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【摘要】 图书馆档案作为图书馆各种活动的原始记录，记载了图书馆事业发展的各种史实，对图书馆的管理和服务工作有着极其重要的作用。本文主要按照时间上先后顺序，记叙东莞图书馆档案室建设历程，以及关于如果做好图书馆档案管理工作的一些建议。
【关键词】 档案工作；晋级；规章制度；归档；立卷
【中图分类号】 G251【文献标识码】 A【文章编号】 1005-1074(2009)04-0141-01
图书馆档案是图书馆各种活动的原始记录，记载了图书馆事业发展的史实，它具备重要的查考利用价值。图书馆作为图书文献中心和信息咨询中心，承担着向广大公众传播科学文化知识、提供参考信息的职责，其存放的各类档案资料是图书馆业务发展的轨迹，因此建立档案室，规范档案的管理和利用工作，对图书馆各项业务工作的顺利开展有着重要的作用。
东莞图书馆档案室从2002年建立以来，经过近几年的发展，已经形成了文书、基建、设备仪器、会计、声像、专业、实物等门类齐全，结构合理、质量优化的档案体系，拥有档案资料1918卷、4405件，照片806张，图书资料210册，各种检索目录共计22本，各种编研汇编材料10册。在2003年被评为省一级档案综合管理单位，在2006年又被晋升为省特级档案综合管理单位。
1 东莞图书馆档案室成立前现状
2002年以前，在档案室成立之前，东莞图书馆档案工作几乎处于空白，全馆上下对档案管理工作普遍缺乏明确的认识，馆内保存的有价值的文件资料不仅数量较少，而且不成体系，质量不高。档案管理工作也存在种种问题，主要表现在：一是整理标准不明确，由于全馆对档案管理不够重视，对档案工作的相关标准了解不够，使得图书馆档案的整理工作一直缺乏系统和完善的标准；二是收集存放不科学，由于管理标准的缺乏，使得图书馆的档案管理更偏重于个人的主观经验，一直处于无序的状态，经常出现漏存、多存、错存等现象；尤其是不同门类的档案交叉存放、不同保存期限的档案混合存放的现象比较严重；三是立卷归档零状态，在档案室成立之前，图书馆各门类混合存放，基本没有专门的立卷、归档；四是数字化和管理自动化工作薄弱。档案管理工作自动化是做好档案工作的重要手段，是档案利用和开发的前提，国家有关部门对档案综合管理的自动化有着专门的要求。然而在档案室成立之前，整个图书馆档案的数字化和管理自动化还极其薄弱。
2 东莞图书馆档案室成立以来的体会
2.1 领导重视、加大投入 实践证明，领导重视是搞好档案工作的前提，东莞图书馆档案室能取得省特级档案综合管理单位的称号，首先归功于领导的重视。2002年，东莞图书新馆被列入城市新区规划并动工兴建，图书馆面临由旧馆到新馆，由小馆到大馆的过渡，为了使整个图书馆的档案工作更能与图书馆整体发展相协调，与图书馆业务工作相配套，馆里提出成立综合档案室的构想。我馆在新馆建设资金较为吃紧的情况下，召开了专题会议，讨论档案室的规划，并就档案室的家具设备进行专项采购，按照市档案局的有关要求，购置了专用的档案柜；并在已经购置了空调机、打印机、复印机和电脑等设备基础上，扩大了档案用房面积，新辟了120平方米的档案室和馆史陈列室，并对两室的内部规划、结构进行了改造，划分出不同的区间，使档案保管条件大为改善，档案室面貌焕然一新，从而为我馆档案的归档整理、开发利用、保护管理和延长档案使用寿命创造了良好的条件；其次，选择政治合格、业务过硬的人员充实档案管理人员队伍，定期选派人员参加上级有关部门组织的档案业务培训，丰富现代档案管理知识。档案室设有专职档案工作人员1名，各业务部门也设一名兼职档案员。
2.2 健全管理制度、规范档案管理工作 在认真学习国家及省关于档案业务建设的有关规定基础上，我馆还多次向市档案局的同志请教档案管理工作的经验，并结合我馆实际制定出了《东莞图书馆档案综合管理制度汇编》，这使得图书馆档案工作有据可依，有章可循，在制度上为我馆档案工作提供了保障。并在此基础上，进一步完善档案工作管理制度，形成包含收集、移交、整理、鉴定、保管、利用、开发等环节在内的一整套科学规范的档案管理运转流程。对于档案的收集，实行了层层负责制、使得全馆上下形成了个个关心档案、人人留意档案的氛围，强化了档案的观念。每年度末，由专职档案管理人员进行督促，确保各部室准时上交部门档案。由于档案管理人员的高度的责任心和具有一定的专业知识，确保了档案资料的收集和科学管理，避免了重复和缺漏。
2.3 狠抓档案基础建设，确保档案工作的质量 针对图书馆档案的收集不系统，不齐全的特点，在档案室成立之后，档案室首先将原分散在各部门的文书、人事、财务、基建、照片、声像等档案收集起来，并做好登记与分类；然后，配合我馆撰写馆史的机会对我馆近40年的历史变迁的多种珍贵材料进行了深入的搜集和整理，如历任馆长资料、名人题词、大事回顾、珍贵相片等。经过全馆近一年多的艰苦努力，终于将我馆1972～2002年的档案资料补充齐全，并分门别类进行了立卷归档，建立了数字化目录，整理文书档案3359件、基建档案4卷、设备仪器档案10卷、会计档案1094卷、声像档案（录音、录像、光盘共97盒）、照片685张、业务档案63卷、实物档案98件、图书资料196册、25卷，为档案升级打下了坚实的业务基础。
2.4 加强档案的开发和利用，提高其利用效率 档案管理工作的根本目的，就是提供综合利用，为图书馆业务工作开展服务，同时也为领导提供决策参考。档案室编制了室藏档案资料存放地点索引表；利用万维文书及档案管理系统软件，将历年的文书、基建、设备仪器、会计、声像、专业、实物档案目录全部输入电脑，实现了自动化的检索。由于检索目录编排合理，使用方便，工作人员态度热情，自2003年以来，档案室接待查档人员265人次，使得档案工作在图书馆业务工作发挥了重要的作用。此外，为使档案资料发挥最大作用，在充分利用档案室资料的基础上，档案室和其他业务部门共同编辑了《组织沿革》、《大事记》、《基础数字汇编》、《工作计划》、《工作总结》等不同类型的参考资料，力图从不同方面、不同角度反映我馆发展的历史和现状，同时，我们编写了《继往开来——东莞图书馆七十五年》，全面介绍东莞图书馆的组织沿革、历史变迁，集中记载了我馆几十年以来所走过的辉煌历程以及所取得的一些成绩，这些都为馆内各项工作提供重要的参考依据。
一份耕耘，一分收获。经过全馆上下的共同努力，2003年，我馆档案工作顺利通过省档案局的检查验收，被评为“省一级档案综合管理单位”。在2006年，我馆又被晋升为“省特级档案综合管理单位”
东莞图书馆自档案室成立以来，实现了档案文件电子化查询，扩大了档案利用空间、各部室都能够按照自己的需求查询、浏览和利用档案为工作服务，提高了工作效率，得到了大家的一致好评。实践证明，图书馆档案室的建设只要遵循档案工作的规律，有条不紊，就能在为图书馆事业的发展做出重大的贡献。
参考文献
[1] 候小云,高贤.辽宁省图书馆档案工作概述[J].图书馆学刊，1998,（5）.
[2] 李俭英.以目标管理为契机提高档案管理水平——做好图书馆档案管理工作的几点体会[J].浙江档案，1998,（10）.
【关键词】 档案工作；晋级；规章制度；归档；立卷
【中图分类号】 G251【文献标识码】 A【文章编号】 1005-1074(2009)04-0141-01
图书馆档案是图书馆各种活动的原始记录，记载了图书馆事业发展的史实，它具备重要的查考利用价值。图书馆作为图书文献中心和信息咨询中心，承担着向广大公众传播科学文化知识、提供参考信息的职责，其存放的各类档案资料是图书馆业务发展的轨迹，因此建立档案室，规范档案的管理和利用工作，对图书馆各项业务工作的顺利开展有着重要的作用。
东莞图书馆档案室从2002年建立以来，经过近几年的发展，已经形成了文书、基建、设备仪器、会计、声像、专业、实物等门类齐全，结构合理、质量优化的档案体系，拥有档案资料1918卷、4405件，照片806张，图书资料210册，各种检索目录共计22本，各种编研汇编材料10册。在2003年被评为省一级档案综合管理单位，在2006年又被晋升为省特级档案综合管理单位。
1 东莞图书馆档案室成立前现状
2002年以前，在档案室成立之前，东莞图书馆档案工作几乎处于空白，全馆上下对档案管理工作普遍缺乏明确的认识，馆内保存的有价值的文件资料不仅数量较少，而且不成体系，质量不高。档案管理工作也存在种种问题，主要表现在：一是整理标准不明确，由于全馆对档案管理不够重视，对档案工作的相关标准了解不够，使得图书馆档案的整理工作一直缺乏系统和完善的标准；二是收集存放不科学，由于管理标准的缺乏，使得图书馆的档案管理更偏重于个人的主观经验，一直处于无序的状态，经常出现漏存、多存、错存等现象；尤其是不同门类的档案交叉存放、不同保存期限的档案混合存放的现象比较严重；三是立卷归档零状态，在档案室成立之前，图书馆各门类混合存放，基本没有专门的立卷、归档；四是数字化和管理自动化工作薄弱。档案管理工作自动化是做好档案工作的重要手段，是档案利用和开发的前提，国家有关部门对档案综合管理的自动化有着专门的要求。然而在档案室成立之前，整个图书馆档案的数字化和管理自动化还极其薄弱。
2 东莞图书馆档案室成立以来的体会
2.1 领导重视、加大投入 实践证明，领导重视是搞好档案工作的前提，东莞图书馆档案室能取得省特级档案综合管理单位的称号，首先归功于领导的重视。2002年，东莞图书新馆被列入城市新区规划并动工兴建，图书馆面临由旧馆到新馆，由小馆到大馆的过渡，为了使整个图书馆的档案工作更能与图书馆整体发展相协调，与图书馆业务工作相配套，馆里提出成立综合档案室的构想。我馆在新馆建设资金较为吃紧的情况下，召开了专题会议，讨论档案室的规划，并就档案室的家具设备进行专项采购，按照市档案局的有关要求，购置了专用的档案柜；并在已经购置了空调机、打印机、复印机和电脑等设备基础上，扩大了档案用房面积，新辟了120平方米的档案室和馆史陈列室，并对两室的内部规划、结构进行了改造，划分出不同的区间，使档案保管条件大为改善，档案室面貌焕然一新，从而为我馆档案的归档整理、开发利用、保护管理和延长档案使用寿命创造了良好的条件；其次，选择政治合格、业务过硬的人员充实档案管理人员队伍，定期选派人员参加上级有关部门组织的档案业务培训，丰富现代档案管理知识。档案室设有专职档案工作人员1名，各业务部门也设一名兼职档案员。
2.2 健全管理制度、规范档案管理工作 在认真学习国家及省关于档案业务建设的有关规定基础上，我馆还多次向市档案局的同志请教档案管理工作的经验，并结合我馆实际制定出了《东莞图书馆档案综合管理制度汇编》，这使得图书馆档案工作有据可依，有章可循，在制度上为我馆档案工作提供了保障。并在此基础上，进一步完善档案工作管理制度，形成包含收集、移交、整理、鉴定、保管、利用、开发等环节在内的一整套科学规范的档案管理运转流程。对于档案的收集，实行了层层负责制、使得全馆上下形成了个个关心档案、人人留意档案的氛围，强化了档案的观念。每年度末，由专职档案管理人员进行督促，确保各部室准时上交部门档案。由于档案管理人员的高度的责任心和具有一定的专业知识，确保了档案资料的收集和科学管理，避免了重复和缺漏。
2.3 狠抓档案基础建设，确保档案工作的质量 针对图书馆档案的收集不系统，不齐全的特点，在档案室成立之后，档案室首先将原分散在各部门的文书、人事、财务、基建、照片、声像等档案收集起来，并做好登记与分类；然后，配合我馆撰写馆史的机会对我馆近40年的历史变迁的多种珍贵材料进行了深入的搜集和整理，如历任馆长资料、名人题词、大事回顾、珍贵相片等。经过全馆近一年多的艰苦努力，终于将我馆1972～2002年的档案资料补充齐全，并分门别类进行了立卷归档，建立了数字化目录，整理文书档案3359件、基建档案4卷、设备仪器档案10卷、会计档案1094卷、声像档案（录音、录像、光盘共97盒）、照片685张、业务档案63卷、实物档案98件、图书资料196册、25卷，为档案升级打下了坚实的业务基础。
2.4 加强档案的开发和利用，提高其利用效率 档案管理工作的根本目的，就是提供综合利用，为图书馆业务工作开展服务，同时也为领导提供决策参考。档案室编制了室藏档案资料存放地点索引表；利用万维文书及档案管理系统软件，将历年的文书、基建、设备仪器、会计、声像、专业、实物档案目录全部输入电脑，实现了自动化的检索。由于检索目录编排合理，使用方便，工作人员态度热情，自2003年以来，档案室接待查档人员265人次，使得档案工作在图书馆业务工作发挥了重要的作用。此外，为使档案资料发挥最大作用，在充分利用档案室资料的基础上，档案室和其他业务部门共同编辑了《组织沿革》、《大事记》、《基础数字汇编》、《工作计划》、《工作总结》等不同类型的参考资料，力图从不同方面、不同角度反映我馆发展的历史和现状，同时，我们编写了《继往开来——东莞图书馆七十五年》，全面介绍东莞图书馆的组织沿革、历史变迁，集中记载了我馆几十年以来所走过的辉煌历程以及所取得的一些成绩，这些都为馆内各项工作提供重要的参考依据。
一份耕耘，一分收获。经过全馆上下的共同努力，2003年，我馆档案工作顺利通过省档案局的检查验收，被评为“省一级档案综合管理单位”。在2006年，我馆又被晋升为“省特级档案综合管理单位”
东莞图书馆自档案室成立以来，实现了档案文件电子化查询，扩大了档案利用空间、各部室都能够按照自己的需求查询、浏览和利用档案为工作服务，提高了工作效率，得到了大家的一致好评。实践证明，图书馆档案室的建设只要遵循档案工作的规律，有条不紊，就能在为图书馆事业的发展做出重大的贡献。
参考文献
[1] 候小云,高贤.辽宁省图书馆档案工作概述[J].图书馆学刊，1998,（5）.
[2] 李俭英.以目标管理为契机提高档案管理水平——做好图书馆档案管理工作的几点体会[J].浙江档案，1998,（10）.