Michael Song Michael Song是Cohesive Knowledge Solution(CKS)公司创始人和首席执行官。CKS是一家电邮技巧培训公司,向顾客提供关于电邮效率和电邮礼仪的培训讲座,客户包括惠普、诺华、第一资本金融公司等。他及公司另外两位专家所著的《仓鼠革命——如何管理好你的电子邮件,在你被它控制以前》一书已于今年2月由电子工业出版社出版。
　　
　　我们有些同事恨不得在电邮里跟大家分享自己整个人生。那些又臭又长的邮件你每天要收到多少封?没有空格,没有分段,一眼看去,黑乎乎的一片。一天5封这样的信,一年加起来就是1200封。差劲的电邮书写技巧不仅增加处理邮件的时间,也容易造成误会和错误,但还有一个后果,比这些更糟糕——写这种邮件的,一定是那种思维涣散、不够职业化的人。一个人发电邮的过程其实就是在日积月累地为自己写一份简历。发出的邮件如果思路清晰,会帮你建立一个很好的职业形象。
　　出于这个原因,一定要对自己发出的每封电邮负责。
　　
　　给题目分类
　　
　　请给你的题目进行简单的主题分类。建议使用“行动”(Action)、“信息”(Info)、“请求”(Request)、“确认”(Confirmed)、“寄送”(Delivery)等词来分类。它们能够提示出每封信的目的,有助于读者迅速理解。前三条容易理解,这里解释一下“确认”和“寄送”。
　　“确认”是告诉收信人:你了解了他们的请求,并承诺采取相应行动。比如说,有人想知道你是否把一份重要报告提交给了客户,你可以用这样的题目回一封电邮:“确认:小饰品建议书4/15已提交X客户”。
　　当你发送出一份别人点名要的东西时,用“寄送”,相当于说:“现在我把你要的东西给你了。”比如“:寄送:东北区商业计划完整版”。这样,要东西的人立刻就能明白是什么意思。
　　通过分类,每封电邮都更清楚好懂,整个团队的成绩都会提高。还有一个好处,就是收信人可以按类别来检索了。比如说,他们可以搜索自己的邮箱,找出所有的“行动”或“请求”类邮件,这样就能更好地规划工作量,分出轻重缓急。
　　用描述性题目用含糊的单词作题目对双方的效率都有妨碍:对于阅读者来说,没打开邮件前可能会一头雾水;对于发件人来说,归档时也更麻烦。想象一下,一封名字叫“会议”的邮件查找起来有多难。
　　再看看这样的题目:“寄送:老虎团队销售会议日程——6月25日下午两点,213会议室”。说清日期、时间、地点,这样收信人心里就清楚了。一个描述性的题目会把电邮变得更简洁,因为它会强迫你围绕着一个已经定下来的主题写信。
　　
　　用“此结”(EOM)
　　
　　“此结”的意思是“信息的结尾”(end of message)。如果有人在电邮题目的最后打上“EOM”,就意味着,全部信息都已经包含在题目里了。也就是说,带“EOM”的邮件根本不用打开,因为题目就是信息本身了。这样给发信人和收信人都节省了时间。
　　
　　说点什么样的客套话?
　　
　　有的人喜欢在电邮开头用一两句友好的话来破冰,这可以理解,因为大家都生活在一个越来越虚拟化的环境里,而带有人情味的交流会体现出我们对同事的重视。然而,也有人觉得在电邮开头加上太多客套会把收信人弄糊涂,让他们搞不清信的主旨。所以,我建议使用一个简洁的问候,努力把问候语控制在一句话之内,不超过8个词。比如说:
　　嗨,凯莉——贝克项目干得漂亮!
　　嗨,马克——谢谢你的销售报告!
　　嘿,各位——上周的会真棒!
　　既满足了那些想在开头说点客气话的人,又满足了那些想要直截了当的人。