作为会议文书的一种，会议议程表在会议的组织与管理中发挥重要的作用。一份清晰的会议议程表能够规范和控制会议内容，约束沟通的次序和节奏，提升会议的效率，有助于会议目标的顺利达成。
　　通常情况下，一份规范而完整的单位内部会议议程表（见下表）主要包括以下内容：明确的会议目的；会议意欲实现的目标或产生的结果；会议的日期、时间和地点；会议的组织者；参会人员名单；每个与会者在会议中分别承担的任务；会议要讨论的主要议题及时间分配。会议议程表应尽可能短小简单，最好能限制在 1页纸上。

　　——选自《开会管理》，有改动
　　需要指出的是，会议议程表上的内容并非是可以随意摆放的结果。若要追求高效率的会议，无论是按计划召开的会议还是临时会议，都应该有个精心设计会议议程表的过程。
　　一、会议目的的确定
　　在制定会议议程表时，首先要尽可能明确会议的目的：会议是要让大家献计献策，还是要向大家说明情况；是要征求大家的意见，还是要解决问题；是要确定具体行动方案，还是要明确各自的角色和应承担的职责。一旦明确了会议的目的，就等于明确了目标方向。一个明确清晰的目的会有利于引导安排接下来的会议议程。
　　二、会议目标的确定
　　会议目的反映会议的客观需求，引导着会议的方向，而会议目标则是会议需要到达的目的地。会议目标在议程表中占据着重要的位置，它实际上决定了会议的其他各种因素，是对会议要达到成果的保证。会议目标的制定须注意以下几点：
　　1.具体可以衡量。正确的目标应当对行动有指南价值，而含糊、笼统、无法衡量的目标只会给行动造成障碍。比如“探讨如何降低产品的不良率”就不如将想达到的降低幅度明确表达出来好，即可改为“如何在 8月底之前令产品不良率从5％降低到3％”。2.须切合实际。任何目标都必须具有实现的可能性。没有可能实现的目标实际上是对大家热情的打击，但是很容易被实现的目标又不构成挑战。议程设计需要在这方面做出衡量，即会议目标不但具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的可能。3.表明预期达成的成果，并且从员工的角度来考虑会议目标的表达方式。“应做什么”和“应实现什么”
　　两者的差别在于，前者是以会议主席为本位，后者则是站在员工的立场上以成果为本位。很显然，后者比前者更具有实效。例如当会议目标被定为“向员工传达新的请假制度”时，主席可能只会照本宣科一番而草草了事，但若会议目标被定为“让员工了解新的请假制度”，主席则不得不关心员工是否已真正了解了新的请假制度。
　　三、与会人员的确定
　　会议目标一旦确定，我们需要邀请那些真正有必要出席会议的人。他们通常是：对会议目标有深入研究或者对相关情况比较熟悉的人；能够客观理智思考会议主题，并且愿意发表意见的人；有权做出决策的人；那些需要执行决策的人。
　　很明显，会议必须邀请的参会者就是与议题讨论关系直接的人员，对完成会议目标起关键作用，能做出潜在贡献的人员。除此之外的人，组织者可以根据情况考虑是否邀约参会。至于参会人员的数量多少为合适，美国会议管理专家安托尼