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摘要：档案对每个人都很重要，关系着个人过往和职业发展。现代化档案管理是重要的基础性工作，也是总结企业发展历史的重要凭证，可以为其他同等行业提供借鉴和参考。基于此，本文就现代化档案管理技术应用进行简要阐述。
关键词：现代化;档案管理技术;应用 中图分类号：TU 文献标识码：A 文章编号：（2020）-06-432
一、档案管理现代化的重要性
1.档案管理现代化是档案事业发展的需要
不同于以往的传统档案管理模式，现代化档案管理对于种类、数量的增加都可以从容地应付，还可以确保档案的安全问题以及便利性，这些都受益于网络信息化技术。随着我国经济社会的发展，档案管理工作面临的任务越来越重，不仅要面对数量庞大的档案信息，还要进行归纳、保管、利用。因此，档案管理现代化是时代发展的必然趋势，终将会取代传统的档案储存管理方式。推进档案管理现代化，还能提高档案管理的安全性，促进档案事业的健康发展。
1.2 档案管理现代化是顺应社会主义市场经济发展的需要
档案是社会组织和个人从事经济社会活动的直接记录，档案管理工作对促进社会和谐发展具有重要的帮助。檔案是推进档案事业持续健康发展的基础性条件。由于种种原因，档案管理工作的潜力还需进一步挖掘。运用网络信息化技术实现档案管理现代化，可以有效地解决这一问题。档案管理现代化可以顺应时代发展，满足人们对于查阅利用档案便捷性的期盼，是新时代档案管理工作发展的必然趋势。
二、现代化档案管理技术
1.智能化档案库房管理技术
档案库房作为各类档案的存储空间，应当具备防火、防盗、温湿度恒定、定期消毒通风、灭鼠除虫等功能。然而，由于单位的重视程度、人力资源配备、资金投入等差异，多数档案库房仅限于是一个堆放档案文件的房间。条件稍好些的单位则配备了相应的空调机组，保障库房的温湿度范围。不过，对于档案库房的标准和要求还有较大差距。
随着互联网的完善，物联网技术的成熟，将电气化设备控制能力发挥到极致。配合集成AI（Artificial Intelligence）产品设计的思路，智能化档案库房管理设备应运而生。
如图所示AI设备（库房设备）集成空调机组，温湿度控制传感器，加湿器、除湿器，臭氧发生器，门禁，云台摄像头，烟感探测器，各类风机设备，在档案库房管理中可实现：温湿度采集、调节，消毒、监控、烟雾火警探测（联动119或气体灭火设备）、送新风等全方位，立体化功能。档案库房管理工作自此迈向新高。
库房管理员可以通过互联网使用Phone和PC两种终端，利用物联网控制技术对档案库房进行随时随地的管理。同时智能AI核心也会按照计划任务及时推送各类库房数据信息，来提醒档案库房管理员，完成各项操作，例如温度超范围（正常值：14℃～24℃）提醒管理员手动或自动模式恒温调节;再如云台检测到非法入侵行为，提醒库房管理员进行报警。对于库房管理员来说，极大改善了办公和管理的环境，只要手机在手，微信在线，完全可以通过运营商网络做到7×24小时无缝人性化管理。科技不但带给最终用户省心的体验，也为代维企业解决了固定人力资源蹲点的工作模式。
2.数字化档案管理技术
数字化档案管理重点体现在数字化加工，即将各类纸质档案通过硬件设备和相应的办公软件加工为符合标准（整理、扫描、图像处理、目录制作、编号等）的数据文件为载体的形式。数字化加工解决档案的存储时间，存储空间、检索和查询效率，提高档案资源的最大化利用率。档案数字化加工是当今档案管理行业的重大课题，数字化建设顺应时代潮流，是适应时代发展的新举，也是我国档案管理工作重中之重。
重要环节在于高速扫描技术，图像处理识别技术以及快速数据挂接。数字化档案加工中，最具有代表性的两项技术分别为：OCR（Optical Character Recognition）识别技术和RFID（Radio Frequency Identification）识别技术。
2.1 OCR（Optical Character Recognition）识别技术应用
OCR（Optical Character Recognition）识别技术，即光学字符识别技术。该技术首先需要通过高端扫描仪或数码相机检测纸质文件介质中的印刷字体字符光感度，然后根据光学成像明暗程度，通过内置字符识别库，进行字符翻译为计算机文字。OCR识别技术的工作效率取决于软件和硬件的能力。一般衡量识别能力的参数如下，合理选择，并有效管理，将大大提高数字化识别效率。
表1 OCR软件识别能力参数一览表
OCR识别引擎多语种识别软件SDK，支持图像自动倾斜矫正，支持图像版面分析1图像格式要求TIFF、JPG、PNG、BMP等2识别语言广度简体、繁体中文、英文等3支持导出格式双层PDF、TXT、RTF、XLS等4识别率（印刷体扫描图像）200-300dpi 98%150-200dpi 95%<150dpi 85%5识别速度（决定工作效率）加载核心组件（首次加载） 3S加载图像 文件容量1M 500ms版面分析 A4篇幅大小 500ms识别速度 A4篇幅大小 <1S导出文件 正常速度 400ms6长时间开启识别核心占用资源（内存）100M/每进程根据计算机核心执行多线程7纠错容错机制A自动B手动C记忆知识库 2.2 RFID（Radio Frequency Identification）识别技术的应用
RFID（Radio Frequency Identification）为无线射频识别技术，是自动识别技术的一种，被誉为21世纪最有创造力的发明之一。外交部档案馆在《RFID技术在档案管理中的应用前景分析》一文中，对RFID技术在档案管理中的运用进行了详细分析，文章认为科学地保管和有效地利用档案是档案工作的重点，只有将档案管理与先进科学技术结合起来，才能把管理、服务水平推上一个新台阶。RFID识别技术特点在于通过无线射频工作原理实现以下功能：非接触方式完成工作;实现双向数据通讯;可进行数据读写;结合无线通讯，结合物联网技术可连接并访问数据库，完成解码识别。RFID（Radio Frequency Identification）技术的应用，在数字化档案管理中具备如下优势：
在数字化基础上实现档案当管理动态化——通过电子标签扫描获取盒内信息大大提高检索工作效率，避免磨损和污损。
信息存储容量巨大，读取准确且速度快——电子标签可写入信息丰富（电子标签不仅可以写入题名、保管期限、页码等不可擦除的信息，还可以写入排架位置、出入库时间、借阅次数、借阅者等可修改的信息。）电子标题具备特殊加密方式，强化档案信息安全级别——杜绝和避免档案信息被篡改和仿制。使用扫描定位功能，可以实现对重点档案资料的单独监控——避免档案失窃。提供人性化工作环境，将人工从繁琐操作中解放，避免疲劳导致的人为失误。
结束语：
综上所述，为提高档案信息化管理水平，合理高效地利用档案资源，使档案管理精细化、数字化，建设智能化档案库房和智慧档案馆，现代化档案管理技术必不可少。作为档案管理服务企业，只有紧跟时代步伐，将更多新技术应用于工作当中，才能提供更加优质的服务，为国家档案管理事业充能增效。
参考文献
[1]王璐瑶.基于RFID技术的实体档案管理研究[J].机电兵船档案，2018（02）：139-140.
[2]周蕾，马晓芸.RFID技术在档案管理中的应用前景分析[J].浙江档案，2019（06）.159-160.
关键词：现代化;档案管理技术;应用 中图分类号：TU 文献标识码：A 文章编号：（2020）-06-432
一、档案管理现代化的重要性
1.档案管理现代化是档案事业发展的需要
不同于以往的传统档案管理模式，现代化档案管理对于种类、数量的增加都可以从容地应付，还可以确保档案的安全问题以及便利性，这些都受益于网络信息化技术。随着我国经济社会的发展，档案管理工作面临的任务越来越重，不仅要面对数量庞大的档案信息，还要进行归纳、保管、利用。因此，档案管理现代化是时代发展的必然趋势，终将会取代传统的档案储存管理方式。推进档案管理现代化，还能提高档案管理的安全性，促进档案事业的健康发展。
1.2 档案管理现代化是顺应社会主义市场经济发展的需要
档案是社会组织和个人从事经济社会活动的直接记录，档案管理工作对促进社会和谐发展具有重要的帮助。檔案是推进档案事业持续健康发展的基础性条件。由于种种原因，档案管理工作的潜力还需进一步挖掘。运用网络信息化技术实现档案管理现代化，可以有效地解决这一问题。档案管理现代化可以顺应时代发展，满足人们对于查阅利用档案便捷性的期盼，是新时代档案管理工作发展的必然趋势。
二、现代化档案管理技术
1.智能化档案库房管理技术
档案库房作为各类档案的存储空间，应当具备防火、防盗、温湿度恒定、定期消毒通风、灭鼠除虫等功能。然而，由于单位的重视程度、人力资源配备、资金投入等差异，多数档案库房仅限于是一个堆放档案文件的房间。条件稍好些的单位则配备了相应的空调机组，保障库房的温湿度范围。不过，对于档案库房的标准和要求还有较大差距。
随着互联网的完善，物联网技术的成熟，将电气化设备控制能力发挥到极致。配合集成AI（Artificial Intelligence）产品设计的思路，智能化档案库房管理设备应运而生。
如图所示AI设备（库房设备）集成空调机组，温湿度控制传感器，加湿器、除湿器，臭氧发生器，门禁，云台摄像头，烟感探测器，各类风机设备，在档案库房管理中可实现：温湿度采集、调节，消毒、监控、烟雾火警探测（联动119或气体灭火设备）、送新风等全方位，立体化功能。档案库房管理工作自此迈向新高。
库房管理员可以通过互联网使用Phone和PC两种终端，利用物联网控制技术对档案库房进行随时随地的管理。同时智能AI核心也会按照计划任务及时推送各类库房数据信息，来提醒档案库房管理员，完成各项操作，例如温度超范围（正常值：14℃～24℃）提醒管理员手动或自动模式恒温调节;再如云台检测到非法入侵行为，提醒库房管理员进行报警。对于库房管理员来说，极大改善了办公和管理的环境，只要手机在手，微信在线，完全可以通过运营商网络做到7×24小时无缝人性化管理。科技不但带给最终用户省心的体验，也为代维企业解决了固定人力资源蹲点的工作模式。
2.数字化档案管理技术
数字化档案管理重点体现在数字化加工，即将各类纸质档案通过硬件设备和相应的办公软件加工为符合标准（整理、扫描、图像处理、目录制作、编号等）的数据文件为载体的形式。数字化加工解决档案的存储时间，存储空间、检索和查询效率，提高档案资源的最大化利用率。档案数字化加工是当今档案管理行业的重大课题，数字化建设顺应时代潮流，是适应时代发展的新举，也是我国档案管理工作重中之重。
重要环节在于高速扫描技术，图像处理识别技术以及快速数据挂接。数字化档案加工中，最具有代表性的两项技术分别为：OCR（Optical Character Recognition）识别技术和RFID（Radio Frequency Identification）识别技术。
2.1 OCR（Optical Character Recognition）识别技术应用
OCR（Optical Character Recognition）识别技术，即光学字符识别技术。该技术首先需要通过高端扫描仪或数码相机检测纸质文件介质中的印刷字体字符光感度，然后根据光学成像明暗程度，通过内置字符识别库，进行字符翻译为计算机文字。OCR识别技术的工作效率取决于软件和硬件的能力。一般衡量识别能力的参数如下，合理选择，并有效管理，将大大提高数字化识别效率。
表1 OCR软件识别能力参数一览表
OCR识别引擎多语种识别软件SDK，支持图像自动倾斜矫正，支持图像版面分析1图像格式要求TIFF、JPG、PNG、BMP等2识别语言广度简体、繁体中文、英文等3支持导出格式双层PDF、TXT、RTF、XLS等4识别率（印刷体扫描图像）200-300dpi 98%150-200dpi 95%<150dpi 85%5识别速度（决定工作效率）加载核心组件（首次加载） 3S加载图像 文件容量1M 500ms版面分析 A4篇幅大小 500ms识别速度 A4篇幅大小 <1S导出文件 正常速度 400ms6长时间开启识别核心占用资源（内存）100M/每进程根据计算机核心执行多线程7纠错容错机制A自动B手动C记忆知识库 2.2 RFID（Radio Frequency Identification）识别技术的应用
RFID（Radio Frequency Identification）为无线射频识别技术，是自动识别技术的一种，被誉为21世纪最有创造力的发明之一。外交部档案馆在《RFID技术在档案管理中的应用前景分析》一文中，对RFID技术在档案管理中的运用进行了详细分析，文章认为科学地保管和有效地利用档案是档案工作的重点，只有将档案管理与先进科学技术结合起来，才能把管理、服务水平推上一个新台阶。RFID识别技术特点在于通过无线射频工作原理实现以下功能：非接触方式完成工作;实现双向数据通讯;可进行数据读写;结合无线通讯，结合物联网技术可连接并访问数据库，完成解码识别。RFID（Radio Frequency Identification）技术的应用，在数字化档案管理中具备如下优势：
在数字化基础上实现档案当管理动态化——通过电子标签扫描获取盒内信息大大提高检索工作效率，避免磨损和污损。
信息存储容量巨大，读取准确且速度快——电子标签可写入信息丰富（电子标签不仅可以写入题名、保管期限、页码等不可擦除的信息，还可以写入排架位置、出入库时间、借阅次数、借阅者等可修改的信息。）电子标题具备特殊加密方式，强化档案信息安全级别——杜绝和避免档案信息被篡改和仿制。使用扫描定位功能，可以实现对重点档案资料的单独监控——避免档案失窃。提供人性化工作环境，将人工从繁琐操作中解放，避免疲劳导致的人为失误。
结束语：
综上所述，为提高档案信息化管理水平，合理高效地利用档案资源，使档案管理精细化、数字化，建设智能化档案库房和智慧档案馆，现代化档案管理技术必不可少。作为档案管理服务企业，只有紧跟时代步伐，将更多新技术应用于工作当中，才能提供更加优质的服务，为国家档案管理事业充能增效。
参考文献
[1]王璐瑶.基于RFID技术的实体档案管理研究[J].机电兵船档案，2018（02）：139-140.
[2]周蕾，马晓芸.RFID技术在档案管理中的应用前景分析[J].浙江档案，2019（06）.159-160.