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摘 要:国有企业人事档案管理工作对于企业人才管理、人才部署,提升自身企业文化建设都有着重要意义。做好人事档案管理工作对于企业发展其促进与推动作用。本文将通过对国有企业人事档案管理重要性的分析,提出进一步加强国有企业人事档案管理的有效措施,以期对国有企业人事档案管理以启示。
关键词:国有企业;人事档案;重要性;管理;创新
人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分,是在人事管理过程中,以个人为单位组合起来,记述和反映个人经历和德才表现,是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状况及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案具有真实性、可靠性、保密性、独立性。
国有企业人事档案管理对于员工任免、调动及管理有着重要作用,也是员工人事考核的主要依据,其重要性不言而喻。
一 国有企业人事档案管理与创新的重要性
(一)有助于企业实现人才管理
人事档案比较客观真实的记录和反映了企业员工的家庭基本情况、个人工作经历及德、能、绩等情况,有助于企业了解在职人员的情况,从而掌握科学发展的第一首资料,建立企业知识储备结构,以便国有企业在制定长期发展目标的过程中科学分析,充分发挥人才优势,扬长避短,实现人才部署,促进企业快速发展。
(二)有助于保障企业人才结构的稳定性
人才是企业发展的有力保障,对于人才的调配、管理通过人事档案管理体现,合理设置岗位,科学利用人才,建立适合企业自身发展的人才选拔制度,保障国有企业人才结构的稳定性,从而保证企业立足于激烈的市场竞争中,增强企业风险抵抗能力。
(三)有助于提高企业自身文化建设
企业文化是企业增强核心竞争力的“软文化”,是凝心聚力、团结一致的向心力。有效、科学的管理认识档案,对企业现有的人才结构进行调整,建立档案信息,引导专业技能人才合理流动,正确调整人才与企业、人才与人才之间的关系,于无形中促进人才对企业的认同感和归属感,将自身的发展与企业的发展紧密结合到一起,企业才能呈现“争先创优”、“积极向上”的好风气,促进企业发展与文化建设。
二 加强国有企业人事档案管理与创新的有效策略
(一)完善制度,进一步规范档案资料管理工作
良好的制度保证,为人事档案管理工作提供了可靠保证和重要依据,只有合理、完善的制度才能保证人事档案管理工作的连续性与可靠性。
完善国有企业人事档案管理,首先要完善制度,以条文形式明确人事档案管理制度,规范人事档案的资料收集、归档、保管、转借、阅读、利用等一系列活动。同时要建立健全的档案管理工作考核制度和责任追究制度,以避免档案的丢失与改动,加强对档案管理工作人员的监管,严格手续,规范程序,认真登记人事档案的转入、转出、接受材料、查阅、借阅,有效地保护档案的完整性,制约档案涂改、泄密等现象。
(二)加强管理,提高档案管理人员的素质
国有企业人事档案管理工作应当配置专职人事档案管理人员,以专业知识和先进的管理技术做好人事档案管理工作;同时要选择政治强、纪律严、作风正、责任心强的共产党员从事重要人事档案管理工作,以保证人事档的保密性。
工作中要注重对档案管理人员的教育培养,定期组织人事档案管理业务知识培训,精通业务,同时做好思想政治工作,进一步了解人事档案管理工作的重要性,增强责任心;除此之外,要加强企业人文关怀,多关心档案管理人员的生活、工作,落实档案管理人员待遇,激发工作的积极性和主动性,热爱本职工作,做好本职工作,形成良性循环。
(三)加大投入,确保人事档案的完整性,做好档案信息化建设
国有企业的人事档案是国家重要的档案资料,要做好人事档案的保护工作,包括人事档案的维护、抢救、修补工作。相关部门要加大人事档案管理工作的资金投入,将人事档案管理工作经费纳入企业经费预算行列,建立专项经费,按标准按要求建设规范、科学的档案室、档案柜,安装监控,确保档案室的配套保护措施如防盗、防火、防潮、防虫,保持档案室良好的通风与采光。
同时,要加强档案管理的硬件和软件配备,做好档案信息化建设工作。配备必要的计算机、扫描仪等现代科技产品,将人事档案纸质版与电子数据录入电脑以完整保存,实现查档、归档、调档的信息化,提高人事档案工作的信息化管理水平,确保人事档案利用安全,档案材料无损坏、无丢失,不失密、不泄密。
(四)提高质量,注重人事档案材料收集,完善个人人事档案
国有企业干部与员工在政治经济体制的要求下不断提升自身,其在学历、培训、聘任、专业技术方面材料会随工作年限增长而增多,需要归档的材料也务必要及时,认真整理,做好人事档案管理的基础工作,完善企业干部与员工的个人人事档案。同时,对于不符合归档要求的材料要及时处理,规范人事档案管理;对于材料不齐全的要及时通知本人进行补办,以保证人事档案的完整性、准确性、真实性。
(五)与时俱进,做好人事档案管理现代化和信息化建设
信息时代,要充分利用各种有效手段与网络资源,发挥先进科学技术的作用,将其与人事档案管理工作有效结合起来,一方面实现人事档案材料的保管工作,另一方面提高人事档案管理工作的工作效率与工作质量,实现人事档案管理工作的创新。
人事档案材料的保管工作,借助现代科学技术手段,利用计算机、扫描仪等设备,准确、及实地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事纸质档案与数据格式并存,以防纸质材料丢失、人为改动带来的不便与麻烦。
总之,人事档案管理工作的创新,主要体现在人事档案管理的现代化与信息化建设方面,做好档案现代化和信息化建设,提高人事档案的利用效率,实现人事档案信息资源共享等,切实解决档案管理中存在的新问题,更好地服务于企业人才管理。
结语:
国有企业人事档案管理工作需要从思想、资金、管理、制度、技术等方面加以完善,以实现人事档案更好地服务于组织人事工作,使之成为国有企业用人的参考标准,也有效促进国有企业的改革、发展与稳定。
参考文献
[1] 文华,《国有企业人事档案管理的现状、问题和对策研究》[J],《人事天地》,2014.08
[2] 王春玉,《国有企业人事档案管理的發展与完善》[J],《商业时代》,2010.36
[3] 王诗月,《如何做好国有企业人事档案管理》[J],《企业改革与管理》,2017.01
[4] 黄宗凯,《加强国有企业人事档案管理思考》[J],《档案管理》,2013.06
[5] 王秋霞,《国有企业人事档案管理的发展与完善》[J],《机电兵船档案》,2009.06
[6] 孙培培,《国有企业人事档案管理信息化发展趋向的探讨》[J],《办公室业务》,2016.04
[7] 傅秀萍,《国有企业人事档案管理重要性及策略》[J],《低碳世界》,2017.13
作者简介:王珂,男,汉族,1987年9月,湖北武汉,硕士研究生,人力资源管理,工程师,国网湖北省电力有限公司电力科学研究院。
关键词:国有企业;人事档案;重要性;管理;创新
人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分,是在人事管理过程中,以个人为单位组合起来,记述和反映个人经历和德才表现,是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状况及奖励处罚等方面的原始记录。人事档案具有真实性、可靠性、保密性、独立性。
国有企业人事档案管理对于员工任免、调动及管理有着重要作用,也是员工人事考核的主要依据,其重要性不言而喻。
一 国有企业人事档案管理与创新的重要性
(一)有助于企业实现人才管理
人事档案比较客观真实的记录和反映了企业员工的家庭基本情况、个人工作经历及德、能、绩等情况,有助于企业了解在职人员的情况,从而掌握科学发展的第一首资料,建立企业知识储备结构,以便国有企业在制定长期发展目标的过程中科学分析,充分发挥人才优势,扬长避短,实现人才部署,促进企业快速发展。
(二)有助于保障企业人才结构的稳定性
人才是企业发展的有力保障,对于人才的调配、管理通过人事档案管理体现,合理设置岗位,科学利用人才,建立适合企业自身发展的人才选拔制度,保障国有企业人才结构的稳定性,从而保证企业立足于激烈的市场竞争中,增强企业风险抵抗能力。
(三)有助于提高企业自身文化建设
企业文化是企业增强核心竞争力的“软文化”,是凝心聚力、团结一致的向心力。有效、科学的管理认识档案,对企业现有的人才结构进行调整,建立档案信息,引导专业技能人才合理流动,正确调整人才与企业、人才与人才之间的关系,于无形中促进人才对企业的认同感和归属感,将自身的发展与企业的发展紧密结合到一起,企业才能呈现“争先创优”、“积极向上”的好风气,促进企业发展与文化建设。
二 加强国有企业人事档案管理与创新的有效策略
(一)完善制度,进一步规范档案资料管理工作
良好的制度保证,为人事档案管理工作提供了可靠保证和重要依据,只有合理、完善的制度才能保证人事档案管理工作的连续性与可靠性。
完善国有企业人事档案管理,首先要完善制度,以条文形式明确人事档案管理制度,规范人事档案的资料收集、归档、保管、转借、阅读、利用等一系列活动。同时要建立健全的档案管理工作考核制度和责任追究制度,以避免档案的丢失与改动,加强对档案管理工作人员的监管,严格手续,规范程序,认真登记人事档案的转入、转出、接受材料、查阅、借阅,有效地保护档案的完整性,制约档案涂改、泄密等现象。
(二)加强管理,提高档案管理人员的素质
国有企业人事档案管理工作应当配置专职人事档案管理人员,以专业知识和先进的管理技术做好人事档案管理工作;同时要选择政治强、纪律严、作风正、责任心强的共产党员从事重要人事档案管理工作,以保证人事档的保密性。
工作中要注重对档案管理人员的教育培养,定期组织人事档案管理业务知识培训,精通业务,同时做好思想政治工作,进一步了解人事档案管理工作的重要性,增强责任心;除此之外,要加强企业人文关怀,多关心档案管理人员的生活、工作,落实档案管理人员待遇,激发工作的积极性和主动性,热爱本职工作,做好本职工作,形成良性循环。
(三)加大投入,确保人事档案的完整性,做好档案信息化建设
国有企业的人事档案是国家重要的档案资料,要做好人事档案的保护工作,包括人事档案的维护、抢救、修补工作。相关部门要加大人事档案管理工作的资金投入,将人事档案管理工作经费纳入企业经费预算行列,建立专项经费,按标准按要求建设规范、科学的档案室、档案柜,安装监控,确保档案室的配套保护措施如防盗、防火、防潮、防虫,保持档案室良好的通风与采光。
同时,要加强档案管理的硬件和软件配备,做好档案信息化建设工作。配备必要的计算机、扫描仪等现代科技产品,将人事档案纸质版与电子数据录入电脑以完整保存,实现查档、归档、调档的信息化,提高人事档案工作的信息化管理水平,确保人事档案利用安全,档案材料无损坏、无丢失,不失密、不泄密。
(四)提高质量,注重人事档案材料收集,完善个人人事档案
国有企业干部与员工在政治经济体制的要求下不断提升自身,其在学历、培训、聘任、专业技术方面材料会随工作年限增长而增多,需要归档的材料也务必要及时,认真整理,做好人事档案管理的基础工作,完善企业干部与员工的个人人事档案。同时,对于不符合归档要求的材料要及时处理,规范人事档案管理;对于材料不齐全的要及时通知本人进行补办,以保证人事档案的完整性、准确性、真实性。
(五)与时俱进,做好人事档案管理现代化和信息化建设
信息时代,要充分利用各种有效手段与网络资源,发挥先进科学技术的作用,将其与人事档案管理工作有效结合起来,一方面实现人事档案材料的保管工作,另一方面提高人事档案管理工作的工作效率与工作质量,实现人事档案管理工作的创新。
人事档案材料的保管工作,借助现代科学技术手段,利用计算机、扫描仪等设备,准确、及实地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性,通过相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事纸质档案与数据格式并存,以防纸质材料丢失、人为改动带来的不便与麻烦。
总之,人事档案管理工作的创新,主要体现在人事档案管理的现代化与信息化建设方面,做好档案现代化和信息化建设,提高人事档案的利用效率,实现人事档案信息资源共享等,切实解决档案管理中存在的新问题,更好地服务于企业人才管理。
结语:
国有企业人事档案管理工作需要从思想、资金、管理、制度、技术等方面加以完善,以实现人事档案更好地服务于组织人事工作,使之成为国有企业用人的参考标准,也有效促进国有企业的改革、发展与稳定。
参考文献
[1] 文华,《国有企业人事档案管理的现状、问题和对策研究》[J],《人事天地》,2014.08
[2] 王春玉,《国有企业人事档案管理的發展与完善》[J],《商业时代》,2010.36
[3] 王诗月,《如何做好国有企业人事档案管理》[J],《企业改革与管理》,2017.01
[4] 黄宗凯,《加强国有企业人事档案管理思考》[J],《档案管理》,2013.06
[5] 王秋霞,《国有企业人事档案管理的发展与完善》[J],《机电兵船档案》,2009.06
[6] 孙培培,《国有企业人事档案管理信息化发展趋向的探讨》[J],《办公室业务》,2016.04
[7] 傅秀萍,《国有企业人事档案管理重要性及策略》[J],《低碳世界》,2017.13
作者简介:王珂,男,汉族,1987年9月,湖北武汉,硕士研究生,人力资源管理,工程师,国网湖北省电力有限公司电力科学研究院。