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摘要：把信息化技术与档案管理进行有机结合，成为现代新型档案管理方式，将原有纸质档案转化成电子档案，既可以有效提高档案管理技术水准，又可以提高档案管理的可靠性与安全性。本文主要探究档案信息化管理优势以及在管理过程中出现的一些问题，并提出有效解决方案。
关键词：档案管理;信息;优势;安全问题
中图分类号：G4 文献标识码：A
引言
通过高效率开展档案管理工作，不仅可帮助企业更加科学、合理化地安排现有资源，促进不同地区中人员管理分配工作的高效率推进，而且还能真实、全面地记录现代企业在不同发展阶段中的实际表现，保证工作效率的同时促进可持续发展目标的顺利实现。
1档案信息化管理的优势
1.1信息共享更加快捷
有些单位的档案资料不可以对外部公开，但是在内部还是需要共享传阅的，这样可以为员工提供借鉴与学习的机会。但是档案资料通常被保存一份，当多人想要查看时，就会出现诸多不便与困扰。档案信息化管理恰好可以解决这一问题。它利用计算机技术在单位内部系统中实现了档案资源共享的局面，以计算机为媒介，将档案资料传输在单位内部，这样不仅可以让多人共同查看资料，还可以为查阅者节省大量的时间，从而发挥出档案的最大作用。
1.2查询搜索更加便捷
在传统的企业档案管理工作中，关于有关搜索信息工作方面，档案管理人员花费的时间与精力比较多。通过企业档案管理信息化建设工作的发展，可以确保查询工作的高效完成，面对多样化的查询形式，还可以选用最优化的方式。在短时间内将所需的档案信息检索出来，不仅减少了档案管理人员的工作量，而且节约了宝贵的时间。
2档案信息化管理中存在的问题
2.1档案管理人员的安全意识较弱
相关工作人员在管理档案信息时，缺乏一定的安全意识，这对档案信息化管理造成了重大影响，其主要原因是由于档案管理人员专业能力不足，并没有重视起档案信息化管理工作，在对其管理过程中经常出现操作失误、工作疏忽等现象，最终导致信息化管理工作产生档案数据不完整或者缺失等情况。与此同时，一些档案管理人员缺乏保密意识，对档案的密码与账户管理不妥善，极易发生档案密码安全等级低或泄露于外的危险情况，假如被非法分子盗取单位内部档案信息，对单位会产生一定的威胁。
2.2档案管理方式、形式相对落后
目前，档案管理形式相对落后，部分管理部门还在使用纸质档案管理方式，不能将现代化科技较大程度地利用，无法确保档案的安全性。例如搬移资料，将部分资料丢失或者资料保存时间较长已经存在误差，或者资料老化等现象。
2.3队伍专业不强
企业工作人员数量有限，人才引进机制还有待完善，致使档案管理队伍建设始终处于滞后状态，理论知识广、实践能力强的档案管理专业人才无法进入到企业从事档案管理工作。尤其是很多企业领导对档案管理工作存在着一定的偏见，在思想上就不够重视档案管理工作，经常安排一些即将要退休的人员去管理档案，这部分工作人员缺乏进取心，对信息技术的运用更是无从下手，思想上还停留在档案借阅服务的层面上，主要依赖于手工记录，计算机的使用频率不高，继续教育培训也不参加，档案管理信息化建设停步不前，严重阻碍了档案信息资源的共享服务。
3档案信息化管理解决策略
3.1增加档案管理人员的安全意识
我们要加强对档案管理人员的培训与教育，引导他们学习档案管理的相关制度与法规，培养他们树立健全的档案信息管理意识。档案管理人员在实际工作中，要不断提升档案资料的存储安全、录入安全、应用安全、共享安全以及传输安全。此外，还要强化档案信息化管理人员的计算机水平，使其能够对档案信息化软件可以规范、熟练的操作，减少因人为因素引发档案资料安全问题。档案信息化管理人员也要掌握资料加密技术，例如要保证档案信息体系密码与账户具有超高的安全等级，在传输档案资料时需采用多种加密方式，避免在档案传输过程中产生盗窃现象。在日常工作期间，还需加强对档案信息化管理的宣传工作，例如在职工大会上渗透档案信息化管理的保密法规、普及有关档案资料管理的安全方面知识等，从根本上提升广大员职工的安全意识与保密意识，进而提高档案信息化管理的安全与工作效率。
3.2创新服务模式
档案管理与服务需要加快在模式方面进行创新，充分的利用来办公软件来及时对档案信息进行收集和归档，借助于互联网和电子产品来对档案信息资源进行整合，从档案信息源头即要把好关，及时对档案信息进行更新。利用网络来实现档案信息的检索和查阅，为档案使用者提供更多的便利。
3.3积极培养信息化档案管理人才
由于档案管理的信息化建设是一项内容复杂且周期较长的工作，仅凭档案管理部门中的几个技术人员无法达成目标任务。在日后的档案管理信息化建设工作中，企业内部的档案管理部门需发挥引导作用，尽快组建一支高素质的档案管理团队，让参与此项工作的所有档案管理人员都可具备应有的专业水平和工作责任意识。为此，企业需面向档案管理人员组织科学系统化的培训活动，不仅在其中引入现代化信息技术的教育内容，同时还要着重强化档案管理人员的道德水准，让他们明确认识到自己身上所肩负的重任。相较于其它部门的工作而言，档案管理工作具有极强的政治性、专业性以及政策性特点，需档案从业者同时具备优秀的信息素养与信息技能，在高效完成信息化建设任务的同时做到高度保密。归根结底，人才是保证档案管理信息化建设效果的核心力量，因此企业需将更多的精力放在对信息化人才的培养上，在行业中聘请优秀讲师和技术专家，让其到企业内部对档案管理人员给予专业性指导，督促档案管理的信息化建設工作朝向正确的方向发展，从根本上解决高科技人才的稀缺问题。
结语
综上所述，随着信息技术的不断发展，对档案管理的影响逐渐增大。将信息技术与档案管理相结合，可以有效提高档案信息化管理的办公效率。在此过程中，会出现一定的安全问题，例如无法保障档案资料的真实性、合法性与安全性等。需增加档案管理人员的安全意识，建立完善的档案信息化安全管理制度，加强技术应用，提高档案资料存储的安全性，优化技术，强化传输管理，只有这样，才能从根本上提高档案信息化管理水平与管理效率。
参考文献
[1]谢莉娜.企业档案信息化管理模式探析[J].文化产业，2020（36）：136-137.
关键词：档案管理;信息;优势;安全问题
中图分类号：G4 文献标识码：A
引言
通过高效率开展档案管理工作，不仅可帮助企业更加科学、合理化地安排现有资源，促进不同地区中人员管理分配工作的高效率推进，而且还能真实、全面地记录现代企业在不同发展阶段中的实际表现，保证工作效率的同时促进可持续发展目标的顺利实现。
1档案信息化管理的优势
1.1信息共享更加快捷
有些单位的档案资料不可以对外部公开，但是在内部还是需要共享传阅的，这样可以为员工提供借鉴与学习的机会。但是档案资料通常被保存一份，当多人想要查看时，就会出现诸多不便与困扰。档案信息化管理恰好可以解决这一问题。它利用计算机技术在单位内部系统中实现了档案资源共享的局面，以计算机为媒介，将档案资料传输在单位内部，这样不仅可以让多人共同查看资料，还可以为查阅者节省大量的时间，从而发挥出档案的最大作用。
1.2查询搜索更加便捷
在传统的企业档案管理工作中，关于有关搜索信息工作方面，档案管理人员花费的时间与精力比较多。通过企业档案管理信息化建设工作的发展，可以确保查询工作的高效完成，面对多样化的查询形式，还可以选用最优化的方式。在短时间内将所需的档案信息检索出来，不仅减少了档案管理人员的工作量，而且节约了宝贵的时间。
2档案信息化管理中存在的问题
2.1档案管理人员的安全意识较弱
相关工作人员在管理档案信息时，缺乏一定的安全意识，这对档案信息化管理造成了重大影响，其主要原因是由于档案管理人员专业能力不足，并没有重视起档案信息化管理工作，在对其管理过程中经常出现操作失误、工作疏忽等现象，最终导致信息化管理工作产生档案数据不完整或者缺失等情况。与此同时，一些档案管理人员缺乏保密意识，对档案的密码与账户管理不妥善，极易发生档案密码安全等级低或泄露于外的危险情况，假如被非法分子盗取单位内部档案信息，对单位会产生一定的威胁。
2.2档案管理方式、形式相对落后
目前，档案管理形式相对落后，部分管理部门还在使用纸质档案管理方式，不能将现代化科技较大程度地利用，无法确保档案的安全性。例如搬移资料，将部分资料丢失或者资料保存时间较长已经存在误差，或者资料老化等现象。
2.3队伍专业不强
企业工作人员数量有限，人才引进机制还有待完善，致使档案管理队伍建设始终处于滞后状态，理论知识广、实践能力强的档案管理专业人才无法进入到企业从事档案管理工作。尤其是很多企业领导对档案管理工作存在着一定的偏见，在思想上就不够重视档案管理工作，经常安排一些即将要退休的人员去管理档案，这部分工作人员缺乏进取心，对信息技术的运用更是无从下手，思想上还停留在档案借阅服务的层面上，主要依赖于手工记录，计算机的使用频率不高，继续教育培训也不参加，档案管理信息化建设停步不前，严重阻碍了档案信息资源的共享服务。
3档案信息化管理解决策略
3.1增加档案管理人员的安全意识
我们要加强对档案管理人员的培训与教育，引导他们学习档案管理的相关制度与法规，培养他们树立健全的档案信息管理意识。档案管理人员在实际工作中，要不断提升档案资料的存储安全、录入安全、应用安全、共享安全以及传输安全。此外，还要强化档案信息化管理人员的计算机水平，使其能够对档案信息化软件可以规范、熟练的操作，减少因人为因素引发档案资料安全问题。档案信息化管理人员也要掌握资料加密技术，例如要保证档案信息体系密码与账户具有超高的安全等级，在传输档案资料时需采用多种加密方式，避免在档案传输过程中产生盗窃现象。在日常工作期间，还需加强对档案信息化管理的宣传工作，例如在职工大会上渗透档案信息化管理的保密法规、普及有关档案资料管理的安全方面知识等，从根本上提升广大员职工的安全意识与保密意识，进而提高档案信息化管理的安全与工作效率。
3.2创新服务模式
档案管理与服务需要加快在模式方面进行创新，充分的利用来办公软件来及时对档案信息进行收集和归档，借助于互联网和电子产品来对档案信息资源进行整合，从档案信息源头即要把好关，及时对档案信息进行更新。利用网络来实现档案信息的检索和查阅，为档案使用者提供更多的便利。
3.3积极培养信息化档案管理人才
由于档案管理的信息化建设是一项内容复杂且周期较长的工作，仅凭档案管理部门中的几个技术人员无法达成目标任务。在日后的档案管理信息化建设工作中，企业内部的档案管理部门需发挥引导作用，尽快组建一支高素质的档案管理团队，让参与此项工作的所有档案管理人员都可具备应有的专业水平和工作责任意识。为此，企业需面向档案管理人员组织科学系统化的培训活动，不仅在其中引入现代化信息技术的教育内容，同时还要着重强化档案管理人员的道德水准，让他们明确认识到自己身上所肩负的重任。相较于其它部门的工作而言，档案管理工作具有极强的政治性、专业性以及政策性特点，需档案从业者同时具备优秀的信息素养与信息技能，在高效完成信息化建设任务的同时做到高度保密。归根结底，人才是保证档案管理信息化建设效果的核心力量，因此企业需将更多的精力放在对信息化人才的培养上，在行业中聘请优秀讲师和技术专家，让其到企业内部对档案管理人员给予专业性指导，督促档案管理的信息化建設工作朝向正确的方向发展，从根本上解决高科技人才的稀缺问题。
结语
综上所述，随着信息技术的不断发展，对档案管理的影响逐渐增大。将信息技术与档案管理相结合，可以有效提高档案信息化管理的办公效率。在此过程中，会出现一定的安全问题，例如无法保障档案资料的真实性、合法性与安全性等。需增加档案管理人员的安全意识，建立完善的档案信息化安全管理制度，加强技术应用，提高档案资料存储的安全性，优化技术，强化传输管理，只有这样，才能从根本上提高档案信息化管理水平与管理效率。
参考文献
[1]谢莉娜.企业档案信息化管理模式探析[J].文化产业，2020（36）：136-137.