，5，4分类后按时间进行排序，对连载作品的报纸以首期时间为准，检查无误后编制分类号，而后交给下一环节的人员进行录入，即打印自行设计的目录。
3，2，6细分报道评介周大新及其作品的材料 3，2，6，1对上述不含周大新作品但与之有关的报纸、书刊及零散材料逐件浏览，视其内容按问题归类。
3，2，6，2凡属媒体宣传报道周大新的访谈类文章归入传记大类下的媒体报道类。
3，2，6，3凡属社会团体或个人专门研究周大新的文学创作背景、心路历程及记述其人其事及成长变化情况的材料归入传记大类下的生平记载类。
3，2，6，4凡属社会团体或个人对周大新的文学创作成果进行专题或综合性研讨评论的材料归入作品评介类，由于这类材料相对较多，又依据内容细分为综合、小说、散文、专题研讨会议几个小类。
3，2，6，5对各类中的零散或会议材料按文书档案的整理方法组成案卷，与书籍、杂志、报纸一并统一按时间排序后用铅笔标注分类号。
3，2，7细分书信
我们把周大新的信件划分为家信、友人通信、作家通信、读者来信、稿约、采稿通知、周大新复信、其他等8类，视其重要程度采取不同的整理方法。
3，2，7，1首先挑选最显眼又是最多的各类贺卡(仅这次就有640多件)，按不同规格(尺寸)分别依时排序，以3馏厘米的厚度分沓(以无酸卷盒的空间厚度为准，我们定制的卷盒厚度为4厘米)后卷包(两端不包)一层牛皮纸，用线绳分2道或3道扎牢后用铅笔标注分类号，在分类号后面加括号注明起止时间和件数，以方便下一步打印目录与贴签。
3，2，7，2对其他信件则需逐件审读，视其内容确定类别，其中一些赠阅读物夹带的无实质内容的诸如请雅正、惠存、查收之类的予以剔除。
3，2，7，3读者来信、稿件采用通知和约稿信件分别依时排序后编件(页)号装入档案袋，以袋为保管单位，每袋给一个分类号并注明起止时间和件(页)数。
3，2，7，4家信、友人通信、作家通信等信件均以“件”为单位按时间排序后，每件编一个分类号，为保持这些重要信件的原貌，一般不再重新装订，按类分别装入档案袋并在正面用铅笔标注起止编号。
3，2，7，5关于信封的处理，凡是印制精美，邮戳、邮票完整无损者原则上与信函一并保存，个别名人信件的信封要求必须保存。
3，2，8细分证书、请柬、邀请函
3，2，8，1各类立功表彰、作品获奖的证书，以件为单位依时排序归入传记大类下的获奖证书类，逐件标注分类号。为保持证书的原貌，用纸条标注分类号后加入证书中并露出编号，待录入贴签后再取出纸条。
3，2，8，2各种聘书、重要活动的请柬、邀请函，以件为单位依时排序归入传记大类下的生平记载类，编号方法同上。
3，2，8，3学生证、学员证、毕业证、军人证等类似证件以件为单位依时排序归入传记大类下的履历类，编号方法同上。
3，3其他档案的分类与整理
3，3，1照片档案按《照片档案整理规范》整理。
3，3，2音视频档案区分录音带、录像带、光盘后按形成时间排序，然后逐件标注分类号，核对无误后填写一式两份不干胶分类签，在录音带、录像带、光盘上和外包装上各贴一份。
3，3，3军功章、奖杯、奖牌先拍照，其照片归入照片类，然后对其依时排序归入实物档案的奖励类，确定分类号、制作标签贴于外包装的适当位置。
3，3，4对于字画档案先逐件展开，把每幅字画的作者、时间、内容，抄写在稿纸上，并在稿纸上按形成时间排序后誊清，并逐件编制分类号，作为下一步打印目录、制作不干胶分类签的依据。对已装裱的字画购置专用的字画盒，在盒的侧面距左端5厘米处居中贴上不干胶分类签(此规定有利于上架后整齐划一)。对未装裱的字画，有两种保管方法：一是原折叠幅面不超过档案袋尺寸的，按原折叠痕迹重新折叠后装入档案袋，原折叠幅面超过档案袋尺寸的，展平后重新折叠装入档案袋，在档案袋正面用铅笔标注分类号，一件一袋，若干袋一盒，在盒脊背统一位置处粘贴不干胶分类签，注明起止编号。我们采用的是这一简便方法。另一种方法是用轻质木材或150克的白板纸制作成与字画幅面相适应的简易卷轴，一个卷轴卷一件字画，装入字画盒保存。
3，3，5对于其他实物在逐一编号登记后，能利用无酸卷盒当装具的尽量用卷盒，不能用卷盒的根据其不同形态自制装具，例如借用羽毛球筒就可以当做长幅照片和小幅字画的装具。
3，4打印目录
3，4，1根据周大新档案的构成与分类情况，仅文字类我们就自行设计了8种16开的横版横排目录，即传记目录、手稿目录、出版物目录、笔记目录、改译作品目录、作品评介目录、书信目录、获奖作品目录。
3，4，2因没有专用软件，每种目录格式在微机上依复制、粘贴形式重复使用。
3，4，3因是直接录入，为减少档案的来回搬运，每录入完一批就逐件校对，每一类录入完毕后出一份纸质目录再对照档案校对一遍，避免分类与编号的错误。
3，4，4各类目录打印完毕校对无误后分别暂用文件夹固定待用。
3，5贴签与装盒
3，5，1对照目录和上述经过分类并分别码好的档案逐一编制不干胶签，即用碳素墨水填写每件档案的编号，即编即贴。对于书籍和杂志统一骑贴在距其下端2厘米的脊背处，对于已折叠好的报纸则统一平贴于右上角，对于整理成卷的手稿、成包或成袋的书信等均规定有具体的粘贴位置。
3，5，2对上述各类档案按编号顺序依次装盒，首先根据档案的厚薄程度和档案盒的厚度确定应装入档案的数量。其次把未折叠的档案盒平铺面前，用档号戳和红色印泥在档案盒脊背处注明该盒档案的起止编号，所盖编号分为两行，例如第一行A3，2，2为该盒档案的分类号(A3代表文字类的出版物，2代表出版物中的期刊类，第二个2代表文体，即发表在期刊上的散文)，第二行65—72为起止序号(代表第65件至72件期刊，表明该盒装了8册刊发有周大新散文的期刊)。
档案全部装盒后，接着就是按照库房管理的要求进行入库上架，编制指引卡和存放位置一览表。
3，6统计数量与整理目录
3，6，1根据目录统计各类档案数量。先合计各属类档案的数量，然后汇总各大类的数量，最后合计总数。为便于校对，每页目录的合计数暂用铅笔标注在该页目录的右下角；一个属类的各页目录合计完毕后当即汇总该属类的总数，把这一数字标注在该属类目录末页的右下角并加括号，以区别各页的合计数；把一个大类下的各个属类的汇总数相加得出该大类的总数，把这个大类总数暂用铅笔标注在该大类目录的首页左下角。依此类推，逐类统计，最后再把各大类的汇总数相加得出总数。
3，6，2编制“档案数量与类目索引”表。每征集整理一次周大新档案就要编制一次这种表格，以集中反映每次的征集整理成果，其项目有编号(本应为类号，因特殊原因仍沿用为编号)、类名、页号、数量(卷册件)。该表有三种功能：一是明晰反映周大新档案的分类体系和各类的编号与类名；二是详细反映每次征集保存周大新各种档案的具体数量和归属；三是具有目录索引功能，可依据此表按图索骥直接查询各大 类及各属类的目录。具体如下表(以本次整理归档的A1传记类为例)：
以上各项用16开80克白纸以表格形式列出，横版横排，每版两栏，每栏加表头11行，每版共22行。一般情况下两版，至多3版即可满足需要。
3，6，3用与目录相同的纸张打印各种目录的名称，即“A1传记目录”、“A2手稿目录”……将其分别排放在各类目录之首，再在各目录名称上覆盖一张有光彩纸作为各种目录的隔页纸。然后把各种目录依A1、A2、A3……的顺序合为一册，最后把“档案数量与类目索引”表置于目录之首，加上专用的塑料或漆布硬板封面与封底，以两空一绳法装订成册(这种目录需一式两份，一份交周大新使用)。
3，6，4制作目录封面的目录签。第一行为：名人档案目录；第二行为：全宗号218，目录号5；第三行为：全宗名称周大新；第四行为：起止年代2001-2008；第五行为：南阳市档案馆。目录签的尺寸依目录封面上的目录签框为准。
3，6，5制作目录盒脊背签。我们定制的目录盒统一为灰色漆布硬板一侧开口式的目录盒，脊背处有统一的烫金装饰标记，以便规范目录签的粘贴位置，使之排架后整齐美观。每上架一册目录均需制作统一格式脊背签，其项目有全宗号、全宗名称、门类号、目录号、起止年代、起止卷号。
3，7撰写整理说明
档案、目录分别入库、入室上架后还有最后一项工作，就是撰写需归入全宗卷的“整理说明”，即以文字叙述形式记述本次征集整理周大新档案的情况与数量。这个说明是一个总说明，要把下文述及的资料整理情况一并列入，越详细越好。
3，8资料的整理
周大新移交给我们的资料绝大部分是期刊杂志，也有少量图书，鉴于周大新提出的“不与你们馆藏资料混淆”的要求，我们把这些资料作为周大新藏书，单独整理、单独存放。考虑到周大新的大量藏书目前还处于其个人收藏阶段，移交给我们的数量暂时还形不成规模的实际情况，暂不按照馆藏资料的分类方法整理，本着“越简单越好”的原则只做简要整理。
3，8，1图书部分
按进馆顺序结合出版时间排序后，用铅笔标注顺序号，利用原资料目录登记造册，其项目有编号、题名、责任者、出版时间、册数、备注等，然后装盒，每盒暂用铅笔标注起止序号后即可入库上架。之所以如此简单整理，主要考虑是待今后周大新的大量藏书进馆后再进行统一的规范整理。
3，8，2期刊部分
3，8，2，1区分刊物名称并结合出版时间各自排序，即同一刊物按年按期号排序。
3，8，2，2对已排序的各种期刊按国家级、省级、市级的顺序结合知名度进行大排序。
3，8，2，3每种期刊给一个序号，不同年代的同一期刊在其序号后加短杠再编顺序号，用铅笔在刊物的左上角注明编号。
3，8，2，4打印目录。其项目有编号、题名、期号、责任者、出版时间、册数、备注等，其中的“期号”要准确注明该刊物当年的具体期号，并在“册数”项注明实际册数。
3，8，2，5对照目录和实物逐一填写不干胶签，统一粘贴在距刊物下端2厘米的脊背处。若发现重号、跳号或目录与实物不符时，当即用铅笔对目录进行修改。
3，8，2，6装盒。由于刊物的厚薄不同，每盒所装刊物不限数量，装满不鼓为止。每装完一盒，制作一个不干胶签，即用数码戳注明该盒刊物的起止编号，粘贴于盒的侧脊处。
3，8，2，7统计数量与装订目录。第一，对需要更正的目录进行重新打印，核对无误后一式两份(一份交周大新)，按编号排序，用数码戳在目录右上角注明页号。第二，依据每页目录“册数”项，合计本页目录所登记的总册数，用铅笔填写在目录地角的“册数”项对应处。第三，汇总各页目录的数字，用铅笔把这一总数标注在最后一页目录的右下角。第四，用与目录相同的纸张打印简要说明，即本册目录所登记的资料系何时进馆、整理后的数目及其他需要说明的事项。第五，用与目录相同的纸张打印目录扉页：军旅作家周大新藏书目录。第六，依扉页、说明、目录的顺序码齐后加上我们定制的硬板漆布目录前后封皮，用两空一绳法装订成册。第七，打印目录签并居中粘贴在目录封皮上。第八，制作目录盒脊背签，注明目录名称与目录号，把目录装入盒内后上架于检索室备用。
4 结语
自2009年10月28日以来，保管利用科的全体同志认真地对这次征集的周大新档案进行了整理，目前已基本结束任务，资料部分仅进行了初步分类、剔除部分重份、清点了数量。
资料的整理有点麻烦，因为周大新每次交给我们的资料，其形成时间相互交叉，其种类既有连续性的又有新增的，这就需要参照上几次的目录进行互相对照，以确保同一期刊编号的一致性，例如1984年的月刊《人民文学》，上次实际交给我们的只有1、3、5、10期，这次有可能出现2、4、6期。这次接收的与以往接收的同一刊物核对挑选完以后才能再接续编排新增种类的期刊。
据初步统计，这次归档整理周大新的文学创作档案共计1651卷册件，其中传记类306卷册件、手稿类50卷、出版物(即出版的专著，发表在报刊上的各类作品)387册张、笔记类10册、改译作品类8卷、作品评介类110册件、书信类712封、获奖作品8册；声像、字画、奖杯等6l件，加上以前征集的数量，馆藏现存周大新文学创作档案共8370卷册件。这次接收的资料初步清点为1560册，加上以往进馆的共计3340册。已进馆的周大新档案、资料总数为11710卷册件。
(摘自《档案界》网站)