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摘 要：《归档文件整理规则》是文书档案立卷改革的成果总结，是基于文书档案而产生的一种整理规则。在高校文书档案领域，“卷”改“件”是对档案客观实证性的回归，它对于减少整理环节，提高归档工作效率有着积极的意义。但是从科技档案成套性特点以及各种专门档案自身特性方面思考，“件”的定义不宜过于灵活，按件整理在减少工作量、方便统计与提高检索方面的作用不如文书档案领域明显。因此，《归档文件整理规则》适用于高校文书档案，不宜扩展到高校所有档案类型。
关键词：立卷改革；高校档案；按件整理；《归档文件整理规则》
立卷改革长期以来都是我国档案界较为关注的话题，2001年，正式出台的《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是对前期各种文书立卷改革措施的总结和升华，是“继30年代行政效率运动之后文档工作的第二次变革”。[1]《规则》作为我国文书立卷改革的重要成果，自其发布以来，在档案界产生了较大的影响，各级综合性档案馆基本已按其要求进行了相应的改革。在高校领域，《规则》也同样被逐步推行开来。卞咸杰同志曾就高校领域适用《规则》问题在档案界论坛作过专题讲座，[2]并将其主要内容以《高校各类档案以件归档的实践》（以下简称《卞文》）为题在《档案管理》2010年第1期上发表。笔者对卞咸杰同志在文中所展示的创新精神和改革胆略深为敬佩，但是，对于《卞文》将该校立卷改革的经验总结为按件整理方法“以点代面，从文书档案延伸到其他类别档案”，[3]认为《规则》能够适用于高校各类档案的论断则无法认同。
《规则》所提倡的“简化整理，强化检索”的理念与计算机及网络技术空前发展的时代背景相得益彰，在文书档案领域，“卷”改“件”是对档案客观实证性的回归，尽量减少因为组卷及其相关操作引起的主观性失实和失序。笔者虽然也认同《规则》在高校文书档案领域的运用是档案整理方式的一种进步，但是，这并不能成为《规则》适用范围可以无限扩展的理由，从《规则》本身以及档案自身特点等方面考量，《规则》不适用于高校非文书类档案。
1 基于《归档文件整理规则》文本的思考
《规则》的出台，正式确立了按件整理的专业地位，却也由此引发了关于按件整理规则适用范围的不断争议，为了能够让探讨基于相同的平台，笔者认为，在思考按件整理的适用范围时，有必要对《规则》的文本意愿进行重新梳理。
1.1 《规则》制定的背景。档案整理是档案工作的重要内容之一，而归档材料的整理方法则是整理工作的核心内容。因此，关于档案整理方法的探索在我国就一直存在。大规模的立卷改革探讨开始于上世纪80年代，而随着上世纪90年代对电子文件的不断关注，关于文书立卷改革的探讨与争论越发如火如荼。回首这一段历史，其间，关于文书立卷改革的方法从“上世纪八十年代以来，以‘六特征立卷法’为基础，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三个为主，五个分开’、‘三分两同’等一系列立卷法”。[4]从中，我们不难发现，不管是何种立卷方法，都是基于对文书档案的整理方法而产生，其涉及范围并没有涵盖所有类型的档案。《规则》的出台是在对文书立卷改革的探讨有了一定的成效后，集合各种立卷方法的优点而形成的一种国家行业标准。《规则》以推荐性行业标准的形式，于2000年12月由国家档案局批准，于2001年正式颁布实施。《规则》之所以作为推荐性标准推出，也是为了兼顾现实档案工作中存在的各种复杂多变的问题，避免“一刀切”的状况出现。
1.2 《规则》关于适用档案类型的规定。我国高校档案的类别基本采用了1993年《高等学校档案实体分类法》中的规定，分为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10个类别，2008年，颁布的教育部27号令《高等学校档案管理办法》与之相比，仅仅是新增加了学生类档案，在实际工作中，一般会将特殊载体的声像类和实物类档案作为单独类别列出。根据高校各种类型档案的基本特点，可以大体上将其分为三个大类，一是文书档案，即党群类、行政类和外事类；二是科技档案，即科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类档案；三是专门档案，即学生类、教学类、出版物类、财会类。
《规则》自身文本中，虽没有适用档案类型的明确条款，但是，其在第二部分“定义”中，认为“归档文件”是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。王健教授据此，也将“办理完毕”、“文书档案”、“纸质文件”归纳为《规则》适用范围的“三个显性限定”。因此，从《规则》的本意来考察，文书档案应该是其适用的基本条件之一，《规则》并没有涉及文书档案之外的档案类型。《卞文》也意识到了这一点，但是，其处理的方式是在编制本校的实施细则时，将“文书档案”直接扩大为“各种纸质历史记录”，但对于这种适用范围扩大的合理性，缺乏足够的解释和论证。
2 尊重档案自身特点是整理工作的起点
档案整理工作需要以“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则来进行，对各种类型档案自身特点的认识是探讨其整理方式的起点，也是判断各种档案整理方式优劣的基本标准，档案的整理方式只有与该类别档案的自身属性相符合才能实现整理工作的科学化。
2.1 按件整理违背了科技档案的成套性特点。高校的科技档案主要包括科研、基本建设、仪器设备、产品生产等四类档案。因为科技工作过程的完整性及其相对独立性，使科技档案的形成在客观上具有成套性的特点，这也是科技档案与文书档案的最主要区别。科技档案的成套性特点主要是指“围绕着一个独立科技项目的进行，规律性地形成了一系列相关的科技文件，这些科技文件记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体”。[5]不管某个具体的科技项目在数量、内容和形式上有着怎样的差别，但是，它们因为同一个总体的科技程序和科技内容而相互关联，共同构成了相关科技活动的文件整体。只有将基于同一个科技项目产生的文件集中整理起来才能反映科技活动的全貌，才符合科技档案整理的基本原则要求。 因为科技档案的成套性特点，“案卷”在科技档案整理中成为一种“客观存在”，例如，同一个科研项目、同一件产品、同一个工程或设备都是统领关联科技文件材料的客观案卷形式。文书档案则因为没有明显的内容特征来客观统领卷内相关文件，容易形成不同立卷者立卷结果大相径庭的局面，这也是文书档案实现按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技档案案卷概念相对容易确定，在科技档案按卷整理的过程中不会因为组卷环节的复杂而明显增加工作量。相反，案卷作为联系科技文件之间微观历史联系的作用会在档案信息的查全率和查准率方面作出重要的贡献。综合而言，按件整理在文书档案方面因为取消案卷而带来的整理结果更加客观、整理工作量减少的优势在科技档案领域没有明显的体现。相反，如果放弃科技档案按卷整理的方法，以“件”为原则的整理方法容易造成同一科技项目文件的分散，对科技档案的完整性和系统性构成威胁，也违背了科技档案成套性特点。
2.2 专门档案需要“专门”的整理方法。高校专门档案主要包括学生类、教学类、出版物类、财会类等四类档案。学生类档案属于人事档案的范畴，而且，全国多数高校还未将学生类档案纳入档案部门管理，因此，对其不作探讨。
教学类档案是高校档案的主体，客观地反映了高校的中心工作在于培养高层次的人才。高校的教学类档案包括学生录取、考试成绩、休学转学、毕业及学位等学习管理过程中的各个方面的材料。教学类档案虽然内容复杂、数量庞大，但是，高校教学工作内容固定，分类清晰，因此，按卷整理便于集中同类的材料。在工作量方面，教学类档案往往自然地以班级或者年级的方式集中在一起，无须为材料的分类组织浪费更多的精力，这一点，也是教学类档案区别于文书类档案的重要特征。
财会类档案是在财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料，是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据，主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计专业资料。高校的会计档案中，会计凭证占据绝大多数，且已由学校的会计专业人员以册的方式装订完毕。一册会计凭证基本都是按照时间顺序，将多份会计凭证集合起来装订而成，用“卷”显然比“件”能更好地概括这一册会计凭证档案。会计账簿和财务会计报告都具有明显的时间特征和内容特征，例如，日记账和年度财务报告等，因此，根据相关时间和内容要素组卷保存更符合文件本身特点。
出版物类档案是指高校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料。出版物类档案往往由于一个具体的出版事宜而产生，其内容清晰明确，因此，对其进行按卷整理便于集中相关内容，也不存在文书档案按卷整理中存在的内容难以概括、题名难以拟写的问题。
3 《归档文件整理规则》运用过程中一些认识误区
3.1 “件”的概念应该如何定义？按卷整理的核心在于“案卷”的组织，而按件整理的核心则在于“件”的确定。在文书档案领域，《规则》对于“件”的确立有着明确的规定，在此不再赘述。而如果要将《规则》的适用范围扩展至非文书档案，如何进行相关“件”的定义就成为问题的关键。《卞文》在处理此问题时，采取了“补充专门档案和科技档案类目中件的确定”方法，虽未作更为明确的阐释，但从其后续操作示例中可发现《卞文》中“件”确立的几个特点。
第一，带有较强的主观色彩，缺乏客观标准。不管是以件归档还是按卷归档，“件”、“卷”都作为一种组织和计量单位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明确并且符合约定俗成的习惯才能有效地指导具体的归档操作。《卞文》中“将档案检索中有关联的多份文件组合成一件”、“根据利用率界定件”等方法，在实际操作中对文件之间的检索关联关系和文件未来利用率高低的判断都带有一定的主观色彩，容易产生“件”的确定结果因人而异的情况，违背了《规则》制定的初衷。
第二，部分“件”的定义与传统“案卷”实质相同。案卷是指按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。[6]在《卞文》中，“把同一个班级学籍材料组合为一件”、“科研档案中的获奖申报材料，可把申报表、科研成果、社会影响或实际效果证明、其他材料等界定为一件”等方法中的“件”在名称上虽为件，而在内容上却具有明显的组合和集中行为，实质上，已经与“案卷”概念相同。同时，这些“件”的概念与约定俗成的“件”的概念迥异，容易造成概念上的混乱。例如，如果把一个班级的学籍材料称为一件，那其中，每个具体人员的学籍材料该用什么来称呼？
3.2 按件整理是否减少工作量？《卞文》在谈到以件归档的经验时，认为“《规则》的实施简化了归档文件整理程序，减少了工作量，提高了工作效率”，[7]在实际工作中，这一说法也成为按件整理适用范围扩大的一个重要理由。在文书档案领域，传统的文书档案按照分类→组卷→卷内文件整理→填写案卷目录和备考表→案卷装订→拟写案卷题名→填写案卷封面→档号编制→案卷排列→案卷目录编制的程序来进行。而按照《规则》的要求，实行按件整理后其整理程序变为：件的确定→装订→盖归档章→文件归类→文件排列→填制归档章→编目→装盒。两相比较，从数量上看，按件整理减少了工作环节，从内容上看，取消了难度大、争议多、耗时费力的组卷及卷内文件整理的环节，客观上，减少了文书档案整理的工作量。
在非文书档案领域，无论是科技档案还是各种专门档案，其内容往往明确涉及某个事件，或者有明确的组卷标识，因此，组卷和案卷题名的拟写变得较为容易，《规则》在文书档案整理中的这种优势就不复存在。相反，从实际工作情况来看，在档案实体的装订方面，因为装订对象由一卷文件细化至每份文件，按件整理的装订工作量没有减少反而有所增加，加之，按件整理方式中装具及装订方法一直缺少稳定有效的做法，无疑给具体工作增加了难度。例如，每份用缝纫机线装的文件，在进行数字化扫描时，就很难拆除后进行高速扫描。因此，按件整理并没有减少非文书档案的整理工作量。
3.3 按件整理对于统计和检索的意义有多大？《规则》实施以后，档案统计的基本单位由案卷变成案卷与件两种方式并存的状况，在一定程度上，给直观比较和统计分析馆藏数量带来了困难。但是，如果据此扩展《规则》的适用范围则有舍本逐末之嫌，档案整理方式的选择必须以遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，尊重档案自身特点为原则，不能因为统计单位一致性的需要而改变各种档案的最合理整理方式。实际上，虽然有案卷与件两种统计单位，但是，按照《规则》本身的适用范围而言，案卷的统计数与件的统计数都清晰地确定为馆藏文书档案与非文书档案的数量。
按件整理“优化了检索效果，使档案检索更加迅速、高效、灵活”的观点被当做是《规则》适用范围扩展的重要原因，但是，事实果真如此吗？根据笔者调查，现在的高校档案基本采用计算机检索的方式，绝大多数的高校馆藏档案目录也是建立在文件级的基础上。在手工检索情况下，纸质卷内文件目录与按件整理形成的目录体系在形式和内容完整性上是一致的。在计算机检索的情况下，在目录建设体系均建立在文件级的基础上时，按件整理的各种检索方式和效果会同样表现在按卷整理的文件检索中。但是，因为“案卷”作为联系文件之间历史微观联系的作用而存在，会把那些在责任者、来源、时间、题名等多种要素上并没有直接关联关系的文件整理汇集一起，反而给检索结果的查全率和查准率带来帮助。
参考文献：
[1]王静.对以“件”为单位立卷方法改革的思考[J].山西档案，2001（4）：17～19.
[2]卞咸杰.高校各类档案以件归档的实践——以盐城师院为例. [2009-09-29].http：//www.danganj.net/bbs/viewthread.php？tid=22808
关键词：立卷改革；高校档案；按件整理；《归档文件整理规则》
立卷改革长期以来都是我国档案界较为关注的话题，2001年，正式出台的《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是对前期各种文书立卷改革措施的总结和升华，是“继30年代行政效率运动之后文档工作的第二次变革”。[1]《规则》作为我国文书立卷改革的重要成果，自其发布以来，在档案界产生了较大的影响，各级综合性档案馆基本已按其要求进行了相应的改革。在高校领域，《规则》也同样被逐步推行开来。卞咸杰同志曾就高校领域适用《规则》问题在档案界论坛作过专题讲座，[2]并将其主要内容以《高校各类档案以件归档的实践》（以下简称《卞文》）为题在《档案管理》2010年第1期上发表。笔者对卞咸杰同志在文中所展示的创新精神和改革胆略深为敬佩，但是，对于《卞文》将该校立卷改革的经验总结为按件整理方法“以点代面，从文书档案延伸到其他类别档案”，[3]认为《规则》能够适用于高校各类档案的论断则无法认同。
《规则》所提倡的“简化整理，强化检索”的理念与计算机及网络技术空前发展的时代背景相得益彰，在文书档案领域，“卷”改“件”是对档案客观实证性的回归，尽量减少因为组卷及其相关操作引起的主观性失实和失序。笔者虽然也认同《规则》在高校文书档案领域的运用是档案整理方式的一种进步，但是，这并不能成为《规则》适用范围可以无限扩展的理由，从《规则》本身以及档案自身特点等方面考量，《规则》不适用于高校非文书类档案。
1 基于《归档文件整理规则》文本的思考
《规则》的出台，正式确立了按件整理的专业地位，却也由此引发了关于按件整理规则适用范围的不断争议，为了能够让探讨基于相同的平台，笔者认为，在思考按件整理的适用范围时，有必要对《规则》的文本意愿进行重新梳理。
1.1 《规则》制定的背景。档案整理是档案工作的重要内容之一，而归档材料的整理方法则是整理工作的核心内容。因此，关于档案整理方法的探索在我国就一直存在。大规模的立卷改革探讨开始于上世纪80年代，而随着上世纪90年代对电子文件的不断关注，关于文书立卷改革的探讨与争论越发如火如荼。回首这一段历史，其间，关于文书立卷改革的方法从“上世纪八十年代以来，以‘六特征立卷法’为基础，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三个为主，五个分开’、‘三分两同’等一系列立卷法”。[4]从中，我们不难发现，不管是何种立卷方法，都是基于对文书档案的整理方法而产生，其涉及范围并没有涵盖所有类型的档案。《规则》的出台是在对文书立卷改革的探讨有了一定的成效后，集合各种立卷方法的优点而形成的一种国家行业标准。《规则》以推荐性行业标准的形式，于2000年12月由国家档案局批准，于2001年正式颁布实施。《规则》之所以作为推荐性标准推出，也是为了兼顾现实档案工作中存在的各种复杂多变的问题，避免“一刀切”的状况出现。
1.2 《规则》关于适用档案类型的规定。我国高校档案的类别基本采用了1993年《高等学校档案实体分类法》中的规定，分为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10个类别，2008年，颁布的教育部27号令《高等学校档案管理办法》与之相比，仅仅是新增加了学生类档案，在实际工作中，一般会将特殊载体的声像类和实物类档案作为单独类别列出。根据高校各种类型档案的基本特点，可以大体上将其分为三个大类，一是文书档案，即党群类、行政类和外事类；二是科技档案，即科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类档案；三是专门档案，即学生类、教学类、出版物类、财会类。
《规则》自身文本中，虽没有适用档案类型的明确条款，但是，其在第二部分“定义”中，认为“归档文件”是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。王健教授据此，也将“办理完毕”、“文书档案”、“纸质文件”归纳为《规则》适用范围的“三个显性限定”。因此，从《规则》的本意来考察，文书档案应该是其适用的基本条件之一，《规则》并没有涉及文书档案之外的档案类型。《卞文》也意识到了这一点，但是，其处理的方式是在编制本校的实施细则时，将“文书档案”直接扩大为“各种纸质历史记录”，但对于这种适用范围扩大的合理性，缺乏足够的解释和论证。
2 尊重档案自身特点是整理工作的起点
档案整理工作需要以“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则来进行，对各种类型档案自身特点的认识是探讨其整理方式的起点，也是判断各种档案整理方式优劣的基本标准，档案的整理方式只有与该类别档案的自身属性相符合才能实现整理工作的科学化。
2.1 按件整理违背了科技档案的成套性特点。高校的科技档案主要包括科研、基本建设、仪器设备、产品生产等四类档案。因为科技工作过程的完整性及其相对独立性，使科技档案的形成在客观上具有成套性的特点，这也是科技档案与文书档案的最主要区别。科技档案的成套性特点主要是指“围绕着一个独立科技项目的进行，规律性地形成了一系列相关的科技文件，这些科技文件记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体”。[5]不管某个具体的科技项目在数量、内容和形式上有着怎样的差别，但是，它们因为同一个总体的科技程序和科技内容而相互关联，共同构成了相关科技活动的文件整体。只有将基于同一个科技项目产生的文件集中整理起来才能反映科技活动的全貌，才符合科技档案整理的基本原则要求。 因为科技档案的成套性特点，“案卷”在科技档案整理中成为一种“客观存在”，例如，同一个科研项目、同一件产品、同一个工程或设备都是统领关联科技文件材料的客观案卷形式。文书档案则因为没有明显的内容特征来客观统领卷内相关文件，容易形成不同立卷者立卷结果大相径庭的局面，这也是文书档案实现按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技档案案卷概念相对容易确定，在科技档案按卷整理的过程中不会因为组卷环节的复杂而明显增加工作量。相反，案卷作为联系科技文件之间微观历史联系的作用会在档案信息的查全率和查准率方面作出重要的贡献。综合而言，按件整理在文书档案方面因为取消案卷而带来的整理结果更加客观、整理工作量减少的优势在科技档案领域没有明显的体现。相反，如果放弃科技档案按卷整理的方法，以“件”为原则的整理方法容易造成同一科技项目文件的分散，对科技档案的完整性和系统性构成威胁，也违背了科技档案成套性特点。
2.2 专门档案需要“专门”的整理方法。高校专门档案主要包括学生类、教学类、出版物类、财会类等四类档案。学生类档案属于人事档案的范畴，而且，全国多数高校还未将学生类档案纳入档案部门管理，因此，对其不作探讨。
教学类档案是高校档案的主体，客观地反映了高校的中心工作在于培养高层次的人才。高校的教学类档案包括学生录取、考试成绩、休学转学、毕业及学位等学习管理过程中的各个方面的材料。教学类档案虽然内容复杂、数量庞大，但是，高校教学工作内容固定，分类清晰，因此，按卷整理便于集中同类的材料。在工作量方面，教学类档案往往自然地以班级或者年级的方式集中在一起，无须为材料的分类组织浪费更多的精力，这一点，也是教学类档案区别于文书类档案的重要特征。
财会类档案是在财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料，是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据，主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计专业资料。高校的会计档案中，会计凭证占据绝大多数，且已由学校的会计专业人员以册的方式装订完毕。一册会计凭证基本都是按照时间顺序，将多份会计凭证集合起来装订而成，用“卷”显然比“件”能更好地概括这一册会计凭证档案。会计账簿和财务会计报告都具有明显的时间特征和内容特征，例如，日记账和年度财务报告等，因此，根据相关时间和内容要素组卷保存更符合文件本身特点。
出版物类档案是指高校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料。出版物类档案往往由于一个具体的出版事宜而产生，其内容清晰明确，因此，对其进行按卷整理便于集中相关内容，也不存在文书档案按卷整理中存在的内容难以概括、题名难以拟写的问题。
3 《归档文件整理规则》运用过程中一些认识误区
3.1 “件”的概念应该如何定义？按卷整理的核心在于“案卷”的组织，而按件整理的核心则在于“件”的确定。在文书档案领域，《规则》对于“件”的确立有着明确的规定，在此不再赘述。而如果要将《规则》的适用范围扩展至非文书档案，如何进行相关“件”的定义就成为问题的关键。《卞文》在处理此问题时，采取了“补充专门档案和科技档案类目中件的确定”方法，虽未作更为明确的阐释，但从其后续操作示例中可发现《卞文》中“件”确立的几个特点。
第一，带有较强的主观色彩，缺乏客观标准。不管是以件归档还是按卷归档，“件”、“卷”都作为一种组织和计量单位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明确并且符合约定俗成的习惯才能有效地指导具体的归档操作。《卞文》中“将档案检索中有关联的多份文件组合成一件”、“根据利用率界定件”等方法，在实际操作中对文件之间的检索关联关系和文件未来利用率高低的判断都带有一定的主观色彩，容易产生“件”的确定结果因人而异的情况，违背了《规则》制定的初衷。
第二，部分“件”的定义与传统“案卷”实质相同。案卷是指按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。[6]在《卞文》中，“把同一个班级学籍材料组合为一件”、“科研档案中的获奖申报材料，可把申报表、科研成果、社会影响或实际效果证明、其他材料等界定为一件”等方法中的“件”在名称上虽为件，而在内容上却具有明显的组合和集中行为，实质上，已经与“案卷”概念相同。同时，这些“件”的概念与约定俗成的“件”的概念迥异，容易造成概念上的混乱。例如，如果把一个班级的学籍材料称为一件，那其中，每个具体人员的学籍材料该用什么来称呼？
3.2 按件整理是否减少工作量？《卞文》在谈到以件归档的经验时，认为“《规则》的实施简化了归档文件整理程序，减少了工作量，提高了工作效率”，[7]在实际工作中，这一说法也成为按件整理适用范围扩大的一个重要理由。在文书档案领域，传统的文书档案按照分类→组卷→卷内文件整理→填写案卷目录和备考表→案卷装订→拟写案卷题名→填写案卷封面→档号编制→案卷排列→案卷目录编制的程序来进行。而按照《规则》的要求，实行按件整理后其整理程序变为：件的确定→装订→盖归档章→文件归类→文件排列→填制归档章→编目→装盒。两相比较，从数量上看，按件整理减少了工作环节，从内容上看，取消了难度大、争议多、耗时费力的组卷及卷内文件整理的环节，客观上，减少了文书档案整理的工作量。
在非文书档案领域，无论是科技档案还是各种专门档案，其内容往往明确涉及某个事件，或者有明确的组卷标识，因此，组卷和案卷题名的拟写变得较为容易，《规则》在文书档案整理中的这种优势就不复存在。相反，从实际工作情况来看，在档案实体的装订方面，因为装订对象由一卷文件细化至每份文件，按件整理的装订工作量没有减少反而有所增加，加之，按件整理方式中装具及装订方法一直缺少稳定有效的做法，无疑给具体工作增加了难度。例如，每份用缝纫机线装的文件，在进行数字化扫描时，就很难拆除后进行高速扫描。因此，按件整理并没有减少非文书档案的整理工作量。
3.3 按件整理对于统计和检索的意义有多大？《规则》实施以后，档案统计的基本单位由案卷变成案卷与件两种方式并存的状况，在一定程度上，给直观比较和统计分析馆藏数量带来了困难。但是，如果据此扩展《规则》的适用范围则有舍本逐末之嫌，档案整理方式的选择必须以遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，尊重档案自身特点为原则，不能因为统计单位一致性的需要而改变各种档案的最合理整理方式。实际上，虽然有案卷与件两种统计单位，但是，按照《规则》本身的适用范围而言，案卷的统计数与件的统计数都清晰地确定为馆藏文书档案与非文书档案的数量。
按件整理“优化了检索效果，使档案检索更加迅速、高效、灵活”的观点被当做是《规则》适用范围扩展的重要原因，但是，事实果真如此吗？根据笔者调查，现在的高校档案基本采用计算机检索的方式，绝大多数的高校馆藏档案目录也是建立在文件级的基础上。在手工检索情况下，纸质卷内文件目录与按件整理形成的目录体系在形式和内容完整性上是一致的。在计算机检索的情况下，在目录建设体系均建立在文件级的基础上时，按件整理的各种检索方式和效果会同样表现在按卷整理的文件检索中。但是，因为“案卷”作为联系文件之间历史微观联系的作用而存在，会把那些在责任者、来源、时间、题名等多种要素上并没有直接关联关系的文件整理汇集一起，反而给检索结果的查全率和查准率带来帮助。
参考文献：
[1]王静.对以“件”为单位立卷方法改革的思考[J].山西档案，2001（4）：17～19.
[2]卞咸杰.高校各类档案以件归档的实践——以盐城师院为例. [2009-09-29].http：//www.danganj.net/bbs/viewthread.php？tid=22808