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摘 要：随着会计电算化的飞速发展，网络技术在各企业会计核算领域得到广泛应用，电子文件与档案也应运而生，由此产生大量会计类电子文件。而今大部分企业依然以纸质介质保存会计档案，同时保存纸质和电子的会计档案意义不大，还会增加档案管理成本。故此，会计档案电子化成了时代发展的必须。
关键词：会计电子档案;电子签名;档案检索
1、会计档案电子化或将正式登堂入室
2002年底国家标准《电子文件归档与管理规范》实施，一般如企业存档的合同等等都已经顺利转型为电子存档资料，但关于会计档案电子化的呼声并不高，因为会计档案具有其特定的保密性。直到近年，中国联通与中国移动率先牵头推行会计档案电子化试点工作，取得了良好的效果，获得了国家发改委、财政部、国家档案局的充分肯定。 2015年5月25日，财政部发布的《会计档案管理办法（征求意见稿）》【1】中第七条与第八条明确规定了可以仅仅以电子形式归档保存的会计档案范围。至此，会计档案电子化或将正式登堂入室。
2、纸质会计档案管理现状
如今，大部分单位的纸质档案均归集到档案管理部门，并有专门的电子档案管理系统归集上传各类档案基本信息。虽然有基本的电子信息，但这些信息和我们所说的会计档案电子化是有区别的。如今会计档案仅仅是实现了卷案级数据电子化，我们仅仅能够查阅到会计资料各册的所属单位、档号、责任人、起止日期、起止页码等等基础资料，这些资料的具体信息是无法直接调用的。而会计档案电子化的内容则正是将会计资料的具体信息进行扫描或者直接电子化，以在档案系统中形成直接调阅的目的。
（1）自用档案管理系统
胜利油田拥有自己的电子档案管理系统，各二级单位用户可通过设定好的用户名和密码登录中国石化档案管理系统，通过索引"档案业务--收集整编"，进入档案数据录入系统。在窗口左上角可看到档案结构树，胜利油田（公共）档案管理内容涉及科研、设备、产品、管理、会计等多方面信息，基本囊括了整个企业档案所需要的各种类型。另外，我们可以看到，除却分部门信息的划分以外，档案结构树还包括了"实物档案"、"照片档案"、"视频档案"、"音频档案"等多种不同的形式。可以说，中国石化档案管理系统的功能非常全面，能够适应时代发展的需要。
（2）会计档案工作的大体情况
以本单位为例，实际工作中，由于各类审计、税务局、稽查局的检查比较多，如果当年就将会计档案归档，将需要不停的与档案室借阅各类会计资料，因此，本单位会计档案跨年度归档。一般来说，次年八月份之前应将本年各类会计档案归档完毕。
每年应予归档的会计资料包括按照要求装订规整的凭证、各类会计报表、合同汇编等等。在各类资料装订成册之前，需仔细梳理归置各类资料，以防止资料遗漏。比如会计凭证，需一一对应编号，并仔细核对签字、印鉴是否齐全，附件张数是否与凭证页面注明的数字一致，凭证附件是否与凭证内容相关等等。对于会计资料的梳理是一项非常重要的工作，只有这一步做好了，存档的资料才能保证其真实有效完整。
经过梳理之后的会计资料应按照规定装订成册，之后将成册资料通过中国石化会计档案系统的会计档案窗口，录入成册资料的基本信息，如单位名称、档号、分类号、责任者、起止日期、件数等等。成册资料将由档案管理人员进行编号，会计档案、会计报表、合同汇编等均有不同的代码，依次编码完毕，将编码标注在档案盒上，以便借阅。
3、会计档案的发展趋势
如前所述，纸质会计资料虽然也建立了档案管理信息系统，但仅仅是对所属单位、档号、责任人、起止日期、起止页码等的归集查询，并不能真正做到打开电脑就可阅读到所有的会计资料信息。比如，我要查询某一年的某一类凭证，那我现在就只能先在会计核算系统中进行凭证的查询，找到符合条件的凭证，再与会计档案管理人员联系，申请借阅相关凭证。在申请借阅的过程中，需要走一定的借阅流程，若档案管理人员不在，那我只能等待。现有会计资料的存档方式已经远远无法跟上时代的潮流，我们要求经济快速准确，我们也要求节约环保绿色，新的形势之下，会计档案纸质化真的已经需要慢慢开始转型。
另外，会计工作的重心已慢慢的由会计核算向财务管理转移，也就是说，会计核算工作的电子化已经慢慢削弱了会计人员的记账功能，会计人员的工作更多的转型为对企业财务管理的评价与建议，而所有的评价建议工作的基础，都来自于既有的历史会计资料。如果这些会计资料依然只能一本一本的查阅，那么信息查询工作将耗费大量的人力物力。若符合条件的会计资料能够直接通过电子档案系统查阅，那将给实际工作带来无限的便利。
从财政部发布的意见稿可以看出，建立会计电子档案的工作是顺应了时代发展的潮流，是经济发展的必然产物。如何正确认识会计电子档案，如何高效安全的建立会计电子档案，这渐渐成了我们会计工作的一个重要课题。因此，会计档案的管理工作应该兼容并蓄，开放视野，应选择性的发展电子数据库，也许未来可能出现模拟可视化技术档案等等。
5、会计档案电子化的意义
另外，会计档案电子化推进了会计办公无纸化进程，有利于实现低碳化办公的理想;这有效降低了企业运营成本，虽然还有些需要永久保存的会计资料不可使用电子档案，但其他资料的电子化有效减轻了档案管理部门的建库负担;另外各检查机构查看档案便捷快速，这也是会计档案电子化的一个重要意义。
1.2015年5月25日财政部发布《会计档案管理办法（征求意见稿）》;
2. 2004年8月28日，中华人民共和国主席令第十八号公布的《中華人民共和国电子签名法》，
3. 2002年《电子文件归档与管理规范》（中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002）
4. 2013年2月25日国家税务总局令第30号《网络发票管理办法》
关键词：会计电子档案;电子签名;档案检索
1、会计档案电子化或将正式登堂入室
2002年底国家标准《电子文件归档与管理规范》实施，一般如企业存档的合同等等都已经顺利转型为电子存档资料，但关于会计档案电子化的呼声并不高，因为会计档案具有其特定的保密性。直到近年，中国联通与中国移动率先牵头推行会计档案电子化试点工作，取得了良好的效果，获得了国家发改委、财政部、国家档案局的充分肯定。 2015年5月25日，财政部发布的《会计档案管理办法（征求意见稿）》【1】中第七条与第八条明确规定了可以仅仅以电子形式归档保存的会计档案范围。至此，会计档案电子化或将正式登堂入室。
2、纸质会计档案管理现状
如今，大部分单位的纸质档案均归集到档案管理部门，并有专门的电子档案管理系统归集上传各类档案基本信息。虽然有基本的电子信息，但这些信息和我们所说的会计档案电子化是有区别的。如今会计档案仅仅是实现了卷案级数据电子化，我们仅仅能够查阅到会计资料各册的所属单位、档号、责任人、起止日期、起止页码等等基础资料，这些资料的具体信息是无法直接调用的。而会计档案电子化的内容则正是将会计资料的具体信息进行扫描或者直接电子化，以在档案系统中形成直接调阅的目的。
（1）自用档案管理系统
胜利油田拥有自己的电子档案管理系统，各二级单位用户可通过设定好的用户名和密码登录中国石化档案管理系统，通过索引"档案业务--收集整编"，进入档案数据录入系统。在窗口左上角可看到档案结构树，胜利油田（公共）档案管理内容涉及科研、设备、产品、管理、会计等多方面信息，基本囊括了整个企业档案所需要的各种类型。另外，我们可以看到，除却分部门信息的划分以外，档案结构树还包括了"实物档案"、"照片档案"、"视频档案"、"音频档案"等多种不同的形式。可以说，中国石化档案管理系统的功能非常全面，能够适应时代发展的需要。
（2）会计档案工作的大体情况
以本单位为例，实际工作中，由于各类审计、税务局、稽查局的检查比较多，如果当年就将会计档案归档，将需要不停的与档案室借阅各类会计资料，因此，本单位会计档案跨年度归档。一般来说，次年八月份之前应将本年各类会计档案归档完毕。
每年应予归档的会计资料包括按照要求装订规整的凭证、各类会计报表、合同汇编等等。在各类资料装订成册之前，需仔细梳理归置各类资料，以防止资料遗漏。比如会计凭证，需一一对应编号，并仔细核对签字、印鉴是否齐全，附件张数是否与凭证页面注明的数字一致，凭证附件是否与凭证内容相关等等。对于会计资料的梳理是一项非常重要的工作，只有这一步做好了，存档的资料才能保证其真实有效完整。
经过梳理之后的会计资料应按照规定装订成册，之后将成册资料通过中国石化会计档案系统的会计档案窗口，录入成册资料的基本信息，如单位名称、档号、分类号、责任者、起止日期、件数等等。成册资料将由档案管理人员进行编号，会计档案、会计报表、合同汇编等均有不同的代码，依次编码完毕，将编码标注在档案盒上，以便借阅。
3、会计档案的发展趋势
如前所述，纸质会计资料虽然也建立了档案管理信息系统，但仅仅是对所属单位、档号、责任人、起止日期、起止页码等的归集查询，并不能真正做到打开电脑就可阅读到所有的会计资料信息。比如，我要查询某一年的某一类凭证，那我现在就只能先在会计核算系统中进行凭证的查询，找到符合条件的凭证，再与会计档案管理人员联系，申请借阅相关凭证。在申请借阅的过程中，需要走一定的借阅流程，若档案管理人员不在，那我只能等待。现有会计资料的存档方式已经远远无法跟上时代的潮流，我们要求经济快速准确，我们也要求节约环保绿色，新的形势之下，会计档案纸质化真的已经需要慢慢开始转型。
另外，会计工作的重心已慢慢的由会计核算向财务管理转移，也就是说，会计核算工作的电子化已经慢慢削弱了会计人员的记账功能，会计人员的工作更多的转型为对企业财务管理的评价与建议，而所有的评价建议工作的基础，都来自于既有的历史会计资料。如果这些会计资料依然只能一本一本的查阅，那么信息查询工作将耗费大量的人力物力。若符合条件的会计资料能够直接通过电子档案系统查阅，那将给实际工作带来无限的便利。
从财政部发布的意见稿可以看出，建立会计电子档案的工作是顺应了时代发展的潮流，是经济发展的必然产物。如何正确认识会计电子档案，如何高效安全的建立会计电子档案，这渐渐成了我们会计工作的一个重要课题。因此，会计档案的管理工作应该兼容并蓄，开放视野，应选择性的发展电子数据库，也许未来可能出现模拟可视化技术档案等等。
5、会计档案电子化的意义
另外，会计档案电子化推进了会计办公无纸化进程，有利于实现低碳化办公的理想;这有效降低了企业运营成本，虽然还有些需要永久保存的会计资料不可使用电子档案，但其他资料的电子化有效减轻了档案管理部门的建库负担;另外各检查机构查看档案便捷快速，这也是会计档案电子化的一个重要意义。
1.2015年5月25日财政部发布《会计档案管理办法（征求意见稿）》;
2. 2004年8月28日，中华人民共和国主席令第十八号公布的《中華人民共和国电子签名法》，
3. 2002年《电子文件归档与管理规范》（中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002）
4. 2013年2月25日国家税务总局令第30号《网络发票管理办法》