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摘 要：高校基本建设档案是高校进行整体规划和管理的重要组成部分，更是保证学校的正常运转和日后的改建、扩建工作的重要凭证和依据。而高校基建档案的收集牵扯单位多、归档范围广。学校要重视档案管理人才队伍建设，以提高基建档案管理水平，为学校未来的发展提供可靠依据。
关键词：档案管理人才；基建档案；归档范围；学校发展
人才是根本。要想提高高校基建档案管理水平，就要重视档案管理人才队伍建设。高校基建档案，全称是高校基本建设档案，指各项目参建单位在基本建设项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到竣工验收合格、交付使用的全过程中，形成的具有保存价值、应当归档保存的文件材料。
完整齐全的高校基建档案是有效利用的前提，是学校未来的发展的可靠依据。及时、真实、完整地收集高校基建档案，是基建档案管理工作的基础，配备基建档案管理人才是做好高校基建档案工作的必要条件，建立健全高校基建档案工作岗位责任制是做好高校基建档案工作的保证。因此，本文根据有关文件和档案管理实践经验，对高校基建档案的归档范围、基建档案管理存在的问题与对策，谈几点看法。
一、归档范围
高校基建档案的收集、归档牵扯的单位较多，有建设单位（高校）、设计单位、监理单位、施工单位。不同的单位，收集、归档的范围有所不同，建设单位（高校）收集、归档的基建档案详细内容如下。
（1）高校直接负责综合管理和基建项目档案的收集工作。具体归档范围如下：①综合管理。上级关于基建工作的文件，学校关于基建问题的请示、报告及上级批复，基建工作规章制度，学校基建工作计划、总结、简报，基建工作总体规划，基建工作统计报表，学校基建财务预算、决算及上级批复，综合性征地、换地、让地文件材料，地下管线、隐蔽工程、地形、地质及水源（学校总体规划、设计总平面图，学校综合性供水、排水管线分布图，学校综合性电管、缆线分布图，学校综合性煤气管线分布图，学校综合性通讯设施管线、电缆线分布图，学校综合性隐蔽工程分布图及有关材料，学校综合性地质、水源勘探、地形测量形成的文件材料，学校校园计算机网络、有线电视设施管线分布及有关材料），学校基建项目的综合性合同、协议及有关材料。其他有关基建工作的文件材料。②基建项目（按单项工程设置类目）。在工程准备阶段文件，高校应收集、归档的资料如下：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，财务文件。
（2）设计单位负责设计文件材料的收集。具体归档范围如下：申报的规划设计条件和规划设计条件通知书，初步设计图纸和说明，技术设计图纸和说明，审定设计方案通知书及审查意见，有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议，施工图及其说明，设计计算书，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。
（3）监理单位负责监理档案的收集。具体归档范围如下：监理规划，监理月报中的有关质量问题，监理会议纪要中的有关质量问题，关于进度控制、质量控制、造价控制的资料，监理通知，合同与其他事项管理，监理工作总结。
（4）施工单位负责施工文件的收集。具体归档范围如下：①施工准备工作文件。包括：工程施工承包合同，协议书及施工执照，施工组织设计或施工方案，工程开工报告，图纸会审记录及施工预算书等。②施工文件。包括：建筑工程测量定位记录，建筑材料试验报告及预制构件出厂证明书，隐蔽工程施工记录，工程沉降，位移观测及变形观测记录，设计变更及工程联系单，材料代用审核文件，施工日志和大事记等。③施工验收、总结文件。包括：基础工程和隐蔽工程检查验收记录，工程质量检验评定及缺陷处理文件、单机试车、无负荷联动试车记录，交工验收证明，施工技术总结和竣工验收报告。④基本建设竣工文件。包括：工程项目竣工验收证明书和竣工报告，全套竣工图，工程决算书和竣工验收会议纪要等。
二、主要问题
在高校基建档案管理中存在许多问题，但归纳起来存在的主要问题有以下四个。①档案管理人员缺乏基建专业知识。目前大多数高校都在进行新校区建设，基建部门和档案管理部门的人员较少，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员，更是少之又少。②管理制度有待进一步健全。国家要求实施“高等学校档案实体分类法”和“高等学校档案工作规范”，但由于基建档案归档范围广、牵扯单位多等原因，这方面有待完善。③档案资料收集不齐全。由于高校基建档案涉及学校、招标代理单位、设计单位、监理单位、施工单位等多个单位，归档范围广、收集资料扯皮多、难度大、时间长，导致了基建档案资料收集不齐全。④档案资料使用手段落后。传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。查找效率低、节约容易损毁和丢失。因此，传统的基建档案使用手段无法满足使用者的要求。
三、思考对策
（1）配备基建档案管理人员。高校应配备专兼职基建档案管理人员，加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平。基建档案管理人员不但要掌握档案管理的专业知识，也要了解基建专业基础知识，了解工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。在日常工作中，要求基建档案管理人员提升四种能力：公关能力、分析能力、动手能力和创新能力。
（2）建立健全基建档案管理规章制度。高校基建档案管理需要建立健全归档制度、保管制度、借阅制度和销毁制度。做到有章可依、有章必依、违章必究。
（3）收集基建档案资料要及时沟通、齐抓共管。由于基建档案牵扯单位较多，常涉及政府部门、施工单位、监理部门、质检部门等，因此需多方密切合作。要求学校财务部门配合基建档案管理人员，在支付有关费用，特别是支付设计费、监理费、工程款时，未提交档案资料则拒付有关款项。
（4）加大基建档案管理的信息化建设力度。文档信息化给基建档案管理工作带来了新的变化。由于计算机网络通信技术的迅速发展与普及，文档信息的存储、加工、传播及利用也发生了前所未有的变化，给基建档案管理信息化创造了条件。
做好高校基建档案管理工作，要严格按照高校基建档案的归档范围，及时、真实、准确地进行收集归档。要提高基建档案管理人才的综合素质，建立健全有关内控制度，齐抓共管，并且要加大基建档案管理的信息化建设力度。总之，学校要重视档案管理人才队伍建设，以提高基建档案管理水平，为学校未来的发展提供可靠依据。
参考文献：
[1]韦嬴.高校基建档案信息化管理工作探析[J].北京档案，2010（6）.
[2]黄福如.高校合并后基建档案管理存在的问题与对策[J].文教
资料，2007（8）.
关键词：档案管理人才；基建档案；归档范围；学校发展
人才是根本。要想提高高校基建档案管理水平，就要重视档案管理人才队伍建设。高校基建档案，全称是高校基本建设档案，指各项目参建单位在基本建设项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到竣工验收合格、交付使用的全过程中，形成的具有保存价值、应当归档保存的文件材料。
完整齐全的高校基建档案是有效利用的前提，是学校未来的发展的可靠依据。及时、真实、完整地收集高校基建档案，是基建档案管理工作的基础，配备基建档案管理人才是做好高校基建档案工作的必要条件，建立健全高校基建档案工作岗位责任制是做好高校基建档案工作的保证。因此，本文根据有关文件和档案管理实践经验，对高校基建档案的归档范围、基建档案管理存在的问题与对策，谈几点看法。
一、归档范围
高校基建档案的收集、归档牵扯的单位较多，有建设单位（高校）、设计单位、监理单位、施工单位。不同的单位，收集、归档的范围有所不同，建设单位（高校）收集、归档的基建档案详细内容如下。
（1）高校直接负责综合管理和基建项目档案的收集工作。具体归档范围如下：①综合管理。上级关于基建工作的文件，学校关于基建问题的请示、报告及上级批复，基建工作规章制度，学校基建工作计划、总结、简报，基建工作总体规划，基建工作统计报表，学校基建财务预算、决算及上级批复，综合性征地、换地、让地文件材料，地下管线、隐蔽工程、地形、地质及水源（学校总体规划、设计总平面图，学校综合性供水、排水管线分布图，学校综合性电管、缆线分布图，学校综合性煤气管线分布图，学校综合性通讯设施管线、电缆线分布图，学校综合性隐蔽工程分布图及有关材料，学校综合性地质、水源勘探、地形测量形成的文件材料，学校校园计算机网络、有线电视设施管线分布及有关材料），学校基建项目的综合性合同、协议及有关材料。其他有关基建工作的文件材料。②基建项目（按单项工程设置类目）。在工程准备阶段文件，高校应收集、归档的资料如下：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件，财务文件。
（2）设计单位负责设计文件材料的收集。具体归档范围如下：申报的规划设计条件和规划设计条件通知书，初步设计图纸和说明，技术设计图纸和说明，审定设计方案通知书及审查意见，有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议，施工图及其说明，设计计算书，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见。
（3）监理单位负责监理档案的收集。具体归档范围如下：监理规划，监理月报中的有关质量问题，监理会议纪要中的有关质量问题，关于进度控制、质量控制、造价控制的资料，监理通知，合同与其他事项管理，监理工作总结。
（4）施工单位负责施工文件的收集。具体归档范围如下：①施工准备工作文件。包括：工程施工承包合同，协议书及施工执照，施工组织设计或施工方案，工程开工报告，图纸会审记录及施工预算书等。②施工文件。包括：建筑工程测量定位记录，建筑材料试验报告及预制构件出厂证明书，隐蔽工程施工记录，工程沉降，位移观测及变形观测记录，设计变更及工程联系单，材料代用审核文件，施工日志和大事记等。③施工验收、总结文件。包括：基础工程和隐蔽工程检查验收记录，工程质量检验评定及缺陷处理文件、单机试车、无负荷联动试车记录，交工验收证明，施工技术总结和竣工验收报告。④基本建设竣工文件。包括：工程项目竣工验收证明书和竣工报告，全套竣工图，工程决算书和竣工验收会议纪要等。
二、主要问题
在高校基建档案管理中存在许多问题，但归纳起来存在的主要问题有以下四个。①档案管理人员缺乏基建专业知识。目前大多数高校都在进行新校区建设，基建部门和档案管理部门的人员较少，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员，更是少之又少。②管理制度有待进一步健全。国家要求实施“高等学校档案实体分类法”和“高等学校档案工作规范”，但由于基建档案归档范围广、牵扯单位多等原因，这方面有待完善。③档案资料收集不齐全。由于高校基建档案涉及学校、招标代理单位、设计单位、监理单位、施工单位等多个单位，归档范围广、收集资料扯皮多、难度大、时间长，导致了基建档案资料收集不齐全。④档案资料使用手段落后。传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。查找效率低、节约容易损毁和丢失。因此，传统的基建档案使用手段无法满足使用者的要求。
三、思考对策
（1）配备基建档案管理人员。高校应配备专兼职基建档案管理人员，加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平。基建档案管理人员不但要掌握档案管理的专业知识，也要了解基建专业基础知识，了解工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。在日常工作中，要求基建档案管理人员提升四种能力：公关能力、分析能力、动手能力和创新能力。
（2）建立健全基建档案管理规章制度。高校基建档案管理需要建立健全归档制度、保管制度、借阅制度和销毁制度。做到有章可依、有章必依、违章必究。
（3）收集基建档案资料要及时沟通、齐抓共管。由于基建档案牵扯单位较多，常涉及政府部门、施工单位、监理部门、质检部门等，因此需多方密切合作。要求学校财务部门配合基建档案管理人员，在支付有关费用，特别是支付设计费、监理费、工程款时，未提交档案资料则拒付有关款项。
（4）加大基建档案管理的信息化建设力度。文档信息化给基建档案管理工作带来了新的变化。由于计算机网络通信技术的迅速发展与普及，文档信息的存储、加工、传播及利用也发生了前所未有的变化，给基建档案管理信息化创造了条件。
做好高校基建档案管理工作，要严格按照高校基建档案的归档范围，及时、真实、准确地进行收集归档。要提高基建档案管理人才的综合素质，建立健全有关内控制度，齐抓共管，并且要加大基建档案管理的信息化建设力度。总之，学校要重视档案管理人才队伍建设，以提高基建档案管理水平，为学校未来的发展提供可靠依据。
参考文献：
[1]韦嬴.高校基建档案信息化管理工作探析[J].北京档案，2010（6）.
[2]黄福如.高校合并后基建档案管理存在的问题与对策[J].文教
资料，2007（8）.