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一、园林绿化档案的形成及其内容
1.园林绿化档案的形成
园林绿化档案是在绿化建设工作中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、图片及不同载体的文件材料。其中园林绿化可细分为城市道路绿化、绿带、绿篱；环岛、广场绿化；景点绿化、小区绿化。
2.园林绿化档案内容。大致可划分为:
(l)城市绿化工程档案
包括街道绿化、绿带、绿篱、环岛绿化、广场绿化等绿化工程中形成的文字材料、绿化布置图、绿化小品设计图、照片及工程竣工验收资料。
(2)古树名木档案
包括在古树名木管理养护中形成的文字材料，古树名木所在的地理位置、树名、学名、科属、树龄等鉴定中形成的档案卡、照片、养护管理责任书和调查的情况记录及应采取的保护措施等。
(3)园林绿化档案
包括新建园林景点、旧园改造、修建等园林建筑的绿化配套工程项目中形成的各种文件材料，设计图纸、方案，论证材料。
二、园林绿化档案的特性
1.成套性。一个绿化工程项目，自然形成了一系列论证设计、施工、竣工、维护等相关的文件材料，它们记载和反映了生产活动的全过程和成果，相互间既以不同的工作阶段相区别，又以工程总体程序和内容紧密衔接，构成了一个材料整体。
2.专业性。园林绿化档案作为园林绿化科技、生产活动的记录和伴生物，毫无例外地形成于特定的专业技术领域，是相应专业技术活动的记录和产物。
3.实效性。园林绿化效果的最佳状态不是在建成之时，而是在日后。这是因为树木、绿地一般都具有生长周期，绿化的效果在一定长的时间后才能实现。
4.多变性。园林绿化工程随意性强、可塑性大。园林绿化工程为做到自然、新奇与协调，突出园林景观艺术的观赏性，留给建筑者发挥的空间很大。建筑者常常即兴发挥，形成了园林绿化工程组合的千变万化。园林绿化工程档案适应园林绿化工程需要，多以修改补充原有园林绿化规划设计方案图纸，工程的多变性，决定了档案的多变性。档案只有准确完整，才能避免造成建设和维修的失误和损失。
5.社会性。园林绿化工程是一项公共事业，是提高人们生活质量、造福于人民的公共事业。园林绿化工程随着经济的发展和社会需求的不断提高，显现出大规模地高速增长态势。以慈溪市为例，近年陆续兴建峙山文化广场、人民公园、新世纪广场等一系列园林绿化工程。园林绿化工程档案真实记录了城市环境的巨大变迁，它与社会发展、经济发展、和谐社会等内容息息相关。园林绿化档案的准确收集、整理、归档，有助于对历史的真实记录。
三、园林绿化档案的作用
1.园林档案是园林规划、城市美化、绿化的重要借鉴
城市的园林建设不可能一朝一夕就全部建成，就是建设起来，也还有个管理、维修、发展问题。因此，园林发展建设的连续性、周期性离不开园林档案的依据和参考作用，决定了园林档案的重要地位。园林档案记录了城市绿化、园林建设等景点布局，林木花卉品种、栽培技术、生长习性等，以此为据研究制定园林规划，制定城市的绿化、美化，以及园林管理、整修、树木更新换代等，避免和减少调查、勘测等重复劳动，又使计划制定切合实际。我市花卉园的花卉轮作、庭院绿化、公共绿地的植物栽植、配植、苗圃的育苗、栽植都是根据保存历年的园林档案进行规划和实施的。
2.园林档案是保护古树名木的依据
利用园林绿化档案为城市建设开发提供参考。在大规模的城市开发建设中，根据有关园林绿化档案，可以对名木古树、名胜古迹、著名寺院等实行有效的保护。如我市在进行三北大街一期改造时发现在浒山江与大塘河相交处有三棵年代较久远的香樟树。通过查阅档案，发现已有上百年历史，市政府立即决定保护这三棵树木，并在这三棵树木旁修建绿化，原本需要在这三棵树木所在地方铺设的道路被重新改道规划，并将新规划道路命名为景观大道。
3 .为旅游开发提供依据
利用园林绿化档案，为城市的旅游开发提供参考依据。利用有关档案编写一些风景点的解说词；编写一些文化名人传记；编写一些文化名人与景点的关系说明；还可收集一些著名人物的诗词等，向旅游者进行介绍和宣传。利用天然的风光和充满人文知识的旅游介绍，打造名山、胜景、名人等旅游品牌，提高城市的知名度，发展城市的旅游经济。如慈溪市观海卫镇上林湖省级风景旅游名胜佛教名刹——五磊寺，距今已有1800多年历史，政府依托五磊山与五磊古寺建设了佛教文化园林胜景，成为慈溪旅游的重要景点之一。
4. 为社会提供教育资源
公园每日都向公众开放，大量的人群到公园游玩。在公园里，人们不仅能直接与大自然接触，摆脱工作的压力和都市的嘈杂，而且还能在公园的文化氛围中受到教育。如我市大塘河南岸、青少年宫路西侧和解放街东侧的一块街心绿地是前中科院院长路甬祥住所，目前被保护修缮成为院士风采馆，作为青少年爱国主义教育基地，其生平事迹得到广泛宣传。
四、园林绿化档案的现状
1. 重工程建设、轻档案管理。园林工程建设单位的工作人员从领导到技术人员，对工程建设都倾注了全部的时间和精力，而对工程档案管理工作，只看作是一种资料的简单存放、堆积、保管，只有在工程阶段验收、竣工验收或投入运行之后，才认为可以把资料建档、归档。这种管理方式，给工程档案造成很大的危害，使相隔时间较长、资料零散，无法完整无误地归档，由此给工程管理造成重大负面影响。建设单位和施工单位较注重现实的、短期的经济效益，未能正确认识档案管理对工程管理所具有的相互促进的作用，看不到规范的档案管理对园林建设工程使用、维修和园林工程建设进步的重要作用，忽视这种作用将产生潜在、长期的负面经济效益。
2. 集中统一管理的原则不落实。处于“政出多门” “多头管理”导致“谁都不管”的尴尬局面。园林建设工程建设中形成的规划、设计、施工图纸以及其它具有查考和凭证作用的图片、图表、声像等基础、技术文件资料缺乏统一收集、整理和保存。参建单位甚至个人出于各自所需，将档案据为已有，人员变动时，不移交，带走档案的事件屡屡发生，导致档案收集不完整，存放混乱，随处散失。以致许多有价值的工程建设文件资料不能及时收集、整理和归档。档案保管不善等现象也不同程度地存在。
五、如何改进现状以发挥园林绿化档案的作用
1. 首先要扩大信息源
要加大园林绿化档案及相关信息的收集力度，为增强、扩展服务功能提供保障。园林绿化档案部门可利用计算机网络技术与社会公共信息建立互联互通关系，增强信息采集能力、加工能力，为广大用户不仅能提供园林绿化历史档案，而且能提供综合园林绿化信息;不仅能提供客观凭证，而且能提供现行的有序信息。
2. 加大特色档案的收集力度，创新档案服务机制
随着信息化的发展，网上信息越来越丰富，这就需要有特色档案来增强室藏的竞争力。加快园林绿化信息化工作，全面推进“数字园林绿化档案室”建设，在做好标准化、规范化工作的基础上，实现档案的计算机数字化。拓展园林绿化档案室与规划、建设、管理各部门的密切合作空间，一方面积极建立畅通渠道和协作网络，主动了解相关活动和重要项目等的建档、利用、开发需求;另一方面努力扩展面向社会的档案服务。要强化服务意识，规范服务程序，不断提高服务工作的质量和水平，充分挖掘园林绿化档案资源的利用价值，不断深化档案服务的广度、深度，提升档案利用的科技含量。
3. 加大园林工程档案的管理力度
面对新时期的园林绿化工程,我们应深刻认识到档案信息的潜在价值,对各种工程档案做好管理工作。在管理档案时要求园林绿化主管部门和城建档案负责部门共同实施。建设单位在对园林绿化工程实施预验收之前,必须要向相关部门提交申请,以尽快做好档案的核查鉴定。只有得到两部门核发的工程档案预验收认可文件,才能对园林工程进行验收。城建档案部门也要按照法律规定开展工作,不定期对园林绿化工程档案检查,发现档案保存出现问题后及时采取措施处理,这样才能为后面的绿化工作提供依据。
4.做好园林绿化档案的开发提供利用工作
工程档案不仅是为了记录施工信息,为后面的园林绿化工程提供经验,更重要的是创造诸多潜在的价值。通过调整馆藏结构,提供适合园林绿化档案保管的相关条件。对档案资料的管理制度更新调整,积极向社会提供良好的服务,让档案资源的价值得到发挥。档案工作必须借助于正确的管理方法,形成一套健全的档案制度。此外单位还需要安排专业的管理人员对档案保存,这样才能防止档案管理过程出现各种问题,避免档案信息资料散失。而档案收集的目的是为了更好的运用,这就需要园林部门领导注重档案资源的开发利用,创造出更大的经济价值。
六、总结
园林绿化工程是现代城市建设的重点,对于工程施工过程记录的档案资料,我们必须要做好多方面的处理工作。这样不仅能长期保存档案,还能让档案的潜在价值得到发挥,为后续的园林建设工程维修、改造提供依据。
参考文献：
[1]陈云娥.城市绿化档案工作初探[J].浙江档案，1997(9):18
[2]刘爱郁.试谈园林档案在城市建设中的作用[J].城建档案，2003(6):35
[3]马幼龙、李温莲.做好园林绿化档案工作管见[J].档案天地，2003(6):15
[4]卫琰. 城市园林绿化工程中档案管理的重要作用与管理措施[J].企业家天地，2011(2):121-122
[5]吴随英.浅谈园林绿化档案的管理[J].山东档案
[6]姚芳.园林绿化档案归档之我见[J].兰台世界，2008(9):21-22
1.园林绿化档案的形成
园林绿化档案是在绿化建设工作中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片、图片及不同载体的文件材料。其中园林绿化可细分为城市道路绿化、绿带、绿篱；环岛、广场绿化；景点绿化、小区绿化。
2.园林绿化档案内容。大致可划分为:
(l)城市绿化工程档案
包括街道绿化、绿带、绿篱、环岛绿化、广场绿化等绿化工程中形成的文字材料、绿化布置图、绿化小品设计图、照片及工程竣工验收资料。
(2)古树名木档案
包括在古树名木管理养护中形成的文字材料，古树名木所在的地理位置、树名、学名、科属、树龄等鉴定中形成的档案卡、照片、养护管理责任书和调查的情况记录及应采取的保护措施等。
(3)园林绿化档案
包括新建园林景点、旧园改造、修建等园林建筑的绿化配套工程项目中形成的各种文件材料，设计图纸、方案，论证材料。
二、园林绿化档案的特性
1.成套性。一个绿化工程项目，自然形成了一系列论证设计、施工、竣工、维护等相关的文件材料，它们记载和反映了生产活动的全过程和成果，相互间既以不同的工作阶段相区别，又以工程总体程序和内容紧密衔接，构成了一个材料整体。
2.专业性。园林绿化档案作为园林绿化科技、生产活动的记录和伴生物，毫无例外地形成于特定的专业技术领域，是相应专业技术活动的记录和产物。
3.实效性。园林绿化效果的最佳状态不是在建成之时，而是在日后。这是因为树木、绿地一般都具有生长周期，绿化的效果在一定长的时间后才能实现。
4.多变性。园林绿化工程随意性强、可塑性大。园林绿化工程为做到自然、新奇与协调，突出园林景观艺术的观赏性，留给建筑者发挥的空间很大。建筑者常常即兴发挥，形成了园林绿化工程组合的千变万化。园林绿化工程档案适应园林绿化工程需要，多以修改补充原有园林绿化规划设计方案图纸，工程的多变性，决定了档案的多变性。档案只有准确完整，才能避免造成建设和维修的失误和损失。
5.社会性。园林绿化工程是一项公共事业，是提高人们生活质量、造福于人民的公共事业。园林绿化工程随着经济的发展和社会需求的不断提高，显现出大规模地高速增长态势。以慈溪市为例，近年陆续兴建峙山文化广场、人民公园、新世纪广场等一系列园林绿化工程。园林绿化工程档案真实记录了城市环境的巨大变迁，它与社会发展、经济发展、和谐社会等内容息息相关。园林绿化档案的准确收集、整理、归档，有助于对历史的真实记录。
三、园林绿化档案的作用
1.园林档案是园林规划、城市美化、绿化的重要借鉴
城市的园林建设不可能一朝一夕就全部建成，就是建设起来，也还有个管理、维修、发展问题。因此，园林发展建设的连续性、周期性离不开园林档案的依据和参考作用，决定了园林档案的重要地位。园林档案记录了城市绿化、园林建设等景点布局，林木花卉品种、栽培技术、生长习性等，以此为据研究制定园林规划，制定城市的绿化、美化，以及园林管理、整修、树木更新换代等，避免和减少调查、勘测等重复劳动，又使计划制定切合实际。我市花卉园的花卉轮作、庭院绿化、公共绿地的植物栽植、配植、苗圃的育苗、栽植都是根据保存历年的园林档案进行规划和实施的。
2.园林档案是保护古树名木的依据
利用园林绿化档案为城市建设开发提供参考。在大规模的城市开发建设中，根据有关园林绿化档案，可以对名木古树、名胜古迹、著名寺院等实行有效的保护。如我市在进行三北大街一期改造时发现在浒山江与大塘河相交处有三棵年代较久远的香樟树。通过查阅档案，发现已有上百年历史，市政府立即决定保护这三棵树木，并在这三棵树木旁修建绿化，原本需要在这三棵树木所在地方铺设的道路被重新改道规划，并将新规划道路命名为景观大道。
3 .为旅游开发提供依据
利用园林绿化档案，为城市的旅游开发提供参考依据。利用有关档案编写一些风景点的解说词；编写一些文化名人传记；编写一些文化名人与景点的关系说明；还可收集一些著名人物的诗词等，向旅游者进行介绍和宣传。利用天然的风光和充满人文知识的旅游介绍，打造名山、胜景、名人等旅游品牌，提高城市的知名度，发展城市的旅游经济。如慈溪市观海卫镇上林湖省级风景旅游名胜佛教名刹——五磊寺，距今已有1800多年历史，政府依托五磊山与五磊古寺建设了佛教文化园林胜景，成为慈溪旅游的重要景点之一。
4. 为社会提供教育资源
公园每日都向公众开放，大量的人群到公园游玩。在公园里，人们不仅能直接与大自然接触，摆脱工作的压力和都市的嘈杂，而且还能在公园的文化氛围中受到教育。如我市大塘河南岸、青少年宫路西侧和解放街东侧的一块街心绿地是前中科院院长路甬祥住所，目前被保护修缮成为院士风采馆，作为青少年爱国主义教育基地，其生平事迹得到广泛宣传。
四、园林绿化档案的现状
1. 重工程建设、轻档案管理。园林工程建设单位的工作人员从领导到技术人员，对工程建设都倾注了全部的时间和精力，而对工程档案管理工作，只看作是一种资料的简单存放、堆积、保管，只有在工程阶段验收、竣工验收或投入运行之后，才认为可以把资料建档、归档。这种管理方式，给工程档案造成很大的危害，使相隔时间较长、资料零散，无法完整无误地归档，由此给工程管理造成重大负面影响。建设单位和施工单位较注重现实的、短期的经济效益，未能正确认识档案管理对工程管理所具有的相互促进的作用，看不到规范的档案管理对园林建设工程使用、维修和园林工程建设进步的重要作用，忽视这种作用将产生潜在、长期的负面经济效益。
2. 集中统一管理的原则不落实。处于“政出多门” “多头管理”导致“谁都不管”的尴尬局面。园林建设工程建设中形成的规划、设计、施工图纸以及其它具有查考和凭证作用的图片、图表、声像等基础、技术文件资料缺乏统一收集、整理和保存。参建单位甚至个人出于各自所需，将档案据为已有，人员变动时，不移交，带走档案的事件屡屡发生，导致档案收集不完整，存放混乱，随处散失。以致许多有价值的工程建设文件资料不能及时收集、整理和归档。档案保管不善等现象也不同程度地存在。
五、如何改进现状以发挥园林绿化档案的作用
1. 首先要扩大信息源
要加大园林绿化档案及相关信息的收集力度，为增强、扩展服务功能提供保障。园林绿化档案部门可利用计算机网络技术与社会公共信息建立互联互通关系，增强信息采集能力、加工能力，为广大用户不仅能提供园林绿化历史档案，而且能提供综合园林绿化信息;不仅能提供客观凭证，而且能提供现行的有序信息。
2. 加大特色档案的收集力度，创新档案服务机制
随着信息化的发展，网上信息越来越丰富，这就需要有特色档案来增强室藏的竞争力。加快园林绿化信息化工作，全面推进“数字园林绿化档案室”建设，在做好标准化、规范化工作的基础上，实现档案的计算机数字化。拓展园林绿化档案室与规划、建设、管理各部门的密切合作空间，一方面积极建立畅通渠道和协作网络，主动了解相关活动和重要项目等的建档、利用、开发需求;另一方面努力扩展面向社会的档案服务。要强化服务意识，规范服务程序，不断提高服务工作的质量和水平，充分挖掘园林绿化档案资源的利用价值，不断深化档案服务的广度、深度，提升档案利用的科技含量。
3. 加大园林工程档案的管理力度
面对新时期的园林绿化工程,我们应深刻认识到档案信息的潜在价值,对各种工程档案做好管理工作。在管理档案时要求园林绿化主管部门和城建档案负责部门共同实施。建设单位在对园林绿化工程实施预验收之前,必须要向相关部门提交申请,以尽快做好档案的核查鉴定。只有得到两部门核发的工程档案预验收认可文件,才能对园林工程进行验收。城建档案部门也要按照法律规定开展工作,不定期对园林绿化工程档案检查,发现档案保存出现问题后及时采取措施处理,这样才能为后面的绿化工作提供依据。
4.做好园林绿化档案的开发提供利用工作
工程档案不仅是为了记录施工信息,为后面的园林绿化工程提供经验,更重要的是创造诸多潜在的价值。通过调整馆藏结构,提供适合园林绿化档案保管的相关条件。对档案资料的管理制度更新调整,积极向社会提供良好的服务,让档案资源的价值得到发挥。档案工作必须借助于正确的管理方法,形成一套健全的档案制度。此外单位还需要安排专业的管理人员对档案保存,这样才能防止档案管理过程出现各种问题,避免档案信息资料散失。而档案收集的目的是为了更好的运用,这就需要园林部门领导注重档案资源的开发利用,创造出更大的经济价值。
六、总结
园林绿化工程是现代城市建设的重点,对于工程施工过程记录的档案资料,我们必须要做好多方面的处理工作。这样不仅能长期保存档案,还能让档案的潜在价值得到发挥,为后续的园林建设工程维修、改造提供依据。
参考文献：
[1]陈云娥.城市绿化档案工作初探[J].浙江档案，1997(9):18
[2]刘爱郁.试谈园林档案在城市建设中的作用[J].城建档案，2003(6):35
[3]马幼龙、李温莲.做好园林绿化档案工作管见[J].档案天地，2003(6):15
[4]卫琰. 城市园林绿化工程中档案管理的重要作用与管理措施[J].企业家天地，2011(2):121-122
[5]吴随英.浅谈园林绿化档案的管理[J].山东档案
[6]姚芳.园林绿化档案归档之我见[J].兰台世界，2008(9):21-22