浅谈医院耗材成本管控

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  作者简介:曹然(1975.11-),男,安徽淮南人,本科学历,工作于国投新集公司医院,副总经济师,主要从事医院财务、人事、信息及经营管理工作。
  摘要:医院要在激烈的竞争中稳步发展,必须要在质量水平与经营管理两方面同步提升。成本控制是经营管理的最重要内容之一,耗材成本控制又是医院成本管理的中心工作。本文对医院耗材成本管理目前存在的问题进行分析,对落实耗材成本管理从提高全员成本意识,加强预算管理,采购与领用环节管理,建立监管机制等方面进行论述。认为加强耗材成本管控能降低病人负担,提升医院综合竞争实力。
  关键词:医院;耗材;成本控制随着医疗改革的不断深入,使各个医院的竞争越来越激烈,医院的生存发展压力日益突出,如何在激烈的竞争下取得优势,必须在成本管理上进行总结和创新,降低医院的运营成本,提高医院的综合竞争优势[1,2]。医院成本管理控制的核心主要是药品、设备和耗材,而耗材又是成本管理中最突出的内容,管理好可提高医院效益、树立医院形象、增强医院信誉,甚至还可以提升医院文化。目前,医用耗材是医院开展现代医疗活动所必须的,并且扮演者越来越重要的位置,有些耗材已直接成为治疗手段,而且相当大的一部分医用耗材不能收取患者费用,这使医院要承担更多的成本来维持日常的就诊[3]。耗材具有流动性强、技术更新快、用量大等特点,所以,耗材管理已成为医院管理的一项重要内容,现如今医院大多数对卫生耗材的管理实行招标采购制度,但这只是形式上的改变,如何对医院耗材的成本进行管理是摆在医院管理者面前的一项非常重要的工作,也考验着医院采购管理人员的管理能力与业务能力。
  一、目前医院耗材管理存在的问题
  1、采购环节管理不严
  在医院采购过程中,过多的供货商使采购人员在采购环节中出现混乱,出现对医疗耗材的考察不够严格、对市场需求和市场价格不够熟悉、容易接收各种商业贿赂,由于主观性较大,造成所采购的医疗耗材在质量、价格、数量、规格、品种等方面出现问题,耗费医院大量的人力物力和财力[4]。其次,缺少对物质管理部门的有效监控,使得医院无法对所有的供应商进行严格的把关,无法完全控制医疗耗材供应商的合法性。再者,多数医院采购人员是由医疗或其他专业人员所从事,专业性不强,更无法做到指导临床耗材应用工作。
  2、耗材账目管理混乱
  目前,仍然有少数医院的耗材登记是以手工记录为主,导致账目不够清晰,特别是在医疗耗材出现问题时无法及时找出批号,难以追踪耗材记录[5-6]。因账目不清会出现重复采购,过期损毁,违法违纪等不良现象。而且会产生使用浪费,增加成本支出给医院运营管理带来一定难度。随着医院的发展以及病人维权意识的增加,势必需要简单、快速、清晰的账目来管理医疗耗材,减轻患者负担,取得患者信任。
  3、医院的耗材使用不规范
  有的医院科室的耗材使用不够规范,在很多医院耗材使用上缺少明确的规定,有个别医生在工作中贪图小便宜,私自与供应商取得联系购买,更有甚者要求患者从代理商处购买医疗耗材,用来获得回扣或相应报酬,不仅无法保证医疗耗材的质量,而且医疗安全带来极大的隐患。同时也给医院声誉带来负面影响,使成本管理无法落实。
  二、加强医院耗材成本控制的对策
  1、通过实行绩效考核制度,提高职工耗材成本意识
  医院绩效考核制度中很重要的一点是对耗材的成本管理,主要原因是医院耗材的成本很高,一般占医院总成本支出的10%-20%[7,8],科室成本的重点之一就是医疗耗材的使用和消耗。医院管理首先应提高职工的成本意识,完善耗材的成本管理控制,优化耗材管理绩效考核制度,明确科室耗材使用责任。通过实施控制科室的耗材使用办法,建立有效的监督机制,避免过分的不规范使用情况。有报道指出,应将科室的每月固定消耗定额按实际消耗量和一定的业务增长比率来进行计划,关键点是由库房将使用消耗量控制在定额内。按一定的公式来计算耗材使用的量与不同科室人员数量和病人数量配比,要给科室制订合理的耗材实用定额,从考核管理方面控制耗材用量。根据科室不同,使用耗材的品种也不同,用量也不同,核定科室每月耗材成本指标,在月度考核中与奖金挂钩,让科室主动在耗材使用上自我挖潜,降低消耗。一旦将耗材管理与个人工资和科室效益相挂钩,科室人员就会主动或被动地提高耗材节约意识和管理意识。经过多年的实践,总结出了一个有效的办法就是在各科室设立一名兼职的成本控制员,对其开展成本管理理论培训,制定其工作规范,明确任务,要求每月科室要进行成本分析,将成本控制成果,存在的问题等形成专题报告,院部经营部门建立与科室沟通机制,在工作中积极推行耗材成本控制理念以及耗材管理绩效考核制度,按月压茬推进成本管理,从使用量上严控成本支出。除严格考核以外,从医院管理的角度有以下三种做法降低耗材成本支出:
  第一,杜绝浪费。无论哪种耗材,浪费是最的成本支出。因为浪费的耗材没有对应收入来消化成本,浪费的耗材基本没有有效的使用对象。所以,要积极倡导“厉行节约,反对浪费”活动,让职工树立节简的工作作风。
  第二,品种选择。在实际工作中,要以实用为指导思想,不能什么材料都贵的最好,在保证质量的前提下选择适用的耗材就可以了。在医院收费项目中,很数耗材是免费的,所以医务人员在耗材选用上要经济适用,不能放任无度。比如,有的国产用品完全可以安全使用就没有必要选择进口材料。
  第三,重复利用。当然,目前医用物品为解决院内感染问题多为一次性物品,但还有些材料是可以重复使用的,在供应消毒能力强的医院完全可以从重复利用方面开展耗材节约工作。况且,有的一次性材料未必比刚消过毒的重复使用材料卫生,因从包装到运输、仓储等很多环节,卫生也难百分之百保证。
  2、加强耗材的预算管理和采购量控制
  医院耗材的预算需要根据计划在每个季度内的整体目标消耗、以及储备耗材情况进行制定,也是一项十分重要的预测资源配置方式。在实际工作中应当制定医疗耗材预算报告,协调和指导各科室的耗材预算,将各科室的成本和收入以及费用等项目及时反馈给科室负责人,并在绩效考核的前提下进行下一个月的预算[9]。材料的采购也应当根据不同科室的具体需求,定期确定合理的采购计划,更重要的是需要与医院的库存情况和市场供应情况相结合,依据计划进行采购。   预算管理要建立一个完善的体系,要有很强的采购指导意义又不能与实际相差太大。预算在制定、执行、修订的过程中不断优化,使用其成为一个耗材成本形成的设计与分析系统。科学预测耗材的应用量,确定最佳采购时机,规避盲目采购和超定额采购的现象发生,主管部门应该强化材料采购的内部控制,提升耗材价格的公开度和透明度,利用医疗耗材的预算控制,医院可以更好地了解耗材资金的采购运作规律以及消耗规律。合理的预算及有效的预算执行可以最小的库存保证医疗的需要,最终成功实现医院成本的缩减、提升医院流动资金使用效率,降低医院的资金成本。
  3、管理好进货渠道,严格招标采购
  医院在对医疗耗材的供应商管理上要严格控制,对市场要进行调研,统一采购、严格招标。在采购时要做到货比三家,在招标的过程中需要有专业人员参加与,对供应商要做到集中管理,对供应商的资质进行检查,防止没有诚信和没有资格的的供应商来做虚假宣传,使医院受到经济损失。特别是在一些价格高的耗材上,医院应组织公开招标和公平竞争进行采购,而一些常规耗材便可以通过公开竞价、综合考虑,选择性价比高的、资质齐全的、合格的供应商作为供方,长期签订供货合同[10],从采购价格管理的角度来控制成本,遵守优质低价原则,严把采购关。要充分了解耗材市场,将医院需求预算与市场供给能力进行有机的结合,合理利用市场机遇,合理计算经济批量,从采购环节管理降低耗材使用成本。一些特殊科室使用较少的耗材可以和其他多家医院联合购买,以避免因采购量过小而增加采购成本。此外,减少购货的中间环节,大批量耗材可以从厂家直接采购,或从一级代理商处采购都是节省成本的直接方式。
  为加强管理,把关到位,医院首先要成立物资采购管理小组,不能完全由器材科来实施招标与采购工作,要有医务,经管,财务,纪检等部门共同参与成立采购小组,在共同参与、充分监督的状况下开展招标与采购业务,能够增加采购价格形成的透明度,能够增强供应商选择的客观性与公平性,也能减少腐败现象的发生。最要的是从进货的第一关保证了入库的耗材优质、低价。如果购入的耗材价格过高,那么降低耗材成本就十分困难,因此,通过招标、询价、同行业了解、供应商调研等方式管理好进货渠道成本管控中心工作。
  4、加强流程控制,提高采购人员的综合素质
  采购人员的思想道德素质和职业道德素质是一项非常需要重视的问题,医院要制定严格的监督和惩罚措施,完善内部控制制度,落实关键环节分权及流程闭环管理。当然在条件允许的情况下可以开展岗位轮换,以降低廉政风险带来的耗材成本增加。还对采购人员的专业技能和素质进行评价,要求采购部门的人员必须选择有相应资格证的经销商,禁止采购无证耗材。尤为重要的一点是,如何懂得经营和采购以及如何懂得耗材的使用信息也是采购人员所必须掌握的技能。
  对采购人员来说首先是思想素质,医院在选人用的时一定要将为人正派,对医院忠诚的职工用在采购岗位上。其次是采购人员自身要有奉献精神,也许紧急的业务会在休息时间办理,要能勤奋敬业才能完全满足工作需要。第三是要加强采购人员业务学习,通过活动参观,新产品使用观摩,参加展销会,到上级医院学习等方式提高对医用耗材的认知度,了解耗材生产行业发展状况等。通过对耗材的知识,还可以指导医务人员使用,辅助医务人员开展耗材应用上的医疗技术创新。
  5、以信息手段提高耗材流转的账目管理、监督耗材使用
  账目管理在医院材料成本控制上起着举足轻重的作用,所以必须加强耗材的账目管理工作,规范耗材的入库验收制度,做好入库登记账目,要求采购人员入库前必须严格按照标准进行验收,验收的内容主要包括:耗材的品名、数量、规格、单价、型号、产地等,也需要核对供货商信息以及外包装的生产批号、有效期、消毒日期、产品注册证、生产许可证、卫生许可证等,此项工作需要由专人记录并查收[11]。对于特殊产品,应对每件产品所对应的患者进行跟踪和随访,主要包括:病情诊断、手术医生签名、手术日期、科室主任签名等,以此规范耗材管理环节。建立数据库使用计算机管理,利用信息化手段对落实对各环节的监控。将耗材使用管控列入内部审计工作的重要内容,可定期或专项开展此类事项的审计,增强管理透明度,达到控制成本的目的。
  目前很多医院都已上了HIS系统,要利有此数据库系统加强耗材管理,将耗材的收、发、存数量管理依托各类报表的勾稽关系,用严密的信息化手段提高耗材管理的准确性。首先,将耗材的入库与财务部门的总账系统相关联。其次,将耗材的发出与病人的实际消耗相关联。第三,系统时时结存与耗材管理人员手工盘点报表相关联。用信息化来管理耗材的品名、数量、规格、型号、产地、效期等,可有效地减少发错货风险,过效期风险等。另外,在价格管理上,要做到HIS系统的供应商和流水金额要与财务账中的供应商往来相关联。
  6、因地制宜、个性化管理不同科室的耗材
  医院耗材的成本控制系统必须个别设计,要适合特定的岗位、部门和流程的实际情况,不可完全照搬不同医院的做法,也不可由不同的科室采用相同的管理办法,比如医院检验科的收入主要由生化、临检、免疫、放免、PCR、体液、血液等项目收入组成,检验项目的耗材主要是试剂的成本控制,而放射科的主要成本是使用特定胶片以及大型仪器的维护。充分分析科室成本发生特点,以ABC法测算科室耗材大用量品种及高价值品种,通过重点防控来提高成本管理工作效率。要以综合分析与公正评价原则,使耗材使用指标量化,从而有效控制耗材管理。
  7、以医疗为中心,增强服务意识
  医院的中心业务是医疗,耗材管理一定要围绕服务医疗、提升医疗的宗旨。一切管理都是为了更好的发展,所以不能对耗材就管理而管理,要能满足医疗工作需要,甚至促进医疗工作,可定期召开耗材需求协调会或到科室了解耗材使用信息反馈,不断增强对临床的服务意识,提升服务的有效性。要做到成本管理不能限制业务发展,耗材管控不能影响医疗工作。经营管理人员要多与采购及医务人员沟通,做到信息互通,工作理解,以达到管而不死,节支提效的目的。   三、结论
  综上所述,严格控制医疗耗材成本是医院成本控制管理的关键所在,原因一:耗材成本可控,对于医院成本管控中,折旧费用是以前事件形成的基本为固定成本,利息支出多为医院资金确实空缺而形成的资金成本,多为难以调剂的成本支出,而耗材在品种、价格、用量上均有很大的变动空间。原因二:耗材的使用涉及到每位医务人员,而每个人的成本意识,节约习惯与节约能力不同,统一的管控措施尤为重要。原因三:耗材管理好,使用得当也是为病人减轻经济负担的主要工作。医院管理人员应当切实强化材料成本管理工作,可以引进企业管理当中的材料管理理念与方法,采取科学合理的成本管理手段,从数量管理、价格管理、流程管理等方面加强制度化、规范化,努力缩减耗材成本消耗,在保证质量的同时降低运行成本,提高医院效益,而且还可以使病人满意度上升,增强医院职工的凝聚力,逐步实现医院高效、优质、低耗的内涵发展,使医院进入和社会互动的良性循环。(作者单位:淮南新康医院)
  参考文献
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