在正规的接待活动中，无论是接待单位，还是被接待的来访人员，都对合影相当重视。因为合影在接待双方的交往中能够起到“催化剂”的作用，可以巩固宾主双方的友谊，接待人员一定要重视拍照礼仪，特别关注下述六个问题：
　　
　　主随客便
　　在合影之前，主办方应该先征求来宾的意见，只有在来宾们都同意的情况下才能够进行拍照。如果是正式的会晤或会议合影，最好在请柬上注明有拍照事宜，以便来宾提前做好着装准备。如果来宾不愿照相，可以好言劝说，热情邀请；但如果来宾由于种种原因而坚持不照的话，合乎礼仪的做法是以来宾的意见为主，切勿强人所难。例如有些外国人士出于宗教方面或其他方面的原因，往往忌讳拍照，接待人员应该尊重他们的文化和习俗。
　　
　　布置场所
　　场所选择分为室内和室外两种情况。在室内照相时，要注意场地的大小和光线的明暗等问题。在室外照相时，则要重点考虑天气和位次等问题。特别要注意的是，若是大风天、阴天或是十分寒冷、炎热的天气，不宜在室外进行拍照。如果因为拿不准天气的情况而事先不好做决定时，最佳方法是提前做好两手准备，到时再根据现场情况临时决定，以防手忙脚乱。
　　在拍摄之前还要考虑到背景的布置，比如是否要挂横幅、横幅上如何书写……同时，如果合影人数较多，还要考虑来宾在拍照时所用座椅的摆放问题。在必要的时候，可以去租借专门用于合影的背景站架。
　　
　　确定时间
　　正规的合影，在必要时要向所有参加者通报具体的时间，使大家有所准备。同时，在拍照过程中，要抓紧时间，讲究效率。用最快的速度组织参与拍照的人员排好位次，开始拍照。拍合影最忌讳的就是无人组织或是组织不力，以至大家拖拖拉拉，把拍合影当成了聊天叙旧。这样，不但耽误大家的时间，还会显得主办方组织能力欠缺。
　　
　　合影排位
　　在合影时，所有的参与者一般均应站立。在必要时，可以 安排前排人员就座，后排人员在其身后呈梯级状站立。但是，通常不宜要求参加合影者采用蹲姿。如有必要，可以先期在合影现场摆设便于辨认的名签，以便参加者准确无误地各就各位。
　　在正式场合拍摄的合影，一般应当进行排位，特别要注意以下几点：国内合影时的排位，讲究“居前为上”、“居中为上”和“以左为上”。具体来看，又有“人数为单” 与“人数为双”的区别。通常是主方人员居右，客方人员居左，即“以左为尊”。而在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊”，即主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。
　　
　　提供照片
　　合影之后，主办方应主动向参与合影的各方人士提供照片，保证人手一张。不能“虎头蛇尾”，更不能“有头无尾”。那样会让合影的各方人士产生自己是道具之感，是很不礼貌的。
　　
　　忌讳他用
　　接待人员切记，公务合影照片，只宜作为资料或纪念。一般不宜用于对外活动，更不能在没有征求合影者同意的情况下随便外传。
　　编辑 钟健 12497681@163.com