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摘 要：企业建立档案OA系统是完全有必要的，OA系统对传统档案管理会造成巨大冲击也是无法避免的，针对性采取应对措施，这才是档案管理人的正确而明智的选择。
关键词：企业 档案管理OA系统 影响 对策
电子信息介入企业档案管理是时代发展必然结果，对传统档案管理带来什么样的影响，我们又该如何去面对，这是每一个企业档案管理人员都需要面对的现实问题。档案管理技术革命势不可挡，信息化建设也必定会对企业档案管理带来发展新契机，尽快融入其中，才能给自己准确定位，实现成功转型。
一、企业建立档案OA系统的必要性
办公自动化，翻译成英语为office Automation，简称OA。在企业档案管理中引入办公自动化也是电子信息时代发展的必然结果。OA系统档案建设，是通过计算機技术对档案资料进行自动处理、储存、管理和传递，快捷、准确、及时，还能节省大量人力物力，提高办公效率和经济效益。传统档案管理都是以纸质原始材料作为管理对象，对资料进行归档整理，过程非常繁琐，而且准确性还较差，这些纸质资料还会受到外力作用发生损毁，档案管理效率很低。随着微型计算机、打字机、电脑排版机、传真机、无线电话、缩微、光盘等储存检索设备和卫星通讯技术的介入，档案载体、管理手段和方法也发生巨大变化，这对固有档案观念、档案管理理论学说和相关法规条例都将产生重要影响。实现无纸质的电子化档案管理，作为档案事业发展的大趋势，也是科技进步所带来的技术革命。虽然在过渡阶段还存在这样或那样的不和谐，但档案管理全面升级势在必行。OA系统对档案管理带来的冲击不可避免，正视这个冲击，就会让档案管理顺利进入一个崭新的时代。
二、OA系统对企业传统档案管理的影响
随着信息时代的快速发展，企业档案管理也迅速进入信息高速公路。OA系统被快速运用于企业管理之中，企业的档案管理面临重大变革。
1.传统意义上的底稿正在消失。传统档案资料都是纸质原始材料，可以分为草稿、底稿、修改稿，现在电子文档的使用，文件已经少以纸质形式显示，当然就不分草稿还是修改稿了。档案资料在形式以及数量上的变化，将对档案管理固有观念、方法和法规都会产生重要影响。
2.档案陈旧管理观念受到冲击。档案的电子化管理，是档案事业发展的必然结果，但由于传统档案管理形式和观念还在很多地方根深蒂固，很多企业档案管理还存在一些不和谐现象：办公自动化水平在提高，但档案管理自动化水平却处于停滞状态；档案管理人员对电子档案人认识不足，技术缺乏；甚至产生一些抵触情绪。这对档案信息化建设起到一定的制约作用。
3.纸质档案原始性被大大削弱。传统档案管理有一个显著特点就是纸质档案材料的原始性。正因为有原始性，才能体现档案的价值，而电子档案出现之后，档案的原始性就不复存在，这对档案基本属性造成颠覆。档案管理的价值意义必然要引起一些争议，档案管理的目的性和法规性需要进一步界定和规范。电子文档成为档案管理的基本形式。这些缺少原始性的文档，还具备纸质原始文档的属性吗？这些文档是不是有法律效应呢？它们的合法性能否得到保证呢？面对这些问题，电子文档档案管理需要作出明确回答。因此，档案管理电子化，必然要引起相关观念、理论和法规的连锁效应，有效解决这些相关问题，为电子文档档案管理奠定基础。
4.档案管理方法面临重大转变。OA系统介入档案管理，档案管理方法必定要发生重大变化。传统档案管理要有立卷归档环节，所谓立卷就是由文书部门进行档案材料的接收，归档就是由档案管理部门对这些纸质文件资料进行分类归类。电子文档介入之后，立卷和归档已经没有界限，档案管理方法被简单化。
三、企业档案OA系统建设的对策
1.管理理念要随OA系统升级。电子文档替代纸质文稿，完全实现无纸质的电子化管理，真正建成形式和意义上的数字档案馆，使档案事业未来发展的趋势所在。档案工作者、管理者对档案的认识，特别是对底稿的认识，一定要摆脱传统档案管理手抄笔录所谓的原始性，要坦然接受电子计算机成为档案管理的主要组成部件。档案管理系统升级为自动化，管理者的观念也应该随之升级换代，确保档案管理模式的成功过渡。
2.档案管理工作需要制定新标准。企业档案管理要实现由传统文档向信息电子文档转移，必然要涉及一些档案管理制度，由于电子文档和纸质文档存在较大差距，旧的档案管理制度已经失去原有意义，制定适应信息时代的档案管理制度势在必行，包括档案专业名词术语标准、代码标准、档案著录和目录组织标准、档案收集整理、鉴定标准、档案标引语言标准等，甚至关于元数据的采集标准、结构体系、格式、存储方式等，都需要有新制度和新标准加以规范。再如，建立档案采集系统，需要健全档案管理采集制度，要对档案信息的采集单位、采集内容范围和信息采集的时间要求等，进行统一规范。档案采集信息系统还要与档案管理相关部门实现信息系统的融合。由于涉及内容较多，涉及的人员也较多，这就需要搞好协作配合，保证采集档案信息的顺利实施。
3.确保信息档案的真实原始属性。对电子文档的处理储存当然就会涉及档案真实性原始性的问题，传统档案的原始性曾是档案的最重要特征，现在的电子文档要保证其原始性似乎很难，但确保其真实性，这是电子档案必须要保证的属性特征。因此，在电子档案建立时，为保护电子文件的原始信息，可以通过安全技术进行处理：（1）元数据地封装技术，就是把电子文件及元数据按指定结构打包，创建一个整体封装包地过程，确保在未来环境下，元数据能为电子文件提供充足的背景和技术信息，从而确保电子文件的原始性和凭证性；（2）采取身份验证技术，防止无权限者的操作，再文件传输过程中，使用加密技术；（3）进行消息验证，判定存储或传输过程中没被篡改或替换；（4）把这些电子文档全部改为“只读性”文件，就是只能读不能修改的文件。这样就可以保护电子文件的原始结构，使之与纸质档案相同的法律属性。
4.电子档案的安全和保护工作不可或缺。传统纸质档案需要定期进行维护，防止外力或者天气因素造成损害。电子文档虽然没有空气灰尘潮湿等环境影响，但要长期保护电子文档数据安全，还需要管理人员增强保护意识。在防止非法访问和病毒入侵方面运用防火墙，杜绝非法访问和非法输出。另外，由于电子文档要长期保存，可电子文档使用时间较短，现在还没有经验证明电子文档可以几百年不坏。因此，档案管理人员要对电子文档进行定期复制，备份保存，确保文档数据不丢失不损坏。
5.形成档案信息资源共享互通制。档案管理是企业的重要信息资料库，OA系统电子档案为企业实现信息资源共享提供重要平台。企业管理单位可以通过共享系统，随时查阅相关档案资料，这对企业生产经营有重要辅助作用。因此，企业档案管理要加紧完善OA系统的建设，尽快纳入企业信息化体系，为企业发展发挥正能量。
6.提高档案人员信息化管理能力。档案管理信息化，档案管理人员的业务综合素质也要适应信息化管理的需要，面对现代计算机技术，档案管理人员只会手抄笔录当然是不行的，要对信息知识有全面了解，要对操作要领熟练掌握。因此，企业要对档案管理人员进行技术培训，尽快提升其信息管理能力，以适应信息化管理的需要。
参考文献：
[1]张艳霞.在办公自动化环境下的文书档案管理[J]；城市建设理论研究；2012年第5期.
[2]吕晓男.初探办公自动化在文书档案管理中的应用[J]；赤子；2012年第15期.
[3]张颜；建设工程档案无纸全电子化趋势[就]中国档案；2015年第7期.
关键词：企业 档案管理OA系统 影响 对策
电子信息介入企业档案管理是时代发展必然结果，对传统档案管理带来什么样的影响，我们又该如何去面对，这是每一个企业档案管理人员都需要面对的现实问题。档案管理技术革命势不可挡，信息化建设也必定会对企业档案管理带来发展新契机，尽快融入其中，才能给自己准确定位，实现成功转型。
一、企业建立档案OA系统的必要性
办公自动化，翻译成英语为office Automation，简称OA。在企业档案管理中引入办公自动化也是电子信息时代发展的必然结果。OA系统档案建设，是通过计算機技术对档案资料进行自动处理、储存、管理和传递，快捷、准确、及时，还能节省大量人力物力，提高办公效率和经济效益。传统档案管理都是以纸质原始材料作为管理对象，对资料进行归档整理，过程非常繁琐，而且准确性还较差，这些纸质资料还会受到外力作用发生损毁，档案管理效率很低。随着微型计算机、打字机、电脑排版机、传真机、无线电话、缩微、光盘等储存检索设备和卫星通讯技术的介入，档案载体、管理手段和方法也发生巨大变化，这对固有档案观念、档案管理理论学说和相关法规条例都将产生重要影响。实现无纸质的电子化档案管理，作为档案事业发展的大趋势，也是科技进步所带来的技术革命。虽然在过渡阶段还存在这样或那样的不和谐，但档案管理全面升级势在必行。OA系统对档案管理带来的冲击不可避免，正视这个冲击，就会让档案管理顺利进入一个崭新的时代。
二、OA系统对企业传统档案管理的影响
随着信息时代的快速发展，企业档案管理也迅速进入信息高速公路。OA系统被快速运用于企业管理之中，企业的档案管理面临重大变革。
1.传统意义上的底稿正在消失。传统档案资料都是纸质原始材料，可以分为草稿、底稿、修改稿，现在电子文档的使用，文件已经少以纸质形式显示，当然就不分草稿还是修改稿了。档案资料在形式以及数量上的变化，将对档案管理固有观念、方法和法规都会产生重要影响。
2.档案陈旧管理观念受到冲击。档案的电子化管理，是档案事业发展的必然结果，但由于传统档案管理形式和观念还在很多地方根深蒂固，很多企业档案管理还存在一些不和谐现象：办公自动化水平在提高，但档案管理自动化水平却处于停滞状态；档案管理人员对电子档案人认识不足，技术缺乏；甚至产生一些抵触情绪。这对档案信息化建设起到一定的制约作用。
3.纸质档案原始性被大大削弱。传统档案管理有一个显著特点就是纸质档案材料的原始性。正因为有原始性，才能体现档案的价值，而电子档案出现之后，档案的原始性就不复存在，这对档案基本属性造成颠覆。档案管理的价值意义必然要引起一些争议，档案管理的目的性和法规性需要进一步界定和规范。电子文档成为档案管理的基本形式。这些缺少原始性的文档，还具备纸质原始文档的属性吗？这些文档是不是有法律效应呢？它们的合法性能否得到保证呢？面对这些问题，电子文档档案管理需要作出明确回答。因此，档案管理电子化，必然要引起相关观念、理论和法规的连锁效应，有效解决这些相关问题，为电子文档档案管理奠定基础。
4.档案管理方法面临重大转变。OA系统介入档案管理，档案管理方法必定要发生重大变化。传统档案管理要有立卷归档环节，所谓立卷就是由文书部门进行档案材料的接收，归档就是由档案管理部门对这些纸质文件资料进行分类归类。电子文档介入之后，立卷和归档已经没有界限，档案管理方法被简单化。
三、企业档案OA系统建设的对策
1.管理理念要随OA系统升级。电子文档替代纸质文稿，完全实现无纸质的电子化管理，真正建成形式和意义上的数字档案馆，使档案事业未来发展的趋势所在。档案工作者、管理者对档案的认识，特别是对底稿的认识，一定要摆脱传统档案管理手抄笔录所谓的原始性，要坦然接受电子计算机成为档案管理的主要组成部件。档案管理系统升级为自动化，管理者的观念也应该随之升级换代，确保档案管理模式的成功过渡。
2.档案管理工作需要制定新标准。企业档案管理要实现由传统文档向信息电子文档转移，必然要涉及一些档案管理制度，由于电子文档和纸质文档存在较大差距，旧的档案管理制度已经失去原有意义，制定适应信息时代的档案管理制度势在必行，包括档案专业名词术语标准、代码标准、档案著录和目录组织标准、档案收集整理、鉴定标准、档案标引语言标准等，甚至关于元数据的采集标准、结构体系、格式、存储方式等，都需要有新制度和新标准加以规范。再如，建立档案采集系统，需要健全档案管理采集制度，要对档案信息的采集单位、采集内容范围和信息采集的时间要求等，进行统一规范。档案采集信息系统还要与档案管理相关部门实现信息系统的融合。由于涉及内容较多，涉及的人员也较多，这就需要搞好协作配合，保证采集档案信息的顺利实施。
3.确保信息档案的真实原始属性。对电子文档的处理储存当然就会涉及档案真实性原始性的问题，传统档案的原始性曾是档案的最重要特征，现在的电子文档要保证其原始性似乎很难，但确保其真实性，这是电子档案必须要保证的属性特征。因此，在电子档案建立时，为保护电子文件的原始信息，可以通过安全技术进行处理：（1）元数据地封装技术，就是把电子文件及元数据按指定结构打包，创建一个整体封装包地过程，确保在未来环境下，元数据能为电子文件提供充足的背景和技术信息，从而确保电子文件的原始性和凭证性；（2）采取身份验证技术，防止无权限者的操作，再文件传输过程中，使用加密技术；（3）进行消息验证，判定存储或传输过程中没被篡改或替换；（4）把这些电子文档全部改为“只读性”文件，就是只能读不能修改的文件。这样就可以保护电子文件的原始结构，使之与纸质档案相同的法律属性。
4.电子档案的安全和保护工作不可或缺。传统纸质档案需要定期进行维护，防止外力或者天气因素造成损害。电子文档虽然没有空气灰尘潮湿等环境影响，但要长期保护电子文档数据安全，还需要管理人员增强保护意识。在防止非法访问和病毒入侵方面运用防火墙，杜绝非法访问和非法输出。另外，由于电子文档要长期保存，可电子文档使用时间较短，现在还没有经验证明电子文档可以几百年不坏。因此，档案管理人员要对电子文档进行定期复制，备份保存，确保文档数据不丢失不损坏。
5.形成档案信息资源共享互通制。档案管理是企业的重要信息资料库，OA系统电子档案为企业实现信息资源共享提供重要平台。企业管理单位可以通过共享系统，随时查阅相关档案资料，这对企业生产经营有重要辅助作用。因此，企业档案管理要加紧完善OA系统的建设，尽快纳入企业信息化体系，为企业发展发挥正能量。
6.提高档案人员信息化管理能力。档案管理信息化，档案管理人员的业务综合素质也要适应信息化管理的需要，面对现代计算机技术，档案管理人员只会手抄笔录当然是不行的，要对信息知识有全面了解，要对操作要领熟练掌握。因此，企业要对档案管理人员进行技术培训，尽快提升其信息管理能力，以适应信息化管理的需要。
参考文献：
[1]张艳霞.在办公自动化环境下的文书档案管理[J]；城市建设理论研究；2012年第5期.
[2]吕晓男.初探办公自动化在文书档案管理中的应用[J]；赤子；2012年第15期.
[3]张颜；建设工程档案无纸全电子化趋势[就]中国档案；2015年第7期.