论文部分内容阅读
摘要：大中专学生档案详细记录着学生在校期间的所有表现，是评估学生的重要文件，也可以给企业提供筛选人才的参考依据。做好大中专学生档案管理工作，对于提高大中专学生档案资源的利用效率具有重大意义。本文结合笔者的实际工作经验，针对大中专毕业生档案管理中存在的问题进行分析，并且提出相关优化建议，希望能给大中专学生档案管理工作提供参考和借鉴。
关键词：大中专院校；学生；档案管理
一、大中專学生档案管理工作的重要意义
（一）做好大中专学生档案管理工作对学生寻找就业机会产生积极影响。学生档案是用人单位了解学生基本情况的第一途径，在教学资料中包含学生的一些基本信息以及该学生所受到的奖惩情况、奖学金情况等等，这些都能够直接反映出学生在学校期间的表现情况，对于学生寻找就业机会产生积极影响。
（二）做好大中专学生档案管理工作能在一定程度上提高教学质量效益。在学生的档案中包含学生学习的基本情况，教师可以通过这些数据总结出新的经验以及新的教学方式，发现自己在教学之中存在的问题，并针对这些问题对教学方式方法以及教学的过程进行改进，从而形成更加正确、更加科学合理的教学方式，提高教学的针对性，促进教学目标的实现。
（三）做好大中专学生档案管理工作是抓好教学质量管理的重要依据。因为大中专学生的档案能够反映出整个院系或者整个学校的教学情况，通过对学生档案的研究分析，能够帮助管理者和教学者更好地优化教学结构、完善教学过程，并且根据学生档案中显示的信息对教学活动进行更加科学合理的规划，以达到促进教学质量管理的目的。
二、目前大中专学生档案管理中存在的主要问题
（一）管理机制还不健全。目前，很多院校并没有意识到学生档案管理的重要性，档案管理机制还不完善，没有具体的档案管理考核标准，单位的档案管理制度规范流于形式，没有把制度真正落到日常的档案管理中，从而使制度的功能下降。并且制定的档案管理制度缺少监督人员及相应的鼓励、处罚制度，影响了院校档案管理工作的发展。
（二）管理工具和方式还比较落后。现有的学生档案管理工作还存在着软件和硬件设施投入不一致的问题，工具和方式都还比较落后，主要还是采取人工的形式进行管理统计，在资料收集方面也不成熟，速度和质量都很慢，使档案管理无论从思维管理模式还是技术管理模式方面都无法满足新时期的需求。
（三）管理意识还有待加强。部分院校的档案管理人员的档案意识还比较薄弱，工作态度也不积极，整理归纳不认真，档案质量低、材料不齐全，工作不到位。一些院校将学生档案全部交给档案室进行管理，这样虽然有了专门的管理组织，但对于院校来说，其他部门的人员对档案管理工作不熟悉。学生档案信息的收集与统计是整个学校的事情，因此当二者的工作职责发生矛盾时，容易出现相互推卸责任的情况。
三、加强大中专学生档案管理工作的对策措施
（一）齐抓共管，加强档案日常管理工作。一是加强组织领导，强化责任意识。院校领导班子务必要对学生档案管理工作予以足够的重视，要为学生档案管理工作的完整性、真实性、执行情况担负领导责任。对大中专学生档案管理工作中所存在的问题和难点予以协调解决、统筹处理。二是健全各项管理制度。大中专院校应该结合自身实际情况来健全学生档案整理、归档、保管、销毁、统计、利用、交接、离岗清点等制度，使大中专学生档案管理有章可循，有规可依。并且还要建立起严格的大中专学生档案资料查（借）阅制度，做到档案借阅有登记，送还有注销，用完的档案及时入库。三是及时整理检查，促进管理规范。由大中专院校的专职档案管理人员负责对学生档案文件资料进行统一收集、分类整理、登记归档；严格执行档案查阅、复印以及借阅制度，规范档案使用流程，确保现存档案不丢失、不损坏。
（二）多法并举，改革传统档案管理模式。随着信息技术的发展及普遍应用，大中专学生档案管理工作也必须根据技术发展，对现有管理模式进行改善，实现由传统手工档案管理向信息化档案管理模式发展，实现档案信息资源的共享，以便更高效、更快捷地为院校决策提供数据参考，为学生提供档案服务。而要想实现管理模式的改革，一方面要加大对档案管理基础设施的投入，尤其是要建立档案管理平台，通过档案系统平台实现档案资源共享、管理及利用。在档案管理平台构建中，要逐步提升其应用深度，提高档案归档与借阅效率。另一方面，要做好档案的信息化资源转化或开发。要根据工作重点，分析大中专学生档案内容特点、需求特点、借阅方式特点，编制适合大中专学生档案管理工作改革与发展的电子资料，实现被动式档案服务向主动式的转变。
（三）多管齐下，提高档案管理人员综合素质。大中专学生档案管理工作需要专业性强的档案管理人才，只有充分发挥档案管理人员的积极主动性，才能让档案管理更具活力和动力。首先，加速档案管理人员的业务拓展和知识更新。要根据档案管理工作发展需要对内部管理人员进行档案理论及业务基础培训，同时在培训基础上加强对档案管理人员信息技术、办公自动化、数字档案管理等现代化档案及相关管理知识的培养，丰富管理人员的知识结构以适应管理体制改革对其综合素质的要求。其次，重视加强档案专兼职人才队伍建设。在大中专学生档案管理实践中，一方面管理者要积极推进档案管理专职队伍的建设，提升管理的稳定性。管理者应该积极引入档案管理专业人才，让其承担档案管理的主要工作，提升档案管理专业水平。另一方面，管理者应该根据档案管理工作的变化，适时、适量挑选兼职人员对档案管理队伍进行补充，适当减轻专职档案管理人员工作压力，实现档案管理人员的合理利用。
参考文献：
[1]富红.论新形势下高校档案管理创新[J].储运与养护，2008-06-15.
[2]夏文.论高校档案管理工作的创新方略[J].北京档案，2011-02-20.
[3]罗春叶.高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报，2008，18（4）：102-106
关键词：大中专院校；学生；档案管理
一、大中專学生档案管理工作的重要意义
（一）做好大中专学生档案管理工作对学生寻找就业机会产生积极影响。学生档案是用人单位了解学生基本情况的第一途径，在教学资料中包含学生的一些基本信息以及该学生所受到的奖惩情况、奖学金情况等等，这些都能够直接反映出学生在学校期间的表现情况，对于学生寻找就业机会产生积极影响。
（二）做好大中专学生档案管理工作能在一定程度上提高教学质量效益。在学生的档案中包含学生学习的基本情况，教师可以通过这些数据总结出新的经验以及新的教学方式，发现自己在教学之中存在的问题，并针对这些问题对教学方式方法以及教学的过程进行改进，从而形成更加正确、更加科学合理的教学方式，提高教学的针对性，促进教学目标的实现。
（三）做好大中专学生档案管理工作是抓好教学质量管理的重要依据。因为大中专学生的档案能够反映出整个院系或者整个学校的教学情况，通过对学生档案的研究分析，能够帮助管理者和教学者更好地优化教学结构、完善教学过程，并且根据学生档案中显示的信息对教学活动进行更加科学合理的规划，以达到促进教学质量管理的目的。
二、目前大中专学生档案管理中存在的主要问题
（一）管理机制还不健全。目前，很多院校并没有意识到学生档案管理的重要性，档案管理机制还不完善，没有具体的档案管理考核标准，单位的档案管理制度规范流于形式，没有把制度真正落到日常的档案管理中，从而使制度的功能下降。并且制定的档案管理制度缺少监督人员及相应的鼓励、处罚制度，影响了院校档案管理工作的发展。
（二）管理工具和方式还比较落后。现有的学生档案管理工作还存在着软件和硬件设施投入不一致的问题，工具和方式都还比较落后，主要还是采取人工的形式进行管理统计，在资料收集方面也不成熟，速度和质量都很慢，使档案管理无论从思维管理模式还是技术管理模式方面都无法满足新时期的需求。
（三）管理意识还有待加强。部分院校的档案管理人员的档案意识还比较薄弱，工作态度也不积极，整理归纳不认真，档案质量低、材料不齐全，工作不到位。一些院校将学生档案全部交给档案室进行管理，这样虽然有了专门的管理组织，但对于院校来说，其他部门的人员对档案管理工作不熟悉。学生档案信息的收集与统计是整个学校的事情，因此当二者的工作职责发生矛盾时，容易出现相互推卸责任的情况。
三、加强大中专学生档案管理工作的对策措施
（一）齐抓共管，加强档案日常管理工作。一是加强组织领导，强化责任意识。院校领导班子务必要对学生档案管理工作予以足够的重视，要为学生档案管理工作的完整性、真实性、执行情况担负领导责任。对大中专学生档案管理工作中所存在的问题和难点予以协调解决、统筹处理。二是健全各项管理制度。大中专院校应该结合自身实际情况来健全学生档案整理、归档、保管、销毁、统计、利用、交接、离岗清点等制度，使大中专学生档案管理有章可循，有规可依。并且还要建立起严格的大中专学生档案资料查（借）阅制度，做到档案借阅有登记，送还有注销，用完的档案及时入库。三是及时整理检查，促进管理规范。由大中专院校的专职档案管理人员负责对学生档案文件资料进行统一收集、分类整理、登记归档；严格执行档案查阅、复印以及借阅制度，规范档案使用流程，确保现存档案不丢失、不损坏。
（二）多法并举，改革传统档案管理模式。随着信息技术的发展及普遍应用，大中专学生档案管理工作也必须根据技术发展，对现有管理模式进行改善，实现由传统手工档案管理向信息化档案管理模式发展，实现档案信息资源的共享，以便更高效、更快捷地为院校决策提供数据参考，为学生提供档案服务。而要想实现管理模式的改革，一方面要加大对档案管理基础设施的投入，尤其是要建立档案管理平台，通过档案系统平台实现档案资源共享、管理及利用。在档案管理平台构建中，要逐步提升其应用深度，提高档案归档与借阅效率。另一方面，要做好档案的信息化资源转化或开发。要根据工作重点，分析大中专学生档案内容特点、需求特点、借阅方式特点，编制适合大中专学生档案管理工作改革与发展的电子资料，实现被动式档案服务向主动式的转变。
（三）多管齐下，提高档案管理人员综合素质。大中专学生档案管理工作需要专业性强的档案管理人才，只有充分发挥档案管理人员的积极主动性，才能让档案管理更具活力和动力。首先，加速档案管理人员的业务拓展和知识更新。要根据档案管理工作发展需要对内部管理人员进行档案理论及业务基础培训，同时在培训基础上加强对档案管理人员信息技术、办公自动化、数字档案管理等现代化档案及相关管理知识的培养，丰富管理人员的知识结构以适应管理体制改革对其综合素质的要求。其次，重视加强档案专兼职人才队伍建设。在大中专学生档案管理实践中，一方面管理者要积极推进档案管理专职队伍的建设，提升管理的稳定性。管理者应该积极引入档案管理专业人才，让其承担档案管理的主要工作，提升档案管理专业水平。另一方面，管理者应该根据档案管理工作的变化，适时、适量挑选兼职人员对档案管理队伍进行补充，适当减轻专职档案管理人员工作压力，实现档案管理人员的合理利用。
参考文献：
[1]富红.论新形势下高校档案管理创新[J].储运与养护，2008-06-15.
[2]夏文.论高校档案管理工作的创新方略[J].北京档案，2011-02-20.
[3]罗春叶.高校学生档案管理存在的问题及对策[J].百色学院学报，2008，18（4）：102-106