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摘 要：企业中的档案管理工作是一项专业性极强的重要工作，随着科学技术的不断发展，无纸化、信息化的办公模式逐渐替代了繁冗的纯人工式的档案管理方式，但目前我国企业档案管理尚存在管理意识淡薄、基础设施不完善、档案管理人员缺乏稳定性和专业性、档案管理水平较低等问题，本文在分析上述问题的基础上，给出合理化建议，以期企业在未来的档案管理工作中能够实现与科技接轨的现代化管理进程。
关键词：企业档案管理 问题 应对策略
一、引言
2002 年9 月1 日，国家档案局、国家经贸委、国家计委联合印发了《企业档案管理规定》其中第五条提出，企业档案管理部门应当履行的相关职责包括：（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。其中第十条和第十三条还提到了：“企业采取有效措施对档案进行安全保管， 并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理”，以及“企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平”。因此，企业中的档案管理部门应当严格履行其职责，通过现代化管理手段构建并完善企业的档案管理工作，然而现阶段我国的企业档案管理工作在实践中仍然存在一些亟待解决的问题。
二、企业档案管理中存在的问题
1.企业档案管理意识淡薄。在我国，仅有部分大型国有企业设立专门的档案管理部门，绝大多数中小型企业缺乏企业档案管理的意识，企业的管理者只顾经济利益，忽视企业的长远发展，阻碍了企业档案管理工作的开展，这是十分愚昧的。传统的观念认为档案工作仅仅是抄录目录、存放文件，调档查档等事务性工作，部分企業甚至没有专职的档案管理人员，使用普通的行政人员处理企业的档案管理工作，因其缺乏专业的档案管理知识和经验导致企业档案整理漏洞，内容缺失，档案的收集与利用严重脱节，重要会议或文件没有及时备份存在重复性工作的现象，这不仅浪费了企业的人力物力，也阻碍了企业整体的运营效率。
2.企业档案管理基础设施不完善。我国企业对档案的存放管理工作十分随意，很少有企业单独设立档案库房存放企业的相关文件，大多数企业档案的摆放也仅仅使用文件盒加以简单区分，缺乏基本防盗措施。不仅如此，企业在日常工作中往往将绝密文件、机密文件、秘密文件混合放置，由于这三级文件的保密期限不同，在一定程度上造成了文件的提前泄密，归其根本是由于大多数企业没有专门的档案办公室，公用的综合办公室环境拥挤，公用的办公电脑和打印机等基础设施的不完善是企业档案管理产生漏洞的原因之一。
3.企业档案管理人员缺乏稳定性和专业性。近年来由于企业档案管理人才的稀缺，导致专业的企业档案管理工作人员流动性较大，同时大多数企业对档案管理缺乏重视也是造成档案管理人员缺乏专业性的根本原因。企业的日常档案管理工作包括档案的存放、备份、设备维修、销毁等诸多环节，但企业很少投入成本对员工进行档案管理培训，很多档案管理人员缺乏工作的主动性和创新精神，在应对日常的档案收集工作时无视规章制度，任由其他部门拖沓，迟交甚至不交还档案，归档不及时等情况的发生屡见不鲜。
4.我国企业档案管理水平偏低。虽然科学技术的进步推动的了企业档案管理的发展，但在我国实现档案管理信息化尚有一定距离，大多数企业仍然采用传统的纸质化的档案管理模式，这样的弊端是一旦管理人员变更交接事务繁琐，许多重要的档案或文件容易遗失，不利于今后的查阅。当然，仅仅依靠计算机备份电子文档并不能从根本上解决管理水平落后的问题，缺少专业的档案管理人员以及企业日常档案管理工作缺乏技术支持才是企业档案管理水平出现瓶颈的根本原因。
三、应对策略
1.培养员工的档案管理意识。企业的管理者首先要明确档案管理的重要性，加大人才的培养力度，定期培训在岗员工档案管理的专业知识，可以邀请高校中的档案学教授对企业档案管理工作者进行培训，以开展讲座、会谈的方式，倾听基层档案管理人员的困惑，解除其日常工作中的困难。此外，高校对培养档案管理人才起到不容忽视的作用，高等学校完成人才的培养和输送，企业完成人才的吸纳，搭建好高校和企业的对接平台，从学生抓起培养档案管理意识，使以科学的手段实现档案管理信息化成为可能。企业应投入资本培养复合型人才，并充分调动档案工作者的积极性，只有这样才能提高企业档案管理工作的水平。
2.加强档案管理的基础设施建设。根据我国档案存放管理的有关规定，档案库房应单独建立，并且面积需要一定的发展空间，配以灭火器、去湿器、空调、专用保密电脑、专用打印机等设备，此外，库房门要进行防盗窃加固，做到库房、阅览室、办公室三室分开，这样有利于文件档案的保密。根据企业的工作需要，正确分类存放文件，准备判定保管期限，按照不同密级采取分盒存放的方式，杜绝混卷存放的现象。除此之外，由于档案工作的特殊性，企业应注意办公地点的选择确保网络隔离保密电脑，保障企业商业机密的安全。信息化的档案管理工作离不开计算机设备的辅助，将计算机技术应用于日常的档案管理工作中可以改善传统的工作环境，提高档案管理者的工作效率。
3.规范企业档案管理流程。首先，设立规范的档案归档制度，参考各部门的具体情况对档案管理工作的各个环节设置明确的标准，日常工作中企业档案的收集、存放、备份、设备维修、销毁等工作都予以严格的监管，提高档案管理人员的警惕性。其次，对新上岗的人员进行定期培训并签署保密协议，及时补充人力保证企业档案管理工作的稳定进行。指派专员进行档案的收集工作，保障企业档案管理的连续性和稳定性，对于文件和档案的复印和备份严格遵守企业的规章制度，杜绝使用非保密电脑复制备份重要文件，出现商业机密泄露的隐患。当企业的档案管理设备出现故障时，必须由企业的技术部门制定单位和人员进行维修，不得擅自维修杜绝出现泄密的隐患。最后，对于设备的销毁要注意涉密数据的设备不能自行处理，企业的档案管理人员要对报废的设备进行清点登记不得随意处理，只有严格把关企业档案管理的各个环节提高企业档案管理人员的稳定性和专业性，我国企业才能实现现代化发展。
4.实现企业档案管理现代化。办公自动化，信息公开化是未来企业档案管理的发展方向，在提高档案管理人员的专业素质、加强基础设施的建设、规范企业档案管理的规章制度的基础上，引进先进的档案管理技术是实现企业档案管理现代化的重要途径。企业投入资金引进先进的档案管理技术，以电子档案的形式替代传统的纸质档案，设置档案的电子检索功能可以大大提高企业档案管理的效率，实现各类档案在企业各个部门间的共享和传递。但数据信息化的同时不能忽视网络安全的问题，企业中的档案管理人员应对重要的文件及办公电脑设置密码并定期更换，还应使用防火墙、干扰仪等设备对计算机系统实时监控并屏蔽网络信号，防止电子档案的泄露。企业的档案管理人员在保证企业档案管理完整性、时效性的同时，确保其安全性和保密性也尤为重要。本文通过分析我国企业档案管理工作目前存在的问题，提出上述相关建议，旨在为我国未来的企业档案管理现代化发展提供参考。
参考文献：
[1]丁惠芳.档案管理中的常见问题分析及应对措施[J].才智，2014，06： 277 - 280.
[2]陈海燕. 浅析企业档案管理中的常见问题及应对措施[J].商场现代化，2014，01：106.
[3]熊瑾娴.档案管理中常见的问题及对策分析[J].企业改革与管理，2014，24： 43.
[4]李中华.如何在利用中加强档案保密工作[J]. 陕西档案，2006，（04）.
作者简介：刘颖艳（1991—），女，天津人，天津师范大学管理学院，企业管理专业研究生。
关键词：企业档案管理 问题 应对策略
一、引言
2002 年9 月1 日，国家档案局、国家经贸委、国家计委联合印发了《企业档案管理规定》其中第五条提出，企业档案管理部门应当履行的相关职责包括：（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。其中第十条和第十三条还提到了：“企业采取有效措施对档案进行安全保管， 并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理”，以及“企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平”。因此，企业中的档案管理部门应当严格履行其职责，通过现代化管理手段构建并完善企业的档案管理工作，然而现阶段我国的企业档案管理工作在实践中仍然存在一些亟待解决的问题。
二、企业档案管理中存在的问题
1.企业档案管理意识淡薄。在我国，仅有部分大型国有企业设立专门的档案管理部门，绝大多数中小型企业缺乏企业档案管理的意识，企业的管理者只顾经济利益，忽视企业的长远发展，阻碍了企业档案管理工作的开展，这是十分愚昧的。传统的观念认为档案工作仅仅是抄录目录、存放文件，调档查档等事务性工作，部分企業甚至没有专职的档案管理人员，使用普通的行政人员处理企业的档案管理工作，因其缺乏专业的档案管理知识和经验导致企业档案整理漏洞，内容缺失，档案的收集与利用严重脱节，重要会议或文件没有及时备份存在重复性工作的现象，这不仅浪费了企业的人力物力，也阻碍了企业整体的运营效率。
2.企业档案管理基础设施不完善。我国企业对档案的存放管理工作十分随意，很少有企业单独设立档案库房存放企业的相关文件，大多数企业档案的摆放也仅仅使用文件盒加以简单区分，缺乏基本防盗措施。不仅如此，企业在日常工作中往往将绝密文件、机密文件、秘密文件混合放置，由于这三级文件的保密期限不同，在一定程度上造成了文件的提前泄密，归其根本是由于大多数企业没有专门的档案办公室，公用的综合办公室环境拥挤，公用的办公电脑和打印机等基础设施的不完善是企业档案管理产生漏洞的原因之一。
3.企业档案管理人员缺乏稳定性和专业性。近年来由于企业档案管理人才的稀缺，导致专业的企业档案管理工作人员流动性较大，同时大多数企业对档案管理缺乏重视也是造成档案管理人员缺乏专业性的根本原因。企业的日常档案管理工作包括档案的存放、备份、设备维修、销毁等诸多环节，但企业很少投入成本对员工进行档案管理培训，很多档案管理人员缺乏工作的主动性和创新精神，在应对日常的档案收集工作时无视规章制度，任由其他部门拖沓，迟交甚至不交还档案，归档不及时等情况的发生屡见不鲜。
4.我国企业档案管理水平偏低。虽然科学技术的进步推动的了企业档案管理的发展，但在我国实现档案管理信息化尚有一定距离，大多数企业仍然采用传统的纸质化的档案管理模式，这样的弊端是一旦管理人员变更交接事务繁琐，许多重要的档案或文件容易遗失，不利于今后的查阅。当然，仅仅依靠计算机备份电子文档并不能从根本上解决管理水平落后的问题，缺少专业的档案管理人员以及企业日常档案管理工作缺乏技术支持才是企业档案管理水平出现瓶颈的根本原因。
三、应对策略
1.培养员工的档案管理意识。企业的管理者首先要明确档案管理的重要性，加大人才的培养力度，定期培训在岗员工档案管理的专业知识，可以邀请高校中的档案学教授对企业档案管理工作者进行培训，以开展讲座、会谈的方式，倾听基层档案管理人员的困惑，解除其日常工作中的困难。此外，高校对培养档案管理人才起到不容忽视的作用，高等学校完成人才的培养和输送，企业完成人才的吸纳，搭建好高校和企业的对接平台，从学生抓起培养档案管理意识，使以科学的手段实现档案管理信息化成为可能。企业应投入资本培养复合型人才，并充分调动档案工作者的积极性，只有这样才能提高企业档案管理工作的水平。
2.加强档案管理的基础设施建设。根据我国档案存放管理的有关规定，档案库房应单独建立，并且面积需要一定的发展空间，配以灭火器、去湿器、空调、专用保密电脑、专用打印机等设备，此外，库房门要进行防盗窃加固，做到库房、阅览室、办公室三室分开，这样有利于文件档案的保密。根据企业的工作需要，正确分类存放文件，准备判定保管期限，按照不同密级采取分盒存放的方式，杜绝混卷存放的现象。除此之外，由于档案工作的特殊性，企业应注意办公地点的选择确保网络隔离保密电脑，保障企业商业机密的安全。信息化的档案管理工作离不开计算机设备的辅助，将计算机技术应用于日常的档案管理工作中可以改善传统的工作环境，提高档案管理者的工作效率。
3.规范企业档案管理流程。首先，设立规范的档案归档制度，参考各部门的具体情况对档案管理工作的各个环节设置明确的标准，日常工作中企业档案的收集、存放、备份、设备维修、销毁等工作都予以严格的监管，提高档案管理人员的警惕性。其次，对新上岗的人员进行定期培训并签署保密协议，及时补充人力保证企业档案管理工作的稳定进行。指派专员进行档案的收集工作，保障企业档案管理的连续性和稳定性，对于文件和档案的复印和备份严格遵守企业的规章制度，杜绝使用非保密电脑复制备份重要文件，出现商业机密泄露的隐患。当企业的档案管理设备出现故障时，必须由企业的技术部门制定单位和人员进行维修，不得擅自维修杜绝出现泄密的隐患。最后，对于设备的销毁要注意涉密数据的设备不能自行处理，企业的档案管理人员要对报废的设备进行清点登记不得随意处理，只有严格把关企业档案管理的各个环节提高企业档案管理人员的稳定性和专业性，我国企业才能实现现代化发展。
4.实现企业档案管理现代化。办公自动化，信息公开化是未来企业档案管理的发展方向，在提高档案管理人员的专业素质、加强基础设施的建设、规范企业档案管理的规章制度的基础上，引进先进的档案管理技术是实现企业档案管理现代化的重要途径。企业投入资金引进先进的档案管理技术，以电子档案的形式替代传统的纸质档案，设置档案的电子检索功能可以大大提高企业档案管理的效率，实现各类档案在企业各个部门间的共享和传递。但数据信息化的同时不能忽视网络安全的问题，企业中的档案管理人员应对重要的文件及办公电脑设置密码并定期更换，还应使用防火墙、干扰仪等设备对计算机系统实时监控并屏蔽网络信号，防止电子档案的泄露。企业的档案管理人员在保证企业档案管理完整性、时效性的同时，确保其安全性和保密性也尤为重要。本文通过分析我国企业档案管理工作目前存在的问题，提出上述相关建议，旨在为我国未来的企业档案管理现代化发展提供参考。
参考文献：
[1]丁惠芳.档案管理中的常见问题分析及应对措施[J].才智，2014，06： 277 - 280.
[2]陈海燕. 浅析企业档案管理中的常见问题及应对措施[J].商场现代化，2014，01：106.
[3]熊瑾娴.档案管理中常见的问题及对策分析[J].企业改革与管理，2014，24： 43.
[4]李中华.如何在利用中加强档案保密工作[J]. 陕西档案，2006，（04）.
作者简介：刘颖艳（1991—），女，天津人，天津师范大学管理学院，企业管理专业研究生。