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摘要：随着社会的发展和科技的进步，文书档案工作本身和社会对档案信息的需求兩方面都会促进文书档案工作的改革和发展，这就要求我们要坚持原则，遵循文书档案工作的基本规律，要用创新思维，在实际工作中不断研究和探索，使文书档案工作逐步走向完善。本文结合笔者从事档案工作的经验，就文书的立卷归档工作谈一点自己的粗浅认识。
关键词：档案管理；文书立卷；立卷方法
中图分类号：G271
随着社会的进步与科学技术的发展，特别是计算机、扫描仪等一系列现代化设施进入文件形成与管理领域，自动化进程明显加快，传统的立卷方式难以适应这一形势的需要，推行立卷改革将成为一种趋势。
一、文书档案立卷改革的必要性
（一）“卷”改“件”是档案部门面向计算机时代的一种选择，计算机技术的引入，对于档案管理现代化有着重要的意义，使档案管理能够跟得上计算机发展的时代，利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势。在办公自动化系统中，文档一体化管理的理念正在不断地为人们所接受。这是因为与传统的文书立卷相比，它更具有科学性和可操性。以“件”为保管单位与“文档一体化管理”有相同的管理基础，符合“文档一体化管理”
要求。
（二）传统的档案管理，强调档案的立卷管理。对于纸质档案来说，由于强调立卷，使工作流程非常繁琐。首先要对文件进行实体分类，然后按问题、重要程度、保管期限排列卷内文件，编写卷内文件页号，编制卷内文件目录。这些工作环节，可是说是“费力不讨好”的工作程序。组卷时，要对卷内文件编流水页号，文件原始的页号作废；对稍大载体的档案进行裁剪，不注意还会把重要内容裁掉；没有装订线的文件，还要贴边，这些都破坏了档案的原始状态甚至档案的本质属性——原始记录性。组卷后，为利用者提供复制利用时，有时必须拆卷复印，否则复印内容不全，且容易泄密。
（三）立卷难是大家的共识。由于传统立卷方法基于手工管理方式，其本身要求的人工劳动难度大，尤其是案卷组合和案卷提名的拟写。一个案卷的质量高就在于卷内文件涉及相关问题要具有一定的联系，联系越紧密问题越集中，案卷就越容易成立，标题也比较好拟。反之，卷内文件之间联系很少，该卷就成了杂卷，任何概括性标题都无法如实反映案卷的全貌。
（四）传统的文书立卷方法已不适应档案管理现代化的需要。传统的文书立卷方法必须改革，包括立卷不装订，按时间排、随办随归，采用单份文件归档将是我们改革的方向，是适应未来机关办公现代化和档案管理现代化需要，符合文档一体化发展的趋势。我们抚顺石化公司也要适应时代的发展，进行文书档案立卷方法。
总之，以“件”为保管单位的文书立卷方法是最为科学、最能从根本上改变文书立卷工作难、繁、缓现象，是今后档案工作发展的大趋势。
二、文书档案立卷改革方法
根据国家档案局发布的《文书档案整理规则》的精神，按照“需要、可能、合理、科学”的原则，突出“简化整理、深化检索”的宗旨，以及城市发展对企业文书档案立卷改革的要求，着重加强以下几方面的立卷内容改革。
（一）、归档文件的编目改革。主要有三个方面，第一归档文件的编号；即档案室编件号和档案馆编件号。室编件号是按照分类方案的最低一级类目，按年度、机构（问题）、保管期限分三个流水进行编号。馆编件号是根据档案室移交进馆的档案，按照馆衔接的需要，分别在归档章和档案盒盒脊等处重新编号。国家《文书档案整理规则》中规定；按问题（类目）分三种保管期限一年为一段，用阿拉伯数字自然流水编号。第二编制归档文件目录；按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，突出以“件”为保管单位，采用横式的归档文件目录，其设置的内容有分类号、件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、盒号和备注项目。归档文件目录应一式三份。第三编制档案盒盒内归档文件目录；即将盒内件编制目录，其格式与归档文件目录相同，分别填写盒脊；盒脊的格式为全宗号、类别号、年度、保管期限、起止年号和盒号。盒内要存放备考表，不同的年代、类别、保管期限不能放在同一盒里。
（二）、取消卷号、实行文件级管理。过去以案卷为保管单位，就是在组卷过程中，将同一组问题的单份文件，在卷内归档文件是否齐全完整的基础上，按照文件的形成规律，根据文件内容的重要程度，时间前后顺序和责任者的级别进行排列、编目、拟写案卷标题、切边、打页号、装订和填写备考表等一系列整理工作。而以“件”作为保管单位，克服了案卷整理的繁杂手工操作。其主要特点有；（1）不需要编制全引目录，编制归档文件目录即可。（2）不需要打页号，在录入条目时，将归档文件的页数数一下录入计算机就行了。（3）不需要拟写标题和填写案卷封面。（4）不需要切边，尽量保持归档文件的原貌，除去金属物，（5）采用左上角装订，将左、上侧对齐用线或不锈钢订书钉装钉即可。具体的件内排列原则是正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后；复文在前、来文在后。
（三）、设置归档章。即在文件的首页右上角上瑞空白处加盖归档章，并填写相关内容，其设置的内容为全宗号、类目号、年度代号、件号、盒号。一般文件形成后，随及盖上归档章，随时或按时向档案部门移交。
（四）、归档文件的分类。国家《文书档案整理规则》中规定，归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程，经过多方面论证，决定采用期限-年度-机构（问题）的分类方法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，在再年度下面按问题进行分类。目前企业大多结合国家档案分类的有关规定，制定本企业的《归档文件整理规则》，采用问题-年度-保管期限的分类方法。按问题分类；即在归档文件材料整理过程中将文件按其形成或承办的问题（类目）进行分类。按年度分类；就是将归档文件材料按其形成年度进行分类。按保管期限分类；就是根据归档文件材料保存价值和重要程度分永久和定期保存的分类方法。 （五）、保管期限的划分。在划分归档文件材料保管期限過程中，一定要按照国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，要重质量，把握划分归档文件材料保管期限的准确性，克服传统的“就高不就低”的保管期限划分的做法。保管期限的填写采用代码字母，即G（永久）、C（定期30年）、D（定期10年）。在编制归档章、填写档案盒脊的保管期限栏时，分别填写G、C、D即可，也可以采用阿拉伯数字的填写方法，即1（永久）、2（定期30年）、3（定期10年）。
三、计算机的介入促进了文书档案立卷改革的快速发展
随着现代化科学技术的发展，办公自动化的先进技术的介入给档案工作的发展提供了更新的要求和契机，档案立卷工作如何做到既要强调档案的保密、安全，又要发挥档案信息服务，为社会提供馆藏资源。尤其在当前的新形势下，传统的以案卷提供利用，被利用者可能接触到不在其利用范围内的其它档案内容，因为同一案卷内的文件，内容往往并不单一，再者以案卷为保管单位，其卷内内容比较复杂，页数有的达到200页，不易复印或缩微，限制了利用方式的多样化。因些，必须加强对传统的以案卷的立卷方法进行改革，采用以文件级的整理方法，充分发挥馆藏档案信息向社会开放利用工作。
由于以文件级作为保管单位，单靠传统和落后的检索查找手段，是很不适应档案管理的需要，但计算机的介入就解决了档案检索难的问题，依靠计算机一次性输入条目，就能生成各类目录，并有强大的文件级检索功能。因此，做好归档文件的数据采集是关系到检索档案信息正确如否的重要保证。所以在录入归档文件条目时，一定要严格要求，按照规范化和标准化来采集每一条档案信息，采集的内容主要有；
（一）档号。每份文件都必须编制固定的档号，也是必须采集的内容，档号由全宗号、档案类别号、年度、保管期限、归档文件顺序号组成。
（二）责任者。责任者一般采集简称，在一个全宗内要求统一，多部门联合发文的，要采集主办单位和不超过三个责任者。
（三）文件编号。是利用者常用一项重要内容，一定要采集。
（四）题名。题名是计算机数据采集重要环节，是计算机检索档案数据的重要依据，因此，在录入题名时，一定要按照档案管理的标准化和规范化来采集归档文件题名，对有些归档文件的题名不能全面揭示文件内容的要进行补充，如有些文件题名过于简单或题名含义不清，不能揭示文件材料内容，填写时也照实抄录，但应重新似写准确的题名附后，并加“（）”标识。如一份关于加精神文明建设的文件，原题名是《通知》，应重新似为（关于加强精神文明建设的通知）附在其后，对于没有题名的文件，可直接填写拟好的题名，加“（）”标识。有些干部任免、职称评聘、介绍信存根、启用印章等文件的题名不能揭示文件内的所有内容，但凡涉及到本机关的相关内容也要将任免名单和印章的全称采集进去。
（五）主题词。一般设置在文件后面，是档案检索的重要途径。
（六）形成日期。以文件公章日期为准，或主管领导签发日期为准。有些归档文件把领导批示件与请示文件为一件保管时，应以主管领导批示日期采集。
（七）页数。归档文件实际页数。
（八）保管期限。永久、30、10三种。
（九）密级。对有些设置密级的文件，一定要采集。保证涉密档案在提供利用过程中的安全工作。
（十） 附注。有的文件附注内容也很重要，是很有利用价值的档案。
完成了文件条目采集后，还要将电子原文挂接，这样计算机不但能检索文件条目，还能检索所需的电子文件，为全文扫描、网络检索、复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利条件。克服了传统的档案案卷整理的繁琐、复杂的组织形式。
四、结束语
总之，档案管理现代化、信息化的快速发展进程，要求传统的文书立卷方法必须改革，文书立卷改革的内容是文档一体化管理的重要体现，它不仅仅是一种管理方法的改革，也是管理思想与思维观念的根本改变，因此，我们要不断研究文书立卷改革的新思路、新方法，使之更方便快捷地适应高速发展的信息产业的需要。
参考文献：
[1]国家《文书档案整理规则》（公开出版）[Z].
[2]张桂珍.谈“卷”改“件”.中国档案[J]，2002（增刊）：136-137
[3]孙丽萍.改革文书立卷方法强化档案计算机检索功能.中国档案[J]，2002（增刊）：128-129
关键词：档案管理；文书立卷；立卷方法
中图分类号：G271
随着社会的进步与科学技术的发展，特别是计算机、扫描仪等一系列现代化设施进入文件形成与管理领域，自动化进程明显加快，传统的立卷方式难以适应这一形势的需要，推行立卷改革将成为一种趋势。
一、文书档案立卷改革的必要性
（一）“卷”改“件”是档案部门面向计算机时代的一种选择，计算机技术的引入，对于档案管理现代化有着重要的意义，使档案管理能够跟得上计算机发展的时代，利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势。在办公自动化系统中，文档一体化管理的理念正在不断地为人们所接受。这是因为与传统的文书立卷相比，它更具有科学性和可操性。以“件”为保管单位与“文档一体化管理”有相同的管理基础，符合“文档一体化管理”
要求。
（二）传统的档案管理，强调档案的立卷管理。对于纸质档案来说，由于强调立卷，使工作流程非常繁琐。首先要对文件进行实体分类，然后按问题、重要程度、保管期限排列卷内文件，编写卷内文件页号，编制卷内文件目录。这些工作环节，可是说是“费力不讨好”的工作程序。组卷时，要对卷内文件编流水页号，文件原始的页号作废；对稍大载体的档案进行裁剪，不注意还会把重要内容裁掉；没有装订线的文件，还要贴边，这些都破坏了档案的原始状态甚至档案的本质属性——原始记录性。组卷后，为利用者提供复制利用时，有时必须拆卷复印，否则复印内容不全，且容易泄密。
（三）立卷难是大家的共识。由于传统立卷方法基于手工管理方式，其本身要求的人工劳动难度大，尤其是案卷组合和案卷提名的拟写。一个案卷的质量高就在于卷内文件涉及相关问题要具有一定的联系，联系越紧密问题越集中，案卷就越容易成立，标题也比较好拟。反之，卷内文件之间联系很少，该卷就成了杂卷，任何概括性标题都无法如实反映案卷的全貌。
（四）传统的文书立卷方法已不适应档案管理现代化的需要。传统的文书立卷方法必须改革，包括立卷不装订，按时间排、随办随归，采用单份文件归档将是我们改革的方向，是适应未来机关办公现代化和档案管理现代化需要，符合文档一体化发展的趋势。我们抚顺石化公司也要适应时代的发展，进行文书档案立卷方法。
总之，以“件”为保管单位的文书立卷方法是最为科学、最能从根本上改变文书立卷工作难、繁、缓现象，是今后档案工作发展的大趋势。
二、文书档案立卷改革方法
根据国家档案局发布的《文书档案整理规则》的精神，按照“需要、可能、合理、科学”的原则，突出“简化整理、深化检索”的宗旨，以及城市发展对企业文书档案立卷改革的要求，着重加强以下几方面的立卷内容改革。
（一）、归档文件的编目改革。主要有三个方面，第一归档文件的编号；即档案室编件号和档案馆编件号。室编件号是按照分类方案的最低一级类目，按年度、机构（问题）、保管期限分三个流水进行编号。馆编件号是根据档案室移交进馆的档案，按照馆衔接的需要，分别在归档章和档案盒盒脊等处重新编号。国家《文书档案整理规则》中规定；按问题（类目）分三种保管期限一年为一段，用阿拉伯数字自然流水编号。第二编制归档文件目录；按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，突出以“件”为保管单位，采用横式的归档文件目录，其设置的内容有分类号、件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、盒号和备注项目。归档文件目录应一式三份。第三编制档案盒盒内归档文件目录；即将盒内件编制目录，其格式与归档文件目录相同，分别填写盒脊；盒脊的格式为全宗号、类别号、年度、保管期限、起止年号和盒号。盒内要存放备考表，不同的年代、类别、保管期限不能放在同一盒里。
（二）、取消卷号、实行文件级管理。过去以案卷为保管单位，就是在组卷过程中，将同一组问题的单份文件，在卷内归档文件是否齐全完整的基础上，按照文件的形成规律，根据文件内容的重要程度，时间前后顺序和责任者的级别进行排列、编目、拟写案卷标题、切边、打页号、装订和填写备考表等一系列整理工作。而以“件”作为保管单位，克服了案卷整理的繁杂手工操作。其主要特点有；（1）不需要编制全引目录，编制归档文件目录即可。（2）不需要打页号，在录入条目时，将归档文件的页数数一下录入计算机就行了。（3）不需要拟写标题和填写案卷封面。（4）不需要切边，尽量保持归档文件的原貌，除去金属物，（5）采用左上角装订，将左、上侧对齐用线或不锈钢订书钉装钉即可。具体的件内排列原则是正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后；复文在前、来文在后。
（三）、设置归档章。即在文件的首页右上角上瑞空白处加盖归档章，并填写相关内容，其设置的内容为全宗号、类目号、年度代号、件号、盒号。一般文件形成后，随及盖上归档章，随时或按时向档案部门移交。
（四）、归档文件的分类。国家《文书档案整理规则》中规定，归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程，经过多方面论证，决定采用期限-年度-机构（问题）的分类方法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，在再年度下面按问题进行分类。目前企业大多结合国家档案分类的有关规定，制定本企业的《归档文件整理规则》，采用问题-年度-保管期限的分类方法。按问题分类；即在归档文件材料整理过程中将文件按其形成或承办的问题（类目）进行分类。按年度分类；就是将归档文件材料按其形成年度进行分类。按保管期限分类；就是根据归档文件材料保存价值和重要程度分永久和定期保存的分类方法。 （五）、保管期限的划分。在划分归档文件材料保管期限過程中，一定要按照国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，要重质量，把握划分归档文件材料保管期限的准确性，克服传统的“就高不就低”的保管期限划分的做法。保管期限的填写采用代码字母，即G（永久）、C（定期30年）、D（定期10年）。在编制归档章、填写档案盒脊的保管期限栏时，分别填写G、C、D即可，也可以采用阿拉伯数字的填写方法，即1（永久）、2（定期30年）、3（定期10年）。
三、计算机的介入促进了文书档案立卷改革的快速发展
随着现代化科学技术的发展，办公自动化的先进技术的介入给档案工作的发展提供了更新的要求和契机，档案立卷工作如何做到既要强调档案的保密、安全，又要发挥档案信息服务，为社会提供馆藏资源。尤其在当前的新形势下，传统的以案卷提供利用，被利用者可能接触到不在其利用范围内的其它档案内容，因为同一案卷内的文件，内容往往并不单一，再者以案卷为保管单位，其卷内内容比较复杂，页数有的达到200页，不易复印或缩微，限制了利用方式的多样化。因些，必须加强对传统的以案卷的立卷方法进行改革，采用以文件级的整理方法，充分发挥馆藏档案信息向社会开放利用工作。
由于以文件级作为保管单位，单靠传统和落后的检索查找手段，是很不适应档案管理的需要，但计算机的介入就解决了档案检索难的问题，依靠计算机一次性输入条目，就能生成各类目录，并有强大的文件级检索功能。因此，做好归档文件的数据采集是关系到检索档案信息正确如否的重要保证。所以在录入归档文件条目时，一定要严格要求，按照规范化和标准化来采集每一条档案信息，采集的内容主要有；
（一）档号。每份文件都必须编制固定的档号，也是必须采集的内容，档号由全宗号、档案类别号、年度、保管期限、归档文件顺序号组成。
（二）责任者。责任者一般采集简称，在一个全宗内要求统一，多部门联合发文的，要采集主办单位和不超过三个责任者。
（三）文件编号。是利用者常用一项重要内容，一定要采集。
（四）题名。题名是计算机数据采集重要环节，是计算机检索档案数据的重要依据，因此，在录入题名时，一定要按照档案管理的标准化和规范化来采集归档文件题名，对有些归档文件的题名不能全面揭示文件内容的要进行补充，如有些文件题名过于简单或题名含义不清，不能揭示文件材料内容，填写时也照实抄录，但应重新似写准确的题名附后，并加“（）”标识。如一份关于加精神文明建设的文件，原题名是《通知》，应重新似为（关于加强精神文明建设的通知）附在其后，对于没有题名的文件，可直接填写拟好的题名，加“（）”标识。有些干部任免、职称评聘、介绍信存根、启用印章等文件的题名不能揭示文件内的所有内容，但凡涉及到本机关的相关内容也要将任免名单和印章的全称采集进去。
（五）主题词。一般设置在文件后面，是档案检索的重要途径。
（六）形成日期。以文件公章日期为准，或主管领导签发日期为准。有些归档文件把领导批示件与请示文件为一件保管时，应以主管领导批示日期采集。
（七）页数。归档文件实际页数。
（八）保管期限。永久、30、10三种。
（九）密级。对有些设置密级的文件，一定要采集。保证涉密档案在提供利用过程中的安全工作。
（十） 附注。有的文件附注内容也很重要，是很有利用价值的档案。
完成了文件条目采集后，还要将电子原文挂接，这样计算机不但能检索文件条目，还能检索所需的电子文件，为全文扫描、网络检索、复印、缩微等提供利用的技术手段带来了种种便利条件。克服了传统的档案案卷整理的繁琐、复杂的组织形式。
四、结束语
总之，档案管理现代化、信息化的快速发展进程，要求传统的文书立卷方法必须改革，文书立卷改革的内容是文档一体化管理的重要体现，它不仅仅是一种管理方法的改革，也是管理思想与思维观念的根本改变，因此，我们要不断研究文书立卷改革的新思路、新方法，使之更方便快捷地适应高速发展的信息产业的需要。
参考文献：
[1]国家《文书档案整理规则》（公开出版）[Z].
[2]张桂珍.谈“卷”改“件”.中国档案[J]，2002（增刊）：136-137
[3]孙丽萍.改革文书立卷方法强化档案计算机检索功能.中国档案[J]，2002（增刊）：128-129